Guia completo: Matriz Nine Box, o que é e como aplicar

A Matriz Nine Box, ou avaliação 9 Box, é um método para avaliar o desempenho dos funcionários de uma empresa. A ferramenta faz a relação entre o desempenho atual do colaborador ao mesmo tempo que avalia o seu potencial de crescimento e desenvolvimento.

Trata-se de uma das metodologias mais utilizadas pelo setor de RH para identificar talentos, quais funcionários precisam de treinamentos ou, ainda, se é necessário realocar certos profissionais.

O relatório Workplace Learning de 2022 do LinkedIn revelou que 94% dos funcionários entrevistados ficariam por mais tempo em uma empresa se ela investisse em ajudá-los em seu aprendizado e desenvolvimento com orientações e mentorias.

É importante garantir esses tipos de oportunidades para que os talentos de sua empresa sintam que possuem algo pelo que esperar. Caso contrário, pode chegar o momento no qual decidam sair, já que não veem futuro em sua empresa.

Do outro lado da moeda, funcionários com desempenho muito abaixo da média, sem engajamento e que não demonstram potencial ou valor para a organização, exigem uma abordagem diferente e delicada.

Por isso, a ferramenta 9 Box é uma excelente alternativa para as estratégias de equipes de Recursos Humanos analisarem toda a força de trabalho, departamentos, funções e cargos específicos a fim de auxiliar na gestão e tomada de decisões!

Acompanhe este nosso guia completo sobre o método 9 Box e descubra:

• o que é 9 Box;

• como funciona a Matriz 9 Box;

• vantagens da avaliação Nine Box;

• como aplicar a 9 Box;

O que é Matriz Nine Box?

A Matriz Nine Box (“nove caixas”, em português) é uma ferramenta de avaliação de funcionários que divide seus potenciais e desempenhos em 9 grupos. Cada uma das caixas representa 

A princípio, a metodologia foi criada pela McKinsey and Company, uma organização de consultoria empresarial, para analisar e dar suporte às decisões estratégicas da empresa em relação aos portfólios de suas unidades de negócio que possuíam uma alta diversificação de produtos.

Em outras palavras, o objetivo era encontrar a relação entre a força competitiva e a atratividade do mercado para direcionar os investimentos às unidades com mais resultados, enquanto as outras seriam descontinuadas.

Não demorou muito para que a ferramenta também começasse a ser usada na avaliação de desempenho pelo setor de Recursos Humanos na gestão de pessoas, talentos e desenvolvimento profissional.

A classificação da Matriz Nine Box com os seus quadrantes se tornou uma excelente forma de embasar decisões relacionadas aos funcionários, como promoções a novos cargos, treinamentos e capacitações, aumentos salariais, desligamentos, entre outros.

Embora existam diversas vantagens, como veremos mais abaixo, é fundamental entender que a ferramenta Nine Box é apenas uma representação visual dos resultados e potenciais dos funcionários. Quando usada sozinha, a matriz não é uma forma de avaliação e feedback, mas faz parte de todo o processo.

• Feedback 360: o que é e por que aplicá-lo em suas avaliações de desempenho?

Ou seja, não há um único padrão que define qual funcionário colocar em quadrante X ou quadrante Y. Ao usar o 9 Box, você ainda precisa definir um sistema de avaliação com indicadores de desempenho dos funcionários alinhados aos da empresa.

Por exemplo, em uma equipe de vendas, pode-se obter a performance individual de um vendedor por meio da avaliação de suas respectivas metas e objetivos ao comparar com o seu potencial e suas competências.

O ideal é definir bons critérios, recursos e indicadores para mensurar o desempenho dos funcionários a fim de garantir informações consistentes na hora de inserir os profissionais na Matriz 9 Box.

Leia também: 7 dicas para ter uma equipe de alta performance em vendas

Como funciona a Matriz 9 Box?

