Higienização de dados: o que é e 7 boas práticas para realizá-la

A higienização de dados é um processo utilizado para “limpar” as informações de um banco de dados. Dessa forma, é possível organizá-las e geri-las de maneira mais assertiva. Isso proporciona diversos benefícios aos negócios, como aumento da produtividade dos colaboradores e menor taxa de falhas nos sistemas integrados à base.

Caso você queira conhecer todos os detalhes sobre o assunto, elaboramos este guia completo! 

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Neste artigo, você aprenderá

• O que é higienização de dados?
• Quais são os benefícios da higienização de dados?
• O que é tratamento de dados? Quais são as diferenças?
• O que é enriquecimento de dados?
• 7 boas práticas para a higienização de dados
• Como a LGPD influencia a higienização de dados?
• O que são dados sensíveis e anonimizados?
• Como o software de suporte da Zendesk pode facilitar a gestão de dados?

O que é higienização de dados?

A higienização de dados consiste no processo de limpar, organizar e padronizar um banco de informações. Dessa forma, é possível melhorar a produtividade das equipes que lidam com esse sistema, uma vez que as informações serão encontradas com maior facilidade.

Bancos de dados costumam ser alimentados com informações de diversas fontes. Logo, é natural que após algum tempo ocorra o acúmulo de materiais duplicados e incorretos.

O problema é que isso pode causar falhas no sistema, dificultando a vida de usuários e colaboradores. Ou seja, a satisfação do cliente, bem como relacionamento, é muito comprometida. Além dos problemas, os agentes não conseguirão ajudar.

A seguir, comentamos mais a fundo sobre os benefícios da higienização de dados, mas já dá para notar que é algo importante de se executar com regularidade, certo?

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Quais são os benefícios da higienização de dados?

O principal benefício da higienização de dados está associado ao relacionamento com o cliente. Isso porque uma base de dados desorganizada e cheia de problemas pode dificultar o contato com seus leads e consumidores.

Essa situação pode desencadear diversos prejuízos, atrapalhando a identificação de oportunidades de negócio, a realização de pós-vendas de qualidade, o envio de e-mail marketing, entre outras ações.

Além disso, bancos de dados estão diretamente relacionados ao funcionamento de produtos digitais. Então, problemas com as informações podem resultar em falhas no sistema, fazendo com que a experiência dos usuários se torne desagradável.

Sendo assim, organizações que trabalham com esse tipo de produto precisam criar uma rotina de higienização de dados para manter as informações organizadas e padronizadas, evitando falhas no sistema.

Nenhum modelo de negócio escapa dos prejuízos que bancos de dados problemáticos podem causar. Logo, a higienização pode proporcionar benefícios para qualquer empresa que tenha um repositório de informações.

O que é tratamento de dados? Quais são as diferenças?

É muito comum os termos higienização de dados e tratamento de dados serem usados como sinônimos. Apesar dos conceitos parecerem ter o mesmo significado, isso é um erro.

O tratamento de dados consiste em qualquer ação realizada com as informações de uma pessoa, como coleta e armazenamento.

Basicamente, é o que toda empresa faz quando você se cadastra em um aplicativo ou fornece suas informações para baixar um conteúdo gratuito.

Portanto, apesar da semântica parecida, os conceitos são totalmente distintos e não devem ser usados como sinônimos.

Aliás, o tratamento de dados é um conceito muito abordado nas determinações da Lei Geral de Proteção de Dados. Afinal, tem relação direta com a proteção e segurança de dados pessoais.

Caso você queira entender o que as normas estabelecem sobre essa prática, confira o nosso artigo “LGPD comentada: GUIA para entender todos os detalhes da lei”.

O que é enriquecimento de dados?

Quando falamos em bancos de dados, outro termo recorrente de se ver é o enriquecimento de dados. Esse conceito consiste em ampliar as informações presentes em sua base.

Por exemplo, suponhamos que você conheça apenas o nome e o e-mail de seus clientes. Porém, conhecer informações demográficas e sociais pode ser muito útil para suas estratégias de vendas e marketing.

