Kick off: o que é, para que serve, importância e estrutura

Ao entender o que é kick off, verá que essa reunião tem o objetivo de alinhar diversos detalhes de um projeto, visando evitar retrabalho, erros e discordâncias. É uma boa maneira de delinear o encaminhamento de uma iniciativa que será desenvolvida.

Essa é uma definição bem breve do conceito. Caso queira conhecer o assunto mais a fundo, este texto reúne todos os tópicos necessários para alinhar ponto a ponto de um novo projeto. Siga conosco para conferir!

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Neste artigo, você aprenderá

• O que é kick off? Para que serve?
• Qual é a importância do kick off?
• Qual é a estrutura de uma kick off meeting?
• 7 passos para realizar uma boa reunião de kick off
• Use a tecnologia a seu favor!

O que é kick off? Para que serve?

A reunião de kick off é realizada na fase inicial de um projeto para alinhar todos os detalhes entre os stakeholders envolvidos — cliente, gestor do projeto e membros da equipe, por exemplo. Ela faz parte do planejamento estratégico e define o escopo, incluindo as metas, os prazos e os direcionamentos.

O termo, proveniente do mundo esportivo com significado de “pontapé inicial”, é um recurso que serve para começar adequadamente uma iniciativa e, desse modo, deve contar com o máximo possível de informações.

Isso é extremamente benéfico a longo prazo, porque todos os envolvidos saberão profundamente seus papéis dentro do projeto e os resultados esperados. Assim, diminui a ocorrência de falhas e aumenta de forma considerável as chances de conquistar as metas estabelecidas.

É possível dizer que alguns projetos que não tiveram uma reunião de kick off em seu início dificilmente irão para a frente. Isso porque é muito provável acontecerem discordâncias entre os stakeholders e retrabalho devido à falta de alinhamento.

Isso porque, caso não haja um kick off do projeto eficiente, é possível ter problemas:

• na validação das estratégias definidas;
• nos prazos determinados;
• no orçamento previsto;
• na falta de autorização de algumas áreas para executar certas partes do projeto.

Qual é a importância do kick off?

O kick off é o momento para construir a fundação de um projeto. Esse encontro sustenta as atividades que serão realizadas, promovendo o alinhamento de objetivos e expectativas; delineamento do plano de ação; e maior engajamento dos envolvidos. Sem falar no alcance dos resultados de forma mais rápida e organizada.

De acordo com as respostas do relatório PMI – Pulse of the Profession, os cinco principais motivos para projetos falharem são os seguintes:

• mudanças nas prioridades das organizações (41%);
• coleta de informações imprecisas (39%);
• mudanças nos objetivos do projeto (36%);
• visões ou objetivos inadequados (30%);
• comunicação inadequada (30%).

Como é possível notar, todos esses problemas podem ser resolvidos com o conhecimento do que é kick off e a elaboração de um encontro estruturado.

Mas essa reunião vai além de alinhar os detalhes entre os envolvidos, é uma ocasião para construir confiança e engajar. Ao conhecer detalhadamente as metas e o plano de ação, os stakeholders se sentem motivados a conquistar o que foi definido.

Para esclarecer todos os benefícios que o kick off meeting pode proporcionar ao seu projeto, listamos-os a seguir.

Alinhamento de objetivos e expectativas

Sem dúvidas, este é o principal intuito e a vantagem do kick off. Para que um projeto tenha sucesso, o ideal é que seja iniciado com todos os detalhes bem-definidos, estruturados e claros.

Determinar esses pontos é exatamente o papel da reunião, uma vez que permite que as atividades do plano sejam executadas com propósito e confiança.

Delineamento do plano de ação

Apesar de ser uma etapa inicial, o plano de ação já começa a ser delineado no kick off. Afinal, os objetivos, o escopo e o planejamento do projeto guiarão as tarefas necessárias para conquistar as metas.

Engajamento dos envolvidos

Como dissemos, o kick off briefing também é o momento para motivar e engajar todos os envolvidos. Por meio da definição dos objetivos e do plano de ação, é possível despertar um sentimento de ânimo e determinação entre os stakeholders.

Isso é extremamente benéfico para a produtividade, pois contribui para que os profissionais busquem sua melhor performance.