A estrutura da Matriz Nine Box é composta por 3 linhas e 3 colunas. No eixo vertical, deve-se colocar o potencial de cada colaborador, enquanto o eixo horizontal mostra o seu desempenho. Sendo assim, a Matriz 9 Box pode ser visualizada conforme o exemplo na tabela abaixo:

Baixo desempenho / Alto potencial	Desempenho moderado / Alto potencial	Alto desempenho / Alto potencial
Baixo desempenho / Potencial moderado	Desempenho moderado / Potencial moderado	Alto desempenho / Potencial moderado
Baixo desempenho / Baixo potencial	Desempenho moderado / Baixo potencial	Alto desempenho / Baixo potencial

Entenda em mais detalhe o que significa cada grupo desses profissionais na ferramenta Nine Box:

• Baixo desempenho e alto potencial: funcionário qualificado com potencial de crescimento, mas precisa corrigir suas falhas. Vale o investimento para treinar e engajar esse tipo de profissional;
• Desempenho moderado e alto potencial: é o colaborador com uma boa performance em seu trabalho, mas é capaz de fazer muito mais. Com um pouco de orientação, pode se tornar um funcionário de desempenho exemplar;
• Alto desempenho e alto potencial: está entre os melhores profissionais da empresa. É um funcionário proativo e motivado, sempre buscando solucionar problemas e investir em seu crescimento profissional;
• Baixo desempenho e potencial moderado: tem habilidades suficientes para ter sucesso em sua função, mas precisa de ajuda para atingir resultados melhores;
• Desempenho moderado e potencial moderado: trata-se daquele funcionário que sabe exercer suas atividades e tarefas, sempre mantendo o desempenho em níveis aceitáveis, mas que pode fazer mais;
• Alto desempenho e potencial moderado: apesar da falta de algumas competências ou habilidades, é um profissional que surpreende com seu desempenho acima do esperado. Vale a pena treiná-lo para identificar pontos de melhorias em seu desenvolvimento;
• Baixo desempenho e baixo potencial: este funcionário enfrenta sérias dificuldades em seu trabalho, com um desempenho insuficiente que condiz com seu potencial. Precisa ser transferido ou desligado da organização para dar lugar a um profissional com competências adequadas;
• Desempenho moderado e baixo potencial: é um colaborador com performance eficiente, mas talvez esteja emperrado em sua carreira. Com boas orientações e treinamentos, seu potencial pode aumentar junto de seu desempenho;
• Alto desempenho e baixo potencial: um membro importante da equipe, mas que pode ter chegado ao limite do seu desenvolvimento. Considere uma avaliação dedicada a alinhar os objetivos deste funcionário com os da empresa.

Também podemos entender o que é 9 Box e o significado de cada quadrante da matriz conforme as seguintes definições:

Enigma	Futuro Profissional Estrela	Profissional Estrela
Duvidoso	Mantenedor	Futuro Profissional Estrela
Insuficiente	Eficaz	Comprometido

Vantagens da avaliação nine box

Método simples de usar

A metodologia Nine Box é fácil de entender e colocar em prática. Tudo o que você precisa fazer é revisar os pontos fortes e fracos dos funcionários por meio de uma avaliação de desempenho e encaixá-los no grupo correto. 

Por ser uma avaliação de desempenho visual, todos são capazes de entender o seu conceito bem rápido e tomar decisões mais assertivas baseadas nos resultados.

Avaliação de desempenho transparente

O método da Matriz 9 Box requer uma comunicação aberta e honesta entre os funcionários e a liderança para uma avaliação eficiente. A ferramenta ajuda a esclarecer e alinhar as expectativas e os objetivos entre a gestão e os colaboradores.

Contudo, atente-se para que a transparência não se torne uma desvantagem. A matriz está propensa à subjetividade, e as emoções humanas podem levar a uma classificação tendenciosa dos funcionários.

É importante não deixar que a transparência leve ao estresse e conflitos. Reuniões de feedbacks nas quais a planilha da Matriz 9 Box é apresentada e discutida podem ser estressantes para os funcionários e os gestores.

As características de uma liderança carismática, como empatia, inteligência emocional e comunicação assertiva são essenciais para esses casos.

Gestão e desenvolvimento de talentos

Ao usar a avaliação da Matriz Nine Box, é possível identificar os pontos fortes de seus funcionários e determinar quais têm potencial para liderança ou cargos mais altos na empresa. A partir de então, você consegue se certificar que os talentos recebam o suporte e a orientação necessárias para o sucesso.

Ao mesmo tempo, se a matriz mostrar que um funcionário tem alto potencial, mas com baixos níveis de desempenho, é um sinal para cogitar uma abordagem com o objetivo de aumentar a sua motivação e engajamento.

Já se os resultados e potenciais estão longe do que deveriam ser, a ferramenta Nine Box também vai expor quais colaboradores podem ter sido contratados equivocadamente e precisam passar por algum reajuste.