Para conquistar essas informações, realiza-se um enriquecimento de dados. Agora ficou mais claro, não é mesmo?

A questão-chave aqui é o cuidado necessário para executar esse processo. Todas as medidas devem estar de acordo com as normas da LGPD.

Isso significa que precisa existir uma finalidade bem definida e clara para sua empresa precisar desses dados.

Além disso, as informações devem ser coletadas com o consentimento dos consumidores, sendo que a finalidade deve estar descrita de maneira detalhada e em linguagem acessível nas cláusulas.

Importante destacar que em diversos artigos da LGPD é ressaltado que o objetivo das normas é proteger os dados dos cidadãos sem prejudicar as organizações. Portanto, não haverá problemas caso sua empresa siga adequadamente as determinações.

7 boas práticas para a higienização de dados

Fique agora com 7 boas práticas para realizar adequadamente uma higienização de informações:

• remova dados duplicados e irrelevantes;
• arrume erros de estrutura;
• padronize;
• dimensione;
• lide com dados ausentes;
• remova outliers indesejados;
• faça o controle de qualidade (QA).

1. Remova dados duplicados e irrelevantes

Dados duplicados e irrelevantes podem ser criados e acumulados de diversas formas em seu banco de dados:

• quando um cliente clica no botão para enviar as informações mais de uma vez;
• se as informações vêm de várias fontes;
• quando é preciso corrigir alguma informação de um consumidor. Por exemplo, quando há o preenchimento incorreto do endereço de entrega em um e-commerce.

Essas informações duplicadas e irrelevantes atrapalham o contato com seus consumidores. Sendo assim, removê-las é uma das boas práticas de higienização de dados.

Além disso, é algo que pode ser necessário para ficar de acordo com as determinações da LGPD. Lembra-se que dissemos que deve haver uma finalidade clara para realizar o tratamento de dados pessoais? Manter informações irrelevantes para seu negócio vai na contramão dessa norma.

2. Arrume erros de estrutura

Os erros estruturais podem ser causados por duas situações distintas:

• erros na sintaxe dos códigos de programação do banco de dados;
• termos escritos incorretamente pelos consumidores.

No primeiro caso, é preciso de uma avaliação e solução bem mais técnica. Apenas um profissional de tecnologia conseguirá identificar e solucionar esses erros.

Já no segundo cenário, deve-se analisar quais informações fornecidas pelos clientes estão erradas. Por exemplo, ver quais e-mails são inválidos.

Dessa forma, pode-se solicitar para que as pessoas enviem novamente os dados incorretos caso seja possível.

3. Padronize

Além de encontrar e corrigir os erros estruturais, deve-se padronizar a estrutura. Assim, é possível reduzir a quantidade de falhas e identificar com mais facilidade informações digitadas incorretamente.

A padronização serve principalmente como uma medida de organização dos dados e redução de falhas graves, que podem tornar a higienização de dados complexa e demorada.

4. Dimensione

O dimensionamento é mais uma medida de organização. Ele consiste em adequar os dados a uma escala, como de 0 a 100. Desse modo, é possível classificá-los e encontrá-los de maneira mais simples e ágil.

Entretanto, não é uma prática que pode ser empregada em todos os bancos de dados. Afinal, nem todo tipo de informação é capaz de se adequar à alguma escala.

5. Lide com dados ausentes

Dados ausentes são um dos maiores problemas que seu banco de dados pode ter, porque eles são capazes de causar falhas em sistemas e impossibilitar o contato com clientes.

Logo, lidar com essas a ausência dessas informações é um das boas práticas da higienização de dados.

Para isso, inicialmente é preciso sinalizar ao banco de dados que há informações ausentes para reduzir a gravidade das consequências. Em seguida, o ideal é descobrir ou coletar os dados faltantes para adicioná-los na base.

6. Remova outliers indesejados

Outliers são dados discrepantes em relação às outras informações da base, por isso, também são chamados de “pontos fora da curva”.

De maneira simplificada, são semelhantes aos erros estruturais, pois consistem em dados errados que podem ter sido causados por falhas na digitação, ou outros motivos.

