Integração na empresa: qual é a importância e como melhorar o processo?

O processo de integração na empresa, também chamado de onboarding, visa inserir o funcionário recém-contratado ao ambiente de trabalho. Muito além de dar as boas-vindas ao novo colaborador, é uma importante ferramenta para fazê-los vestirem a camisa de verdade.

Quem nunca começou em um emprego novo e se sentiu totalmente perdido nos primeiros dias? É exatamente essa sensação que a integração de equipes busca minimizar.

Além disso, quando a inserção e adaptação do colaborador é feita de maneira adequada, ela impacta diretamente em áreas como:

• engajamento do novo e dos antigos funcionário,
• clima organizacional, 
• produtividade, e em diversos outros pontos.

No entanto, existem muitos desafios e dúvidas sobre como funciona a integração na empresa. Principalmente com o aumento das equipes remotas e híbridas, não basta receber o novo funcionário, dizer o nome de cada colega de trabalho e encerrar o onboarding no primeiro dia. É preciso ir além!

Sendo assim, qual seria a forma mais indicada de manter a qualidade das etapas de recrutamento e seleção e fazer um processo de integração na empresa que beneficie a todos os envolvidos? É exatamente sobre isso que vamos falar neste artigo. Confira a seguir!

O que é integração na empresa?

Integração na empresa é um conjunto de boas práticas aplicadas para a inserção de um novo profissional recém contratado, dentro da equipe e da dinâmica organizacional da sua empresa. Ela serve para facilitar a adaptação, melhorar a experiência e obter o melhor desempenho dos funcionários.

De modo geral, o objetivo é contribuir para que esse profissional se sinta parte do time, acelerar sua identificação com o novo cargo e ressaltar o valor da sua participação para o restante da organização, dentro e fora do seu setor. 

A integração é um processo que deve ser vivido por toda empresa, em especial pelo setor em que o novo colaborador irá se adaptar. Isso acontece porque toda a estrutura precisa se adaptar a esse novo membro, compreendendo quais são as suas funções e objetivos. 

Logo, a integração na equipe funciona para que o novo colaborador se adapte ao seu cargo, bem como para a empresa se adaptar ao colaborador. Ela depende do esforço de ambos para ser bem-sucedida, não basta exigir tudo de quem está chegando, nem investir em profissionais desinteressados.

Por último, mas não menos importante, a integração na empresa funciona para que expectativas sejam alinhadas, garantindo que a equipe saiba o que esperar do colaborador e que ele entenda qual é o seu papel.

A importância do processo de integração na empresa

A integração na empresa é uma atividade que tem por objetivo inserir o novo funcionário na companhia.

Infelizmente, muitas empresas ainda negligenciam essa tarefa, o que pode afetar toda a trajetória desse colaborador e da relação entre ele e toda a equipe.

Com isso, queremos dizer que não basta uma apresentação de PowerPoint com informações rasas sobre a organização e, em seguida, encaminhar o profissional para a sua área de atuação.

O processo de integração na empresa precisa começar antes mesmo da contratação dos novos colaboradores. Ela demanda planejamento e alinhamento para que a seleção de talentos busque um perfil alinhado com os objetivos gerais da organização.

Quando realizado da forma certa, gera benefícios para a empresa como um todo, incluindo o funcionário novo e também os antigos, em diversos aspectos.

Vantagens de uma integração na empresa bem realizada

Como vantagens do processo de integração na empresa feita da maneira certa podemos destacar:

• manutenção do clima organizacional;
• possibilidade maior de reter talentos, reduzindo a rotatividade;
• redução do absenteísmo;
• formação de times mais estruturados;
• melhora nos indicadores de produtividade e engajamento maior desde os primeiros dias;
• promoção de uma comunicação mais eficaz e sem ruídos;
• melhora da imagem da empresa, tanto interna quanto externa;
• melhor desenvolvimento e evolução do novo profissional;
• visão mais apurada da missão e dos objetivos da empresa.

Como a integração na empresa pode gerar produtividade e reduzir o turnover?

Um ponto que merece destaque é o papel da integração na empresa para conseguir o melhor desempenho possível dos profissionais recém-chegados, ao mesmo tempo que gera satisfação, engajamento e identificação.

