Mensagens de cobrança para clientes inadimplentes: veja 13 modelos

Este é um tipo de conteúdo para salvar na aba de favoritos do seu computador. Afinal, você terá acesso a diversas mensagens de cobrança para clientes. Aqui, separamos ideias que podem servir de inspiração para enviar por e-mail, garantindo um retorno mais rápido e eficiente. 

O e-mail é indicado porque é um canal direto de informação e comunicação. Você pode fortalecer a imagem da marca, fazer testes e se comunicar com milhares de clientes de forma prática, sem ser necessário fazer grandes investimentos. 

Para se ter uma ideia, de acordo com o site Statista, em 2022, 4,03 bilhões de pessoas utilizam a ferramenta para se comunicar no mundo. A expectativa é que o número aumente 4,48 bilhões até 2024.

Então, não há mais motivos para você não incluir o e-mail como ferramenta para cobrar os clientes inadimplentes, não é mesmo? 

Neste artigo, separamos mais de 10 exemplos para que esse processo se torne mais completo e eficiente em sua empresa. Confira! 

Leia mais em: taxa de abertura de e-mail: como calcular e qual a ideal?

Qual é o cenário de clientes inadimplentes no Brasil? 

Antes de mostrar quais são as melhores mensagens de cobrança para clientes, vamos entender melhor como está o cenário de clientes inadimplentes no país? 

A Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC) informa que o Brasil registrou a maior quantidade de famílias inadimplentes no país em 12 anos. 

O cenário é preocupante porque, de acordo com a entidade, o número de brasileiros com débitos ou contas atrasadas atingiu a maior porcentagem desde março de 2010. Além disso, não há previsões para que o cenário se altere a curto prazo. 

O estudo também destaca que 76,6% da população também tem algum tipo de conta a vencer em fevereiro. O crescimento é bastante elevado se for comparar a quantidade no mesmo período do ano passado. Naquela ocasião, o número era de 66,7%. 

A CNC explica que o endividamento aumentou não só entre os mais ricos, mas também entre os mais pobres. As pessoas que recebem até dez salários mínimos, representam 77,8% dos endividados. 

Já as famílias que têm renda superior a dez salários mínimos, o número alcançado foi de 72,2%. 

“A alta da inflação e dos juros tem deteriorado os orçamentos domésticos, culminando no acirramento dos indicadores de inadimplência, a qual vinha apontando tendência de alta desde o último trimestre do ano passado”, explica a pesquisa.

“O poder de compra das famílias também está afetado pelo nível de endividamento elevado, com as dívidas já contratadas”, completa. 

Diante desse cenário, o estudo destaca quais são os elementos que vão influenciar na saúde financeira da população no Brasil, em 2022. 

“O encarecimento do crédito no Brasil e a fragilidade apontada no mercado de trabalho, especialmente em ano eleitoral, devem seguir afetando a dinâmica do endividamento e da inadimplência dos consumidores”, ressalta o documento.

A análise da CNC é feita de acordo com as seguintes formas de pagamento abaixo. 

• Cartão de crédito;
• Cheque especial;
• Cheque pré-datado;
• Carnês de lojas;
• Crédito consignado;
• Empréstimo pessoal;
• Prestações de carro e de casa.

A Pesquisa Nacional de Endividamento e Inadimplência do Consumidor (Peic Nacional) conversa todos os meses com os brasileiros para saber a realidade financeira do país. A entidade ouviu cerca de 18 mil pessoas. Os responsáveis pelo estudo passaram por todas as capitais e o distrito federal. 

Leia mais em: 

• Como lidar com a inadimplência sem atrapalhar o relacionamento com clientes
• Clientes inadimplentes: como fazer uma cobrança perfeita? + 5 dicas de como evitar a inadimplência!
• Como cobrar um cliente? 8 dicas para aplicar hoje

Modelo de mensagem de cobrança: como escrever? 

Agora que você já sabe como está a realidade financeira no país, vamos entender como enviar mensagem de cobrança para clientes inadimplentes? Veja abaixo algumas dicas. 

