O guia definitivo da gestão de tarefas: aumente a produtividade da sua equipe

Não basta ter uma lista de atividades a cumprir é necessário fazer uma gestão de tarefas com excelência para que sua equipe ganhe produtividade e velocidade na execução das rotinas diárias.

Sem um bom gerenciamento de tarefas corremos o risco de ter uma equipe muito ocupada, porém que pouco produz. Além disso, há muitas pessoas que confiam apenas na memória para executar o seu trabalho.

A falta de gestão e algumas atitudes podem acarretar em atraso nas entregas e prejudicar projetos.

Pensando nisso, desenvolvemos esse material completo, para você entender o que é a gestão de tarefas, os tipos de tarefas, como elaborar um bom fluxo de tarefas e ainda separamos 6 dicas de ferramentas de controle de atividades.

O que é a Gestão de Tarefas?

A gestão de tarefas é uma forma de ordenar, subdividir e delegar as tarefas da sua equipe com o intuito de garantir a qualidade da execução e o cumprimento dos prazos, sempre visando a melhoria contínua. 

Para assegurar que a gestão de tarefas seja eficiente é importante identificar as atividades com clareza, quebrá-las em tarefas, ou seja, partes menores, e monitorar o desenvolvimento e progressão do trabalho.

Nem sempre é fácil estabelecer tal rotina de trabalho, afinal é preciso definir prazos, ser justo na distribuição do trabalho, flexível com os imprevistos e se necessário, realocar responsabilidades entre os membros do time.

Tipos de tarefas

Nem todas as tarefas são iguais e quando o assunto é gerenciamento elas não devem ser tratadas com a mesma prioridade. Conheça os diferentes tipos de tarefas.

Tarefas planejadas

As tarefas planejadas são o sonho de todo gestor, afinal elas podem ser pensadas com antecedência e normalmente contam com um prazo longo para entrega total, isso significa que elas podem andar juntamente com as tarefas rotineiras.

Além disso, devido à flexibilidade de tempo elas podem ser ajustadas durante o projeto ou andamento da atividade em questão.

Tarefas no prazo

As tarefas no prazo são aquelas que fazem parte da rotina de trabalho e já estão programadas para acontecer sempre. Por exemplo, em um setor financeiro pode haver a tarefa de emitir pela manhã todas as notas de vendas realizadas no dia anterior.

Tarefas emergenciais

As tarefas emergenciais são aquelas que podem surgir no meio do caminho, devido a algum acontecimento. Um exemplo é quando há uma crise midiática acontecendo em torno do nome da empresa na qual a companhia precisa se posicionar com celeridade.

Há também aquelas que são frutos de imprevisto ou procrastinação, tarefas deixadas para depois, que extrapolam o prazo e se tornam cruciais para a entrega de alguma campanha, produto ou serviço.

Tarefas emergenciais podem ser estressantes para a equipe, por isso aprenda como lidar com pressão no trabalho.

Tarefas urgentes

As tarefas urgentes não são tão importantes quanto as emergenciais, normalmente elas não representam um risco para a organização ou para a entrega de um projeto, no entanto, elas têm o caráter de precisar ser entregue num curto espaço de tempo.

Um exemplo pode ser um relatório para uma reunião que apareceu de repente ou a solicitação de um cliente que precisa de assistência. 

Quais são as vantagens da gestão de tarefas?

• Produtividade de verdade

O que mais vemos ultimamente são profissionais sobrecarregados com uma lista de tarefas enorme, alternando atividades a cada minuto, isso parece produtivo, mas, na verdade, não é.

A gestão de tarefas ajuda não só a organizar a vida profissional do colaborador, mas também auxilia na gestão do tempo, para que ele execute tarefas com começo, meio e fim, sem sofrer interrupções abruptas que quebram o seu ritmo de trabalho a todo momento.

Blocos de atividades, tarefas quebradas em tarefas ainda menores, tempo determinado para cada atividade, isso sim, traz produtividade de verdade.

Ainda mais que dentro de um processo de gestão de tarefas há muita clareza quanto a prioridades, emergenciais e prazos no geral.

