Matriz de responsabilidade: o que é e por que usar em seus projetos?

Matriz de responsabilidade é uma ferramenta que contribui para que os membros de uma equipe visualizem de forma mais clara os seus papéis e responsabilidades dentro de um determinado projeto.

A ideia é evitar possíveis falhas na distribuição das tarefas ou dúvidas sobre a quem pertence cada atividade. Problemas como esses podem não só comprometer a gestão de pessoal, mas também impactar negativamente no desenvolvimento e na entrega dos resultados.

Outro ponto de contribuição da matriz de responsabilidade é poder melhorar a comunicação entre os profissionais e, assim, evitar desentendimentos. 

Afinal, quando cada um sabe exatamente o que fazer e até onde deve ir, também fica mais claro quanto pode cobrar do seu colega de trabalho e, por que não, o que pode fazer para ajudá-lo. 

E quais outras vantagens a matriz de responsabilidade pode trazer para a sua empresa? Neste artigo você vai conferir:

• O que é matriz de responsabilidade e para que serve essa ferramenta

• Quais são os benefícios de utilizar a matriz de responsabilidade

• Como montar uma matriz de responsabilidade (com exemplos)

O que é matriz de responsabilidade e para que serve essa ferramenta

A matriz de responsabilidade, que também pode ser chamada de matriz RACI, é uma ferramenta visual que define a participação e a responsabilidade de cada profissional dentro de um projeto.

Essa solução pode ser usada, por exemplo, no desenvolvimento de estratégias, na criação e/ou lançamento de novos produtos, nas otimizações de processos internos, entre diversas outras situações.

Por exemplo, vamos imaginar que a sua empresa esteja montando uma base de conhecimento para Help Desk. 

Entre as etapas que contemplam essa atividade estão escolher quem serão os autores e os revisores da sua base de conhecimento, produzir os conteúdos, estabelecer um fluxo de produção e garantir a atualização constante das informações.

Concorda que são várias fases que precisam funcionar perfeitamente, visto que, inclusive, uma depende da outra para prosseguir? Uma maneira de garantir esse bom fluxo é utilizando uma matriz de responsabilidade.

O principal motivo é que essa ferramenta garante que os envolvidos no processo visualizem claramente a função e as atribuições de cada um. 

Isso facilita identificar, por exemplo, com quem determinada informação está, qual pessoa aprova cada etapa, com quem falar em cada de dúvidas etc.

O vídeo abaixo vai lhe ajudar a entender um pouco melhor.

Entendendo as siglas que fazem parte da matriz de responsabilidade

O primeiro passo antes de montar uma matriz de responsabilidade é conhecer os significados da sigla RACI, pela qual essa ferramenta também é identificada.

RACI é o acrônimo para: responsible (responsável); accountable (aprovador); consulted (consultado) e informed (informado).

Responsible (responsável)

O responsible, ou responsável, é o profissional que, efetivamente, deve executar a tarefa. Isso quer dizer que ele é o dono daquela atividade, portanto, o responsável por sua finalização e entrega.

Dependendo do projeto, é comum que algumas tarefas precisem ser realizadas por mais de uma pessoa. Quando isso acontece, é indicado que na matriz de responsabilidade esteja apenas um nome, a fim de direcionar os demais membros a quem buscar ou questionar, caso seja necessário.

Utilizando o exemplo que demos sobre a montagem de uma base de conhecimento, um responsável na matriz RACI pode ser o profissional que produzirá os conteúdos, o outro quem fará a revisão, outro quem vai manter a atualização das informações, e assim por diante. 

Accountable (aprovador)

O accountable, ou aprovador, atua como um gerente ou “dono do projeto”. Cabe a esse membro da equipe aprovar ou não a entrega de uma tarefa. Somente ele tem o poder de aceitar o que foi entregue pelo responsible (responsável).

Vale lembrar que, ainda que designe que essa informação seja passada por outra pessoa, somente o accountable tem permissão para aprovar ou desaprovar algo no projeto que está sendo executado.

Dica de leitura: “Gestão de conflitos em projetos: o que é, qual a importância e 3 dicas fundamentais de como fazer”

Consulted (consultado)

Atua como consulted, ou consultado, toda e qualquer pessoa que possa trazer informações relevantes para o projeto e/ou esclarecer dúvidas do responsável.

O consultado não precisa, obrigatoriamente, ser um funcionário da empresa. Ele pode, por exemplo, ser um profissional externo com grande conhecimento técnico, ou até mesmo o próprio cliente.

Imagine uma empresa que esteja desenvolvendo uma solução de atendimento para e-commerce, por exemplo, um chatbot para site. 

