O que é Kanban e como essa metodologia auxilia no controle de gestão?

Nos últimos anos, as empresas precisaram moldar suas estruturas de trabalho para acompanhar a exigência de agilidade dos consumidores, e isso impulsionou o uso de muitas estratégias como o Kanban, a fim de fortalecer o desenvolvimento rápido dos negócios.

Se você lida com o controle de gestão de projetos, já deve saber como funciona a ferramenta Kanban, mas, se a sua empresa ainda não utiliza essa metodologia ágil, provavelmente está aqui para entender o que é Kanban.

Já deu para perceber que esse método é aplicado ao fluxo de produção dos negócios, mas, ao longo deste conteúdo você perceberá que essa estratégia nenhum pouco nova, consegue aumentar a produtividade das empresas, de maneira simples e muito útil.

Continue a leitura para conhecer os benefícios do Kanban e muito mais!

O que é Kanban?

Se você chegou até este conteúdo a fim de responder à questão: Kanban, o que é? Saiba que Kanban nada mais é que um sistema de controle de gestão de fluxo visual, que utiliza cartões coloridos distribuídos em colunas na organização de tarefas.

O Kanban também é conhecido como método de gestão visual, e essa estratégia faz parte da técnica japonesa de promoção, conhecida como Just In Time (JIT), sendo assim, o Kanban não é o JIT, mas faz parte desse outro método.

O método Kanban segue uma estrutura que preza pelo controle visual das atividades de forma simples e eficiente, no intuito de conduzir o fluxo de trabalho seguindo:

• um sistema visual: geralmente esse sistema é organizado em um painel com colunas, que podem representar o que está sendo feito, o que precisa ser realizado e o que já foi feito; 

• com cartões coloridos: nas colunas são colocados cartões coloridos, e cada cor de cartão determina em qual coluna as tarefas se encaixam no painel;

• limitação do trabalho em andamento: graças a fácil visualização que a metodologia ágil Kanban possibilita, é possível limitar o fluxo de trabalho de acordo com seu andamento, para que nenhuma coluna pré-determinada nesse ciclo fique sobrecarregada.

De onde surgiu o método Kanban?

O método Kanban surgiu no Japão, entre as décadas de 1930 e 1960, quando o engenheiro industrial e empresário, Taiichi Ohno, funcionário da Toyota Automotiva, desenvolveu um sistema de planejamento simples, a fim de controlar e gerenciar o trabalho e inventário da empresa, de maneira eficiente e otimizada.

Ohno criou a metodologia Kanban, pois a produtividade e a eficiência da Toyota era ineficiente, quando comparada aos rivais automotivos americanos da época, e, com o Kanban, a Toyota tornou seu sistema de produção mais flexível, eficiente e produtivo.

O método Kanban permitiu um controle de gestão muito mais eficiente para os negócios, onde todos os passos do fluxo de trabalho, desde o fornecer até o consumidor final, passaram a ser observados, de modo a evitar desperdícios e processos ineficientes. 

Curiosidade: o nome Kanban tem relação direta com a origem japonesa da palavra, que pode significar “quadro de sinal” ou “sinal visual”. E esse sistema de produção é a principal base do modelo de produção Lean.

Sistema Toyota de Produção

O sistema Toyota de produção, tradução do seu nome em inglês Toyota Production System (TPS), foi desenvolvido pela Toyota Motor Corporation, a fim de melhorar a qualidade dos processos industriais, fornecendo às empresas melhor qualidade, menor custo de produção, e um lead time mais curto e sem desperdícios.

Dentre os pilares do sistema Toyota de Produção estão métodos conhecidos, como o Judoka, o Just in time, Kaizen e o Kanban, que estamos explicando aqui, dentre outros, desenvolvidos pelo já mencionado Taiichi Ohno.

Apesar de o sistema Toyota de produção ser antigo, e datar do pós-Segunda Guerra Mundial, os métodos propostos por esse sistema ainda hoje são utilizados, e garantem o máximo aproveitamento dos recursos dos empreendimentos, e mais organização para as empresas.

Leia também: “Scrum vs Kanban: qual o melhor para seu projeto?”

Qual o objetivo do Kanban?

Após entender o que é o Kanban, é importante saber determinar seus principais objetivos, pois, somente assim os negócios se convencerão em adotar essa metodologia.

