O que é forecast de vendas e como fazer a previsão comercial?

Se você pudesse prever o quanto sua empresa iria faturar no final de um mês, por exemplo, acredita que essa informação ajudaria você a tomar melhores decisões sobre onde e quanto investir e sobre o futuro da empresa, no geral? Aprender o que é forecast de vendas vai te ajudar a alcançar essa desejada visão estratégica do setor.

Quando você ouve o termo previsão de vendas, o que você sente? Muitas pessoas ainda acreditam que estamos falando de bolas de cristal, chutes ou previsões baseadas apenas no histórico de vendas de períodos anteriores.

Entretanto, com a tecnologia e o acompanhamento mais detalhado do funil de vendas, bem como o acesso a dados e informações sobre cada uma das fases do processo comercial, o trabalho de previsão de vendas ficou mais fácil e assertivo. 

Nesse cenário, se torna estratégico aprender como fazer previsão de vendas, forecast, para sua empresa, contribuindo para a otimização das etapas de vendas e para a tomada de decisões do negócio. 

O que é forecast de vendas?

Mas, afinal, o que é forecast de vendas? Forecast de vendas é o termo sinônimo de previsão de vendas. Por meio do controle de todas as etapas do pipeline de vendas, do conhecimento sobre a persona da empresa, das taxas de conversão de usuários em leads e leads em clientes, das oportunidades abertas e do desempenho dos vendedores, sua empresa passa a prever faturamento, receita e volume de vendas. 

Como dissemos acima, o forecast de venda será possível a partir de um controle minucioso de cada etapa do pipeline de vendas. 

Entender quantos visitantes das páginas da empresa se transformam em leads, quantos leads se tornam oportunidades e quantas oportunidades se tornam, enfim, clientes, é uma das formas de ter mais controle dos resultados que a sua empresa irá apresentar ao longo do tempo. 

Para fazer isso, entretanto, não deve ser novidade a necessidade de implementação de um CRM de vendas, capaz de acompanhar cada uma das etapas do pipeline de vendas e gerar relatórios com indicadores relacionados a cada uma dessas fases. 

Se a sua empresa ainda não tem um CRM por receio de quanto isso vai custar para o caixa da organização, indicamos que acesse o material exclusivo, “Custo de um CRM de vendas: como justificar o sistema?” e entenda o quanto você tem a ganhar com esse investimento.

Por que o forecast é importante? 

Existem muitos benefícios de dominar o que é forecast de vendas e a possibilidade de realizar um planejamento financeiro mais eficiente e atrelado a realidade do negócio, é um deles.

Ao ter uma ideia aproximada do faturamento do período, a empresa pode otimizar o uso de seus recursos para se manter em crescimento, sem perder oportunidades, ao mesmo tempo em que toma decisões mais embasadas em dados e informações do que em achismos, o que diminui o risco de problemas financeiros. 

Além disso, ao acompanhar cada uma das etapas do processo comercial, a organização passa a ter uma visão mais estratégica sobre elas, sendo possível identificar falhas e gargalos e aplicar melhorias que vão impactar todo o processo comercial.

Como fazer forecast?

Agora sim, depois de entender o que é forecast de vendas e qual a sua importância, seguimos para a compreensão sobre como fazer um forecast de vendas.

Antes do passo a passo é importante que você compreenda que o cálculo será realizado a partir dos dados extraídos das ferramentas que acompanham o pipeline de vendas. Dito isso, seguimos. 

1. Crie um processo estruturado

Para que você possa acompanhar os resultados de cada fase do processo comercial é preciso que todos eles sejam estruturados e organizados.  

Defina os critérios para passar um lead de uma etapa do funil para outra, acompanhe a evolução dentro de cada fase e padronize o processo comercial. 

Sobre a otimização das etapas de vendas da sua empresa indicamos que acesse o artigo, “As 7 etapas do processo comercial de vendas e como otimizá-las”. 

2. Mapeie o funil de vendas

Mapeie todas as oportunidades de negócio que estão abertas, observando cuidadosamente:

• quantos leads chegaram até o pipeline, 

• quando leads são qualificados, 

• quantas propostas foram enviadas,  

• volume de propostas em negociação, e mais.

3. Avalie o histórico de cada etapa

Qual a taxa de leads que chegaram até o pipeline eram qualificados? Quantos leads qualificados se transformaram em propostas enviadas? Quantas propostas enviadas foram concretizadas? 

