Metodologia ágil: por que pode ajudar sua empresa a crescer?

Metodologia ágil é um conjunto de técnicas utilizadas para gestão de projetos que visa aprimorar o seu processo de entrega.

Ainda que tenham sido criados na área de Tecnologia da Informação, os métodos ágeis foram além desse setor e, hoje, são utilizados por negócios dos mais variados segmentos.

De acordo com a pesquisa global PMI’s Pulse of the Profession 2018, 73% das empresas  utilizam algum tipo de metodologia ágil para gerenciamento dos seus projetos.

De modo geral, esses métodos ajudam a entregar mais valor ao cliente, em menos tempo, de maneira mais efetiva e com menos esforços e recursos.

O que é metodologia ágil?

Metodologia ágil pode ser definida como ações e práticas que contribuem para que o processo de entrega de um projeto se torne mais dinâmico, rápido e eficiente.

Aqui, é bem importante deixar claro que não se trata de encurtar o tempo final de entrega de um produto ou serviço, mas, sim, de entregar mais rapidamente valor ao cliente. 

Isso é possível porque os métodos ágeis permitem criar uma estrutura de gestão adaptável. Dessa forma, caso ocorram mudanças ou imprevistos no decorrer do desenvolvimento, essas são mais facilmente resolvidas. 

Além disso, a metodologia ágil é dividida em ciclos curtos. Assim, a cada finalização, já é possível entregar algo ao cliente, sem a necessidade ter que aguardar que o projeto inteiro seja finalizado. 

Como surgiu a metodologia ágil?

A metodologia ágil surgiu em 2001, quando um grupo formado por 17 programadores de TI criou o “Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software”, ou, simplesmente, Manifesto Ágil.

O propósito desses profissionais era desenvolver um método que contribuísse para que suas atividades (no caso, desenvolvimento de softwares) pudessem ser realizadas de uma maneira mais simples e com melhores resultados.

O documento é composto por 4 valores e 12 princípios. De modo resumido, os valores orientam que:

• pessoas e interações são mais importantes do que ferramentas e processos;
• ter um software de funcionamento (ou um produto/serviço) é melhor do que ter uma documentação abrangente sobre ele;
• atender às necessidades do cliente é mais significativo do que se preocupar com contratos;
• se adaptar às mudanças é mais indicado do que seguir com o plano inicial.

Ou seja, ainda que a primeira parte de cada valor tenha grande peso, a segunda é ainda mais considerável e, por isso, vista como o real foco do processo.

Quantos aos princípios, como mencionado, foram criados para atender ao desenvolvimento de softwares. No entanto, hoje são adaptados a outros segmentos.

1. É fundamental garantir a satisfação do cliente/consumidor utilizando, para isso, entregas contínuas que gerem valor.
2. Mudanças no processo devem ser vistas positivamente. Inclusive, dentro de processos ágeis, isso é tido como uma maneira de aumentar a competitividade do que está sendo desenvolvido.
3. As entregas de valores devem ser constantes, contínuas e dentro de um espaço curto de tempo.
4. Os diferentes departamentos envolvidos no projeto devem, diariamente, colaborar entre si.
5. É importante manter os profissionais envolvidos e motivados, oferecer as ferramentas necessárias para execução das atividades, bem como confiar nas suas competências.
6. A comunicação entre os membros da equipe e demais profissionais envolvidos no processo deve ser estimulada, sendo a melhor maneira de transmitir informações para o seu progresso.
7. Ter algo para entregar, ainda que não seja a solução completa, é sinal que o projeto está se desenvolvendo bem.
8. Processos ágeis são sustentáveis e colaboram para que os envolvidos consigam manter um ritmo constante de desenvolvimento.
9. Atenção à arte técnica e design (de acordo com o que está sendo oferecido) ajuda a aumentar a agilidade de processo.
10. Focar na simplicidade como caminho para entregar resultados robustos. Em outras palavras, evitar esforços desnecessários que não agregam valor ao produto.
11. Trabalhar com equipes autogerenciáveis contribui para resultados melhores.
12. Revisar, de tempos em tempos, as práticas adotadas, a fim de tornar os processos ainda melhores, mais rápidos e eficazes.

Como a metodologia ágil pode ajudar a sua empresa?

Projetos que são desenvolvidos com base na metodologia ágil costumam ser mais bem-sucedidos do que aqueles que utilizam métodos antigos — 28% mais, de acordo com o relatório Agile Project Delivery Confidence, da PwC.