Apresentação dos talentos e pontos fortes dos envolvidos

Outro ponto que a chave para motivar e engajar todos da equipe é a apresentação da qualificação dos profissionais envolvidos no projeto. Especialmente se a reunião incluir o cliente.

Essa prática contribui para reconhecer e valorizar os colaboradores participantes, motivar e despertar confiança e credibilidade no trabalho que será feito.

Aumento de produtividade e eficiência

Sabe aquele momento de reunião dos jogadores no vestiário antes de iniciar uma partida? É nesse clima que a reunião de kick off deve acontecer. Só que ela engloba ainda o último treino em que o treinador detalha a estratégia do jogo.

Isso auxilia a estimular o bom desempenho, fazendo com que cada envolvido dê o seu melhor nas tarefas.

Continue aprendendo: Como desenvolver equipes de alta performance e incrementar a sua receita?

Compreensão de metas e resultados

O alinhamento entre os participantes de um projeto é essencial para que todos compreendam o ponto de partida e de chegada. Dessa forma, é possível que cada já monte sua própria estratégia de como atingir os resultados esperados.

Qual é a estrutura de uma kick off meeting?

A “estrutura” que vamos apresentar é um exemplo de apresentação de kick off. Ela consiste em dez etapas que podem ser usadas no momento da reunião para cumprir com o objetivo principal: alinhar os detalhes do projeto.

No entanto, é importante destacar que essa estrutura não é um regra inflexível. Muito pelo contrário, apenas é um exemplo de um modelo muito usado. A nossa ideia é que você tenha uma noção do que é preciso ter e adapte como considerar melhor.

Conheça a estrutura de kick off que costuma ser utilizada:

1. introdução;
2. background e objetivos;
3. escopo do projeto;
4. planejamento;
5. divisão de funções;
6. orçamento
7. colaboração;
8. próximos passos;
9. meios de comunicação
10. perguntas.

Introdução

Este é o momento inicial da reunião de kick off. Portanto, a ideia é “quebrar o gelo” dando espaço para que todos se apresentem.

O desenvolvimento de um projeto de kick off pode reunir diversas pessoas que nem sempre se conhecem. Logo, é uma oportunidade para aproximá-las.

Afinal, como dissemos anteriormente, o kick off também serve para a construção de confiança. Isso é algo extremamente importante para o sucesso do plano e que apenas pode ser construído com o relacionamento entre os envolvidos.

Diante dos pontos apresentados, a introdução não consiste em uma conversa sobre o projeto em si. Esse é um momento social que auxilia na fluidez das próximas etapas.

Background e objetivos

Nesta fase, o intuito é compartilhar o que está por trás do projeto, explicando o contexto que levou à sua cogitação. Essa contextualização é vital para que todos entendam o porquê da iniciativa.

É interessante usar as características do negócio para reforçar os motivos do desenvolvimento do projeto.

No entanto, deve-se tomar cuidado como essas informações serão compartilhadas. O ideal é que sejam transmitidas de maneira objetiva e direta para que os participantes não tenham uma perda de interesse ou atenção.

O objetivo do projeto é outro ponto relevante de se abordar neste momento. Pegando o gancho da apresentação do background, você pode conectar a explicação das metas.

Escopo do projeto

O escopo do projeto é praticamente um rascunho do plano de ação. Aqui, começa-se a desenhar as entregas que serão necessárias para alcançar os objetivos.

Deve-se delinear uma breve descrição das atividades de maior prioridade, do prazo, dos indicadores que serão avaliados, entre outros aspectos. Nessa etapa, ocorre o alinhamento entre os envolvidos.

Por isso, recomendamos que algumas reflexões sejam levantadas, como as seguintes:

• Resumidamente, o que devemos fazer para conquistar os objetivos?

• O prazo é flexível?
• O que seria considerado “sucesso” no projeto?

Os questionamentos e as discussões ajudarão a construção de um esboço equilibrado do projeto, que irá evoluir naturalmente. Esse escopo é o que evitará retrabalho e discordâncias a longo prazo.

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Planejamento

A etapa de planejamento consiste em pegar o rascunho de entregas desenvolvido no escopo e detalhá-lo. A ideia é especificar ao máximo as entregas e os recursos necessários para criar um roadmap estruturado.