• Para faturas que estão apenas um pouco atrasadas, adicione a frase “para o seu conhecimento”. Um dia após o vencimento de uma fatura, você pode escrever: Para o seu conhecimento, estou enviando um lembrete rápido sobre a fatura nº 001 que venceu ontem;
• Anexe a fatura e adicione links para que os clientes façam pagamentos com mais facilidade; 
• Tente frases educadas como “sua conta parece que está atrasada”;
• Você deve lembrar o cliente de conversas anteriores: “Como você sabe, as faturas vencem 15 dias após a data de pagamento.” Assim, ele ficará mais confortável, uma vez que o assunto não foi introduzido de qualquer forma;
• Não se esqueça de usar uma linguagem forte (mas ainda profissional) para faturas vencidas há mais de 60 dias. Títulos como “assunto urgente” ou “atenção imediata” transmitirão a gravidade da situação. O assunto pode incluir frases como “Ação necessária” ou “Importante”;
• Seja direto. Inclua na primeira linha de sua carta: gostaríamos de informar que sua fatura está atrasada há 60 dias;
• Você deve lembrar ao cliente que ligará para ele por telefone para fazer o acompanhamento. Isso pode colocá-lo em ação.

Mensagem de cobrança para clientes: quais são as melhores? 

Agora que você já conhece algumas dicas para escrever mensagens de cobrança para clientes, vamos descobrir alguns modelos que são bastante utilizados no mercado? 

É fundamental deixar claro que não existe uma ciência exata que indica que uma alternativa é melhor do que outra opção. Afinal, cada negócio contém as suas próprias particulares. 

No entanto, é possível selecionar alguns tipos de mensagens que foram testadas e trouxeram retorno para vários tipos de segmentos. Assim, você terá ótimos insumos que podem servir de inspiração para o seu negócio. Veja abaixo! 

1- E-mail de lembrete de pagamento inicial: uma semana antes da data de vencimento

Assunto do e-mail: Acompanhamento da fatura nº 10237

Mensagem:

Olá Paulo,

Espero que você esteja bem. Este e-mail é apenas para lembrar que o pagamento da fatura nº 10439, que enviamos no dia 27 de março, vencerá na semana seguinte

Tenho certeza de que a sua rotina está agitada nos últimos dias, mas agradeceria se você pudesse dar uma olhada na fatura quando tiver uma chance. Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida.

Obrigada! Cíntia.

Por que usar este e-mail? 

A primeira mensagem deve ser curta, amigável e informativa. Não há necessidade de incomodar seu cliente com muitas informações. Além disso, você não precisa solicitar o pagamento de forma imediata, uma vez que a data de vencimento ainda não venceu. 

Neste e-mail, o consumidor precisa reconhecer que você tem o hábito de monitorar regularmente as faturas, para que você volte a retornar o contato, caso o pagamento não seja efetuado. 

2- Segundo e-mail de lembrete de pagamento: no dia em que o pagamento é devido

Assunto do e-mail: A fatura nº 10237 vence hoje

Mensagem:

Olá Paulo,

Este é apenas um lembrete de que o pagamento da fatura nº 10237 (total de R$ 5.400), que enviamos em 25 de abril , vence hoje. Você pode fazer o pagamento na conta bancária especificada na fatura.

Se você tiver alguma dúvida, responda e ficarei feliz em esclarecê-la.

Obrigada! Cíntia.

Por que usar este modelo de e-mail? 

Bem, esse é um dos tipos de conteúdos mais importantes da sequência, uma vez que você está solicitando um pedido para que o consumidor faça o pagamento. Porém, a mensagem não deve ser intimidadora. 

Apesar do texto ser curto e direto ao ponto, o texto precisa ter um caráter educado e amigável para não assustar o cliente. 

Leia mais em: como responder um email para um cliente: dicas e exemplos

3- E-mail de terceiro lembrete de pagamento: uma semana após o vencimento do pagamento em atraso

Assunto do e-mail:  A fatura nº 10237 está vencida há uma semana

Mensagem:

Olá Paulo,

Nossos registros mostram que ainda não recebemos o pagamento de R$ 5.400 da fatura nº 10237, que está vencida há uma semana. Eu ficaria muito feliz se você pudesse verificar isso do seu lado.

Caso o pagamento já tenha sido enviado, desconsidere este aviso. E se você perdeu esta fatura, lembre-se de me avisar, por favor, e terei prazer de enviar outra cópia.

Obrigada! Cintia. 

Por que usar este e-mail? 

Essa mensagem é importante porque comunica que a fatura está vencida. Então, é o momento ideal para firmar o seu tom. Adicione detalhes, como número da fatura, valor devido e prazo de pagamento. Dessa forma, o cliente saberá quanto deve e qual é o prazo para evitar futuros problemas. 

Você deve ainda oferecer uma cópia da fatura. Afinal, o consumidor pode perdê-la ou excluí-la de forma acidental da caixa de entrada do e-mail. 

4- E-mail do quarto lembrete de pagamento: duas semanas após o vencimento do pagamento em atraso

Assunto do e-mail: A fatura nº 10237 está atrasada há duas semanas

Mensagem:

Olá John Doe,

Escrevi para você várias vezes para lembrá-lo do valor pendente de R$ 5.400 para a fatura nº 10237. Como outro lembrete, o pagamento era devido há duas semanas.

