O que é compliance na empresa? Guia prático para estar em conformidade

Em uma busca simples sobre “o que é compliance” no Google, somos direcionados à melhor explicação possível para o termo: o tradutor. Compliance, em português, significa conformidade. Essa definição já ajuda a compreender muito sobre a essência do termo.

Indo além, para compreender melhor o que significa compliance, saiba que essa é uma palavra relacionada a um conjunto de normas que embasam a regulação das organizações. 

Isso significa que, por meio dos diferentes tipos de compliance, é possível garantir que todos os setores atuem de acordo com os princípios e valores da companhia, além de atender às normas do setor.

Por exemplo, podemos citar o combate à corrupção, com base em leis anticorrupção e sistemas de auditoria de processos. Entretanto, essa não é a única forma de aplicação do que é compliance. 

Entender isso é vital para as organizações que não associam sua imagem às situações em que a corrupção é um problema real. 

Mas o compliance não é focado apenas nessa questão, visto que você passa a enxergar essas práticas como algo interessante para a saúde organizacional. 

Pensando nisso, um dos objetivos deste artigo é provar que todos os negócios têm conexão com o compliance. Sua adoção é valiosa para guiar processos e comportamentos em qualquer tipo de organização, especialmente naquelas que têm um viés comercial.

Além disso, pode impactar os resultados de maneira positiva. De acordo com a Deloitte, a contribuição do compliance no resultado financeiro é admitida pela grande maioria das organizações: 84% reconhecem essa correlação.

E aí, despertamos sua curiosidade para aprender o que significa compliance e quais impactos pode ter na sua empresa?

Então, continue a leitura para entender como isso pode ajudar a orientar o negócio. 

O que é compliance? 

Compliance é um conjunto de políticas internas e externas, boas práticas e regras da organização voltadas aos colaboradores, parceiros, fornecedores e outros stakeholders. Tal conceito representa todas as iniciativas que visam garantir que as operações e condutas estejam conforme as normas legais e éticas aplicáveis.

Compliance é um termo utilizado para descrever a conformidade da organização com leis, regulamentos, diretrizes internas e padrões éticos relevantes ao setor de atuação. 

A ideia é que todos os envolvidos no processo corporativo realizem suas tarefas seguindo as diretrizes da legislação e as orientações da companhia. Ou seja, respeitando as condutas e regras estabelecidas interna e externamente.

E, apesar de ainda não ter alcançado sua máxima popularidade, a adoção do compliance vem crescendo ao longo dos anos. Hoje, 64% das empresas brasileiras afirmam que têm um processo de avaliação de riscos de compliance.

Uma vez que entendemos que o objetivo do compliance é assegurar que a organização evite riscos legais, regulatórios e reputacionais, é crucial que esses números se ampliem e que sua empresa também faça parte desse processo. 

Como implementar um programa de compliance? Princípios mais importantes

Os principais aspectos considerados por organizações que decidem adotar o compliance incluem:

• criação do código de ética e conduta;
• comprometimento concreto da alta administração;
• avaliação de riscos na cadeia de fornecedores; 
• profissional designado para garantir o cumprimento das políticas de governança e do código de ética;
• divulgação interna de informações sobre o cumprimento de políticas e procedimentos de governança;
• engajamento com entidades representativas;
• auditoria externa;
• controles financeiros;
• sistema interno de controle contábil para evitar adulteração das contas;
• política escrita de divulgação de informações relevantes, disponível para todas as partes interessadas.

Na prática, isso significa que, ao entender e aplicar o que é compliance, devemos considerar a criação e implementação de procedimentos, treinamentos, monitoramento e sistemas que ajudem a prevenir atividades ilegais e antiéticas.

Por que o compliance na empresa é importante?

Não é segredo que as empresas estão continuamente expostas a inúmeros riscos, certo? O que ainda não é muito claro e compreendido é que o descumprimento de legislações trazem uma série de prejuízos.

Logo, o papel dessa prática é minimizar o que chamamos de riscos de compliance, que incluem, por exemplo, a redução de problemas legais e regulatórios.

Isso é feito por meio de políticas administrativas voltadas à transparência, ética e regularidade legal.

A proposta é construir um ambiente organizacional mais íntegro, evitando que ocorram penalizações e escândalos por conta de questões como:

• corrupção;
• descumprimento de leis trabalhistas;
• desrespeito às questões ambientais;
• e mais.

Para entender a fundo quais são os benefícios do compliance, vale destacar que estamos falando de uma medida preventiva que preserva as organizações de prejuízos financeiros e reputacionais. E, sobretudo, contribui para criar um ambiente saudável tanto para colaboradores quanto para clientes.

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Quais são os tipos de compliance empresarial?