Sendo assim, é fundamental dizer que o maior objetivo do método Kanban é aumentar a produtividade de um negócio, otimizando o tempo de produção de cada tarefa realizada, por esse motivo o Kanban é considerado uma metodologia ágil.

Além disso, esse sistema de controle de gestão visa:

• auxiliar na finalização de tarefas;
• aumentar a eficiência das produções;
• otimizar os sistemas de produção;
• reduzir os gastos de produção;
• reduzir gargalos de produção;
• e proporcionar melhorias contínuas ao negócio.

Tipos de Kanban

Antes de entendermos como funciona a ferramenta Kanban, é importante deixarmos claro que esse método se divide em duas principais aplicações, sendo elas a de movimentação e o de produção, mas existem também outros tipos. Veja a seguir o detalhe de cada uma dessas categorias:

Movimento

Esse tipo de Kanban é utilizado para que departamentos notifiquem diversos setores sobre a realização de alguma ação específica, ou, pode ser utilizada como alerta para que alguma ação seja realizada ou paralisada.

Produção

Já no tipo de Kanban de produção, o de usa mais comum por empresas, tanto em processos industriais, quanto em processos de atendimento e suporte, todos os envolvidos na colaboração e produção podem visualizar o projeto, normalmente utilizando murais, ou softwares que permitem uma visão ampla do pipeline de produção.

Normalmente os murais são visualizados da seguinte forma:

• to do: fazer (coluna que mostra o que deve ser feito);
• doing: fazendo (coluna que mostra as tarefas sendo executadas);
• done: feito ( e coluna que mostra as tarefas concluídas).

Esse tipo de Kanban é o mais utilizado atualmente, e foi modernizado ao longo dos anos, hoje, diversos softwares de atendimento e vendas apresentam versões modernas dessa estratégia visual, a fim de facilitar o cumprimento das tarefas, com apontamentos que mostram as prioridades para cada profissional.

E-Kanban

O E-Kanban é a modalidade mais moderna do Kanban, pois, ao invés de ser realizado com cartões físicos, acontece de maneira totalmente digital. Ou seja, o E-Kanban é a forma online dessa estratégia.

Atualmente, muitas ferramentas digitais, como softwares de planilhas, e até mesmo plataformas de atendimento e vendas, já incluem versões de Kanban integradas em suas programações, facilitando a visualização do pipeline dos colaboradores.

Exemplos de Kanban 

Para simplificar o entendimento do uso do método Kanban, confira a seguir três exemplos de como essa estratégia pode ser utilizada.

• No planejamento de projetos: gerentes de projetos podem utilizar o Kanban no acompanhamento dos seus projetos, e, atualmente, existem várias ferramentas que permitem acompanhar o fluxo de produção de tarefas.

• Para gerenciar o fluxo de vendas: quadros de Kanban também podem apoiar processos de fluxo de vendas, mostrando o ciclo de vendas de todos os pedidos.

Essa função é muito vista em ferramentas como o Zendesk para vendas, onde é possível analisar todas as chamadas e relatórios de atividades, graças a integração dos aplicativos a um sistema CRM de vendas, que proporciona visão ampla do fluxo de vendas.

• No processo de aprendizagem: o Kanban pode auxiliar treinamentos, ou a aplicação de cursos, oferecendo um quadro de passos a serem seguidos para chegar a uma certificação. Esse tipo de processo é um exemplo de Kanban muito utilizado por empresas que oferecem cursos online.

Princípios do método Kanban

Agora que já explicamos o que é Kanban, apresentaremos a seguir os quatro princípios fundamentais desta metodologia ágil, com função disruptiva, e visa promover a melhoria dos processos comerciais dos negócios.

1.º princípio: comece com o que você já faz

O primeiro princípio do método Kanban sugere que as empresas que passem a utilizar essa estratégia não realizem mudanças em seus processos de imediato. 

A ideia é que o Kanban seja inserido de maneira direta no fluxo de trabalho em funcionamento, para que, ao poucos, mudanças necessárias comecem a ser realizadas. Dessa maneira, os empreendimentos não paralisam suas produções, e o método Kanban vai se tornando parte do cotidiano das equipes gradualmente.

2.º princípio: aceite mudanças evolutivas e incrementais

Além do Kanban ser inserido aos poucos no fluxo de tralho, é importante que ele seja um processo evolutivo, que respeite o tempo das equipes em aprender com a nova metodologia.

