Gráfico de Gantt: para que serve? Como fazer? TUDO o que você precisa saber

O gerenciamento de projetos pode ser considerado um processo complexo e, às vezes, até mesmo delicado dentro das empresas. Lidando com tantos prazos e desafios, o gráfico de Gantt pode ser uma ferramenta valiosa neste momento.

Atualmente, existem diversas metodologias, técnicas e ferramentas que possuem um objetivo: ajudar as equipes a gerenciar, de forma eficiente, todas as suas atividades e entregas.

Contudo, quanto maior o projeto, mais difícil fica a tarefa de criar um bom plano de ação, analisar as demandas e, principalmente, incluir tudo dentro de um cronograma. 

É exatamente por esse motivo que o gráfico de Gantt se tornou tão popular dentro das corporações. Isso porque a ferramenta facilita a criação de planejamentos complicados. Mais ainda, aqueles que devem considerar várias equipes, mudanças de prazos e alocação de recursos.

Mas no fundo, independentemente do projeto em questão – seja de marketing, de TI ou na área comercial – as vantagens dessa ferramenta podem ser surpreendentes. 

Afinal, o seu principal objetivo é organizar as atividades dentro de um cronograma para, a partir disso, otimizar o tempo de execução, mostrando o nível de evolução de cada etapa.

Se você quer saber mais sobre o que é o gráfico Gantt, como funciona e como fazer um diagrama que seja bem aproveitado pela sua equipe, então está no lugar certo.

Neste conteúdo, você vai ver: 

• O que é gráfico de Gantt
• Para que serve o gráfico de Gantt
• Como funciona o gráfico de Gantt
• Como fazer o diagrama de Gantt
• Prós e contras
• Quando usar o gráfico de Gantt

Boa leitura!

O que é gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual utilizada para gerenciar projetos. Com ele, é possível controlar o cronograma, avaliando os prazos, os responsáveis por cada etapa e os recursos que devem ser utilizados.

Conhecido também como diagrama de Gantt, funciona como uma espécie de gráfico de barras que ilustra as atividades que devem ser feitas e os relacionamentos de dependência entre as tarefas, dentro de determinado período.

Como em qualquer gráfico, ele é dividido em dois eixos: o vertical e o horizontal. No primeiro, deve conter as atividades que precisam ser feitas, enquanto no segundo mostra a duração de cada uma, ou seja, quando devem ser iniciadas e finalizadas.

Ao gerenciar projetos muito grandes e que envolvem diferentes etapas e pessoas, apenas listar as atividades pode dificultar o entendimento do que realmente precisa ser feito. 

A ideia por trás do gráfico de Gantt é, exatamente, facilitar a visualização das tarefas, como em uma linha do tempo, do início à conclusão do projeto.

Então, o diagrama de Gantt permite que a comunicação visual do cronograma seja entendida por todos que fazem parte do projeto. Assim, torna os processos mais produtivos, uma vez que cada membro da equipe sabe o que deve fazer e quando.

Quem foi Henry Gantt?

A primeira versão do diagrama foi desenvolvida por Adamiecki, em 1890, que o chamou de harmonograma. Henry Gantt, considerado o Pai do gerenciamento de projetos, otimizou e popularizou essa ferramenta no início do século XX e a deixou mais produtiva.

Uma das principais diferenças desse processo é que Gantt, pioneiro na humanização da Administração, colocou o ser humano como parte central dos métodos administrativos na indústria. 

Em um primeiro momento, a ideia era organizar as etapas do processo de produção industrial. Atualmente, é amplamente utilizada na gestão de projetos de diferentes áreas.

Para que serve o gráfico de Gantt?

Uma das principais vantagens do gráfico de Gantt é a possibilidade de organizar as atividades dentro de um cronograma, otimizando o tempo de execução e, principalmente, monitorando o cumprimento de cada fase.

Então, a ferramenta ajuda a:

• dividir as atividades;
• mostrar as relações entre elas;
• definir prazos de entrega;
• atribuir os responsáveis por cada tarefa;
• acompanhar o andamento.