• Melhoria no clima organizacional

Um profissional desorganizado e sobrecarregado não estará satisfeito em seu ambiente de trabalho, imagine uma equipe inteira assim.

Profissionais com tarefas bem estabelecidas e com uma gestão de tempo eficiente, ficam mais satisfeitos, engajados e isso reflete no clima organizacional positivamente.

Isso resulta em um resultado melhor para a empresa e em carreiras mais promissoras para os colaboradores!

Veja também: Saiba como fazer gestão de equipes a distância.

Como elaborar um fluxo de gestão de tarefas?

1. Liste as atividades

O primeiro passo para elaborar um fluxo de gerenciamento de tarefas é ter clareza de todas as atividades que seu time precisa desempenhar, então é bem simples, você precisa relacionar os projetos, soluções e rotinas que a sua equipe está inserida.

Quando for fazer essa lista hierarquize, por exemplo, coloque o projeto X no topo e abaixo todas as atividades que tem a ver com ele, coloque a rotina Y e abaixo todas as atribuições dela.

Depois você precisará definir quais desses projetos, rotinas, atividades e tarefas são prioritários, para ter essa clareza, você poder:

• estabelecer prazos;
• quebrar grandes atividades em pequenas tarefas.

Leia também: Como priorizar tarefas? 5 ferramentas + 7 dicas infalíveis para uma melhor gestão.

2. Delegue as tarefas

Ao delegar tarefas você precisa escolher a pessoa certa para se dedicar a cada atribuição e isso será definido de acordo com a competência, cargo e conhecimento de cada um.

Sempre tenha em mente que é importante fazer uma distribuição justa de tarefas para que ninguém fique sobrecarregado e acabe atrapalhando a eficiência da equipe.

Comunique a equipe

Na etapa de delegar a comunicação é a parte principal, pois ela precisa ter detalhes, para que o liderado consiga ter percepção da importância e urgência do que fará.

Sendo assim, não se limite a dizer “faça etapa X do processo”, você precisa ressaltar as minúcias, observe o exemplo:

“Essa é a etapa X que complementa o processo Y e que tem o objetivo Z. O prazo é de x dias/semanas e as pessoas X, Y e Z podem te fornecer as informações que precisa. Ao longo do processo você pode me acionar se tiver dificuldades.”

Além disso, é interessante informar se o prazo da tarefa é ou não negociável, se ela precisa ser feita de uma vez ou se pode ser conciliada com outras.

Delegue e faça com que sua equipe colabore: conheça as 7 melhores ferramentas de colaboração online para aprimorar o desempenho das suas equipes.

3. Ensine a equipe a estabelecer as próprias prioridades

Quando o assunto é gestão de tarefas um dos grandes desafios é elencar aquilo que é prioridade, afinal o tempo é finito e devemos saber o que deve ser feito em primeiro lugar.

Existem diversas ferramentas administrativas para você conseguir estabelecer junto a sua equipe a importância e urgência de cada tarefa, como, por exemplo, a Matriz de Eisenhower.

Nessa Matriz temos 4 quadrantes: faça, agende, delegue e elimine. Temos também 2 eixos: urgente e importante.

Sendo assim as tarefas devem ser classificadas dentro da matriz da seguinte forma:

• importante e urgente: fica no quadrante “faça”;
• é importante, mas não é urgente: quadrante “agende”;
• é urgente, mas não é importante: coloque no quadrante “delegue”;
• não é urgente, não é importante: fica no quadrante “eliminar”.

Aqui o papel do gestor é orientar cada membro da equipe a entender a importância e urgência de cada tarefa que ele possui em sua to do list a fim de fazer uma autogestão eficiente e também filtrar o que pode ou não ser eliminado. 

4. Controle as tarefas

É importante monitorar, controlar e otimizar a gestão de tarefas da sua equipe, para que seja possível visualizar a progressão do trabalho e também o cumprimento de prazos.

Para isso você pode contar com ferramentas simples, como o excel, ou usar também recursos mais elaborados como ferramentas de gestão de tarefas que fornecem relatórios e facilitam a visualização do todo.

