Integração remota: 14 passos para unificar o time no home office

Investir na integração remota é essencial para facilitar a comunicação e colaboratividade entre as equipes. Essas estratégias melhoram a experiência dos funcionários e promovem o senso de união, mesmo no trabalho à distância.

Durante a pandemia de covid-19, muitas empresas foram obrigadas a adotar o home office para manter suas atividades. O resultado foi bastante positivo para grande parte das companhias, que optaram por insistir no modelo. 

Uma matéria do blog da Universidade Presbiteriana Mackenzie, por exemplo, listou 10 empresas que afirmaram que continuariam com o trabalho remoto ao “término” da pandemia. Entre elas estavam nomes de peso, como Twitter, LafargeHolcim e Petrobrás. 

Outra pesquisa, produzida pela Zendesk, indicou a distribuição do modelo de trabalho entre as organizações no mercado atual. Entre as entrevistadas, 49% afirmam atuar principalmente no escritório, enquanto 17% preferem o home office e 35% adotaram o modelo híbrido.

Os motivos para manter os funcionários trabalhando de suas casas são os mais diversos: redução de custos, benefícios para a saúde mental dos profissionais, ganho de produtividade, entre outros.

Nesse ponto, a dúvida de muitos gestores é a seguinte: como fazer o onboarding e treinamento de novos colaboradores para atuar no home office? É justamente neste ponto que entra a integração remota.

Se a sua empresa pretende adotar essa forma de atuação, ou já está transicionando para o trabalho de casa, mas não sabe como integrar novos profissionais virtualmente, esse artigo traz 14 dicas para facilitar a sua vida.

Aproveite a leitura!

Como está o cenário do trabalho remoto após a pandemia?

As medidas de segurança para frear o avanço da pandemia de covid-19 esvaziou muitos escritórios e impulsionou a transformação digital na direção do trabalho remoto. A maioria das tecnologias, como plataformas de videoconferência e os sistemas de gestão, já existiam antes, mas evoluíram bastante nesse período.

Quando a situação começou a melhorar e as restrições foram flexibilizadas, tanto as empresas quanto os profissionais perceberam as vantagens do modelo. Isso fez a oferta e a procura por vagas remotas ou híbridas crescerem exponencialmente.

Mesmo que certos segmentos e organizações tenham voltado aos escritórios físicos, o home office continua como uma forte tendência. Em 2023, uma pesquisa com 69 empresas brasileiras mostrou que 57% delas pretendiam manter e 14% visavam ampliar a operação remota.

Apesar das estatísticas promissoras, a prática oferece muitos desafios. Os principais são:

• consolidar a cultura organizacional; 
• equilibrar autonomia e monitoramento na medida certa; 
• assegurar a qualidade da experiência do funcionário a partir da integração remota.

O que é integração no trabalho e qual a importância desse processo?

O processo de integração na empresa consiste em inserir um colaborador recém-contratado no seu novo ambiente de trabalho.

Isso envolve muito mais do que apenas apresentá-lo ao seu superior imediato, ou fazer uma apresentação em Power Point descrevendo informações básicas sobre a companhia e seus direitos e deveres como trabalhador.

Na verdade, o processo de integração, também chamado de onboarding, deve fazer parte da cultura da empresa e apresentá-la, bem como garantir que o profissional se sinta acolhido, respeitado e bem orientado.

A verdade é que essa etapa da jornada do funcionário também pode influenciar na sua permanência na empresa e no seu nível de produtividade.

O estudo “The Definitive Virtual Onboarding Guide for Distributed Teams”, da Udemy Business, revelou que experiências positivas de integração podem aumentar a retenção de novos contratados em 82% e a produtividade em mais de 70%.

Ou seja, esse processo traz resultados satisfatórios tanto para a companhia quanto para o funcionário.

Porém, fazer isso remotamente requer alguns ajustes e cuidados, os quais falaremos a seguir.

Dica de leitura: “Como trabalhamos: a reinvenção da experiência do funcionário”

Como fazer uma boa integração remota de novos funcionários?

