Home office: vantagens e desvantagens para as empresas e colaboradores

Uma das principais tendências no universo empresarial nos últimos anos tem sido a implementação do trabalho remoto. Muitas organizações o adotam de maneira estruturada. Mas, com isso, vem também as vantagens e desvantagens do home office. 

Então, como implementar um home office que seja bem-sucedido, especialmente em áreas tão cruciais para a empresa como o atendimento ao cliente?

Para isso, é importante conhecer a fundo e entender as vantagens e desvantagens do home office e investir estrategicamente para superar as principais dificuldades apontadas por empresas e colaboradores. 

Com o conhecimento acumulado e uma gestão alinhada, seu negócio sairá na frente da concorrência e proporcionará uma melhor qualidade de vida aos funcionários e, ainda, um excelente atendimento aos clientes. 

Confira as vantagens e desvantagens do home office e descubra como implementar um atendimento ao cliente eficiente nessa modalidade de trabalho! 

Vantagens e desvantagens do home office

Entre os pontos positivos e negativos do home office estão o aumento da produtividade, a flexibilidade e a comodidade, mas também as distrações e o excesso de trabalho. 

A propósito, os custos do home office aparecem como um dos principais benefícios para empresas e colaboradores. Conheça melhor as vantagens e desvantagens do home office. 

Vantagens do home office

As principais vantagens do home office indicadas por empresas e colaboradores são as listadas abaixo.  

1 – Flexibilidade

Durante o home office, dependendo da escala de trabalho, é possível organizar melhor o tempo do funcionário e suas atividades.

Dessa forma, o colaborador pode optar por trabalhar quando se sente mais produtivo. Ainda, ele pode lidar com imprevistos que surjam, sem necessariamente atrapalhar o andamento das suas funções.

2 – Economia para colaborador e empresa

A economia é uma das principais vantagens do home office citada por colaboradores e empresas. Muitas organizações apontaram como benefício do trabalho remoto a redução no custo de manutenção do prédio.

Ao mesmo tempo, os colaboradores economizam nos gastos com o deslocamento diário, seja em transporte privado ou coletivo, e, também, na alimentação.

3 – Qualidade de vida

Um dos principais objetivos das empresas ao implementar o home office foi melhorar a qualidade de vida do funcionário.

A ideia é que os colaboradores possam aproveitar melhor seu dia, sem perder tempo com trânsito ou outras burocracias desnecessárias.

Além disso, com o trabalho remoto, fica mais fácil  conciliar as atividades de casa. 

4 – Privacidade

Essa é uma vantagem que se aplica especialmente aos funcionários que têm um espaço exclusivo para o trabalho em casa.

Com isso, eles podem ter uma maior privacidade para trabalhar, fazer pausas quando necessário, se alongar e usar suas roupas preferidas. 

5 – Escalas mais flexíveis

Uma grande vantagem do home office, tanto para colaboradores quanto para empresas, é a possibilidade de fazer escalas mais flexíveis de trabalho.

Assim, é possível garantir inclusive um atendimento 24 horas por dia para clientes, por exemplo. Claro que é necessário se adequar às leis vigentes sobre trabalho noturno, mas ,com o home office, esse tipo de atividade fica facilitada.

Isso é relevante porque nem todos os funcionários se sentem produtivos no mesmo horário do dia. Dessa maneira, pode-se criar escalas que atendam melhor às necessidades dos seus colaboradores. 

6 – Otimização do trabalho e aumento da produtividade 

Com escalas mais flexíveis e a comodidade do home office, é possível otimizar melhor o tempo de trabalho para os colaboradores.

Eles são capazes de definir melhor seus horários de trabalho e, assim, aumentam também sua produtividade. 

7 – Conforto

Mais uma vantagem do home office é o conforto. Por sinal, trabalhar de casa pode assegurar mais horas de sono, mais facilidade de iniciar o trabalho e mais momentos de descanso de qualidade. 

Porém, tudo isso vai depender da infraestrutura que o colaborador tem em casa e dos limites do trabalho remoto.

8 – Proximidade com a família

Uma das vantagens do trabalho home office é que você está mais próximo da sua família. Se for o caso, você pode, a qualquer momento, dar um abraço no seu filho, fazer um carinho no seu cachorro e beijar seu cônjuge.

Em paralelo, nada impede você de parar um momento no dia para ter uma conversa em família, dar risadas e passar bons momentos juntos.

9 – Mais independência

Com o home office, você passa a ter mais independência, ainda mais se o seu trabalho consiste em entregar resultados e não cumprir horas.