Veremos em detalhes mais sobre cada uma dessas partes. Confira.

Dividir as atividades

Como em qualquer início de projeto, a primeira etapa deve listar as tarefas que devem ser feitas. Para facilitar esse controle, é possível “quebrar” essas atividades em partes menores. 

Por exemplo, ao invés de apenas colocar “implementar novo software de atendimento“, é possível colocar:

1. Pesquisar principais plataformas do mercado, listando preços, funcionalidades e benefícios de cada uma;
2. Estabelecer com a equipe de TI o que precisa ser feito para a implementação desse sistema nas máquinas dos colaboradores;
3. Definir o melhor software de acordo com as necessidades e custo-benefício da empresa;
4. Instalação do programa nas máquinas;
5. Treinamento e capacitação dos funcionários para aprimorar o uso do software.

Dessa forma, além de ficar mais detalhado, toda a equipe consegue ter uma visão mais detalhada do que precisa ser feito.

Mostrar relações entre atividades

Em projetos mais complexos, muitas vezes uma tarefa está relacionada a outras, principalmente quando quebramos as atividades em etapas menores. É função do gráfico de Gantt deixar essas relações de dependência bem claras.

Como no exemplo dado acima, não é possível estabelecer qual é o melhor custo-benefício do software se o orçamento não tiver sido estipulado antes. Muitas vezes, inclusive, essas tarefas podem vir de setores diferentes.

A governança de TI pode definir os recursos que têm disponível, enquanto a gestão de TI pesquisa pelas plataformas que atendam às necessidades exigidas, por exemplo. Ao mesmo tempo, ao definir as principais opções, a tomada de decisão sobre qual programa escolher pode passar pela liderança.

O principal ponto de definir essas relações de dependência é que toda a equipe consegue ver, de forma clara, a importância de cumprir os prazos. Afinal, se uma pequena tarefa ficar em atraso, pode prejudicar o andamento de todo o projeto. O que nos leva ao próximo ponto.

Definir prazos de entrega

Todo plano de ação deve ter uma data de início e fim, certo? Essa é uma regra básica no planejamento e gerenciamento de projetos.

Sendo assim, uma vez que você tem definido quais são as atividades que precisam ser feitas e as interdependências entre elas, é o momento de criar o cronograma. 

As tarefas que não dependem de nenhuma, podem ser colocadas logo no começo do diagrama, desde que haja recursos para isso, para otimizar o tempo. Em seguida, defina o prazo daquelas que estão relacionadas, considerando o período real que cada uma precisa para ser executada.

Atribuir responsáveis pelas atividades

Então, avalie as etapas que devem ser feitas e separe-as pelos responsáveis, considerando suas habilidades. Quando possível, pense nas competências de cada profissional para que eles estejam encarregados de tarefas que têm mais facilidade.

O lado positivo de ter isso bem definido é que, sempre que houver um problema ou demanda específica, o gestor saberá exatamente com quem precisa falar. Da mesma forma, os colaboradores que possuem atividades interdependentes podem se comunicar diretamente com os outros responsáveis.

Acompanhar o andamento das tarefas

Por fim, lembre-se de sempre acompanhar o andamento do projeto conforme ele for realizado. O planejamento não é algo fixo ou imutável, até mesmo porque adversidades podem ocorrer.

Então, sempre que precisar colocar mais tempo para alguma tarefa, mudá-la ou, às vezes, até excluí-la, lembre-se de verificar se todas as outras estão adequadas também ao processo.

Agora, vamos ver na prática como funciona o gráfico de Gantt. Ele pode ser dividido em cinco partes. Confira.

Como funciona o gráfico de Gantt? 5 partes

Essas são as cinco partes elementares do gráfico de Gantt:

• tempo;
• responsáveis;
• barras;
• setas;
• metas.

Mas como elas se relacionam e devem ser estabelecidas? Falaremos em detalhes sobre cada uma delas.