Para fazer uma boa integração remota, as nossas dicas são: 

1. entender os pontos fortes e fracos do trabalho remoto;
2. investir no relacionamento desde o processo seletivo;
3. ter um bom planejamento;
4. definir claramente cargos e funções;
5. adaptar as apresentações para o formato on-line;
6. começar a integração virtual antes do primeiro dia de trabalho;
7. proporcionar um primeiro dia rico em experiências e impacto positivos;
8. acompanhar o novo colaborador e não deixá-lo sozinho;
9. estimular e dar ferramentas para comunicação;
10. acompanhar a performance com transparência e suporte;
11. proporcionar momentos que vão além do profissional;
12. incentivar a participação dos funcionários com mais tempo de casa;
13. promover uma integração contínua;
14. usar a tecnologia a seu favor.

Entenda os pontos fortes e fracos do trabalho remoto

Antes de mais nada, é importante conhecer as forças e fraquezas do trabalho remoto, para mitigar riscos e explorar o potencial do modelo de atuação com tranquilidade. 

Uma das maiores vantagens do home office para os profissionais é o conforto e a autonomia para decidir como irá desempenhar suas funções. Porém, a liderança precisa estabelecer um código de conduta para conseguir gerenciar a operação sem o contato direto com as suas equipes.

Criar regras muito rígidas, no entanto, pode gerar frustração e prejudicar a experiência do funcionário. Afinal, de que vale trabalhar em casa se a cobrança é maior que no escritório?

De modo geral, o equilíbrio entre flexibilidade e monitoramento é o foco do planejamento para operações remotas e híbridas.

Invista no relacionamento desde o processo seletivo

A identificação e o relacionamento com o colaborador começa no processo seletivo, não no primeiro dia de serviço. A essa altura do campeonato, o profissional já teria formado sua opinião a respeito da empresa, portanto é bom caprichar para causar uma boa primeira impressão.

Para isso funcionar na integração remota, é importante apresentar os valores da organização e mostrar que ela é feita por pessoas de verdade desde o contato inicial

A qualidade da comunicação é outro fator determinante. Assim como um bom atendente não pode deixar um cliente sem resposta, o gestor precisa tratar os candidatos com respeito, mesmo se eles não se encaixarem nos planos da empresa. 

Tenha um bom planejamento

Como todos os processos empresariais que serão iniciados, a integração a distância também requer um bom planejamento.

Essa etapa deve ser utilizada para definir, por exemplo:

• quais materiais e recursos serão usados para apresentar a empresa ao novo colaborador;
• se ele receberá um kit de boas-vindas ou não;
• detalhes operacionais, como a certeza que seu acesso aos sistemas que utilizará no dia a dia esteja liberado logo no seu início, entre outros pontos relacionados.

É bastante interessante, e indicado, incluir o gestor que receberá o colaborador nessa fase, visto que ele pode ajudar a destacar pontos que serão importantes na rotina desse novo membro da equipe e que já podem ser trabalhados no onboarding.

Aproveite e leia também: “Team building: o que é e como aplicar com sua equipe?”

Defina claramente cargos e funções

Seguindo essa linha de planejamento, é bem importante que a definição de cargos e funções esteja clara, especialmente em uma integração remota, 

É fundamental que o novo funcionário tenha boa compreensão de qual é o seu papel na empresa, quais são as suas atribuições e responsabilidades, até onde deve atuar, a quem se reportar etc.

Adapte as apresentações para o formato on-line

Lembra dos materiais para apresentação que falamos anteriormente? Pois bem, eles precisam ser compatíveis com os meios digitais que serão utilizados.

Se a sua empresa já contava com algum material impresso que era usado no processo de onboarding presencial, esse pode ser ajustado para ser usado no formato on-line.

Mas seja reaproveitando conteúdos físicos, seja criando novos, é preciso ter em mente que esses recursos devem ser dinâmicos, de fácil compreensão, e que permitam uma espécie de autoaprendizado.

Não deixe de prestar atenção também na linguagem utilizada e no tamanho do material, considerando que grandes volumes de informação podem comprometer o entendimento da mensagem que deseja transmitir.

Comece a integração virtual antes do primeiro dia de trabalho

Uma matéria da Forbes revelou alguns segredos da integração remota, ditos por especialistas e líderes em contratação.

Um ponto que se destacou foi iniciar o processo de onboarding antes mesmo do primeiro dia do funcionário na empresa. 

De acordo com um dos gestores participantes da entrevista, três semanas antes a companhia já envia e-mails para o funcionário, a fim de aproximá-lo da sua cultura organizacional.