Leia também: a importância do feedback na gestão de pessoas

Integração com outras ferramentas de avaliação

Como dissemos no começo deste artigo, a Matriz Nine Box funciona melhor quando usada com métodos de avaliação de desempenho para resultados muito mais precisos e próximos da realidade. Isto é, que permitam identificar e fazer a gestão de KPIs.

Saiba mais:

• Como fazer uma avaliação por objetivos? Qual sua importância?
• [Guia] 10 etapas para criar uma avaliação de performance
• Avaliação por competência: o que é e como fazer na prática?

Continue a leitura e veja como fazer a Matriz de avaliação Nine Box.

Como aplicar a Matriz 9 Box?

Confira o passo a passo simples de como aplicar a 9 Box para identificar talentos em sua empresa!

1. Avalie o desempenho

Como já vimos anteriormente, a Matriz Nine Box mais comum possui três categorias de desempenho: baixo, moderado e alto. Portanto, durante sua avaliação de desempenho, os funcionários são pontuados nesta escala.

Porém, há diversas formas de avaliar o desempenho e cada organização pode usar métodos diferentes, como a avaliação por objetivos, por competências ou por performance geral.

Como exemplo, usaremos a seguinte estrutura:

• Baixo desempenho: o funcionário não atende aos requisitos de seu trabalho e falha em suas metas individuais;
• Desempenho moderado: atinge parcialmente as e seus objetivos individuais;
• Alto desempenho: o profissional atende plenamente aos requisitos de seu trabalho e suas metas individuais.

Apesar de a Matriz Nine Box ser dividida em 3 categorias de desempenho, existem empresas que optam por usar 4 classificações na matriz (o que aumentaria o número de quadrantes). 

Muitos líderes não gostam de dar feedbacks negativos, e uma classificação com “apenas” 3 opções pode induzi-los a colocar o colaborador em uma categoria de desempenho moderado, mesmo que, de forma objetiva, deveria estar em um quadrado de baixo desempenho.

Por isso, fica a seu critério definir as características da matriz. Uma escala com 4 qualificações de performance pode ser ideal para ajudar a fazer uma escolha mais assertiva, como “acima da média” ou “abaixo da média”.

• Saiba o que é a avaliação 360 e como funciona

2. Avalie o potencial

O outro eixo da Matriz 9 Box é potencial, que pode ser baixo, moderado ou alto. No entanto, essa avaliação não é tão simples quanto acompanhar o desempenho com métricas de desempenho definidas.

Neste estágio, além dos dados da avaliação de desempenho, você também precisa ter em mãos informações mais difíceis de identificar, por assim dizer. 

Em outras palavras, o funcionário está trabalhando com todo o seu potencial? Será que suas competências e habilidades podem ser desenvolvidas com treinamentos adequados?

Em geral, podemos dividir as categorias de potencial na avaliação da Matriz Nine Box da seguinte forma: 

• Baixo potencial: o funcionário já trabalha no limite de seu potencial e quase não há expectativas para melhorias, seja por falta de competências ou de motivação;
• Potencial moderado: é um colaborador com certo potencial para se desenvolver com treinamentos específicos, especialmente para conhecimentos sobre sua atual função;
• Alto potencial: este profissional tem um desempenho muito além das expectativas de sua posição e responsabilidades. Eles assumem naturalmente e com entusiasmo papéis de liderança e estão prontos para uma posição mais alta.

Desta forma, o potencial é basicamente a possível trajetória de um funcionário dentro da empresa, uma análise essencial para a metodologia Nine Box.

3. Crie a Matriz Nine Box

Agora, como fazer a matriz de avaliação Nine Box? Nesta etapa, crie a relação entre as linhas e colunas que definiu nos passos anteriores. O modelo apresentará uma visão clara da posição de cada funcionário na empresa.

A maneira mais simples de como fazer a matriz de avaliação é em uma planilha do Excel ou do Google Spreadsheets. Se preferir, também pode criar uma apresentação no PowerPoint ou Google Apresentações para ilustrar melhor na hora de oferecer o feedback.

Porém, primeiro, aplique a planilha da Matriz 9 Box para suas próprias análises internas, antes de elaborar uma apresentação com visual mais padronizado. Ainda mais se esta for a sua primeira vez lidando com a avaliação 9 Box.