Entre os motivos é que os métodos ágeis contribuem para:

• Otimizar o fluxo de trabalho;
• Melhorar processos internos;
• Aumentar a produtividade do time;
• Elevar o engajamento da equipe e a contribuição mútua;
• Entregar valores de maneira mais rápida aos clientes;
• Gerar mais economia de tempo e de recursos;
• Tornar a empresa mais flexível e adaptável a mudanças.

É importante deixar claro que, apesar de o conceito ter sido criado com foco na área de informática, qualquer empresa, de qualquer segmento, pode se beneficiar com a metodologia ágil.

Metodologia ágil x Tradicional

A metodologia tradicional possui etapas delineadas com o planejamento de todo projeto, estimando prazos, orçamento, tempo de desenvolvimento, entrega, entre outros. 

Ela segue um modelo baseado na sequência, assim, é preciso concluir uma etapa antes que possa avançar para a próxima. Executando tudo de acordo com o planejamento, focando sempre no resultado final. 

Na metodologia tradicional, o projeto só vai ter sucesso se seguir todo planejamento passo a passo e com a entrega do mesmo 100% concluída. 

O ponto negativo fica por conta da falta de flexibilidade, onde imprevistos e mudanças no meio do caminho são vistos com preocupação pelos gestores.

Enquanto isso, a metodologia ágil vai na contramão disso. Como o nome já sugere, essa agilidade consiste na capacidade de quebrar essas etapas, tornando elas menores. 

Outra diferença crucial fica por conta da entrega, enquanto na tradicional é preciso que seja entregue totalmente concluído, no método ágil as entregas ocorrem a todo momento, em diversas partes até que esteja finalizado.

Os cuidados com orçamento, planejamento e prazos são iguais em ambos.  Contudo, na metodologia ágil, as mudanças que ocorrem durante o desenvolvimento do projeto são vistas como naturais, trazendo preocupações bem menos significativas. 

Essa é uma das principais vantagens da metodologia ágil. 

Quais as metodologias ágeis mais utilizadas?

Não existe apenas um modelo de metodologia ágil. Na verdade, existem diversos métodos criados com base nesse conceito — também por esse motivo ele é ajustável a qualquer modelo de negócio.

Entre os métodos ágeis mais utilizados no mercado estão:

• Kanban;
• Scrum;
• Nexus;
• Lean;
• Scaled Agile Framework (SAFe).

Kanban

A metodologia ágil Kanban foi criada pela empresa Toyota em 1960. Sendo a metodologia ágil mais antiga, foi desenvolvida tendo como base os métodos japoneses de otimização do fluxo de trabalho nas fábricas.

Basicamente, consiste em um método visual de acompanhamento de processos, que tem por objetivo otimizar as tarefas e aumentar a produtividade das equipes. 

Para isso, são utilizados cartões de sinalização, eles funcionam para que os envolvidos vejam os status em que os produtos ou atividades estão, para que haja uma sincronização entre a produção e o controle. 

Atualmente, aplicamos esse método em plataformas, tais como Post-It® ou plataformas online como o Trello). Quase sempre eles costumam ser movimentados entre três diferentes colunas: pendente, em andamento e concluído.

A ideia é desenvolver um método simples e visual, permitindo que todos os envolvidos possam acompanhar o andamento das tarefas, projetos e compreender o que cada membro da equipe tem de fazer. Afinal, é possível adicionar instruções nesses cards.

Por fim, essa metodologia ágil se mostra extremamente funcional por possibilitar que os gestores mantenham o foco nas coisas mais importantes, ao mesmo tempo que os colaboradores conseguem ter uma melhor organização do que precisam fazer. 

Assim, todas as tarefas ficam claras, bem como os prazos para que sejam concluídas cada etapa. 

Scrum

Você sabe o que é metodologia scrum? O Scrum é um método ágil que tem como base os sprints, que são ciclos de trabalho com entrega de alguma parte do projeto em determinados intervalos, como semanas ou meses. 

Antes de aprofundarmos como funciona, é importante que você conheça os seguintes termos:

• Product Owner (Dono do Produto): pessoa responsável pela coordenação de todo time de desenvolvimento (também chamado de time Scrum). e fazer a gestão do Backlog dos serviços ou produtos;
• Time de desenvolvimento: é a equipe ou grupo organizado e envolvido no desenvolvimento do projeto, sendo multitarefa;
• Backlog: conjunto de aplicabilidades do produto que está em desenvolvimento e que podem ir se alterando, sofrendo mutações, conforme o projeto caminha.
• Sprint: é a iteração do Scrum, ou seja, os curtos ciclos de trabalho que resultam em entregas parciais em intervalos de tempo, podendo ser dias, semanas ou até meses. Cada projeto possui diversos Sprints sequenciais, onde cada um vai ter uma série de funcionalidades por etapas, as chamadas Sprint Backlogs.
• Scrum Master: você já deve ter ouvido falar o que é scrum master, o responsável por fazer que todos os envolvidos nessa metodologia ágil compreendam as suas tarefas e realizem o Scrum da forma certa.