Esse princípio encoraja as mudanças, mas também observa a possibilidade de ocorrerem resistências no decorrer da implementação de um novo processo de realização do fluxo de trabalho, sendo fundamental que toda aplicação do Kanban aconteça de maneira gradual.

3.º princípio: respeite os processos, funções e responsabilidade atuais

O terceiro princípio está diretamente ligado ao princípio anterior, e se refere às mudanças que podem acontecer ao longo de uma migração de processo, que interfira de alguma maneira em funções e responsabilidades.

É importante dizer que o Kanban não proíbe mudanças, porém, ele indica que as mesmas aconteçam de maneira gradual, de preferência em parceria com os profissionais envolvidos. 

4.º princípio: encorajar a liderança em todos os níveis

O Kanban é uma prática que estimula a liderança em todos os níveis organizacionais, ou seja, todos os colaboradores podem impactar mudanças no ambiente corporativo, desde que suas ideias sejam boas e aplicáveis.

6 principais práticas do Kanban como metodologia ágil

Para quem não sabe, metodologia ágil corresponde a um conjunto de técnicas, que, quando somadas, têm o objetivo principal de tornar o processo de entrega de um fluxo de trabalho mais rápido e eficiente. 

Por isso o Kanban é considerado uma metodologia ágil, já que a partir das suas práticas, são criados atalhos para que as empresas construam fluxos de trabalho mais simples, porém, muito mais ágeis.

Além disso, é importante dizer que para que essa metodologia tenha os resultados esperados, seis principais práticas precisam ser seguidas, sendo elas:

• visualização do fluxo de trabalho: o método Kanban é uma ferramenta visual, por isso, é importante que a empresa utilize um painel de visualização para entender como a estratégia conduz fluir o fluxo de trabalho;

• limitação do trabalho em andamento (WIP): como o Kanban propõe a realização das tarefas, é importante que o andamento do trabalho seja acompanhado de perto, e que a realização sequencial das tarefas seja estimulada, a fim de evitar que muitas demandas sejam iniciadas, e poucas sejam finalizadas;

• gerenciamento de fluxo: o gerenciamento se alinha a limitação do trabalho, e permite que as empresas acompanhem de perto a conclusão das demandas do fluxo de trabalho, isso torna o Kanban útil em identificar a capacidade de produção das equipes;

• explicitação das políticas de processo: com o Kanban os empreendimentos conseguem deixar suas regras bem definidas, criando critérios importantes para que todos os colaboradores sigam uma ordem pré-estabelecida de fluxo de trabalho;

• implementação de loops de feedbakcs: os loops de feedbacks nada mais são que etapas de revisão do fluxo de trabalho, que se tornam muito mais eficientes quando esses fluxos são acompanhados de perto. Esses loops são fundamentais para o bom desenvolvimento das tarefas, e fortalecem a comunicação entre equipes;

• incentivo a colaboratividade: por fim, é importante reforçar que o método Kanban é uma estratégia evolutiva, que encoraja as lideranças, e valoriza as boas ideias, isso facilita o processo de mudanças ao longo da conclusão de demandas, e melhora a colaboratividade entre os agentes.

Complemente seu conhecimento sobre metodologia ágil assistindo ao TEDxWorking, “Agilie working: an innovation in the way we work”. Uma palestra sobre formas produtivas de trabalho, com Anne Cantelo.

Benefícios do Kanban

Após entender bem o que é Kanban, e como esse sistema garante mais agilidade ao fluxo de trabalho dos negócios, e também maior produtividade dos colaboradores, podemos dizer que essa metodologia também garante os seguintes benefícios:

• diminui a ociosidade dos colaboradores;
• reduz o desperdício de recursos e tempo;
• oferece flexibilidade ao fluxo de trabalho;
• aumenta a produtividade das equipes;
• permite a priorização de tarefas importantes;
• dentre outros.

E se você trabalha com vendas, e pretende alcançar ainda mais benefícios do Kanban, recomendamos que utilize o Zendesk para vendas, um CRM de vendas moderno, capaz de te proporcionar uma visão ampla do pipeline e receita das equipes de vendas.

Com essa ferramenta alinhada as estratégias do método Kanban, sua empresa conquistará ainda mais vendas, e ainda aumentará a produtividade dos agentes, que terão resultados muito mais ágeis. Teste grátis!