Para guiar e orientar as atividades, o compliance na empresa precisa ser aplicado em múltiplas frentes, incluindo:

1. compliance ambiental: refere-se às regras e normas que reduzem ao máximo os riscos e danos do negócio ao meio ambiente;
2. saúde e segurança organizacional: determina parâmetros que proporcionam um ambiente de trabalho saudável, produtivo e seguro aos colaboradores; 
3. anticorrupção: envolve táticas e ações que evitam e minimizam qualquer desvio de conduta de colaboradores, parceiros e fornecedores; 
4. responsabilidade social: representa as orientações que guiam o posicionamento da empresa em relação à comunidade em que se insere; 
5. controle e qualidade: garante que o serviço ou produto oferecido esteja conforme o comportamento do consumidor e suas necessidades, bem como com os padrões de qualidade da empresa.

Ao conhecer essas possibilidades de aplicação, fica mais fácil enxergar o que é compliance e como sua empresa pode aplicá-lo, não é mesmo?

Para exemplificar, vale lembrar de um aspecto que mudou a relação entre empresas e a demanda por segurança cibernética: a Lei Geral de Proteção de Dados.

Quer saber qual é a relação do compliance com a LGPD? Continue lendo!

Qual é a relação do compliance com a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação que entrou em vigor para regular e fiscalizar o tratamento de dados por parte das organizações.

O objetivo é preservar o direito constitucional à liberdade e privacidade com a devida proteção das informações dos cidadãos.

Para isso, as empresas precisam agir com extrema transparência quanto à coleta e ao tratamento dos dados.

Por exemplo, uma das normas estabelece que o tratamento de dados precisa ter uma finalidade e que apenas as informações indispensáveis para esse fim podem ser coletadas. 

Em paralelo, todos esses detalhes devem ser apresentados em linguagem clara ao cliente, via termo de consentimento.

Dito isso, a relação do compliance com o LGPD é que as políticas da organização devem ser adaptadas para estar em conformidade com a legislação, sob pena de multas e outras sanções.

Quais os benefícios do compliance? 

Falar sobre o que é compliance apenas no aspecto teórico pode dificultar o entendimento de seu potencial benéfico para as empresas.

Por isso, a seguir, você confere alguns benefícios do compliance na prática empresarial:

• oportunidade de novos negócios e vantagem competitiva;
• possibilidade de antecipação de problemas;
• correção de desvios;
• colaboradores mais atentos;
• sustentabilidade do negócio.

Logo adiante, confira mais detalhes sobre cada aspecto.

Oportunidade de novos negócios e vantagem competitiva

Em geral, as empresas que entendem o que é compliance e trabalham nessa linha são vistas com bons olhos pelo mercado.

Isso porque a prática é um verdadeiro guia para o trabalho ético e pautado na conformidade com as leis. 

Diante da criação de um programa de compliance na empresa, critérios mais específicos passam a ser considerados para selecionar os parceiros de negócios, por exemplo. Sem contar que oferece uma vantagem real sobre a concorrência.

As organizações que já aplicam o compliance têm mais chances de ser escolhidas por outras empresas que também atuam conforme as normas aplicáveis ao segmento.

Possibilidade de antecipação de problemas

A equipe trabalha para evitar desvios e problemas. Quando falamos em um time de atendimento ao cliente, por exemplo, conhecer as demandas do consumidor e trabalhar para solucioná-las antes que virem tickets é um verdadeiro sonho para os agentes. 

Com uma boa política de compliance, pode-se transportar esse cenário para a gestão da organização. Durante a implementação de um programa de políticas administrativas, a primeira atividade é a identificação de riscos.

Essa etapa permite preparar soluções e evitar desvios que impliquem em alguma responsabilização para a empresa e seus colaboradores. 

Correção de desvios

Muito ligado ao benefício anterior, este outro ponto positivo de saber o que é compliance na empresa aponta para a capacidade de corrigir desvios a partir da avaliação e identificação de riscos. 

Organizações com compliance conseguem tratar situações complexas com recursos como:

• planos de ação;
• treinamentos;
• revisão de políticas;
• criação de novos procedimentos;
• reforço da rotina de feedbacks com colaboradores;
• gestão de stakeholders
• e assim por diante. 

Colaboradores mais atentos

Ter uma empresa orientada ao compliance impacta diretamente o senso crítico do time de colaboradores, pois o conhecimento das regras faz com que seja mais fácil identificar algo que não ocorre de acordo com elas. 

Quanto mais cedo a equipe identificar desvios, maiores são as chances de trabalhar e solucionar cada um deles — sejam os problemas relacionados à satisfação do cliente ou gestão da força de vendas e demais equipes. 

Sustentabilidade do negócio

Por fim, entender o que é compliance passa por considerar sua relevância para o crescimento sustentável do negócio. 

Como “sustentabilidade”, entendemos aplicar métodos e processos que podem ser replicados ao longo do tempo com sucesso, mantendo a saúde organizacional. 

