O que é daily scrum: definição, principais vantagens e 6 dicas de como fazer reuniões ágeis com suas equipes

Dados de pesquisa mostram que a adoção da metodologia scrum por uma equipe pode ter resultados impressionantes rapidamente. Um time pode aumentar a velocidade com que realiza suas tarefas em 50%, segundo artigo publicado pela Scrum Inc.

Mas você conhece a metodologia scrum? Você já ouviu falar em daily scrum meeting, uma das práticas mais usadas por quem adota o scrum? Faz ideia o que é daily scrum e para que serve?

O scrum é uma metodologia ágil utilizada para garantir maior agilidade à execução de projetos. Usado por empresas de diferentes segmentos, esse framework busca organizar melhor as equipes e “quebrar” as tarefas de modo a tornar a execução mais fluida e ágil.

Com base nisso, surge o daily scrum meeting, que é uma reunião rápida feita diariamente para alinhar determinados aspectos de um projeto em execução e evitar falhas e atrasos nas entregas.

Neste artigo você vai entender tudo sobre o que é daily scrum e as vantagens de fazer esse tipo de reunião. Continue a leitura para conferir também 6 dicas de como realizar a daily scrum meeting na sua empresa.

Antes de entender como funciona o daily scrum, que tal dar uma olhada neste vídeo criado pela Harvard Business Review que explica em detalhes o que é a metodologia ágil scrum?

Scrum é uma metodologia muito usada para tornar equipes e empresas mais ágeis, mas existem outras, veja este exemplo: Como a metodologia Canvas ajuda a entender o seu negócio?

O que é daily scrum?

Conforme adiantamos na nossa introdução, podemos definir o que é daily scrum como uma reunião diária na qual se discute a evolução de determinado projeto, alinham-se expectativas e planeja-se o que deverá ser feito e entregue nas próximas 24 horas.

A duração de uma daily scrum meeting não deve exceder os 15 minutos. A intenção é repassar rapidamente os pontos mais relevantes de um projeto em execução e esclarecer dúvidas mais urgentes.

Em uma daily scrum, busca-se identificar o que pode ser feito para que os trabalhos avancem, acelerando o desenvolvimento do projeto por meio da gestão ágil.

Vantagens de fazer a daily scrum meeting

Se você pretende adotar a metodologia, é importante saber que a daily scrum pode trazer inúmeros benefícios para as equipes que realizam essas reuniões diárias.

A principal vantagem talvez seja a melhoria significativa na comunicação interna, na transparência e no engajamento dos colaboradores. Além disso, as daily meetings possibilitam a rápida identificação e correção de erros antes que eles tomem proporções mais graves.

Com essas reuniões, é possível também gerenciar melhor os riscos de um projeto e saber quais dificuldades os colaboradores estão enfrentando em suas tarefas para, então, ajudá-los a ter um melhor desempenho.

Outra vantagem da daily scrum meeting se refere às tomadas de decisão mais ágeis e assertivas. Vale a pena também citar o estímulo à colaboração entre os envolvidos, o maior senso de responsabilidade e a aceleração do ciclo de desenvolvimento.

6 dicas de como realizar daily scrum

Agora que você já sabe o que é daily scrum, para que serve e as vantagens que esses encontros podem oferecer, confira a seguir 6 dicas como realizar uma reunião de daily scrum com as suas equipes.

1. Separe com antecedência os tópicos a serem abordados

Antes de a reunião começar, defina quais temas e tópicos sobre o projeto em andamento serão abordados. Essa prática é de extrema importância, tendo em vista que a daily scrum meeting não deve durar mais que 15 minutos.

Portanto, já chegue preparado sabendo todos os assuntos dos quais você quer tratar com os colegas.

2. Elabore um roteiro com as perguntas para daily scrum

Um roteiro servirá para dar os devidos direcionamentos à reunião. Nesse sentido, é importante colocar algumas 3 perguntas para daily scrum, como:

• O que foi feito ontem?
• O que deve ser feito hoje?
• Quais os impeditivos?

Quando pensamos em para que serve o daily scrum, devemos ter em mente que é uma metodologia de gestão ágil que permite aprimorar a organização e produtividade da equipe.

Então, pensar essas 3 perguntas no daily scrum auxilia nesse processo. Isso porque, ao invés de sempre levantar novas questões, as pessoas já estarão preparadas para responder a elas, inclusive se organizando para isso.

Assim, temos três perguntas que permitem que tanto os gestores quanto os liderados consigam refletir sobre o ontem, o hoje e os bloqueadores, começando o dia sempre do mesmo ponto.

O que foi feito ontem?

Essa pergunta do daily scrum é fundamental para que toda a equipe entenda como está o andamento dos processos internos. Muitas vezes, deixamos de refletir sobre isso e acabamos não percebendo certos problemas na produtividade.

Por exemplo, se um colaborador conseguiu realizar diversas tarefas no dia anterior, sabe exatamente do ponto em que precisa partir hoje e quais são os próximos passos. 

Por outro lado, se o membro da equipe cumpriu poucas de suas tarefas, é necessário entender os motivos para que não atrapalhe a produtividade ou se transforme em uma bola de neve.

