O que o método GTD pode te ensinar? Como começar a usar?

Você começa o dia pensando nas milhares de tarefas que precisa fazer? Termina achando que trabalhou muito, mas não fez metade do que era necessário? Sente que 24 horas é pouco para o seu dia? Se sim, saiba que o método GTD pode fazer a diferença em como você encara suas obrigações diárias.

Saber como organizar a rotina é uma das principais maneiras de ter constância no bom desempenho e produtividade. 

O grande segredo para não se sentir sobrecarregado, mesmo com muitas coisas para serem feitas, é compreender que ser produtivo não é fazer mais, mas saber como aproveitar melhor o tempo.

Parece complexo, certo? Ainda mais quando precisamos conciliar a vida profissional à pessoal. Entender o que é GTD pode auxiliar diretamente nesse aspecto, conciliando os dois de forma orgânica. 

A ideia parece ótima. No entanto, como aplicar isso no dia a dia? Preparamos um conteúdo inteiro sobre isso. 

Boa leitura!

O que é GTD?

O GTD ou Getting Things Done é uma metodologia criada por David Allen e apresentada ao público por meio do livro “A arte de fazer acontecer”. Basicamente, essa é uma ferramenta que ensina as pessoas a serem mais produtivas e, com isso, conseguirem realizar mais tarefas em um mesmo período.

Ou seja, a sensação no fim será de que o seu dia realmente tem mais de 24 horas. Isso porque o método GTD, muito mais do que promover maior eficiência na execução de suas atividades, oferece maior controle sobre o que precisa ser feito.

Afinal, o grande objetivo do método Getting Things Done é exatamente diminuir o estresse e a ansiedade pelo alto número de tarefas a serem feitas e, com isso, dar mais equilíbrio, bem-estar e qualidade de vida.

Porém, como ela funciona na prática? De acordo com a metodologia de Allen, existem três tipos de atividade no nosso cotidiano.

• Atividades não planejadas: que surgem durante o dia e precisam ser realizadas com certa urgência, referente às demandas do dia;
• Atividades predefinidas: que já estão na agenda e ações já planejadas, como reuniões ou itens da lista de tarefas;
• Atividades a serem definidas: o que ainda não foi planejado, mas que é considerado uma demanda em andamento. 

A ideia por trás da definição dessas atividades é que seja possível organizar suas demandas – tanto pessoais quanto profissionais – dentro da sua rotina. Caso apareça algo urgente, você deve conseguir remanejar o planejamento, talvez passando algo de hoje para amanhã.

Assim, ao mesmo tempo que você não sobrecarrega o seu dia com mais tarefas a serem feitas, consegue ter uma visão melhor do que pode ser deixado para depois. Tudo isso sem atrapalhar a organização.

Como se aplica o método GTD?

O método de produtividade GTD se aplica a partir da ideia de aliviar a mente das obrigações pendentes, organizando e priorizando o trabalho de maneira eficiente. Para isso, baseia-se nos seguintes princípios.

• Coleta: registro de todas as tarefas, ideias ou compromissos;
• Processamento: análise das informações coletadas, decidindo sobre as próximas ações necessárias;
• Organização: classificação das tarefas por contextos, projetos ou propriedades;
• Revisão: revisões periódicas das listas de tarefas e compromissos para garantir sua atualização e relevância.
• Execução: condução das tarefas conforme sua disponibilidade e contexto.

Como usar o método GTD? 5 passos

Aplicar o método na rotina pode parecer difícil, mas o importante é ter em mente que assim como qualquer outro novo hábito, é necessário ter consistência nas ações e não desistir.

Basicamente, o GTD se baseia em cinco passos para ajudar a fazer tudo acontecer com mais simplicidade. 

Antes de falar sobre eles, é preciso entender que, para uma primeira preparação, devemos analisar a natureza das atividades que precisam ser feitas. Ou seja: o contexto que a envolve, quanto tempo é necessário para desempenhá-la e a energia que você terá que dispor.

Agora que já temos em mente isso, podemos passar para os próximos passos para melhorar a organização e produtividade no trabalho.

Passo 1: Capturar

Primeiramente, devemos tirar da cabeça tudo o que está a ocupando. Essa é a hora de criar uma “caixa de entrada” e colocar ali o que está chamando a sua atenção naquele momento.

Isso vale tanto para as tarefas, mas também outros pensamentos e ideias que podem estar utilizando espaço em sua mente.

Essa caixa de entrada pode ser algum aplicativo, ferramenta de organização, como o Trello, ou um caderno, agenda ou planner. O ideal é que seja o método que se sente mais confortável, mas que seja um local de fácil acesso e que você lembre de sempre atualizar.

Passo 2: Esclarecer

Agora é o momento de pegar as informações que foram colocadas na caixa de entrada para analisá-las com foco e atenção. Essa é uma das etapas mais importantes do método GTD e, por isso, deve ser feita com calma.

A ideia, então, é esvaziar a caixa de entrada (assim como fazemos com nosso e-mail). Para isso, devemos separar entre os itens que demandam ação e os que não precisam. Para as questões que decidir não fazer nada, temos três opções:

• Lixeira: descartar aquilo que você sabe que não vai fazer;
• Talvez: criar uma lista chamada “Algum dia/talvez”, para as ideias que não possuem prazo definido, mas que você ainda pretende realizar (por exemplo, aprender algum instrumento ou língua nova, viajar para determinado lugar, fazer um curso de especialização, etc.);
• Referências: tudo o que você deseja guardar para consulta no futuro. Pode ser indicação de filmes e livros, artigos que sejam inspiradores, playlists de músicas.