Desde a entrevista, o processo já começa para mostrar ao candidato o que ele pode esperar de uma organização, destacando o clima e o tom de voz utilizado internamente. Quando ele é escolhido e chega para o seu primeiro dia, a jornada continua para facilitar cada vez mais sua adaptação.

Quando executada corretamente, a integração reduz os conflitos e dificuldades enfrentados por novos funcionários, além de promover um relacionamento mais agradável entre ele e seus colegas. 

Ao solucionar esses problemas antes de acontecerem, você tem a chance de extrair a performance máxima dos colaboradores contratados com maior agilidade, melhorando a produtividade e a qualidade dos resultados obtidos.

Simultaneamente, isso permite que o profissional fique confortável e engajado com mais facilidade, compreendendo o que é esperado dele, com quem ele pode contar e como pode cumprir sua função da melhor maneira possível.

Tudo isso melhora a experiência dos funcionários, antigos e novos, promovendo boa identificação deles com a empresa e os valores que ela carrega, efetivamente fazendo com que eles se sintam mais satisfeitos no dia a dia e não tenham motivos para buscar oportunidades fora da organização.

Assim é possível obter um bom retorno para o investimento feito na contratação e capacitação de novos talentos para o seu time, de maneira que possa promover, acompanhar e aproveitar os espólios da evolução de cada colaborador.

Como funciona a integração na empresa?

A integração nas empresas funciona como uma ferramenta de retenção e otimização de talentos, para que o investimento realizado na seleção, treinamento e onboarding dê frutos e traga resultados mais satisfatórios no curto, médio e longo prazos.

Para isso, ela deve abordar cuidados importantes para que os profissionais contratados cumpram seu papel na estrutura de uma organização. Assim, as áreas essenciais para a integração de funcionários são:

Levantamento e oferta de ferramentas de trabalho

Não há como obter engajamento ou performance do novo funcionário sem que ele tenha ferramentas essenciais para cumprir sua função ao seu dispor. Afinal, como um vendedor contratado pode fechar negócios sem ter um telefone, computador e leads qualificados para direcionar seus esforços?

Cada função pode apresentar uma demanda específica, por isso vale a pena fazer um levantamento constante sobre essas ferramentas. 

Isso também vale para a integração remota. Nesse caso, o processo seletivo deve garantir que o profissional possua meios para executar sua função, além de oferecer plataformas e tecnologias que facilitam o cumprimento das tarefas e o próprio gerenciamento dos colaboradores.

Desenvolvimento de uma cultura de integração

É essencial que a integração faça parte da cultura da sua empresa. Desde o momento que o funcionário é contratado, ele deve ser bem-recebido e entender sua importância para o onboarding de novos talentos.

Os consumidores esperam que as equipes internas se comuniquem e trabalhem juntas para resolver seus problemas, conforme aponta o Relatório CX Trends da Zendesk. Para isso, a integração precisa ser estimulada diariamente.

Fornecimento de acessos

Sistemas e plataformas digitais para gestão de equipes são cada vez mais utilizadas, principalmente por serem maneiras seguras e eficazes de fazer o controle interno de funcionários. Nesse caso, a criação e fornecimento de acessos precisa ser feita rapidamente.

Assim como é importante oferecer ferramentas de trabalho, também é essencial fornecer os acessos para que o colaborador desfrute desses sistemas.

Esclarecimento sobre responsabilidades, métricas e formas de acompanhamento

Um cuidado que pode começar antes da contratação e, certamente, deve fazer parte do onboarding é o esclarecimento sobre as responsabilidades atribuídas aos colaboradores, assim como as métricas utilizadas para avaliar sua performance.

Assim o profissional sabe exatamente o que se espera dele e como pode corresponder a essas expectativas.

Definição de peças-chave para o suporte de recém-chegados

Além de integrar o funcionário com as equipes internas, é recomendado escolher peças-chave para dar o devido suporte ao recém-chegado. Essa é uma maneira de estimular o companheirismo e valorizar os bons membros do seu time, para que eles ajudem na evolução dos times.

Estímulo à comunicação direta

Comunicar com o mínimo de contato pode agilizar os processos, mas pode ser insuficiente e gerar dúvidas quando o colaborador ainda não está adaptado à linguagem e os valores da empresa. Dessa forma, vale a pena incentivar a conversa olho no olho desde o primeiro dia.