Outras ações similares são utilizadas, tais como fazer uma apresentação pessoal do novo membro no Slack. A ideia com abordagens como essa é contribuir para que o novo profissional se alinhe, com antecedência, à dinâmica da companhia e se inspire para começar a atuar.

Garanta um primeiro dia rico em experiências e impacto positivos

Logo no início deste artigo dissemos que uma boa experiência de integração pode contribuir para a permanência do funcionário na empresa, se lembra?

Uma forma de contribuir para isso é buscar entregar-lhe um primeiro dia rico de impactos positivos.

Algumas abordagens para chegar a esse resultado envolve cuidar que os recursos on-line que serão utilizados funcionem corretamente, que sejam atrativos e com informações que realmente façam diferença na jornada do colaborador.

Não deixe o novo profissional muito tempo sozinho

O processo de onboarding não dura um único dia. Dependendo do cargo, essa fase pode demorar semanas ou mesmo meses.

Sabemos que é essencial dar autonomia aos profissionais, porém, especialmente nesse momento inicial, é bem importante prestar-lhe um bom acompanhamento.

No caso, o gestor pode definir horários para conversar com o colaborador, destacando assim a importância do feedback também nos seus primeiros dias de atuação.

Estimule e forneça ferramentas para comunicação

A distância entre os membros da equipe é uma das maiores fraquezas do home office. Para superar esse desafio, a comunicação precisa ser incentivada pela estratégia de integração remota.

Nesse ponto, além de fornecer uma ferramenta adequada, como o Slack ou outra plataforma similar, os gestores podem estimular as interações entre funcionários ao puxar assunto. Liderar por meio do exemplo é o caminho mais fácil para unir o time e superar o distanciamento.

Acompanhe a performance com transparência e suporte

O acompanhamento de performance individual e coletiva é essencial para extrair todo o potencial dos colaboradores. Porém, é necessário se precaver para não exagerar na cobrança ou criar uma pressão desnecessária.

Nesse caso, é recomendado ser transparente no momento da integração remota, explicando como é feito o controle de desempenho no dia a dia. Além disso, vale a pena tranquilizar os profissionais e demonstrar como a gestão pode apoiá-lo na busca por melhores resultados.

Proporcione momentos que vão além do profissional

A convivência com os colegas é uma parte do trabalho presencial que faz falta para muitos que migram para o home office. Isso ajuda a aliviar o tédio e a pressão na rotina, dando um tempo para a pessoa respirar e não pensar nas tarefas por alguns minutos.

Para reduzir esse incômodo, uma boa ideia é criar salas de bate-papo sobre assuntos diversos, como música, séries, filmes e outras atividades de lazer. O gestor também pode marcar um happy hour virtual em datas comemorativas, para tornar a experiência mais prazerosa.

Incentive os funcionários antigos a participar da integração

Outra dica é, se possível, solicitar a participação de outros membros da equipe, além da chefia imediata, para que todos possam se conhecer e “dar rostos aos nomes” com os quais se relacionarão no dia a dia.

Há a possibilidade de designar um funcionário mais antigo para acompanhar o recém-contratado pontualmente, pelo menos no período de adaptação.

Promova uma integração contínua

A adaptação a um novo ambiente de trabalho ocorre diariamente. Por isso, é interessante acompanhar o funcionário que chegou recentemente à empresa por um período.

Isso é importante porque, várias vezes, é comum que dúvidas sobre regras e dinâmica da organização só surjam com o passar dos dias.

Além disso, é uma forma de mensurar se o colaborador realmente se adequou ao time, e se há pontos que podem ser melhorados para a sua permanência.

Uma vez integrado, seu próximo passo como líder de um time que trabalha a distância é fazer um bom gerenciamento desses profissionais, concorda?

Por esse motivo, fecharemos este conteúdo sugerindo que você leia o artigo: “Como gerenciar equipes remotas? 9 dicas para os melhores resultados”.

Use a tecnologia a seu favor

Seja para realizar a integração remota, híbrida ou presencial, a tecnologia é a maior aliada para  unificar e centralizar a atuação da sua equipe. Exemplo disso é o Zendesk Service, software de gestão de atendimento que fornece ferramentas completas para líderes e colaboradores do time de suporte.

Criada para estabelecer conexões significativas com o consumidor, a plataforma é um hub para todos os seus funcionários, fornecendo infinitas possibilidades para tornar sua rotina mais eficiente, da automação de processos à análise de desempenho automática.

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