Integração de sistemas: 5 passos para colocar em prática

Sua empresa provavelmente usa diversas soluções tecnológicas para áreas como controle de estoque, atendimento ao cliente e pagamento. Mas vocês já se preocuparam em pensar sobre a integração de sistemas para otimizar o trabalho das suas equipes e melhorar o atendimento ao cliente?

A tecnologia com certeza é uma das grandes aliadas das empresas hoje em dia, mas com tantos sistemas necessários para fazer o trabalho fluir da melhor maneira, é possível que exista um descompasso entre as equipes e setores internos, por não haver a comunicação entre esses sistemas.

É aí que entra a necessidade da integração de sistemas. A importância de colocá-la em prática na sua empresa se dá porque ela é fundamental para manter dados organizados, evitar retrabalho, otimizar seus recursos financeiros e humanos e continuar competitivo no mercado.

Neste post, você vai aprender tudo que precisa saber para colocar a integração dos sistemas em prática e melhorar ainda mais os resultados da sua empresa: o que é a integração de sistemas, quais são os tipos existentes, o passo-a-passo de como fazer isso na prática e os benefícios da integração.

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Neste artigo, você aprenderá

• O que é integração de sistemas?
• Quais são os tipos de integração de sistemas?
• 5 passos para fazer a integração de sistemas na sua empresa
• Os 5 principais benefícios de colocar a integração de sistemas em prática
• Conclusão

O que é integração de sistemas?

A integração dos sistemas é a união de distintos sistemas e softwares que a sua empresa já usa, seja para gestão de estoque, pagamentos, atendimento ao cliente, etc, de uma maneira automatizada, centralizando dados que irão circular de maneira mais rápida e eficiente entre os setores.

Colocando a integração dos sistemas em prática, uma equipe da sua empresa vai inserir informações em um determinado software e imediatamente ela poderá estar disponível para outro setor, que também necessite daquele dado.

Integrando todos os sistemas que a sua empresa usa, você estará otimizando o tempo, evitando retrabalho de inserir a mesma informação em várias plataformas e integrando todos os dados essenciais em um só lugar. Em resumo, essa integração de sistemas vai permitir que a sua empresa:

• Otimize os processos já realizados
• Centralize os dados
• Melhore a experiência dos clientes e dos funcionários

Com a necessidade de ter as informações disponíveis de maneira prática e instantânea, de preferência em meios digitais, a procura por soluções tecnológicas para problemas diversos cresceu. Mas a utilização deles de maneira separada, sem que haja uma conexão, pode trazer prejuízos e retrabalho para a sua empresa e colaboradores.

Como avaliar então se a sua empresa precisa realizar a integração de sistemas? Responda as perguntas abaixo. A sua empresa:

1. Precisa aumentar a produtividade do time?
2. Quer melhorar a qualidade do atendimento ao cliente?
3. Deseja melhorar a reputação no mercado?
4. Precisa atualizar, trocar ou adquirir novas tecnologias e sistemas?
5. Usa sistemas que não estão conectados entre si?
6. Precisa inserir as mesmas informações em plataformas diferentes?

Se você respondeu sim para ao menos duas dessas perguntas, a integração de sistemas é uma necessidade para a sua empresa.

Quais são os tipos de integração de sistemas?

Existem três tipos básicos de integração de sistemas, do mais simples ao mais moderno:

• Banco a banco
• Trocas e compartilhamento de dados eletrônicos
• API

Banco a banco

Essa é uma solução mais simples de integração de sistemas. Aqui, isso é feito por meio do compartilhamento de um mesmo banco de dados entre sistemas diferentes, usando um software de extração de dados.

Para colocá-la em prática, é preciso ter um profissional chamado database administrator (DBA), que irá executar o serviço. Por conta da necessidade desse profissional, a segurança é um aspecto fundamental a ser levado em consideração, já que a sua empresa terá que conceder um acesso a informações sensíveis, não só para o DBA, como para outros sistemas.

Por ser uma opção mais simples, irá depender dos objetivos do seu negócio com a integração.