Veja um exemplo de gráfico de Gantt prático. Cada responsável é marcado por uma cor, enquanto as atividades se estendem ao longo das semanas. Em preto, temos as setas das tarefas interdependentes e, em vermelho, a sinalização de um marco.

Tempo

O bom desempenho do diagrama depende, prioritariamente, do tempo estabelecido. Isso envolve tanto o macro, ou seja, o período total para o desenvolvimento do projeto, quanto micro, para cada tarefa.

Responsáveis

Toda atividade a ser desempenhada deve ter um responsável. Vale considerar o plano de ação 5w2h, em que uma das etapas mais importante é definir quem, como e por que cada representante foi escolhido. Essa parte é essencial para entender as pessoas e equipes que vão se comprometer com o projeto.

Barras

As barras correspondem ao elemento horizontal do gráfico e representam o período que cada atividade terá. Quanto maior for, mais tempo será proposto para que ela seja concluída. Esse é um dos elementos mais importantes do gráfico, já que é a maneira visual de monitorar o projeto.

Setas

As setas indicam as tarefas que possuem relação de dependências entre elas. Ou seja, mostram qual atividade só pode ser realizada uma vez que outras foram concluídas.

Marcos

Por fim, os marcos no diagrama funcionam com a demarcação vertical, que podem também ser chamadas de linha de chegada. Basicamente, como o nome sugere, elas marcam o fim de etapas importantes, ou até mesmo a conclusão.

Os marcos podem ser selecionados logo no início do planejamento. Servem como datas de metas ou pontos de verificação essenciais de um projeto e, normalmente, estão relacionados à finalização de uma fase importante.

Dica de leitura: Metas a curto, médio e longo prazo: como planejar seus objetivos?

Como fazer o diagrama de Gantt? 5 passos

Neste conteúdo sobre como montar um plano de ação, é possível encontrar definições importantes que nos ajudam a entender melhor como fazer o diagrama de Gantt:

Nesse caso, separamos em cinco passos a construção do planejamento de acordo com as especificidades do diagrama. Confira mais sobre cada etapa do processo.

1. Especifique as atividades

Não tem como fazer o gráfico de Gantt sem pensar em todas as atividades que precisam ser feitas. Como a imagem acima mostra, o ideal é segmentar o projeto em tarefas menores, pois são mais fáceis de serem alcançadas e dão maior agilidade para o desenvolvimento.

Neste momento, vale pensar na lista de materiais que são necessários para o andamento do projeto. Então, quais equipamentos, softwares ou outras estruturas serão necessárias para que todas as tarefas sejam feitas com mais agilidade? Liste-os também.

2. Identificar interdependências

Como vimos, as dependências mostram os relacionamentos entre as atividades, indicando quando uma deve terminar para que outra possa começar. Indique essas relações com setas, para que seja mais fácil visualizá-las ainda no planejamento.

Para otimizar o andamento da produção, você pode colocar as tarefas que são independentes para serem realizadas logo no começo do projeto, ao mesmo tempo (desde que com responsáveis diferentes).

Mas vale pensar também no tempo de cada tarefa. Se uma primeira etapa interdependente for muito longa, por exemplo, ela pode ser desenvolvida no começo do cronograma para que isso não afete a duração do projeto com as atividades que virão a seguir.

3. Determine os responsáveis e os prazos 

Uma vez que as atividades e as ordem estão definidas, é o momento de entender quem será responsável por cada fase e quanto tempo terão disponível para executá-las no eixo horizontal.

Neste momento, é essencial ser realista com a montagem do cronograma. Estipule uma média de quanto tempo será necessário para cada atividade. Isso pode ser feito, inclusive, com os profissionais que ficaram responsáveis por ela.

Além disso, vale pensar na quantidade de pessoas que estarão disponíveis para participar do projeto. Uma tarefa que demanda muito tempo, por exemplo, pode ser reduzida se dois profissionais participarem dela. Desde que haja um bom alinhamento, isso será benéfico para a otimização dos processos.