Por exemplo, imaginemos que uma das informações presentes em seu banco de dados são as idades dos consumidores. Ao navegar por ele, você se depara com uma pessoa que tem “270 anos”. Isso é um outlier, um valor claramente discrepante e irreal.

À vista disso, é preciso realizar uma higienização para identificar esses erros e removê-los da base. Como já ressaltamos diversas vezes neste texto, informações incorretas podem causar diversos prejuízos.

7. Faça o controle de qualidade (QA)

Ao final da higienização de dados, o ideal é que um profissional de Quality Assurance (QA) — controle de qualidade, em português — analise os processos que foram executados e avalie se eles não causaram problemas e se nada foi deixado para trás.

A partir dessa análise, o profissional de QA irá validar a higienização, garantindo que todos os procedimentos foram realizados adequadamente, melhorando a qualidade das informações presentes no banco de dados.

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Como a LGPD influencia a higienização de dados?

As normas da LGPD somente afetam os processos de higienização de dados caso sejam realizados por uma empresa terceirizada. Isso porque o acesso por parte de outra organização à sua base de informações pode ser interpretada como compartilhamento de dados.

Sendo assim, é importante sinalizar no termo de consentimento que a higienização é realizada por uma instituição terceirizada e fornecer as informações da empresa na cláusula.

Além disso, deve-se analisar profundamente a companhia que está sendo contratada para garantir a sua confiabilidade.

Outro ponto interessante é que o profissional de QA responsável por validar os procedimentos seja um colaborador, um autônomo ou de outra empresa. Assim, haverá uma opinião externa sobre os processos executados, garantindo que tudo foi feito corretamente.

Tirando essas questões, a higienização de dados contribui para a adequação às normas da LGPD.

Como dissemos em tópicos anteriores, ela serve para identificar e remover informações irrelevantes para seu negócio. Desse modo, os dados presentes na base são indispensáveis para a finalidade definida, prática destacada em diversos artigos da lei.

O que são dados sensíveis e anonimizados?

Aproveitando que estamos comentando sobre a LGPD, vamos apresentar dois outros conceitos que são mencionados diversas vezes na lei e podem influenciar a higienização de dados.

Os dados sensíveis são informações pessoais que podem ser usadas com fins discriminatórios, como raça, orientação sexual e opção religiosa.

Caso haja informações desse tipo em sua base, é preciso tomar medidas ainda mais robustas de proteção e preservação de dados. Afinal, como sua própria classificação indica, são informações que podem ser utilizadas para discriminar pessoas.

Nesse cenário, a higienização deve ser realizada com extremo cuidado. Caso seja realizada por uma empresa terceira, siga as recomendações que apresentamos e fiscalize todos os procedimentos.

Já dados anonimizados são informações que deixam de identificar uma pessoa. Isso é algo comum em pesquisas, porque os dados passam a se referir a um conjunto de indivíduos. Portanto, não é possível chegar às pessoas que forneceram as informações.

Dados anonimizados não são considerados pessoais, logo, a LGPD não se aplica a eles. Isso significa que informações irrelevantes para sua base podem ser transformadas em dados anonimizados e usadas para elaborar um relatório ou algo semelhante. 

Como o software de suporte da Zendesk pode facilitar a gestão de dados?

A Zendesk oferece um software de suporte e atendimento ao cliente. Ele é capaz de integrar e centralizar diversos canais de comunicação e dados sobre os consumidores em um único lugar, contando, ainda, com um complemento de inteligência artificial que ajuda a automatizar etapas-chave do processo.

Assim, fica muito mais simples organizar e gerenciar as informações dos seus consumidores. Isso não exclui a importância da higienização. Contudo, ela pode ser feita com um espaçamento de tempo maior e, provavelmente, será bem menos complexa e trabalhosa.

Afinal, a Zendesk oferece o equilíbrio certo entre simplicidade e sofisticação, com soluções de suporte e vendas que ajudam as empresas a fornecerem uma experiência contínua durante a jornada do cliente.

Além disso, companhias de todos os tamanhos e setores podem preparar suas equipes para o sucesso com nossos produtos, facilitando a compra dos clientes e mantendo os negócios em sincronia.

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