Confira um exemplo abaixo de como preencher a Matriz Nine Box em uma planilha:

4. Desenvolva um plano de ação

Com todas as informações coletadas e a sua Matriz Nine Box pronta, chegou a hora de decidir quais serão os próximos passos. É importante alinhar o feedback junto de um plano de ação específico para cada grupo dentro da Matriz 9 Box.

Veja a seguir o que você pode fazer conforme as categorias da Matriz Nine Box:

Baixo desempenho e alto potencial

Os profissionais localizados no primeiro quadrante da Matriz Nine Box são enigmas, pois o alto potencial não condiz com o baixo desempenho que apresentam em determinado momento.

Um exemplo de funcionário que se encaixa nesta categoria são os talentos com muita vontade de aprender e bons níveis de conhecimentos e habilidades, mas sem atitude ou comportamentos para colocar em prática. 

A falta de experiência também pode influenciar nesses casos. Sendo assim, cabe ao responsável do setor acompanhar continuamente o desempenho e orientá-los.

Além disso, esse tipo de colaborador precisa de tempo para se desenvolver e se beneficia muito mais do que outros quando a comunicação interna é clara e assertiva acerca do que se espera dele. E, graças ao alto potencial, ele é capaz de aumentar a performance com bastante rapidez.

Caso essa evolução não apareça em, digamos, até um ano, é preciso encontrar uma função que se adapte melhor às habilidades deste funcionário. Em casos mais extremos, talvez você precise rever o seu lugar na 9 Box. 

Desempenho moderado e alto potencial

Com os incentivos adequados, o colaborador deste grupo tem tudo para se tornar um dos mais importantes na empresa em poucos passos. Seu objetivo deve ser trabalhar para manter o seu potencial lá em cima, mas motivá-lo a conquistar mais resultados e desempenhos melhores.

A abordagem e o plano de ação são semelhantes aos de seus funcionários estrelas (que veremos a seguir). Algumas ideias que podem ajudar o profissional são:

• elogie o bom desempenho e as iniciativas que ajudam a promover as metas organizacionais;

• acompanhe seu desempenho e faça reuniões regulares para garantir que estejam satisfeitos com suas tarefas e atividades;

• ofereça treinamentos profissionais e oportunidades de aprendizado no trabalho que os ajudem a desenvolver suas habilidades (principalmente as hard skills).

Alto desempenho e alto potencial

Esses são os profissionais estrelas, os mais valiosos de sua empresa. São capazes de assumir novas responsabilidades e com muitas chances de se tornarem futuros líderes.

Para conseguir o melhor dos funcionários neste grupo, dê tarefas desafiadoras e as oportunidades mais importantes do seu negócio, pois é garantia que estarão em boas mãos.

É indispensável verificar regularmente como eles se sentem na atual função, uma vez que sempre almejam por mais, mesmo estando no “topo” da Matriz 9 Box.

Tenha certeza de identificar os primeiros sinais de insatisfação com antecedência e os valorize por todas as contribuições que fazem para a empresa com recompensas de acordo com seus desempenhos. No momento certo, ofereça treinamentos de liderança para dar início a uma possível promoção!

Baixo desempenho e potencial moderado

Considerados profissionais “duvidosos” e inconsistentes, aqui temos um dilema. O potencial moderado os torna interessantes para investir em seu crescimento dentro da empresa, mas o desempenho abaixo das expectativas abre um grande ponto de interrogação na cabeça dos gestores.

É possível que alguns casos sejam mais específicos, como novas contratações ou uma experiência de integração ruim. A integração remota, por exemplo, é um desafio e tanto se não houver planejamento e preparo adequados.

Até a falta de comunicação pode ser uma das razões do desempenho desses funcionários não estar condizente com o esperado. Portanto, o melhor caminho para lidar com esse grupo é identificar quais as inconsistências, abrir um diálogo para entender como fazer orientações adequadas.

O potencial existe, mas se o desempenho não melhorar ao longo dos meses mesmo após prestar todo o auxílio que puder, talvez tenha de desligá-los da organização.

Desempenho moderado e potencial moderado

Também conhecido como “mantenedor”, este é perfil que está bem no meio da Matriz 9 Box. Isso o faz ser um funcionário com desempenho confiável e bom potencial para crescer ainda mais em suas tarefas atuais. 

Logo, a principal função do gestor é tomar certas medidas para levar essas pessoas para a direita na Matriz Nine Box, melhorando a performance. Neste caso, os passos são semelhantes àqueles que possuem um alto potencial, como: 

• recompensar pelos resultados e objetivos alcançados;

• oferecer capacitações e oportunidades para aprenderem com mentorias;

• dar tempo suficiente para que desenvolvam suas habilidades.