4. Defina a ferramenta para manter seu gráfico de Gantt

Esse é um dos momentos mais importantes para a estruturação do gráfico de Gantt em si. Afinal, uma de suas definições é que ele é um apoio visual. Então, até mesmo para sua eficiência, deve estar acessível para todos que fazem parte do projeto, não ficando restrito apenas à gestão.

A escolha da melhor ferramenta irá depender da preferência e necessidades da equipe. Existem plataformas em que você pode pode montar o gráfico de Gantt online, mas também pode ser feito em planilhas. Alguns dos principais exemplos são:

Post-it

Essa é uma maneira mais simples de montar o diagrama, o que mostra que você não precisa de muitos recursos para implementar o gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos. 

Contudo, é importante considerar que todas as alterações precisam ser feitas manualmente, então é preciso ter cuidado para que não fiquem desorganizadas.

Além disso, o uso de post-its indica que o diagrama ficará restrito a um lugar físico. Então, não faz muito sentido usá-lo dependendo do modelo de trabalho da sua empresa (sendo híbrido ou home office, por exemplo), pois os colaboradores não conseguirão ter acesso a ela.

Uma dica para torná-la mais visual é diferenciar os tipos de atividades ou os responsáveis por post-its de cores diferentes. Veja um exemplo de gráfico de Gantt com post-it:

Fonte: Post-it

Ferramentas online

Atualmente, é possível encontrar várias ferramentas digitais para gerenciamento de projetos. Cada uma com sua especificidade, elas permitem a criação de cronogramas com cada atividade, linha do tempo e separação pelos responsáveis.

Alguns exemplos são:

• GanttProject;
• Asana;
• Artia;
• Notion;
• Operand.

Nesse momento, o importante é analisar as funcionalidades de cada plataforma, o custo-benefício, a facilidade em compartilhar com várias pessoas e, é claro, a familiaridade dos profissionais com ela. 

Se você já utiliza alguma dessas ferramentas no dia a dia, fica mais fácil seguir com o mesmo padrão.

ERP

Um bom software de gestão empresarial, como o ERP, também pode ser utilizado para montar o gráfico de Gantt.

Dependendo do software que você utiliza, é possível gerar os gráficos de forma automática, ou com uma gestão integrada de outras ferramentas online ou Excel. 

A vantagem é ter todas as informações em um único local, facilitando o fluxo de trabalho e com a integração de toda a equipe.

Excel

Por fim, você pode fazer o diagrama de Gantt no próprio Excel. Apesar de ter algumas limitações, é possível criar fórmulas e gráficos dinâmicos que mostram o andamento das tarefas. 

Contudo, para que a ferramenta funcione de maneira orgânica no Excel, é essencial ter um bom conhecimento de como o aplicativo funciona, otimizando a criação do cronograma.

5. Atualize o diagrama conforme o andamento da equipe

Por fim, o gestor deve ficar responsável por gerenciar o diagrama e atualizá-lo, quando necessário, conforme o projeto for avançando. Esse monitoramento é essencial para evidenciar o status de cada tarefa, analisando quais já foram concluídas e as que ainda estão em andamento.

Além disso, com o gráfico de Gantt é possível ter uma clara percepção se a equipe está atrasada ou não, assim como corrigir eventuais problemas na organização.

Dica de leitura: 10 melhores livros de gestão de projetos

Gráfico de Gantt: prós e contras

Assim como qualquer outra metodologia ou ferramenta usada na gestão de projetos, o gráfico de Gantt possui vantagens e desvantagens em seu uso. Por isso, é necessário avaliar os prós e contras de acordo com a necessidade da empresa e a complexidade do planejamento. 