Trocas e compartilhamento de dados eletrônicos

Esse segundo tipo de integração de sistemas é um pouco mais complexo que o primeiro e requer uma plataforma ou software que irá funcionar como uma espécie de tradutor universal.

O sucesso do uso desse tipo de integração irá depender de uma boa gestão do mecanismo de integração, que tanto importa quanto exporta dados de um sistema para o outro.

Isso significa que esse software irá traduzir as mensagens de cada ferramenta integrada e repassar ela para a outra solução em um fluxo contínuo e padronizado de dados entre os sistemas.

O software escolhido para fazer essa integração irá ajudar a que todos os sistemas integrados entendam as mensagens recebidas.

API

Essa última solução é a mais moderna e também a mais utilizada atualmente. A sigla API significa application programming interface, ou seja, interface de programação de aplicações.

A solução por API apresenta um ótimo desempenho na comunicação entre os sistemas integrados, velocidade e troca de informações importantes. Isso acontece porque a API permite que as informações circulem de um software para o outro em tempo real, ou seja, ela funciona como uma ponte, conectando as aplicações.

Isso torna o processo de busca entre os sistemas muito mais fácil. Essa solução também permite criptografar os dados gerados, o que ajuda muito na segurança dos seus sistemas. Os dados que a sua empresa possui são extremamente sensíveis e os seus clientes estão confiando no seu negócio para lidar com eles. Por isso, todo cuidado é pouco.

A API também permite organizar os dados com base em sigilo, outro ponto extra para a segurança da informação.

5 passos para fazer a integração de sistemas na sua empresa

1 – Definir objetivos

Estabelecer um foco inicial é fundamental para conseguir avaliar o sucesso da integração de sistemas na sua empresa. O objetivo primordial é economizar tempo? Melhorar processos? Economizar dinheiro?

Claro que todas essas opções são possíveis, conforme a integração vai sendo bem-sucedida. Porém é importante começar com um foco inicial para definir as expectativas da empresa e da equipe.

Dessa forma, todos estarão aproveitando ao máximo a integração dos sistemas.

2 – Fazer configurações personalizadas

Essa etapa irá depender dos sistemas que a sua empresa já utiliza e das informações que já estão agregadas.

Com os dados em mãos, a sua empresa deverá fazer configurações personalizadas, a partir do tipo de integração escolhida, e fazer configurações personalizadas com base nos objetivos definidos anteriormente.

É importante que a equipe de TI acompanhe de perto esse processo e indique as configurações necessárias para a sua empresa.

3 – Definir o tipo de integração

Como já explicamos, existem três tipos de integração: banco a banco, trocas e compartilhamento de dados eletrônicos e API. O tipo de solução escolhida deve estar alinhado aos objetivos e sistemas que já existem na sua empresa.

4 – Avaliar e preparar os dados da empresa

O cuidado com os dados que a sua empresa possui é um dos principais fatores a serem levados em consideração.

Além do cuidado, é primordial organizá-los e disponibilizá-los no formato correto para então sincronizar as informações entre os sistemas.

A partir dos dados que a sua empresa compilou ao longo dos anos, é possível avaliar, mensurar e pensar em novas estratégias de melhoramento da sua marca.

Os dados são os principais bens da sua empresa e um dos principais motivos pelo qual é necessário realizar uma integração de sistemas.

Então é importante pensar se os dados poderão ser sincronizados sob demanda no sistema escolhido e com que frequência isso será feito.

5 – Preparar as pessoas para a transição

As pessoas são parte fundamental do processo de integração dos sistemas, afinal, boa parte dos dados inseridos ali e do manuseio será feito por essas pessoas.

É importante pensar se os funcionários precisarão fazer algo diferente em seu trabalho diário e então informá-los sobre essas mudanças.

Esse é um processo que resulta em muitas transformações internas e mexe com a rotina já estabelecida. Então é necessário reservar um tempo de adaptação para os funcionários.