Portanto, o planejamento é a fase na qual se define o caminho que será percorrido para alcançar as metas determinadas. Essa é mais uma etapa que contribuirá ativamente na prevenção de retrabalho e discordâncias, que são fatores que podem acabar com o projeto.

É interessante construir o roadmap com base no prazo que também foi definido no escopo. Assim, a iniciativa começará bem-organizada e estruturada para que tudo seja entregue dentro do combinado.

Um último ponto que vale a pena ser mencionado é que construir visualmente o roadmap, com caneta e papel ou um software, pode ser de grande ajuda para o desenvolvimento do processo.

Divisão de funções

Em seguida, é o momento de adicionar ainda mais detalhes ao roadmap. Depois da definição das entregas, bem como dos prazos delas, deve-se determinar quem serão os responsáveis por cada etapa.

Mais uma vez a construção visual do roadmap pode ser de grande ajuda, porque facilmente os nomes dos stakeholders podem ser incluídos no planejamento.

É muito importante ter atenção à divisão de funções para que haja um equilíbrio, ninguém deve ficar sobrecarregado. O acúmulo de tarefas pode causar perda de produtividade e desmotivação, afetando a qualidade e o prazo das entregas.

Orçamento

Não se esqueça de incluir na apresentação o orçamento total e detalhado do projeto. Cada envolvido precisa saber o valor disponível para executar sua tarefa e entender sua parcela dentro do total que será investido.

Colaboração

A etapa de colaboração consiste na determinação de como a equipe pode trabalhar mais assertivamente de forma conjunta.

Portanto, é a hora para definir como será a estrutura de reuniões para acompanhar o progresso do time, bem como para discutir como os trabalhos podem se conectar e contribuir um com o outro.

O ideal é que haja um entendimento e acordo de como os stakeholders podem ajudar um ao outro, visando uma melhor produtividade e qualidade das entregas. Afinal, o trabalho em equipe é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, não é mesmo?

Próximos passos

Aqui, a ideia é já pensar sobre quais serão os próximos passos depois da reunião. Inclusive, uma boa ideia é incentivar que todos os participantes comentem quais acreditam ser esses próximos passos.

Assim, é possível ter uma percepção do que cada um interpreta do kick off e analisar se todos estão alinhados.

Meios de comunicação

Já chegando ao momento final do encontro, não se esqueça de incluir alguns “combinados”. Especialmente sobre os meios de comunicação que serão usados durante a execução do projeto.

Há diversas maneiras de definir isso:

• usar o canal já utilizado internamente;
• apenas por e-mail;
• grupos em chats corporativos;
• plataformas de gerenciamento, como o Trello ou outra de gestão de projetos.

A boa comunicação é vital para o sucesso de qualquer trabalho em equipe. 

Perguntas

Por fim, abre-se um momento para perguntas, pois é essencial que todos saiam da reunião de kick off com concepções e perspectivas alinhadas.

7 passos para realizar uma boa reunião de kick off

O exemplo de apresentação de um kick off mostrado no tópico anterior deixa bem claro o que é vital se ter em uma reunião desse tipo. Porém, há outros pontos importantes para a elaboração do encontro que valem a pena ser mencionados.

A seguir, listamos quatro passos para realizar uma boa reunião de kick off:

• defina os tópicos e a estrutura da reunião;
• marque o tempo da apresentação;
• seja impactante;
• conduza adequadamente;
• documente;
• compartilhe como acompanhar as informações em tempo real;
• realize o fechamento.

1. Defina os tópicos e a estrutura da reunião

A estrutura apresentada no tópico anterior é o modelo clássico utilizado para a condução de reuniões de kick off. No entanto, não é uma regra. Você pode organizá-la e montá-la da maneira que considerar melhor.

O ponto-chave é que todos os tópicos que serão abordados devem ser previamente definidos e encaixados na estrutura determinada.

Para apresentá-los, é uma boa ideia utilizar slides, porque a visualização das etapas contribui diretamente para o aproveitamento do kick off.

Além disso, é interessante que você pense em maneiras de interagir com os envolvidos. Isso os manterá atentos à apresentação e fará com que participem, havendo um melhor compartilhamento de diferentes pontos de vista.

2. Marque o tempo da apresentação

De modo geral, o recomendado é que o kick off dure cerca de 30 minutos. Pode parecer pouco, mas, acredite: dá tempo de sobra para apresentar todo o projeto e ainda tirar dúvidas.