Isso quer dizer que você pode escolher os horários mais produtivos para trabalhar, e ter mais tempo para o lazer. Portanto, se, depois do almoço, você não tem uma grande produtividade, que tal tirar uma soneca?

Se você gosta de trabalhar à noite, quando tudo está mais tranquilo, nada impede você de aderir a esse horário. Interessante, não é mesmo?

10 – Menos estresse com o trânsito

O trânsito é algo que costuma estressar bastante as pessoas. Afinal, ninguém gosta de ficar horas parado em engarrafamentos que parecem intermináveis.

Acordar duas horas mais cedo sabendo que precisa enfrentar um grande trânsito, ou chegar sempre duas horas mais tarde, é algo que deixa qualquer um muito mais estressado.

Já ao trabalhar em regime home office, você não precisa enfrentar nada disso. Por essa razão, os colaboradores se tornam mais dispostos durante o dia a dia.

11 – Definição do próprio horário de trabalho

Não existe nada mais libertador do que poder definir o próprio horário de trabalho. Isso não só traz mais qualidade de vida, como também aumenta a produtividade.

Pois existem pessoas que não possuem um grande rendimento pela manhã. Outras não são tão produtivas no período da tarde, e há aquelas cuja produtividade é bem maior no período noturno.

Logo, essa é uma maneira de focar somente nos melhores horários para se trabalhar e, com isso, ter mais tempo livre com a família e mais liberdade no dia a dia.

Desvantagens do home office

Alguns pontos que são considerados como vantajosos para o trabalho remoto  podem se transformar em desvantagens se mal administrados. Conheça melhor os listados abaixo.

1 – Distrações

O trabalho remoto precisa ser muito bem administrado pelo colaborador e pela empresa, que deve dar dicas de como fazer isso. 

Distrações como as tarefas de casa pendentes, filhos, animais de estimação, televisão ou qualquer outro tipo de entretenimento podem atrapalhar o andamento das atividades de trabalho. 

2 – Dificuldades de infraestrutura

Segundo o Relatório de Tendências da experiência do cliente da Zendesk, 46% dos agentes entrevistados disseram não ter as ferramentas certas para trabalhar de maneira bem-sucedida em casa.

Caso a empresa não atente para a infraestrutura necessária ao funcionário para trabalhar de casa, isso pode ser um grande dificultador do home office. 

Além dos equipamentos, a diferença da velocidade entre a internet dos colaboradores é uma das desvantagens do home office, porque alguns podem não ter acesso às conexões mais rápidas.  

3 – Segurança da informação

Uma das desvantagens do home office é a garantia da segurança das informações mais sensíveis da sua empresa, uma vez que elas serão compartilhadas em redes distintas e, muitas vezes, inseguras. 

Por isso, é importante reforçar o investimento nesta área e promover capacitações constantes para os colaboradores. 

4 – Excesso de trabalho

Para 24% das pessoas entrevistadas por uma pesquisa da Fundação Dom Cabral em parceria com a Grant Thornton e a EMLyon Business School, um maior volume de horas trabalhadas foi apontado como desvantagem do home office.

Como não há separação entre vida pessoal e profissional, fica mais difícil trabalhar dentro de casa. 

Sendo assim, é essencial que você, como gestor, converse com seus funcionários e estabeleça limites para que eles não trabalhem em excesso e não tenham  problemas de saúde como estresse, ansiedade e burnout em seus times. 

5 – Isolamento social

Especialmente para aqueles que moram sozinhos, é possível que haja uma maior sensação de isolamento social.

A falta de contato físico com colegas pode dificultar inclusive a comunicação e o andamento do trabalho. Por isso, vale pensar em dinâmicas para manter a coesão das equipes.

6 – Transições difíceis

Em tempos de trabalho remoto, pode ser mais complicado inserir novas pessoas nas equipes de trabalho. Por conseguinte, é vital  ter um processo de onboarding de funcionários bem consolidado e estratégico. 

7 – Controle de desempenho 

Como as pessoas trabalham de casa, pode ser um desafio controlar o desempenho dos colaboradores. Para isso, é recomendável contar com ferramentas adequadas que te auxiliem a avaliar como está o trabalho. 

8 – Perda da privacidade pessoal

Uma grande desvantagem do trabalho home office é a perda da privacidade pessoal. Conforme dissemos, ter a família por perto é uma grande vantagem, sob um determinado ponto de vista.

Mas, por outro lado, isso também pode ser visto como uma desvantagem, pois os familiares podem ficar te chamando a todo momento para resolver problemas pessoais, os filhos podem ficar pedindo para sair etc.

E, mesmo que você explique que está trabalhando, nem sempre eles vão compreender. Assim sendo, é vital ter muito cuidado para não confundir a vida pessoal com sua vida profissional.