Isso faz com que as dúvidas sejam esclarecidas de maneira direta e eficaz, sem que precise repetir mensagens e interromper várias vezes o fluxo de trabalho para isso.

Processo de integração em 11 etapas

Parece fácil reunir os novos funcionários em uma sala, falar sobre a empresa e quais funções irão exercer, certo?

Teoricamente, o processo de integração na empresa é simples. Porém, para que traga os benefícios que acabamos de citar, é preciso se atentar a alguns pontos, tais como:

1. Anuncie a chegada do novo membro à equipe que o receberá
2. Crie um manual de integração completo
3. Fale sobre a expectativa da empresa com sua chegada
4. Apresente toda a empresa ao colaborador, e não apenas o setor de trabalho
5. Dê espaço para que o novo funcionário tire suas dúvidas
6. Crie uma política de treinamentos constantes
7. Defina e compartilhe as formas de avaliação de desempenho

Entenda cada uma dessas etapas de como funciona a integração na empresa, a seguir. 

1. Anuncie a chegada do novo membro à equipe que o receberá

Um dos primeiros passos para uma integração que traga bons resultados é comunicar o time que um novo membro passará a atuar com eles.

Dependendo do tamanho da empresa, esse comunicado pode ser feito pelo RH ou pelo líder direto. Porém, é fundamental informar a todos os envolvidos sobre a chegada do novo colaborador. 

Isso evita que os demais profissionais sejam pegos de surpresa, o que pode levar, inclusive, a uma interpretação errada sobre a contratação.

Assim, para evitar atritos desnecessários e garantir que o funcionário que está chegando seja bem recebido, converse com os colaboradores antigos sobre:

• qual será o seu papel na equipe, 
• a quem irá responder, 
• quais responsabilidades terá, entre outros detalhes esperados com a sua atuação.

2. Crie um manual de integração completo

A criação de um manual de integração consiste em um material de apoio que ajuda o colaborador não apenas no primeiro dia, mas também para esclarecer dúvidas futuras.

Por isso, esse guia deve conter informações como:

• história da empresa;
• missão, valores e visão;
• organograma da organização;
• principais desafios e melhores resultados já alcançados;
• expectativas futuras (metas gerais a serem atingidas);
• descrição do cargo a ser exercido pelo novo funcionário com as principais atribuições;
• orientações burocráticas, tais como controle de ponto, benefícios corporativos, convênios, número do contato do RH e de outros departamentos etc.

Materiais assim servem para o colaborador se orientar durante a apresentação, bem como para consultar em outras ocasiões. Também por isso, lembre-se de atualizá-lo constantemente.

3. Fale sobre a expectativa da empresa com sua chegada

Após falar sobre a empresa, é indicado relatar ao novo funcionário o que esperam dele, mas de forma construtiva e sem pressão.

A ideia é dizer quanto sua chegada é importante e será um agregador ao crescimento da empresa. 

Para isso, o compartilhamento de alguns conteúdos e informações é importante, entre eles:

• fale um pouco mais detalhadamente sobre o setor no qual ele vai atuar, 
• o que esse departamento gera para empresa, 
• o que é esperado da sua participação etc.

Por exemplo, se o funcionário for atuar na área de atendimento ao cliente, é interessante reforçar quanto esse local influencia no progresso da organização e que parte disso diz respeito à atuação desse profissional.

4. Apresente toda a empresa ao colaborador, e não apenas o seu setor

Não é raro um novo funcionário chegar a uma empresa, fazer a integração e ser encaminhado diretamente para o setor no qual vai trabalhar.

Porém, é importante lembrar que, para um negócio funcionar bem, todos os departamentos precisam conversar entre si. Assim, nada mais adequado do que apresentar as demais áreas ao colaborador.

Isso ajuda para que ele se sinta mais confortável, caso precise interagir com outros setores nos próximos dias. 

Além disso, lhe dará mais segurança, pois, ao saber exatamente onde fica cada departamento, conseguirá transitar pela empresa sem receios.

5. Dê espaço para que o novo funcionário tire suas dúvidas

São várias as informações que precisam ser transmitidas na integração de funcionários, concorda? Por isso, é bem importante, ao final da apresentação, abrir espaço para que o novo funcionário esclareça suas dúvidas.