Observar esses números vai te ajudar a fazer o caminho inverso, ou seja, de quantas propostas enviadas você precisa para alcançar sua meta de vendas? 

De quantos leads qualificados você precisa para gerar o número de propostas enviadas necessários para alcançar a meta de vendas? 

Quantos leads chegando na base são necessários para que você tenha o volume necessário de leads qualificados, que vão se transformar no número de propostas ideal e no volume de vendas esperado?

Perceba que nesses casos, sua empresa passa a trabalhar de forma muito mais estratégica em cada etapa do funil de vendas. 

Nesse cenário, não basta acompanhar a meta final de vendas, mas as metas intermediárias, por exemplo:

• volume de leads que chegam na base, 

• volume de leads qualificados, 

• volume de propostas enviadas, 

• número de ligações diárias necessárias para negociação, e mais. 

Como calcular forecast de vendas?

Vamos considerar alguns números como exemplo do cálculo do forecast de vendas. Esses números devem ser coletados a partir do CRM de vendas que sua empresa deve adotar para uma gestão comercial mais eficiente.  

Considere que o histórico da sua empresa é: 

• 30% dos leads resultam em envio de propostas

• 40% das propostas se transformam em uma negociação

• 30% das negociações se tornam vendas reais. 

Agora considere que a empresa recebe 1000 leads. Nesse cenário:

• 300 propostas serão enviadas, 

• 120 vão avançar para as negociação,

• 36 propostas em negociação se transformem em vendas, no período.

Logo, se a sua empresa pretende ampliar o volume de vendas, será necessário ampliar o volume de leads que entram na base ou otimizar os processos dentro de cada etapa para garantir que mais leads resultem no envio de mais propostas, ou mais propostas se tornem negociações ou mais negociações se transformam em mais vendas. 

É importante, claro, considerar os contatos, propostas e negociações que já estão na sua base para entender como calcular o forecast de vendas da sua empresa. 

Também é possível fazer forecast por faturamento. Nesses casos a previsão deve considerar o ticket médio de vendas da empresa. Se a previsão é de conclusão de 36 vendas e o ticket médio é R$ 1.000, sua previsão de faturamento será: 

1.000 x 36 = R$ 36.000

Essa é uma forma simples de entender o que é forecast de vendas e como calcular esse indicador. 

Pode ser aplicado em empresas de todos os portes, tipos de negócios, ticket médio e mais. 

Considere também o ciclo de vendas médio da sua empresa para entender em quanto tempo tudo isso se realiza.

Outras formas de calcular forecast de vendas

A tentativa de prever o volume de vendas das empresas não é algo novo, de fato, sempre foi um desejo de empreendedores. Exatamente por isso existem, além do modelo que apresentamos acima, outras formas de como calcular forecast de vendas. Confira a seguir. 

Previsão de vendas por vendedor 

Esse método é mais qualitativo. Nele cada vendedor aponta a probabilidade de fechar um negócio, no próximo mês. 

Se o vendedor é responsável por gerenciar 10 oportunidades de venda ele precisará apontar a probabilidade de conversão de cada um. 

Por mais que considere a opinião do representante de vendas, o que é muito positivo, esse método possui falhas, como a não consideração dos leads que ainda vão entrar na base ao longo do período. Isso sem contar que alguns vendedores podem ser muito otimistas ou pessimistas. 

A sugestão é que você use esse método como complemento a um outro, como o que indicamos acima, que considere mais os indicadores do que a subjetividade de cada profissional.

Previsão de Vendas por Contas (Account Forecasting)

Estamos falando de um método ideal para situações em que a empresa está prestes a fazer um grande negócio, com um único cliente. Ou seja, quando a venda é para um cliente que sozinho representa um grande volume financeiro.

Com esse cliente na empresa, considere qual valor é seguro e quais estão em risco. Também é possível identificar onde há oportunidade de aumento na receita dentro dos clientes que já estão na sua base. 

O cálculo nesse caso é: 

Previsão = Receita recorrente segura – receita em risco + oportunidade de aumento de receita

Previsão por Ligações (Call Forecasting)

A cadência de prospecção das empresas podem incluir várias formas de contato. Quando o assunto é Inside Sales, medir o volume de ligações necessárias para a conversão pode ajudar a entender quantas ligações precisam ser realizadas para a conquista efetiva de um cliente e da meta como um todo. 