Ninguém melhor do que o próprio cliente que solicitou o serviço para conhecer a fundo o perfil do seu público-alvo e, com isso, esclarecer pontos importantes para a criação da melhor ferramenta de atendimento.

Informed (informado)

Já o informed, ou seja, o informado, contempla todas as pessoas que precisam ser informadas sobre a evolução das tarefas. 

A ideia é que o responsible notifique o informed sempre que algo seja iniciado ou concluído, desde que essas ações causem impacto no projeto e/ou nos seus envolvidos.

Para exemplificar, vamos usar o desenvolvimento de um chatbot para site que citamos no tópico anterior. 

O responsável pode notificar o informado, por exemplo, sobre o fim da fase de implementação e o início da etapa de testes com os clientes, duas tarefas que afetam bastante o resultado do projeto.

Fonte: SlideModel.com

Outras siglas que podem fazer parte de uma matriz RACI

Ainda que o acrônimo RACI seja formado por apenas 4 letras, há outras que podem ser utilizadas em uma matriz de responsabilidade.

Esse acréscimo contribui para que as responsabilidades e as atribuições fiquem mais detalhadas, facilitando a gestão, a comunicação e aumentando a eficiência do projeto, bem como permite ajustar a ferramenta às suas necessidades.

Das opções temos:

• M: manager (gerente)

• B: backup (reserva)

• N: notify (notificados)

• O: originator (originador)

Manager (gerente)

Diferentemente do accountable, o manager, ou gerente, é o membro da equipe responsável por coordenar o projeto. No caso, a sua atuação é de estruturar e sistematizar as entregas, mas não cabe a ele a aprovação das tarefas realizadas.

Sugestão de leitura: “Como gerenciar equipes remotas? 9 dicas para os melhores resultados”

Backup (reserva)

O backup é um profissional que vai atuar como um “reserva” caso o responsible não possa executá-la.

A proposta com essa função é evitar que imprevistos impactem na qualidade ou na entrega do projeto.

No entanto, é bem importante deixar claro que essa substituição só deve ser realizada quando o responsável realmente não tiver como realizar as suas funções. Do contrário, é bastante indicado manter a mesma formação da equipe do início ao fim.

Notify (notificados)

Similar ao informed, os notificados são pessoas que precisam ser informadas sobre a conclusão de uma tarefa para darem prosseguimento ao projeto.

Lembra do exemplo da base de conhecimento que demos anteriormente? Pois bem, o notificado pode ser o responsável pela revisão dos conteúdos. No caso, ele será informado pelo profissional que criou os textos para, dessa forma, iniciar a parte que lhe cabe no processo.

Originator (originador)

O originator, ou originador, é quem cria as tarefas dentro da matriz de responsabilidade. A letra utilizada poderia ser a C, de criador (creator), no entanto, ela se confundiria facilmente com o consulted (consultado) na hora de montar a matriz de responsabilidade.

Esse membro da equipe é quem vai criar as atividades a fim de que o projeto seja desenvolvido, ou seja, ele cria o briefing, que é um conjunto de informações e orientação de como algo deve ser executado e qual o resultado esperado.

Ele também pode, por exemplo, criar novas atividades dentro da ferramenta enquanto o projeto já está em andamento, caso isso seja necessário. 

Passo a passo para montar uma matriz de responsabilidade eficiente

Agora que as siglas que são utilizadas em uma matriz de responsabilidade ficaram claras, hora de saber, na prática, como criar essa ferramenta.

Na verdade, a montagem de uma matriz RACI é bastante simples. Ela pode, inclusive, ser feita em softwares como o Excel.

Assim, o passo a passo de como fazer uma matriz de responsabilidade são:

1. Mapeie quais serão as atividades do projeto em questão

2. Identifique todas as partes interessadas

3. Monte a tabela RACI para incluir todas as informações

4. Defina os responsáveis por cada tarefa

1. Mapeie quais serão as atividades do projeto em questão

O primeiro passo para a montagem de uma matriz RACI é mapear todas as atividades que precisam ser executadas para que o projeto possa ser concluído.

Aqui, vale um importante adendo: estamos nos referindo a projetos como uma das atividades que podem ser beneficiadas com o uso dessa ferramenta, certo? No entanto, é bem importante relembrar o que dissemos logo no início deste artigo.

A matriz de responsabilidade é um recurso que pode ser utilizado também para outras situações dentro de uma empresa, por exemplo, otimização de processos internos e desenvolvimento de estratégias.

Assim, de acordo com o objetivo do uso dessa solução, devem ser levantadas todas as tarefas necessárias para a sua finalização, contemplando de maneira ampla cada etapa que precisa ser concluída, a fim de que não haja falhas na execução.