Como é comum no primeiro dia sentir certa intimidação para questionar algo, é interessante que quem está direcionando a apresentação incentive para que sejam feitas perguntas.

Uma dúvida que pode parecer banal para o colaborador, talvez gere uma importante fonte de esclarecimento, que vai beneficiar a sua atuação na empresa nos demais dias.

6. Crie uma política de treinamentos constantes

A realização de treinamentos dentro da empresa deve ser uma prática contínua e não apenas voltada para quem está chegando, ou seja, para novos colaboradores. 

Entretanto, sem dúvida, nesse momento a necessidade de ter contato com um volume maior de informação, para que o funcionário domine os processos, técnicas e fluxos de trabalho da empresa, exige um programa mais sistemático de capacitação e treinamento.

Uma das formas de medir essa aprendizagem, sanar dúvidas e reduzir a curva de aprendizagem do colaborador é introduzir um processo de coaching ou mentoring.

Ter um profissional mais experiente contribuindo para o desenvolvimento de um colaborador recém chegado vai ajudar para que esse profissional se sinta parte da empresa mais rapidamente, tenha um suporte para tirar suas dúvidas com segurança e aprenda mais rapidamente. 

Independente do modelo de treinamento, garanta que os profissionais recém chegados, bem como os mais experientes, receberão treinamentos constantes para melhorarem seus resultados. 

Leia também: 6 maneiras de treinar equipes de atendimento e suporte

7. Defina e compartilhe as formas de avaliação de desempenho

Feedbacks e avaliações de desempenho da equipe devem fazer parte do dia a dia de todas as empresas, preferencialmente, de maneira formal e sistemática. 

Se esse for o caso da sua empresa, garanta que todos os colaboradores entendam quais são os critérios avaliados pelos gestores e por toda a equipe. 

Alguns setores, como os de vendas e atendimento, ainda possuem metas coletivas e individuais para cada profissional. Garanta que o novo funcionário saiba qual é a meta, é que ela seja desenvolvida pensando na etapa em que o colaborador ainda está dentro da empresa. 

Profissionais que acabam de chegar não devem ter metas cheias como os mais experientes. Crie um processo de ramp-up justo e ajude o colaborador a se desenvolver. 

Sobre esse assunto indicamos que acesse nosso material exclusivo e gratuito, “Modelo de avaliação de desempenho de vendedores: planilha com 4 metodologias para aplicar gratuitamente”.

Integração remota: quais os principais desafios?

Conforme mencionado, a integração remota enfrenta os mesmos desafios do onboarding presencial, além de ter seus próprios obstáculos a serem superados, como a necessidade de melhorar a comunicação, promover a inclusão e estimular a ação conjunta para alcançar bons resultados.

De modo geral, as principais responsabilidades da integração remota nas empresas são:

Garantir a inclusão de funcionários

Ter uma equipe ou atuação completamente remota não é desculpa para desvalorizar o senso de equipe e pertencimento entre seus colaboradores. Desde o primeiro dia de trabalho eles precisam entender que fazem parte do time e que podem contar com seus colegas.

Isso significa que eles devem se sentir incluídos, como membros essenciais para o sucesso e conquista dos objetivos do time e da organização como um todo.

Acompanhar a jornada de onboarding 

A integração nas empresas, sobretudo em equipes remotas, não é algo que se resolve em pouco tempo. É normal levar um certo tempo para que os novos colaboradores estejam plenamente adaptados ao ritmo de trabalho da empresa.

Por isso, o manual de integração deve estabelecer métodos para acompanhar toda a jornada de onboarding, desde fornecer os insumos básicos até monitorar os resultados obtidos ao longo dos três primeiros meses de parceria.

Gerar colaboradores satisfeitos e engajados

Sem que o profissional tenha contato direto com seus gestores e colegas, pode ser difícil ele se sentir engajado e satisfeito com o fluxo de trabalho e até mesmo com seu próprio desempenho. Para gerar satisfação e engajamento a esse cliente interno, é essencial uma boa integração.

É preciso mostrar que ele é uma peça-chave do sucesso da organização, assim como um membro importante do time, mesmo sem o contato direto no dia a dia. 

Apresentar os colegas de equipe, promover conversas com o gestor e estimular o companheirismo no lugar da competitividade são medidas importantes para essa empreitada, além de possibilitar a conquista de uma boa performance com mais rapidez.