Acima de tudo, é importante que os funcionários da equipe estejam engajados nessa transição, para fazer com que ela funcione de maneira eficiente.

Para isso, a sua empresa deve manter o processo de maneira transparente, explicando os benefícios para os funcionários e ressaltando que isso é necessário para gerenciar os dados de maneira mais atualizada e confiável.

Os 5 principais benefícios de colocar a integração de sistemas em prática

1 – Maior integração entre os setores

Um dos principais benefícios da integração de sistemas é a consequente integração maior entre setores distintos.

Sem a conexão de sistemas diferentes, informações valiosas para um setor poderiam ser perdidas ou não entregues, por conta das demandas do dia a dia.

A integração dos sistemas auxilia a uma maior interação entre os setores e faz com que eles consigam atender melhor às demandas dos consumidores.

Os setores passam a ter um alinhamento cada vez mais estratégico e eficaz e o fluxo de trabalho se torna mais unificado.

2 – Aumentar a produtividade das equipes

Outra consequência, que se dá também pela melhor interação entre os times, é o aumento da produtividade da sua empresa como um todo.

Por meio da integração dos sistemas, os gargalos da comunicação são eliminados. Agora, a sua equipe terá mais tempo de se dedicar às outras funções, pois haverá um sistema interligando todos os dados e pendências.

O retrabalho também é evitado, já que não há necessidade de colocar a mesma informação em sistemas distintos, o que evita também possíveis falhas, como por exemplo, alguém esquecer de colocar uma informação valiosa em um sistema porque já colocou em outro.

3 – Diminuir a quantidade de erros

O número de erros cai drasticamente, pois o sistema central irá compartilhar todos os dados necessários para concluir processos.

As informações que seriam duplicadas e conflitantes entre si são eliminadas e fica mais fácil da sua equipe perceber quais são as corretas.

4 – Reduzir custos e otimizar processos

O aumento da produtividade dos colaboradores, a diminuição dos erros e a maior integração das equipes traz como consequência a redução dos custos para a sua empresa.

Diminuindo o tempo dos funcionários com o trabalho mecânico e repetitivo que pode ser realizado por softwares faz com que sobre mais tempo para as suas equipes focarem em planejamento e avaliação dos processos.

Com isso, é possível melhorar os processos em andamento e, consequentemente, as suas vendas.

5 – Ser um diferencial competitivo no mercado

A integração de sistemas pode ajudar a transformar a marca da sua empresa e a ter um diferencial competitivo no mercado.

É possível utilizar isso a seu favor mostrando que a sua empresa usa a tecnologia para melhorar processos, qualidade de trabalho da equipe e atendimento ao consumidor, sempre destacando que os dados são tratados da maneira mais segura possível.

Isso faz com que as pessoas aumentem a confiança na sua marca e que ela seja ainda mais valorizada, consequentemente.

Conclusão

A tecnologia está em constante evolução e o mercado também. Por conta disso, sistemas que faziam sentido no passado, talvez já não façam hoje em dia.

A integração dos sistemas já é uma tendência no mercado. Prova disso é um estudo que indica que o mercado global de integração de sistemas espera atingir cerca de $530 bilhões em 2025. Isso representa o dobro do que o mercado representava em 2015, $234 bilhões.

Por isso, é importante que a sua empresa esteja atenta para se manter competitiva e inovar constantemente.

Entre os principais desafios para colocar a integração do sistema em prática estão:

1. Não ser um projeto dentro da empresa
2. Resistência de colaboradores
3. Encontrar um parceiro confiável para colocar em prática

Para a integração de sistemas dar certo é fundamental manter em foco as suas equipes e os seus clientes, além de encontrar um parceiro confiável. 

A Zendesk oferece uma solução de atendimento ao cliente, que mantém sua equipe em sincronia e proporciona a integração com os seus sistemas. 

Além disso, oferece um complemento de inteligência artificial que fala a língua do atendimento ao cliente, permitindo que você aproveite o potencial do suporte personalizado desde o primeiro dia, sem nenhum trabalho extra.

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