6 ferramentas de controle de atividades 

Existem muitas ferramentas digitais que podem te ajudar quando o assunto é distribuir tarefas para a equipe, conheça algumas!

1. Trello

O Trello é uma ferramenta de controle de atividades perfeita para quem busca uma curva de aprendizado baixa e intuitiva. Ele funciona no estilo Kanban, ou seja, você pode arrastar os cartões com as tarefas de uma coluna para a outra.

Essas colunas podem ser adaptadas de diversas formas. Há também os cartões, onde você colocará cada tarefa, nesses cartões você pode adicionar as pessoas que irão executar a tarefa, colocar prazos, checklists, fotos, vídeos, comentários, figurinhas e muito mais!

Se você está buscando saber como distribuir tarefas para equipe, ele é uma excelente opção para criar fluxos simples de atividades e deixar toda a equipe na mesma página.

Dica de leitura: Gerenciamento de fluxo de trabalho: como ter uma equipe mais ágil e melhorar a prestação de serviços?

2. Asana

O Asana é uma aplicação que apresenta diversos recursos, ele também pode ser usado no estilo Kanban, arrastando e soltando as tarefas nas colunas, no atento, essa é apenas uma das possibilidades de uso.

Usando ele você pode:

• montar uma lista de tarefas;
• organizar um calendário;
• abrir fóruns de discussão com a equipe;
• usar o chat para falar de um projeto específico;
• usar modelos de projetos;
• verificar a evolução das tarefas da equipe através de gráficos.

É uma ferramenta versátil, útil e eficiente.

3. Monday

O Monday é uma ferramenta muito completa, não só para quem quer fazer uma gestão de tarefas, mas também para aqueles que precisam gerenciar um projeto completo.

Ele traz a possibilidade de adicionar diferente etapas de um projeto, com diferentes responsáveis, a cada tarefa podemos adicionar:

• subitens;
• o responsável;
• o status;
• a deadline da tarefa; 
• a prioridade de cada tarefa; e
• outras colunas personalizadas.

É realmente uma excelente opção para quem precisa gerenciar rotinas complexas ou projetos longos.

Outro ponto interessante é que ele se integra com diversas ferramentas úteis da nossa rotina como, Drive, Google Calendar, Dropbox, Excel, Trello, OneDrive, etc.

4. Runrun.it

O Runrun.it é uma plataforma brasileira e segue a mesma ideia do Trello e Asana, no entanto, um dos seus destaques fica para o monitoramento de tempo de cada tarefa.

Além de auxiliar na gestão de tarefas, ele ajuda com a gestão de tempo, já que ao iniciar uma nova tarefa atribuída o colaborador pode dar o “play” e depois o “stop” quando finalizar.

Dessa forma o gestor consegue saber quanto tempo cada tarefa leva e direcionar melhor as demandas, para outros membros da equipe.

Ele também possui inteligência artificial que te avisa quando uma tarefa atrasará, te dando oportunidade para repensar o plano de ação.

É uma ferramenta interessante para quem precisa cuidar da gestão do tempo.

5. Todoist

Com o Todoist você pode fazer uma lista de tarefas e depois visualizá-la como um Kanban, assim como outras ferramentas já citadas. Nele você pode colocar etiquetas para depois conseguir filtrar com facilidade as tarefas.

Você consegue integrar esse programa de gerenciamento de atividades com seu e-mail e adicionar tarefas via e-mail, além disso, você pode deixar notas de texto ou áudio e anexar arquivos em cada tarefa.

Outro elemento interessante é visualizar as suas tarefas em feed de calendário, organizadas pelas datas e horários que devem ser entregues.

6. Zendesk

Uma ferramenta para você que tem uma equipe que atua com atendimento ao cliente. Organize seus atendimentos e aumente a eficiência da sua equipe com a otimização das tarefas e o encaminhamento inteligente.

Esse mecanismo faz com que seja possível transferir uma tarefa ao agente mais adequado para resolver o problema.

Agora você já sabe tudo sobre gestão de tarefas, facilite a vida da sua equipe e a dos seus clientes usando o Software e Atendimento ao cliente da Zendesk!