Se você tiver alguma dúvida sobre esse pagamento, entre em contato. Também anexei uma cópia da fatura a este e-mail, caso a original tenha sido perdida ou excluída.

Você poderia responder a esta mensagem e me informar que a recebeu? Obrigada.

Atenciosamente, Cíntia. 

Por que usar esta mensagem? 

Neste momento, você pode ser mais direto. Vale pedir claramente o pagamento e solicitar ao consumidor que ele confirme se recebeu a mensagem. Assim, ele terá uma desculpa a menos para ignorar o conteúdo. 

5- Quinto e último e-mail de lembrete de pagamento: um mês após o vencimento do pagamento em atraso

Assunto do e-mail: A fatura nº 10237 de 25/03 está vencida – envie o pagamento o mais rápido possível

Mensagem:

Olá Paulo,

Este é outro lembrete de que ainda não recebi os R$ 5.400 devidos na fatura nº 10237. Esteja ciente de que, de acordo com os termos, posso cobrar juros adicionais sobre pagamentos recebidos com mais de 30 dias de atraso. 

Novamente, entre em contato se tiver alguma dúvida sobre este pagamento. Caso contrário , por favor, organize a liquidação desta fatura imediatamente.

Atenciosamente, Jane Doe

Por que usar esta mensagem?

Com um mês inteiro de atraso e diversas tentativas ignoradas de entrar em contato com o consumidor, a sua empresa tem o direito de adotar uma abordagem mais rígida para recuperar sua compensação. 

No entanto, é fundamental deixar claro que o seu negócio não pode encarar esse momento como algo pessoal. Portanto, evite fazer declarações acusatórias para que a imagem da sua empresa não fique manchada no mercado. 

Leia mais também em: relação cliente empresa: entenda a sua importância e conheça dicas para valorizá-la

Quais são os melhores métodos de cobrança de inadimplentes para 15, 30, 60 e 90 dias de atraso?

As mensagens de faturas vencidas devem ser produzidas de acordo com a situação de cada cliente, independente se o pagamento está com um dia de atraso ou com 90 dias. 

Veja abaixo alguns modelos de pagamento amigáveis, mas firmes, que você pode enviar para os clientes. 

6- 15 dias vencidos

Olá [Nome do Cliente],

Este é um lembrete amigável de que sua conta está atrasada. De acordo com nossos registros, o valor de R$xx está vencido há 7 dias. Caso a fatura não tenha sido recebida, uma cópia está anexada. 

Veja abaixo um resumo da sua conta:

Número da fatura:

Data da fatura:

Valor devido:

Data de vencimento:

Por favor, envie o pagamento via cheque para o endereço abaixo. Ou você pode pagar com cartão de crédito por meio do nosso site em www.seu negócio.com.

Conforme discutido anteriormente, nossos prazos de pagamento são de 30 dias a partir da data de emissão. Pagamentos em atraso são cobrados 3% de juros ao mês.

Agradecemos sua atenção a este assunto e esperamos trabalhar com você no futuro. 

[Seu nome]

[Endereço]

7- 30-60 dias vencidos

Prezado [Nome do Cliente],

Estamos escrevendo para informar que sua conta está atrasada há 30 dias. O valor de R$xx era devido em [inserir data]. Enviamos para você um aviso de vencimento em [inserir data] e não recebemos uma resposta.

Este assunto requer sua atenção urgente. Por favor, envie o pagamento o mais rápido possível.

Número da fatura:

Data da fatura:

Total da fatura:

Valor atual devido:

Data de vencimento:

Nosso prazo de pagamento é de 30 dias a partir da data de emissão, conforme estabelecido em nosso contrato. Sua conta agora tem uma taxa adicional de atraso de 3%.

Entre em contato comigo imediatamente sobre quando podemos esperar o pagamento. Ele pode ser feito por meio de cheque para o endereço listado abaixo ou através do nosso site em www.yourbusiness.com.

Atenciosamente

[Seu nome]

[Endereço]

8- Mais de 90 dias de atraso

Prezado [Nome do Cliente],

Solicitamos a sua atenção urgente para resolver esta situação. Entramos em contato com você em [inserir datas] sobre sua fatura vencida, sem resposta. Sua conta está atrasada há 90 dias.

Por favor, envie o pagamento no prazo de 10 dias úteis. Se não recebermos o pagamento até [inserir data], encaminharemos imediatamente sua conta para uma agência de cobrança.