Muitos profissionais de Inside Sales usam o termo “jogo de números” para falar sobre a metodologia, e isso está ligado à ideia de que quanto mais atividades de vendas forem realizadas, maiores as chances de conversão.

Sem dúvida esse pode ser um dos indicadores acompanhados para contribuir para a previsão de vendas.

Dicas para acompanhamento do forecast de vendas

Como vimos acima, existem muitos benefícios em entender e aplicar o que é forecast de vendas, entre eles: 

• maior capacidade de planejamento financeiro,
• acesso a informações importantes para a tomada de decisão assertiva dentro da empresa, seja em relação a investimentos ou outras áreas,
• otimização de etapas do processo comercial e de marketing, 
• previsão financeira, que contribui para a realização de investimentos e para o crescimento geral do negócio,
• maior segurança para investimentos,

• maior compreensão sobre a relação entre prospects e empresa, 

• avaliação e acompanhamento das etapas do processo comercial, ampliando o controle da empresa sobre essa atividade tão importante para a sobrevivência e crescimento da empresa, 
• maior conhecimento sobre o próprio processo de venda, 
• capacidade de otimização de cada etapa do funil de vendas para melhores resultados e mais. 

Entretanto, para conseguir alcançar tudo isso, sua empresa precisa aliar à análise dos dados algumas avaliações qualitativas, que vão contribuir para a compreensão real do funcionamento do setor de vendas. 

Busque diferenciar os tipos de clientes 

Quando sua empresa trabalha com diferentes tipos de clientes, com características muito distintas, o forecast de vendas precisa considerar esses diferentes grupos para que a previsão seja realizada de forma mais assertiva, considerando as características variadas de grupos específicos de clientes. 

É possível, por exemplo, fazer previsões diferentes para cada tipo de cliente. 

Não foque apenas na venda em si

Como vimos ao longo deste artigo, considerar as várias etapas que levam a uma venda é parte central do que é forecast de vendas. 

Olhar para todo o processo comercial é muito mais relevante do que olhar apenas para a meta em si. 

Esteja atento a todas as etapas do processo de vendas e busque entender quais apresentam melhores índices de avanço de lead. Perceba quais podem ser otimizadas e quais já estão funcionando com bom fluxo e bons resultados.

A meta de venda será alcançada pelo resultado do trabalho de otimização das etapas que antecedem a “assinatura do contrato”. 

Use a tecnologia como aliada

Que a transformação digital mudou a forma como clientes consomem e empresas vendem, isso você já sabe, mas o quanto você realmente usa tecnologia para gerenciar o pipeline de vendas da empresa e otimizar o resultados do setor?

Uma tabela de previsão de vendas não é tão eficiente quanto um CRM de vendas que automatiza diversos processos, tornando muito mais rápido e assertivo a avaliação de cada etapa do funil de vendas, por exemplo. 

Ferramenta para previsão de vendas

O uso do CRM de vendas é uma maneira de realizar a previsão de vendas de maneira mais ágil, rápida, assertiva e eficiente. A ferramenta permite:

• centralizar todos os dados e interações dos clientes;

• otimizar o fluxo de informações fornecidas;

• integrar diferentes departamentos, por exemplo, vendas, marketing e atendimento;

• acompanhar os resultados de cada etapa do pipeline;

• destacar leads com maiores chances de venda;

• identificar novas oportunidades de venda rapidamente.

A Zendesk oferece um sistema de CRM para equipe de vendas que pode ser usado antes e após a conclusão de um negócio.

Estamos falando de uma plataforma de CRM de vendas que ajuda a:

• aumentar a produtividade da sua equipe, 

• ampliar o nível de satisfação dos seus clientes,

• otimizar os processos e etapas de vendas, 

• visualizar o pipeline de vendas, 

• analisar dados para melhoria e otimização das suas estratégias. 

Uma plataforma de Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, ou CRM permite:

• centralizar todos os dados, interações e o histórico dos clientes;
• visualizar o pipeline de vendas de forma eficiente,
• automatizar e personalizar a comunicação com leads, 
• otimizar o fluxo de informações fornecidas;
• registrar instantaneamente todas as chamadas feitas ou recebidas

• integrar diferentes departamentos, por exemplo, vendas, marketing e atendimento;

• acessar relatórios prontos para o uso que analisam métricas importantes