O que é e como o método ZTD pode ajudar a organizar seu fluxo de trabalho?

Organizar o fluxo de trabalho não é uma tarefa fácil, principalmente para empresas que lidam com um grande número de funcionários e funções. Por isso, é muito comum que estratégias de organização e produtividade, como os métodos ZTD e GTD sejam utilizados. Mas, você sabe como funcionam esses métodos?

O método Zen To Done é uma adaptação do método Getting Things Done. Essa adaptação foi criada por Leo Babauta, que propõe uma metodologia simples para a organização e realização de tarefas.

Apesar de os métodos ZTD e GTD serem bastante semelhantes, existem algumas pequenas diferenças na aplicação das estratégias, que podem ser determinantes para quem busca simplicidade na hora de gerenciar seus fluxos de trabalho.

Pensando nisso, reunimos algumas informações sobre essas metodologias, a fim de esclarecer algumas das principais diferenças, que, segundo Babauta, tornam o método ZTD mais funcional. Aproveite a leitura!

O que é Zen To Done?

Zen to Done, também conhecido como método ZTD, é uma metodologia criada por Leo Babauta, que visa melhorar a produtividade e a organização, focando as ações na execução das tarefas de maneira simples.

O método Zen To Done de Leo Babauta, combina diversos aspectos de outras estratégias semelhantes, como o GTD, e também práticas de produtividade, como algumas identificadas no livro “Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes”.

A verdade é que o método ZDT nada mais é que uma adaptação simplista do método GTD, desenvolvida a partir da tentativa frustrada de Leo Babauta ao tentar aplicar o Getting Things Done em sua vida, e encontrar algumas dificuldades.

Como o método ZDT funciona?

O método Zen To Done de Leo Babauta é dividido em 10 hábitos produtivos, que resultam em uma vida mais organizada. E, o autor recomenda que só se passe para o próximo passo, quando o anterior estiver totalmente concluído.

Assim sendo, o ZTD defende a criação dos seguintes hábitos:

1. coletar informações (não deixar nada na cabeça);

2. processar informações;

3. planejar;

4. executar;

5. utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;

6. organizar;

7. revisar;

8. simplificar;

9. definir Rotinas;

10. encontrar sua Paixão.

Além desse método definitivo, o ZTD também possuí um formato simplificado com 4 hábitos, sendo eles:

1. a captura das ideias;

2. o processamento do que será feito com as ideias;

3. o planejamento necessário para a realização, ou seja, a escola das tarefas mais importantes do dia;

4. a realização das tarefas, ou seja, o fazer.

Utilizando esse sistema minimalista do ZTD, é possível ter foco nas atividades mais importantes do fluxo de trabalho, criando prioridades adequadas ao longo do planejamento diário.

Mas afinal, o que é o método GTD?

Assim como o ZTD, GTD, que é o acrônimo de Getting Things Done, também é uma metodologia de produtividade e organização de tarefas, que se baseia no conceito de mente como água (mind like water).

Nesse método, proposto por David Allen em seu livro “A arte de fazer acontecer”, é proposto que todas as demandas sejam listadas, para que as atividades sejam processadas e realizadas seguindo uma ordem, a partir das tarefas mais fáceis.

Por isso, dizer que esse método segue o conceito mind like water significa que mesmo quando os acontecimentos fogem do controle, eles podem ser acompanhados, isso mantém um equilíbrio das ações, e permite que os processos sejam restaurados quando necessário.

O método GTD possui cinco passos básicos, sendo eles: coletar, processar, organizar, revisar e executar. Esses passos são bastante semelhantes ao que é proposto pelo método ZTD, mas, para Leo Babauta, apesar de o GTD propor melhorias, acaba motivando cinco problemas para as pessoas que se apoiam nesse método.

Mark Wallace, co-autor de Getting Things Done for Teens , recentemente deu uma palestra no TED sobre como equipar a próxima geração para vencer a sobrecarga e a distração. Confira!

5 problemas do método GTD, segundo Leo Babauta

Para diferenciar o método ZTD do GTD, Babauta apresenta no início do seu livro as cinco principais dificuldades que o fizeram desenvolver uma nova metodologia de produtividade e organização. 

1. Mudanças de hábitos

O método GTD, de David Allen, aconselha que as pessoas realizem uma série de mudanças de hábito de uma só vez, mas, ter uma lista com diversas tarefas, para serem cumpridas de uma só vez, pode soar como um grande desafio.

Esse é o primeiro problema que Babauta aponta no GTD, por isso, propôs no método Zen To Done que as mudanças de hábitos sejam realizadas uma de cada vez, para que nada fique para trás.

2. O GTD não se concentra no fazer

Para Leo Babauta, apesar do livro de Allen se chamar “A arte de fazer acontecer”, o método proposto por ele não se concentra no fazer. Para o autor, a estratégia GTD está mais voltada em criar um sistema confiável para guardar informações. 

Por isso, no método ZTD o foco real é em realizar as tarefas, mesmo que elas sejam feitas de maneira simples.

3. Falta uma estrutura específica

Muitas pessoas buscam métodos, pois normalmente eles são bem estruturados, e funcionam quase como um manual para ser seguido. Pois, o GTD não possui uma estrutura definida, o que para muitos que tentam utilizar esse método, pode ser uma dificuldade.

Já no ZTD, ao contrário do GTD, existe uma estrutura simples, onde três “tarefas mais importantes – TMI” são definidas, utilizadas como “grandes rochas” a serem superadas.

4. O GTD é um método exagerado e ambicioso

Pelo fato do GTD propor que tudo que precisa ser feito seja listado, as pessoas se tornam prisioneiras de listas imensas que precisam ser concluídas, o que pode tornar esse método estressante, e até mesmo motivar casos de ansiedade.

Nesse sentido, o Zen To Done propõe que ao utilizar listas, o foco seja em realizar cada tarefa com qualidade, com concentração e foco, para que cada item da lista seja bem feito.

5. Falta concentração

Basicamente, o objetivo do GTD é que se faça, não importando exatamente o que está sendo feito, nem a qualidade da realização da tarefa. 

Enquanto o ZTD determina que as tarefas sejam realizadas conforme sua prioridade, propondo que todas as metas sejam sempre revisadas, assim como as prioridades.

Por fim, é possível alinhar o método ZTD ao gerenciamento do fluxo de trabalho, tornando o atendimento ao cliente ainda mais ágil e focado na realização. E para que seus processos sejam ainda mais ágeis, te convidamos a conhecer o Zendesk para vendas, um CRM que auxiliará na produtividade da sua equipe, e ajudará você a organizar suas prioridades, a partir do acesso aos dados relevantes que essa ferramenta armazena. Experimente grátis.