O pagamento imediato de [inserir valor] garantirá que essa ação não seja realizada.

Número da fatura:

Data da fatura:

Resultar:

Valor atual devido:

Data de vencimento:

Nossas condições de pagamento são de 30 dias a partir da data de emissão. As taxas em atraso são de 3% ao mês. Como sua fatura está atrasada 90 dias, uma taxa de atraso de 9% foi adicionada. 

Por favor, avise-nos imediatamente quando planeja enviar o pagamento. O pagamento pode ser feito por cheque para o endereço listado abaixo ou através do nosso site em www.seu negócio.com.

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Endereço]

Como lidar com clientes inadimplentes? Veja mais modelos de mensagens para os consumidores 

A partir de agora, listaremos outros modelos de e-mail para encaminhar ao cliente.

9- Modelo de e-mail: 32 dias antes do vencimento – Confira detalhes de contato e fatura

TEXTO DO CORPO:

Olá <<nome do destinatário>>,

Como vai?

Estou elaborando sua fatura para o próximo mês. Você pode confirmar que seu banco de cobrança é <<nome da empresa do cliente>> e que os valores e detalhes na fatura em anexo estão corretos?

Observe que esta é uma fatura RASCUNHO. Portanto, verifique suas faturas quando elas chegarem no início do mês.

Desde já, obrigado.

Atenciosamente,

<<nome do remetente>>

10- Modelo de e-mail: 30 dias antes do vencimento – Fatura emitida

E-MAIL ASSUNTO:

<<nome-da-sua-empresa>> fatura: <<nome-da-empresa-cliente>> <<número de referência da fatura>>

TEXTO DO CORPO:

Olá <<nome do destinatário>>,

Espero que você esteja bem.

Por favor, encontre em anexo sua fatura e extrato para <<nome da empresa do cliente>>. Nosso prazo de crédito é de <<adicionar data>> dias. Você também pode ver e pagar online através deste link: <<adicionar link>>.

Atenciosamente,

<<nome do remetente>>

11- Modelo de e-mail: 21 dias antes do vencimento – Confirmação da primeira data de pagamento

E-MAIL ASSUNTO:

<<nome-da-sua-empresa>> fatura <<número de referência da fatura>>

TEXTO DO CORPO:

Olá <<nome do destinatário>>,

Como você está hoje?

Eu só queria verificar nossa fatura <<colocar fatura em anexo>>. Eu a reenviei aqui como um anexo, caso minha mensagem anterior não tenha chegado até você.

Entendo que isso foi recebido recentemente, mas você poderia compartilhar a data prevista de pagamento? Uma vez que uma data de pagamento é fornecida (mesmo que provisória para começar), podemos fazer uma nota para interromper o acompanhamento.

Desde já agradeço e tenha um bom dia.

Atenciosamente,

<<nome do remetente>>

12- Modelo de e-mail: 14 dias antes do vencimento – Confirmação da segunda data de pagamento

E-MAIL ASSUNTO:

<<nome-da-sua-empresa>> fatura <<número de referência da fatura>>

TEXTO DO CORPO:

Olá <<nome do destinatário>>,

Espero que você esteja tendo uma ótima semana.

Apenas um lembrete gentil de que sua fatura <<colocar em anexo>> vence em <<adicionar data de vencimento>> semanas. Informe-nos se houver algo que possamos fazer para ajudar na liquidação de sua fatura. Além disso, se você agendou um pagamento, informe-nos sobre a data-valor e faremos uma observação para interromper esses lembretes.

Você também pode visualizar e pagar a fatura online através deste link: <<adicionar link>>.

Atenciosamente,

<<nome do remetente>>

13- Modelo de e-mail: 7 dias antes do vencimento – Data de pagamento não confirmada

E-MAIL ASSUNTO:

<<nome-da-sua-empresa>> fatura <<número de referência da fatura>>

TEXTO DO CORPO:

Olá <<nome do destinatário>>,

Como vai?

Apenas um lembrete de que sua fatura <<número de referência da fatura>> vence em <<data de vencimento da fatura>>. Por favor, note que os pagamentos tardios implicam custos adicionais.

Você também pode visualizar e pagar a fatura online através deste link: <<adicionar link>>.

Se você tiver alguma dúvida, por favor me avise.

Atenciosamente,

<<nome do remetente>>

E se o cliente não responder a mensagem de e-mail? 

Se você ainda não recebeu o pagamento após um mês inteiro, é hora de ligar diretamente para seu cliente. 