Alto desempenho e potencial moderado

Seus funcionários de alto desempenho e potencial moderado estão em uma boa posição, contribuindo para o resultado da empresa da melhor forma que podem. 

Portanto, aqui não há muito o que se fazer a não ser focar na estratégia de mantê-los satisfeitos e engajados com a sua atuação na empresa.

Certifique-se de que estejam prontos para dar o melhor de si não só agora, mas também pelos próximos anos. Isto é, trabalhe com bonificações apropriadas de acordo com o nível de desempenho e seu crescimento.

Caso o potencial moderado deixe evidente o desejo de subir na organização, então será hora de intervir e ajudá-los com treinamentos e capacitações. Afinal, assim como os profissionais de desempenho e potencial moderado, esses também podem se tornar futuros talentos.

Baixo desempenho e baixo potencial

No canto inferior esquerdo da avaliação Nine Box ficam seus funcionários tanto com baixo desempenho quanto potencial. É possível chamá-los de “más contratações”, funcionários com desempenho insuficiente ou insatisfatório.

De qualquer forma, é inegável que são admissões que não deveriam ter sido feitas, mas é necessário tomar providências de forma justa e rápida para não comprometer os processos da empresa.

Caso esses funcionários permaneçam em suas funções por muito tempo, se tornam uma ameaça aos resultados da organização, ocupam o espaço e tomam recursos que poderiam ser redirecionados a outros profissionais, equipes e setores.

Sem contar que a baixa qualidade e o desempenho podem se tornar uma bola de neve, afetando os colegas que precisam suprir as demandas que esse funcionário não foi capaz de resolver.

Desempenho moderado e baixo potencial

Esse é um dos grupos mais desafiadores de lidar, pois têm um desempenho moderado que pode ajudar a empresa até certo ponto, mas, a princípio, o seu baixo potencial não colabora para valer o investimento em capacitações e mentorias.

A solução é criar um plano mais personalizado e com ênfase na performance do funcionário, ao invés dos potenciais. Ajude-os a entender suas falhas, onde podem melhorar e quais são as oportunidades que devem aproveitar para aumentar a sua performance conforme a sua função.

No setor comercial, por exemplo, um vendedor ruim pode melhorar seu desempenho evitando uma série de erros muito ligados às soft skills, como falta de escuta ativa, pouca inteligência emocional e sem resiliência para fechar uma venda.

Caso a abordagem e as orientações não funcionem, ou seja, os colaboradores desta categoria não estão subindo para um grupo de alto desempenho, então possivelmente será preciso tomar a difícil decisão de realocá-los ou demiti-los.

Alto desempenho e baixo potencial

Por fim, temos os profissionais com alto desempenho, mas baixo potencial de desenvolvimento e crescimento. Nestes casos, o ideal é mantê-los felizes no cargo, afinal, estão prestando sim um bom trabalho.

É possível recompensar esses colaboradores pelo excelente desempenho, mas não a tal ponto para que se sintam confortáveis em não buscar por “mais”. Afinal, mesmo que mínimo, ainda é possível aproveitar o seu potencial.

Devido à mentalidade deste tipo de funcionário e ao seu baixo potencial, a sugestão é ficar de olho no desempenho contínuo e a longo prazo. Se for possível enxergar melhorias na própria autogestão do indivíduo, cogite integrá-lo aos treinamentos dos profissionais com potencial moderado.

Vale a pena usar a Matriz Nine Box?

Agora você já sabe o que é 9 Box e como a matriz pode ser uma ferramenta útil para gerenciar funcionários com diferentes níveis de desempenho e potenciais. Então, vale a pena usá-la?

Pela avaliação, fica mais fácil tomar medidas para aumentar o desempenho, reter talentos, planejar promoções de cargos e, no pior dos casos, decidir quem não está mais alinhado com os objetivos da empresa.

Contudo, é fundamental ter em mente que o objetivo da Matriz 9 Box não é rotular seus funcionários, mas sim usar o processo de avaliação e feedback como oportunidade de tomar decisões melhores e investir em estratégias corretas.

Por isso, nunca deixe de se comunicar claramente sobre as metodologias e práticas de gestão de talento e desempenho que você utiliza durante todo o processo.

Não deixe de ler: como aprimorar o suporte aos seus funcionários?

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