As principais desvantagens do gráfico de Gantt são:

• Configuração demorada: são ferramentas visuais complexas, o que pode dar trabalho para montar todo o cronograma e dividi-lo em etapas, principalmente se não for usado um programa automatizado para isso;
• Falta de funções colaborativas: o gráfico de Gantt é bom para o planejamento, principalmente do lado do gestor. Contudo, os membros da equipe que precisam realizar as tarefas, há uma limitação de visibilidade, normalmente sendo necessário o uso de outras ferramentas;
• Demanda organização: é necessário ter cuidado para que as informações não se tornem visualmente complexas, sobrecarregadas e difíceis de ler;
• Exige atualização constante: o monitoramento é parte essencial do sucesso dessa ferramenta. Isso pode ser exaustivo e, ao mesmo tempo, se não for feito, pode confundir os participantes ou desorganizar o cronograma.

Mas, a verdade, é que essas desvantagens podem ser consideradas pequenas perto dos benefícios que o diagrama pode trazer para a efetividade do projeto. Confira os principais deles.

Clareza

Todos os membros da equipe conseguirão perceber, com transparência, as tarefas que precisam ser realizadas e a data de cada uma. Isso permite que eles consigam organizar o seu tempo de acordo com a demanda.

Coordenação e gerenciamento

Os gestores conseguem visualizar de forma simples, o andamento do projeto, as pendências e, até mesmo, fica mais fácil de perceber quando uma única pessoa está mais sobrecarregada, sendo possível remanejar os responsáveis;

Flexibilidade

Como vimos, é possível montar o cronograma de Gantt com diferentes ferramentas, desde que tenha tempo e organização para isso. Mas para isso, é necessário ter uma visão realista do projeto, inclusive no momento de fazer alterações;

Produtividade e eficiência

Uma vez que os colaboradores sabem exatamente o que precisa ser feito, conseguem aproveitar os prazos com eficiência máxima. 

Além disso, há uma otimização do tempo e aumento da produtividade, já que, enquanto espera a liberação de atividades que são dependentes, pode se dedicar a outras tarefas do projeto.

Quando usar o gráfico de Gantt?

Agora você já sabe o que é, para que serve e como funciona o gráfico de Gantt. Inclusive, acompanhou cinco dicas práticas de como fazer um diagrama. Mas por conta da complexidade de gerenciamento dessa ferramenta, vale considerá-la para projetos específicos.

Mas, quais são eles? Ele pode ser indicado para:

• Mapeamento e lançamento de campanhas de marketing: uma vez que requerem muita colaboração. Assim, é possível ter um melhor controle dos detalhes, definindo uma sequência lógica das tarefas que precisam ser realizadas;
• Planejamento e lançamento de produto: aqui, é possível mapear todo o plano de ação, da idealização do produto até o seu lançamento. Contudo, é necessário tomar cuidado para que a trilha de tempo não fique muito grande, causando confusão na leitura do gráfico;
• Projetos de TI: por ser uma área que demanda uma boa visão estratégica para organizar, programar e delegar tarefas, pode ser uma boa alternativa para que a conclusão e resultados vá ao encontro dos objetivos do solicitante.

No fim, o importante é entender a necessidade de um planejamento tão detalhado como o gráfico de Gantt de acordo com as demandas e projetos que a empresa possui. 

Afinal, não há uma limitação formal que impeça o uso da ferramenta, mas é necessário analisar o tempo e disposição para fazer ela acontecer.

Além disso, há outras ações que um gerente de projeto pode implementar para alcançar bons resultados, como:

• Definir prioridades;
• Fazer uma análise de riscos aprofundada;
• Trabalhar com prazos realistas;
• Documentar todas as etapas;
• Reportar a evolução aos envolvidos;
• Colaborar para manter a equipe motivada;
• Manter o time atualizado sobre a evolução do projeto;
• Utilizar ferramentas de gestão de projetos, por exemplo, um CRM – Customer Relationship Management;
• Fazer um roadmap de projetos.

Quer saber mais sobre essa solução? Então leia o nosso artigo “O que é roadmap de projetos: como essa ferramenta pode te ajudar a alcançar melhores resultados nos projetos da sua empresa”.