9 – Indefinição de horários de trabalho e lazer

O trabalho home office exige uma grande dose de disciplina. Se você não for disciplinado, pode não ter uma clara definição dos horários de trabalho e lazer.

Você pode, dessa forma, ficar parando a todo momento para dar atenção aos filhos, depois volta ao trabalho, aí para de novo, e, quando menos se dá conta, sua rotina está uma completa bagunça.

E, para evitar que isso aconteça, a chave é ter uma grande dose de disciplina para definir quais serão seus horários de trabalho e quais serão os horários de lazer.

10 – Menos troca de experiência com a equipe

Distante dos colegas de trabalho, você terá uma troca de experiência menor com o restante da empresa. É indispensável ter um grande cuidado com isso.

Em geral, a falta dessa interação pode gerar ruídos na comunicação, falta de atualização em processos gerenciais e inúmeros outros problemas que podem comprometer sua evolução profissional e, ainda, a evolução da empresa.

11 – Ambiente de trabalho confinado

Por fim, uma grande desvantagem é que você perderá aquela interação pessoal olho no olho, a comunicação corporal e as conversas pessoais.

Em alguns momentos, você se sentirá como se estivesse confinado e, para quem mora sozinho, esse pode ser um grande problema, até mesmo para a saúde mental.

A dica é deixar um momento do seu dia para as relações pessoais, seja com amigos, familiares ou até mesmo com os conhecidos do seu condomínio.

Essa é uma maneira de você não perder a interação humana com outras pessoas do seu trabalho. Portanto, fique sempre atento nisso.

Enfim, essas são as principais vantagens e desvantagens do home office. Confira agora como implementar um atendimento ao cliente bem-sucedido nesta modalidade de trabalho. 

Como fazer um atendimento ao cliente home office?

O trabalho remoto no atendimento ao cliente se tornou uma realidade ainda mais concreta para as empresas durante a pandemia do coronavírus. 

Além de adotar novas maneiras de trabalhar, as organizações tiveram que se adaptar às novas demandas dos clientes. 

De acordo com a pesquisa da Zendesk, 64% dos consumidores relataram usar novos canais de suporte e 73% planejam continuar utilizando-os.

Mas, então, como fazer um atendimento ao cliente em home office que seja eficiente? Ainda mais considerando as facilidades e dificuldades do trabalho remoto? Para isso, é essencial colocar 5 passos em prática. 

1 – Oferecer infraestrutura adequada 

Para que os seus funcionários trabalhem bem, é preciso que eles tenham a melhor infraestrutura possível dentro das suas casas, afinal, essa é uma das possíveis desvantagens do home office. 

A infraestrutura deve ser pensada em parceria com os colaboradores, incluindo um kit básico com equipamentos necessários, como uma boa cadeira para garantir a correta ergonomia no trabalho remoto, um notebook e um headset de qualidade, assim como uma ajuda de custo com internet e energia elétrica. 

Além de melhorar o ambiente do seu colaborador, você demonstrará que valoriza  seu trabalho e que se preocupa com sua qualidade de vida. 

Também é fundamental investir nos melhores sistemas e ferramentas de trabalho coletivas, mas isso explicaremos melhor logo abaixo. 

2 – Promover treinamentos online

Como o isolamento e a dificuldade de se adaptar ao home office são uma realidade para muitos, é crucial que as companhias  promovam treinamentos online sobre essa nova modalidade de trabalho, especialmente no atendimento ao cliente. 

Estabeleça as principais boas práticas do setor de atendimento ao cliente para o trabalho remoto. Assim, toda a equipe estará alinhada sobre como proceder diante das diferentes demandas que vão surgir ao longo dos dias. 

3 – Estabelecer metas

Para gerenciar  melhor o desempenho dos colaboradores e sua produtividade no home office, é viável estabelecer metas e KPIs para serem acompanhados.

As metas vão ajudar os colaboradores a compreenderem quais são as suas prioridades, estabelecer o número de entregas e aumentar a motivação.

Já os KPIs de atendimento ao cliente estabelecidos pela gestão contribuirão para a avaliação do andamento das metas e do trabalho dos colaboradores. 

4 – Usar softwares para facilitar o trabalho remoto

Um ponto-chave na adoção do home office no atendimento ao cliente é o uso das melhores ferramentas e softwares de trabalho. Afinal, para manter uma equipe a distância alinhada, é preciso contar com o melhor que a tecnologia tem a oferecer. 