Em primeiro lugar, é possível que seu cliente tenha alterado os endereços de e-mail ou fornecido acidentalmente um endereço de e-mail incorreto. Ou, se você estiver trabalhando com uma instituição maior, poderá estar enviando suas solicitações de fatura para a pessoa ou departamento errado.

De qualquer forma, é sempre mais eficiente falar diretamente com seu cliente do que enviar um e-mail. Dessa forma, você dará a eles o lembrete firme, mas gentil, de que eles precisam pagar e ouvirão seu lado da história em primeira mão.

Como evitar atrasos nos pagamentos? 

Mesmo com esses modelos de e-mail de lembrete de pagamento, você ainda pode se sentir um pouco desconfortável cobrando os seus clientes. Portanto, a melhor maneira de evitar esse desconforto é evitar pagamentos atrasados. 

Veja abaixo algumas dicas para evitar esse problema na empresa. 

• Seja honesto: informe seu cliente sobre os termos de pagamento antes ou logo após assinar um trabalho. Dessa forma, você evitará imprevistos no final do mês; 
• Seja claro sobre seu prazo: indique claramente o prazo de pagamento em termos de dias, por exemplo, “Vence 30 dias após o recebimento”;
• Cobre juros sobre pagamentos atrasados:  assim como você tem conhecimento das cobranças de juros sobre pagamentos atrasados ​​com cartão de crédito, os seus clientes também podem ser responsabilizados financeiramente pelos atrasos. Indique claramente os termos dos seus juros diretamente na sua fatura. Se você não tiver certeza de quanto cobrar por pagamentos atrasados, primeiro leia as práticas recomendadas ao incluir cobranças financeiras em sua fatura.

Uma outra dica interessante é oferecer descontos de pagamento antecipado para seus clientes. 

Quando eles pagarem antecipadamente, ofereça um pequeno desconto como 1%. Em um primeiro momento, pode não parecer muita vantagem, mas o consumidor brasileiro está procurando várias formas de economizar na rotina dele. Então, vale a pena adotar a estratégia. 

Como otimizar a mensagem de cobrança para clientes? 

Existem diversas ferramentas no mercado, como o Sell, que ajudam a otimizar a cobrança de clientes inadimplentes. Ela permite aumentar o alcance, ou seja: enviar e-mails em massa a uma lista inteligente e filtrada de clientes potenciais ou atuais. É uma oportunidade única para implementar escalabilidade, sem perder a eficiência do conteúdo. 

Outro ponto positivo é a integração com o e-mail. Você pode sincronizar o seu e-mail atual com a ferramenta e trabalhar de maneira mais eficiente com alertas, modelos e monitoramento automático.

Vale lembrar ainda que a tecnologia contém modelos e listas inteligentes para segmentar e filtrar seus leads e oportunidades em tempo real, enquanto salva as listas de visualizações de dados mais acessadas. 

Nunca é demais lembrar que o Sell oferece outras funcionalidades que impactam na produtividade, análise de dados e experiência do usuário. 

Produtividade 

Na questão de produtividade, você pode fazer listas de clientes potenciais direcionadas e criar sequências de e-mail personalizadas para o acompanhamento automático de leads.

Além disso, é possível trabalhar sem interrupções por meio de atividades rotineiras de vendas, como alcance e acompanhamento, para otimizar seu dia.

Leia mais também em: guia definitivo para automação de emails de vendas

Análise de dados 

Você também pode ter uma visibilidade total do pipeline de vendas. Veja abaixo os recursos disponíveis.

• Previsão precisa: antecipe o volume de oportunidades e preveja o crescimento de receita para melhorar sua estratégia de vendas, planejamento e gerenciamento de equipes;
• Análise do pipeline: análise a progressão de leads e oportunidades e identifique rapidamente gargalos em cada etapa de seu pipeline;]
• Análises avançadas: obtenha insights úteis usando milhares de personalizações e visualize métricas de vendas prontamente com nossos painéis nativos.

Experiência do cliente 

A tecnologia também oferece ferramentas que melhoram a experiência do cliente. 

• Plataforma centralizada: gerencie seus leads, contatos e informação da conta em uma plataforma para obter total contexto do cliente antes de sua chamada ou reunião;
• Visualização completa do cliente: integre o Zendesk Sell e Support para trocar dados e insights importantes entre suas equipes de vendas e de suporte;
• Marketplace: conecte-se sem esforço a seus aplicativos favoritos no Marketplace da Zendesk com um clique.

Nunca foi tão fácil enviar mensagem de cobrança para clientes inadimplentes e construir um processo comercial com mais estratégia e qualidade. Com o Sell, a rotina do seu time é mais eficiente e menos estressante. Conheça as funcionalidades e surpreenda-se com todos os detalhes.