O que deve ser feito hoje?

Agora que foram colocados na roda o que cada um fez ontem, é o momento de adiantar quais serão as tarefas desse dia. Isso ajuda a entender o que é esperado de cada um e, principalmente, quanto os funcionários conseguem cumprir em um dia.

Além disso, faz com que as atividades que sejam consideradas urgentes ganhem uma nova perspectiva, para que não seja necessário reorganizar as prioridades para conseguir executá-las.

Quais os impeditivos?

Existe algum impeditivo para alguma tarefa que você precisa realizar no dia de hoje? A resposta a essa questão pode englobar tanto questões internas quanto externas.

Por exemplo, você precisa fazer uma reunião com um cliente, mas não tem tempo na sua agenda. Nesse caso, é importante entender o que é prioridade. Ou, então, precisa que outro colaborador libere algum relatório ou documento para seguir com o seu trabalho.

É essencial pensar nesses pontos e colocá-los na roda com a equipe para que todos consigam entender os impeditivos que podem surgir e refletir sobre como é possível resolvê-los.

3. Escolha o local adequado para a reunião

Além do roteiro com as perguntas para daily scrum, é necessário também definir o local onde essa reunião será realizada. Faça isso com antecedência para que todos os participantes possam se encaminhar diretamente para o local escolhido.

É importante que seja um espaço tranquilo e com portas fechadas para evitar interrupções.

4. Defina o melhor horário para a reunião

A escolha do horário mais adequado deve levar em consideração a carga horária dos colaboradores; isso significa que você não deve fazer as reuniões nem antes nem depois do horário de expediente dos colaboradores.

O ideal é que a daily scrum meeting seja feita logo pela manhã. Afinal, isso permite iniciar o dia de trabalho tendo em mente as atividades prioritárias que precisam ser realizadas, permitindo uma otimização do tempo de todos os colaboradores.

Mas, é claro, isso vai depender da rotina de cada equipe. Para garantir um bom proveito do tempo de trabalho, tente já deixar as reuniões marcadas sempre no mesmo horário, pois isso irá ajudar na rotina diária de todos.

5. Defina quem será o mediador da reunião

É importante contar com a figura de um mediador na daily scrum meeting. Essa pessoa será a responsável por comandar o encontro.

Cabe ao mediador definir a ordem em que cada participante deve falar, fazer as anotações mais pertinentes e controlar o tempo da reunião. 

Esse último ponto, inclusive, merece uma menção a mais: é fundamental saber controlar o tempo da daily scrum meeting para que ela não ultrapasse os quinze minutos.

Isso significa que é necessário avaliar o tempo que cada membro está falando e, caso seja necessário, interrompê-lo para não prejudicar o restante do tempo da equipe.

6. Anotar agora, resolver depois

Pode ser que durante a daily scrum meeting o gestor perceba que alguns problemas ou desafios estão surgindo. Pode ser alguma tarefa específica que está em atraso ou até mesmo um colaborador que não está entregando suas atividades a tempo.

Todas essas questões são vitais de serem resolvidas, afinal, podem prejudicar não apenas o andamento dos outros membros da equipe, mas de todo o projeto. Entretanto, isso não deve ser feito durante as dailys.

Essa é uma das principais regras da produtividade e um ponto essencial quando pensamos que a daily scrum meeting deve durar apenas 15 minutos. Ou seja, não é possível resolver todos os problemas nesse período.

Caso seja necessário, convide os colaboradores que você precisa conversar para ficar um pouco mais, após finalizar a reunião. Assim, os demais membros conseguem seguir com suas atividades normalmente e você consegue dar a atenção necessária ao problema em questão.

• A daily scrum pode ajudar bastante a gerenciar equipes remotas, mas existem outras maneiras de lidar com equipes que trabalham em ambientes físicos diferentes. Veja mais neste post: Gestão de equipes remotas: criando um time de suporte virtual

E depois da daily scrum meeting?

Agora você já entendeu o que é daily scrum, para que serve, conhece as principais vantagens dessa metodologia de gestão ágil e sabe como implementá-la em sua equipe. 

Mas, então, fica a pergunta: o que fazer depois disso? Existem próximas etapas a serem seguidas?

Como vimos, a daily scrum faz parte da metodologia Scrum, que tem como principal objetivo otimizar a execução de projetos. Pensando nisso, as dailys fazem parte desse processo maior em que está organizada.

Então, vale a pena sempre fazer um acompanhamento de cada etapa desse processo para entender como está o andamento tanto geral da equipe quanto individualmente.

Inclusive, por meio das daily scrum meetings é possível observar os pontos de atenção que precisam ser melhorados, seja em toda a equipe ou em um colaborador específico. 

Mais do que isso, é a oportunidade ideal para avaliar o progresso da equipe, como cada um está se dedicando em suas atividades e, é claro, quão próximos estão de bater as metas e objetivos estabelecidos.

E então? Ficou claro o que é daily scrum e para que serve? Agora que você já sabe mais sobre esse assunto, que tal fazer essas reuniões diárias com a sua equipe?

Faça isso para melhorar o engajamento dos seus colaboradores e potencializar os resultados de seus projetos.

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