Invista em ferramentas de comunicação síncrona e assíncrona, como Google Meet, Zoom e Slack; de gestão do trabalho remoto, como o Monday; e, especialmente, invista em um software de atendimento ao cliente que centralize as demandas da equipe, facilite as atividades e, ainda, faça conexões com outros sistemas de trabalho. 

Com um software de suporte ao cliente como o da Zendesk, por exemplo, a balança entre as vantagens e desvantagens do home office pende mais para os benefícios. 

Isso porque sua equipe de atendimento ao cliente trabalhará de qualquer lugar, usando um chat home office de atendimento, terá uma visualização unificada dos consumidores e, em especial, poderá gerar relatórios e insights para analisar e monitorar os atendimentos.

5 – Ter uma boa gestão do trabalho 

Para tudo isso funcionar, é preciso que haja uma ótima gestão do trabalho de atendimento ao cliente no home office. 

A gestão será responsável por verificar e fornecer a infraestrutura necessária para o trabalho remoto, avaliar as metas, analisar os KPIs e implementar as principais ferramentas de trabalho necessárias. 

Além disso, os líderes das equipes devem estar sempre atentos às novas necessidades que surjam, agindo proativamente para implementar as mudanças necessárias. 

Afinal, com tantas transformações, é normal que haja necessidade de constantes mudanças dentro do atendimento ao cliente em home office.

Como montar um home office?

Agora que já mostramos um pouco das vantagens e desvantagens, além de como fazer um atendimento home office, seguem dicas para montar um escritório em casa.

1 – Dê prioridade ao conforto

Primeiramente, não escolha os móveis por conta da estética, mas sim pensando se eles são confortáveis e funcionais.

Pense que você passará uma grande parte do seu dia no escritório dentro de casa, então, é essencial que ele seja o mais confortável possível.

2 – Harmonize as cores do home office

O ambiente home office não precisa ser monótono. Muito pelo contrário, escolher as cores corretamente ajuda você a ficar bem dentro do ambiente de trabalho.

Então, pinte as paredes em um tom diferente umas das outras, e encontre aquelas que estimulem sua criatividade e que evitem distrações.

3 – Iluminação

A iluminação também é um fator primordial no home office. Você pode, portanto, optar por lâmpadas brancas e amarelas, ou então só por lâmpadas amarelas. Aliás, a escolha da lâmpada certa também colabora para aumentar a sua produtividade.

Procure, portanto, direcionar a luz para o centro da sua mesa, pois evita que você force a vista e, com isso, sentirá mais prazer em trabalhar. 

4 – Organização

Adicionalmente, não poderíamos deixar de lado a organização. Ela é imprescindível para garantir um ambiente home office mais harmônico e produtivo.

Um ambiente desorganizado atrapalha bastante o desempenho. Para organizar o local, instale prateleiras, nichos, gavetas e outros tipos de móveis que deixarão o ambiente ainda melhor.

5 dicas para trabalhar no home office

Para os colaboradores, é importante dar algumas dicas para manter a produtividade e equilibrar as vantagens e desvantagens do home office. Confira!

1. Usar ferramentas de produtividade individuais: elas são muito eficientes no gerenciamento do trabalho, tempo e das metas. Entre elas, estão: tomatotimer, todoist e evernote. 
2. Manter horários e rotinas: para evitar confusões entre atividades de casa e do trabalho, é importante estabelecer horários para cada tipo de atividade. 
3. Evitar distrações: com uma infraestrutura de trabalho adequada, recomende que eles tentem evitar as principais distrações que possam ter na sua casa. 
4. Priorizar o conforto: dê dicas para eles redecorarem o ambiente de trabalho em casa para que transmita o máximo de conforto possível. Também indique como montar um home office que seja cômodo e incentive a produtividade. 
5. Fazer pausas: no ritmo do home office e com a falta de colegas, é fácil não fazer pausas, mas vale lembrá-los sempre de parar, alongar e tomar água. Além disso, reafirme a importância de manter uma alimentação saudável em dia para evitar doenças. 

Agora, com todas essas informações, sua empresa está pronta para superar as vantagens e desvantagens do home office e transformá-las apenas em benefícios!

Como você pode ter visto, entre as vantagens e desvantagens do home office e na implementação de um atendimento ao cliente no trabalho remoto, é fundamental contar com o auxílio da tecnologia para ser bem-sucedido nessa missão. 

Sua empresa já usa o melhor da tecnologia para isso? Conheça o software de suporte ao cliente da Zendesk. Com ele, sua empresa irá facilitar o atendimento aos consumidores, nos canais e nas formas que sejam mais atraentes para eles, otimizando o fluxo de trabalho da equipe e aumentando a produtividade dos agentes. 

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