E sabe qual a melhor forma de garantir que um mesmo processo funcione com o passar do tempo? Isso mesmo: estabelecendo normas e diretrizes ou adotando uma política de compliance empresarial.

Passo a passo: como implementar um programa de compliance?

Para implementar um programa de compliance na empresa é preciso:

• contratar um profissional ou montar uma equipe;

• fazer uma análise de riscos;

• construir um plano de ação;

• estruturar um código de ética e conduta;

• abrir um canal de denúncias;

• capacitar os colaboradores;

• acompanhar os resultados.

Continue lendo e saiba como aplicar tudo isso.

1. Contrate um profissional ou monte uma equipe

Contratar um profissional ou montar uma equipe é nossa primeira recomendação, pois os especialistas poderão realizar as próximas etapas de maneira mais assertiva e eficiente.

Sendo assim, caso haja orçamento para contratar um ou mais profissionais da área, não hesite em fazer isso. E, se não for possível, execute o passo a passo como puder. O importante é implementar o compliance.

2. Faça uma análise de riscos

Inicialmente, deve-se analisar os riscos aos quais a organização está exposta. Para tal, é preciso mapear todos os processos com a ajuda dos colaboradores.

O compliance apenas pode ser implementado com um conhecimento completo da empresa e seus riscos.

Aqui, é necessário avaliar uma série de fatores relacionados às legislações, como:

• normas específicas do mercado;
• leis trabalhistas (salários, benefícios etc.);
• acordos e transações com empresas terceirizadas;
• potenciais riscos ao meio ambiente;
• entre outros.

A propósito, uma boa análise vai além do mapeamento dos riscos. O ideal é que se compreendam as condições de trabalho que a organização oferece aos diferentes departamentos.

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3. Construa um plano de ação

Após entender as condições da empresa e mapear os riscos, é hora de construir um plano de ação para implementar o compliance.

Esta etapa é importante para que se determine de forma clara e objetiva quais políticas serão aplicadas na companhia. Adicionalmente, permite detalhar o passo a passo da aplicação e, ainda, as metas que se planeja alcançar.

Por sinal, para que a implementação seja eficiente, é preciso ter um planejamento, assim como só é possível avaliar se houve “sucesso” caso haja objetivos bem delineados.

Leia também: Como estabelecer metas de vendas desafiadoras e possíveis de serem alcançadas? 6 passos!

4. Estruture um código de ética e conduta

O código de ética e conduta visa esclarecer aos colaboradores como devem agir diante certas situações. Desse modo, o comportamento fica de acordo com as legislações e os valores da empresa.

Tais diretrizes devem fazer parte da cultura organizacional, norteando a tomada de boas decisões.

Por isso, o ideal é que o documento seja redigido em uma linguagem clara, acessível e objetiva, facilitando assim a compreensão.

5. Abra um canal de denúncias

O canal de denúncias é um bom mecanismo para empresas monitorarem a existência de comportamentos que desrespeitam o código de ética e conduta, identificando os riscos de compliance.

Esse canal deve ser aberto com total transparência, estar acessível a todos (no site, por exemplo) e, se possível, possibilitar denúncias anônimas. 

Ainda, o público interno e externo precisa saber utilizá-lo e ter consciência de que não é algo para causar desconforto, competitividade ou qualquer prejuízo.

6. Capacite os colaboradores

Compartilhar as diretrizes com os colaboradores e capacitá-los para segui-las de maneira adequada é parte essencial da implementação do compliance.

Portanto, assim que as políticas entrarem em vigor, elas devem ser comunicadas e explicadas para toda a empresa. 

Quando novos colaboradores se juntarem à organização, o mesmo deve ser feito.

Esta é a principal maneira de inserir o compliance na cultura organizacional e torná-lo eficiente.

7. Acompanhe os resultados

Deve-se acompanhar as medidas para verificar se estão sendo cumpridas e compreender quais resultados estão sendo conquistados.

Lembra-se das metas definidas na etapa do plano de ação? Elas serão utilizadas agora para avaliar o sucesso do compliance na empresa, possibilitando verificar se os riscos foram realmente minimizados.

O acompanhamento é mais uma etapa vital, pois de nada adianta implementar as diretrizes e deixá-las de lado, sem verificar os avanços e a aplicação real. 

É bem provável que as políticas não sejam cumpridas e se percam, caso não haja essa observação.

Se você chegou até aqui, conseguiu entender a importância de saber o que é compliance, certo? E, se quiser dar o próximo passo para implantar ou otimizar a gestão deste recurso na empresa, nós podemos te ajudar. 

A solução da Zendesk é uma ferramenta que reúne CRM de vendas e software de atendimento, integrando as rotinas e armazenando dados com assertividade, acessibilidade e segurança. 

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