2. Identifique todas as partes interessadas

Uma vez mapeadas as atividades, fica muito mais fácil identificar as partes interessadas no projeto.

Por isso, o segundo passo da montagem de uma matriz de responsabilidades consiste em verificar, além dos membros da equipe, quais outras pessoas serão impactadas com essas ações.

É nesse momento também que devem ser listados quem serão os aprovadores, os consultados e os informados.

3. Monte a tabela RACI para incluir todas as informações

Tudo isso que foi definido nos passos anteriores precisa ser transformado em uma planilha, visto que a matriz de responsabilidade é uma ferramenta visual. 

Assim, a ideia é que uma consulta rápida permita que as principais informações do projeto sejam facilmente verificadas.

Na hora de montar a sua matriz RACI, use as linhas para descrever quais são as atividades e as colunas para atribuir quem é o responsável.

Mais adiante vamos apresentar alguns exemplos de matrizes de responsabilidade que podem ser utilizados.

4. Defina os responsáveis por cada tarefa

Por fim, o último passo é preencher a planilha com as letras que explicamos anteriormente — R, A, C, I, e/ou M, B, N, O —, a fim de que cada profissional saiba claramente qual é a sua responsabilidade no projeto.

Quanto a isso, é bem importante deixar claro que uma mesma pessoa pode assumir mais de uma função na matriz de responsabilidade, tudo depende do que está sendo desenvolvido ou otimizado.

Dicas extras sobre o preenchimento da matriz RACI

E para que o uso da matriz de responsabilidade na sua empresa traga ainda mais resultados, trouxemos algumas dicas extras sobre o seu preenchimento:

• Cada tarefa deve ter, ao menos, um responsável e somente um aprovador. Isso ajuda a evitar conflitos na hora de aceitar ou não uma atividade

• Não são todas as tarefas que precisam de consultados, informados ou notificados

• Porém, uma mesma tarefa pode ter mais de um consultado, informado ou notificado

• É bem interessante envolver toda a equipe na definição das responsabilidades. Essa participação mais ativa cria um efeito colaborativo, ajuda na compreensão de todo o projeto, alinha expectativas e contribui para que cada um entenda de maneira plena o seu papel.

Exemplos de matriz de responsabilidade ou matriz RACI

Com todas essas informações em mente, confira alguns exemplos de matrizes de responsabilidades que você pode montar.

Montando uma base de conhecimento

Melhorando um processo interno

Os benefícios de utilizar a matriz de responsabilidade na sua empresa

Os benefícios de utilizar uma matriz de responsabilidade para os seus projetos, otimizações e desenvolvimentos são muitos.

Dos que mais se destacam estão: 

• Melhora da divisão de tarefas entre os profissionais de uma mesma equipe

• Melhora da organização das informações referentes ao projeto

• Aprimoramento da comunicação entre os membros do time

• Aumento do senso de responsabilidade de cada colaborador

Melhora da divisão de tarefas entre os profissionais de uma mesma equipe

Uma das grandes vantagens da matriz RACI é aprimorar a divisão de tarefas entre os membros de uma equipe.

Com um controle visual mais amplo, fica muito mais fácil controlar qual profissional executará cada uma das atividades. Isso evita, inclusive, sobrecarregar os colaboradores ou não atribuir funções compatíveis com os seus talentos e competências.

Melhora da organização das informações referentes ao projeto

A organização das informações e das responsabilidades também melhora bastante com a matriz de responsabilidade. 

Isso acontece porque, em um único documento, qualquer pessoa envolvida no processo consegue facilmente identificar quem deve consultar, a quem pode pedir ajuda ou cobrar alguma entrega etc.  

Aprimoramento da comunicação entre os membros do time

Esse ponto, por sua vez, leva a outra vantagem, que é o aprimoramento da comunicação entre os membros da equipe.

Ao saber a quem se reportar, evita-se informações e orientações incorretas, o que pode influenciar na execução das atividades e até mesmo na qualidade e no tempo para finalização de todo o projeto.

Aumento do senso de responsabilidade de cada colaborador

Por fim, e tão importante quanto os outros benefícios que acabamos de citar, é o aumento do senso de responsabilidade dos colaboradores.

Ao saber exatamente qual é a sua função dentro do projeto, os profissionais assumem de maneira muito mais rápida a sua participação, se tornam mais engajados e produtivos.

Além disso, essa definição mais clara e precisa evita que alguma atividade deixe de ser executada por não ter sido atribuída a alguém.

Aproveite e leia também: “Produtividade no trabalho: 3 dicas e 4 ferramentas para manter a boa performance da sua empresa”

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