Assim, o Scrum é coordenado pelo Product Owner, profissional responsável pelo Time Scrum (time de desenvolvimento). 

Entre suas atribuições, esse líder atua como um Scrum Master, ou seja, um facilitador da metodologia ágil, pessoa que deve garantir que o time entenda o conceito e o aplique corretamente.

Dentro desse conceito são realizadas reuniões fixas que, inclusive, podem ser diárias, a fim de ajustar pontos e manter a motivação da equipe. 

Hora de escolher:

• Scrum vs Kanban: qual o melhor método ágil?

Nexus

Muitas empresas se perguntavam “como fazer a gestão de programas ou grandes projetos fazendo uso do Scrum com vários times de desenvolvimento?”. E a resposta veio do desenvolvedor Ken Schwaber, que chamou esse método ágil de Nexus.  

O Nexus nada mais é do que uma metodologia que permite implementar o Scrum de uma forma mais abrangente, utilizando ele como alicerce para a sua construção. Ele é utilizado quando uma empresa tem vários Times Scrum e precisa integrá-los para realização de um projeto.

Enquanto a aplicação, o próprio Schwaber disse que o recomendado é ter entre 3 e 9 membros no time de desenvolvimento. 

Claro, não incluindo o Scrum Master e o Product Owner, a não ser que eles também façam parte do time de desenvolvimento. 

Quer saber como aplicar a Metodologia Ágil? Então leia: Gestão ágil de projetos: o que é e como aplicar?

Lean

Ainda que tenha sido criado antes do Manifesto Ágil, o método Lean é compatível com seus princípios. Pois, ele tem como base a filosofia de gestão Lean Manufacturing, elaborada pela Toyota após a Segunda Guerra Mundial.

A metodologia Lean consiste em “enxugar” processos. Em outras palavras, é fazer uma gestão simplificada e mais barata, utilizando apenas os recursos que realmente são necessários para desenvolvimento do projeto.

De um jeito bem simples, o objetivo é gerenciar os produtos ou serviços de um jeito mais rápido, mais barato e mais funcional. Utilizando apenas os recursos que são realmente necessários para o desenvolvimento de cada projeto e ciclo iterativo.

Esse método ágil pode ser utilizado em conjunto com o Scrum e/ou Kanban, por exemplo. Dessa forma, criando um conjunto completo e inovador para o gerenciamento.

Scaled Agile Framework (SAFe)

Esse método ágil tem como base os princípios Lean, sendo criada por Dean Leffingwell, uma referência global quando o assunto é a cultura ágil.

Embora essa metodologia ágil seja baseada no Lean, também faz uso de elementos do Scrum. Porém, foi utilizado um diagrama denominado “The Big Picture”. 

Esse meio de acompanhamento visual agrupa todos os processos, fluxos e atividades da organização, sendo dividido em três categorias: portfólio (gerencial), program (estratégico) e team (operacional), nas quais constam todas as atividades, fluxos e processos de um negócio.

Assim, as empresas usam essa metodologia ágil com a ideia de ter uma estrutura organizacional, que permita a implementação do método de forma gradual.

Como melhorar (ainda mais) a experiência dos seus clientes?

Você lembra que no item 5 dos princípios do Manifesto Ágil citado anteriormente, falamos sobre a importância de oferecer aos colaboradores envolvidos no processo as ferramentas necessárias para a realização de suas tarefas?

Essa ação é fundamental não apenas para que trabalhem melhor, de forma mais ágil e sejam mais produtivos, mas também para que consigam entregar resultados melhores aos clientes.

Na área de atendimento, por exemplo, integrar seus canais de comunicação garante conversas fluidas e contínuas, ainda que o cliente mude o meio que esteja usando.

Escolha o software certo

Nesse ponto, o Zendesk Service pode lhe ajudar. Esse software permite reunir em um único ambiente todos os seus canais de suporte, tais como e-mail, chat, telefone e redes sociais como Facebook, WhatsApp, Instagram, etc.

Além de otimizar as atividades dos agentes, estreita o relacionamento com o cliente e promove uma experiência bem mais completa e traz todas as vantagens da metodologia ágil para você e sua empresa. 

Conheça mais sobre o Zendesk Service e confira como essa solução pode ajudar a sua empresa a obter resultados ainda melhores.