Oferecer soluções e suporte no dia a dia

Por fim, é essencial antecipar conflitos, oferecer soluções e dar suporte diário aos colaboradores, novos e antigos, como parte da cultura de integração em empresas remotas. Esse cuidado agiliza a resolução de problemas que podem surgir até que a equipe esteja totalmente adaptada e sintonizada.

4 tipos de ferramentas para integração de funcionários remotos

A transformação digital nas empresas não é capaz de melhorar apenas a experiência dos consumidores, mas também facilita na integração remota e boa performance de seus colaboradores. 

Entre as ferramentas e tecnologias essenciais para a integração nas empresas com equipes remotas, temos:

Sistema de comunicação online

Aplicativos como o Skype, Slack e outras ferramentas de comunicação online são essenciais para estimular conversas de qualidade entre seus funcionários. É uma forma de agilizar esse processo, para que não seja preciso abrir chamados ou marcar reuniões para solucionar dúvidas simples.

Plataforma de gestão de projetos

 Os funcionários precisam visualizar com clareza as tarefas atribuídas a eles e como eles estão se saindo. Para isso, é importante contar com plataformas de gestão, como o Trello e similares, para distribuir os trabalhos, informar prazos e acompanhar os status de cada atividade interna.

Armazenamento em nuvem

Todo trabalho remoto gera uma grande quantidade de documentos e relatórios, que registram o que está sendo produzido por cada colaborador. Manter um armazenamento físico pode custar caro e ser pouco confiável, fazendo com que a melhor alternativa fique por conta do armazenamento em nuvem.

Sistemas como o Google Drive, One Drive e Microsoft Teams permitem economizar espaço em servidores internos e documentar toda a produção de uma equipe remota com facilidade e segurança.

Software de integração e gerenciamento

Plataformas de gerenciamento de equipes também são úteis para a integração remota, como é o caso dos softwares CRM e sistemas de gestão. Eles servem para organizar tarefas, facilitar a comunicação e nutrir os indicadores de performance sem acrescentar etapas que podem travar o fluxo produtivo.

Um bom exemplo desse tipo de ferramenta é o Zendesk Service, software de gestão do atendimento ao cliente.

O papel do gestor no processo de integração de equipes

Mesmo se o processo de integração na empresa for realizado pelo RH, é bastante indicado que o gestor (líder direto) participe desde os primeiros momentos.

Quando isso acontece, é possível estabelecer uma relação de empatia e de confiança mais estreita com o novo funcionário, o que pode refletir diretamente no relacionamento futuro.

Sabemos que os gestores têm diversas atribuições durante o dia, mas ainda assim é possível se dedicar à integração de um, ou mais, colaboradores.

Para isso, é indicado:

• anunciar a chegada do novo membro aos demais integrantes da equipe;
• recebê-lo no departamento e apresentar a todos que ali trabalham;
• promover uma pequena recepção no local, como um café da manhã;
• circular com o colaborador nos demais setores da empresa;
• mostrar onde ficam áreas de uso comum, como copa, banheiros etc;
• se oferecer para auxiliar em questões burocráticas junto ao RH;
• se disponibilizar para esclarecer alguma dúvida que tenha ficado sobre a cultura da empresa, costumes, entre outros pontos;
• mostrar seu local exato de trabalho e garantir que tenha todos os equipamentos e ferramentas necessárias para exercer sua função.

Melhore a gestão de equipes com a Zendesk

Se você cuida da gestão de atendimento ao cliente, sabe quanto soluções tecnológicas são importantes para alcançar bons resultados.

Nesse ponto, o Zendesk Service é a ferramenta ideal para gerenciar os times de suporte e vendas da sua empresa, promovendo uma atuação integrada que melhora a experiência dos consumidores e até dos membros da sua equipe.

Com essa plataforma, sua equipe tem acesso às seguintes funcionalidades:

• atendimento omnichannel;
• criação de centrais de auto ajuda;
• integração de inteligência artificial e bots de atendimento;
• gestão unificada das suas equipes;
• acompanhamento de performance automatizado;
• distribuição de tarefas com inteligência e eficácia.

Chegou a hora de oferecer todos esses diferenciais para seus colaboradores e elevar o nível da conversa que tem com seus clientes. 

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