Por fim, falaremos sobre as questões que demandam alguma ação. Se tiver alguma atividade que leva menos de dois minutos, você deve fazê-la naquele momento, sem adiar para depois.

Já as outras tarefas podem ser divididas entre:

• Delegar a ação para outra pessoa;
• Agendar quando será feito, com dia e horário definido;
• Transformá-la em um projeto, caso seja muito grande.

Passo 3: Organizar

Separe seus projetos de acordo com o contexto, como se estivesse classificando as ações. Por exemplo, você pode criar listas temáticas como “trabalho”, “casa”, “estudos”, “viagem”, de acordo com as suas necessidades.

Isso é importante porque, conforme novas tarefas forem adicionadas à caixa de entrada, essa separação deixa tudo mais organizado.

Indicação de leitura: Ferramentas de produtividade: você está usando as 11 melhores?

Passo 4: Refletir

Esse é o passo em que você deve revisar periodicamente todas as listas, para determinar as próximas ações. O ideal é que isso seja feito pelo menos uma vez na semana.

Essa reflexão também pode ser necessária para reavaliar as suas prioridades, incluir novas ações em projetos e analisar os resultados das tarefas anteriores. É o momento de olhar todo o sistema para não perder nada de vista.

Passo 5: Engajar

Por fim, aqui devemos executar o que nos propomos a fazer, mas todas essas tarefas devem ser feitas com significado. Ou seja, você deve se dedicar integralmente a elas, com foco, sem deixar que outras questões o atrapalhem.

Entretanto, antes de se dedicar às atividades, David Allen recomenda avaliar as ações diárias de acordo com três regras:

1. Executar trabalhos que já estão predefinidos na agenda e listas de “próximas ações” e “projetos”;
2. Cumprir novas tarefas na medida em que aparecem, como imprevistos e urgências do dia;
3. Definir novamente as listas e coletar itens novos, dedicando um tempo a essa organização diária.

Como vimos, implementar o método GTD em sua rotina promove uma maior clareza de pensamento, além de aumentar a eficiência, a produtividade e facilitar no momento de tomar decisões mais assertivas.

No começo, pode ser difícil realizar os cinco passos. Entretanto, a partir do momento que nos dedicamos e temos constância nas ações, as etapas vão se tornando mais práticas com o tempo.

Método GTD e Inteligência Artificial

A aplicação do método GTD com a ajuda de ferramentas de inteligência artificial (IA) pode potencializar a eficiência do sistema, automatizando parte do processo e oferecendo insights personalizados.

Captura automática de tarefas

Utilize assistentes virtuais ou aplicativos de IA para capturar automaticamente tarefas e compromissos mencionados em mensagens de e-mail, mensagens de voz ou outros meios de comunicação.

Isso elimina a necessidade manual de inserir itens na caixa de entrada, poupando tempo e assegurando que nada seja negligenciado.

Organização contextual

Algoritmos de IA podem analisar o contexto de suas tarefas e organizá-las automaticamente em listas relevantes, considerando fatores como localização, tempo disponível e recursos necessários.

Esse recurso facilita a execução de tarefas, pois permite que você se concentre nas ações que podem ser realizadas com base em seu ambiente atual.

Priorização inteligente

Algoritmos de aprendizado de máquina podem analisar padrões de comportamento passado, urgência e importância para sugerir automaticamente prioridades para suas tarefas.

Dessa maneira, fica mais fácil identificar as tarefas mais críticas, garantindo que você foque nas ações que terão o maior impacto.

Lembretes e notificações personalizados

Sistemas de IA podem analisar os padrões da sua rotina de trabalho e enviar lembretes personalizados para garantir que você não se esqueça de realizar tarefas importantes.

Essa funcionalidade mantém você no controle de suas obrigações.

Análise de desempenho e sugestões de melhoria

Ferramentas de IA podem analisar seu histórico de produtividade, identificar padrões e fornecer insights sobre como melhorar seu sistema GTD.

Elas oferecem orientações personalizadas para aprimorar sua eficiência e adaptar o método GTD às suas necessidades específicas.

Integração com plataformas colaborativas

Sistemas alimentados por IA costumam apresentar o recurso de integração com outras plataformas de colaboração. Assim, facilita-se a delegação automática de tarefas, a atualização de status e a comunicação eficiente entre membros da equipe.

Veja também: Inteligência artificial na automação de tarefas: [GUIA COMPLETO]

Como conciliar o método GTD com um CRM?

Como vimos, a metodologia GTD pode ser aplicada tanto na vida pessoal quanto profissional. Mas a verdade é que, uma vez que estiver familiarizado com os benefícios desse método, podem aplicar no dia a dia no trabalho com mais eficiência.

Além disso, é possível relacionar diferentes métodos de produtividade, como o GTD, o Zen To Done, as metodologias ágeis, assim como outras ferramentas, como o CRM. Essa associação pode ser ainda mais eficiente para a otimização do tempo de todos os colaboradores.

Isso porque uma das principais ideias do software de CRM é, exatamente, o aumento da produtividade. Mas, além disso, tomar decisões com base em dados e proporcionar melhores experiências para o cliente.

Além disso, a ferramenta certa ajuda a equipe a manter o foco nos leads e ofertas de maior valor sem se preocupar com as assustadoras tarefas administrativas. E ainda trazem toda a eficiência de uma plataforma completa.

• Faça chamadas;
• Envie e-mails; 
• Programe reuniões;
• Veja o histórico de oportunidades

Tudo isso em apenas um só lugar, sem precisar registrar tudo manualmente. Essas são algumas das vantagens de usar o método GTD com um sistema de CRM, como o oferecido pela Zendesk.

Quer conhecer mais? Confira as soluções que podemos oferecer à sua empresa em um teste gratuito.