Esse tempo também é favorável para manter o foco e a concentração de todo, despertando sentimento de motivação e disposição. Imagina só fazer uma reunião de uma hora e meia de duração e esperar que os participantes saiam engajados e cheios de energia? Uma missão praticamente impossível!

3. Seja impactante!

Para tornar a apresentação dinâmica e inspiradora é necessário impactar os envolvidos. E isso pode ser feito de diversas maneiras:

• iniciar a reunião com uma frase impactante, que atraia o interesse de todos;
• mostrar paixão pela ideia e pelo talento da equipe;
• usar gatilhos mentais para despertar o lado emocional;
• inserir imagens e gráficos bonitos, atrativos e bem-feitos na apresentação;
• elaborar uma apresentação objetiva, com cerca de 10 a 15 slides;
• contar uma história e usar todo o poder do storytelling;
• se fizer sentido com o projeto, mostre dados atuais e inesperados que comprove tarefas definidas, técnicas escolhidas e/ou resultados desejados.

Sobre os dados, eles podem ser internos ou externos. A ideia é levar uma comparação com algo que seja mais lúdico no campo mental das pessoas, assim como alguns jornais e revistas já fazem. Por exemplo:

• “a empresa tem uma perda de 10 campos de futebol no processo logístico”;

• “a equipe de marketing pode reduzir até tantas horas de voo entre Brasil e China se implementar um sistema de CRM”;
• “os vendedores gastam atualmente 2 toneladas de papéis impressos por semestre/ano”.

4. Conduza adequadamente

Pegando o gancho da questão das interações, a condução adequada do kick off é extremamente importante para a qualidade da reunião.

As explicações precisam ser claras e objetivas, pois o intuito é que ninguém saia com dúvidas. Mas as informações devem ser compartilhadas de modo envolvente para que todos se mantenham atentos e focados.

5. Documente

Tudo de importante que for comentado sobre a reunião deve ser documentado. Portanto, é interessante deixar alguém com a função de fazer uma ata.

Isso é imprescindível, porque evita que informações relevantes sejam perdidas por falta de anotação.

6. Compartilhe como acompanhar as informações em tempo real

Além de determinar qual será o meio de comunicação utilizado entre a equipe, é preciso definir onde serão acessados e/ou divulgados os dados do projeto em tempo real.

Diversas plataformas, com finalidades distintas, oferecem funcionalidades que são ótimas para gerir projetos de diversos segmentos, como o Trello, Asana, Slack e CRM da Zendesk.

Neles, é possível organizar tarefas e mostrar quais estão aguardando, sendo realizadas ou já finalizadas e entender qual a próxima etapa do fluxo do processo. Ou seja: o responsável por cada atividade sabe a hora que deve iniciar seu trabalho.

Outro ponto positivo de usar plataformas de comunicação e planejamento é unificar todos os documentos e as informações sobre o projeto e facilitar o acesso de cada profissional.

O CRM é excelente para mensurar resultados, agendar e definir tarefas e visualizar o andamento do projeto. Ele ainda integra outras ferramentas, unificando o acesso aos dados em um só local, além de personalizar as interações com inteligência artificial.

7. Realize o fechamento

O último aspecto que vale destaque é a questão de saber como fechar a reunião. Como mostramos, a estrutura clássica termina com a abertura para perguntas.

O fechamento não precisa ser necessariamente dessa maneira, mas deve contribuir de alguma forma, seja esclarecendo dúvidas ou incentivando a motivação dos indivíduos.

Use a tecnologia a seu favor!

A definição de metas de um kick off é um dos pontos fundamentais para finalizar o projeto com sucesso. Para determiná-las, é necessário todo um estudo prévio do negócio e alinhamento das expectativas para o futuro.

Além disso, é essencial contar com um sistema de CRM para acompanhar e mensurar resultados e indicadores de desempenho que orientem quais metas são possíveis de serem aplicadas.

De acordo com o método SMART, um dos mais usados no mercado, as metas devem ser específicas, mensuráveis, realistas e temporais (com prazos).

E, agora que você já sabe o que é kick off e como fazer um eficiente, conheça mais sobre o CRM Zendesk Service e os benefícios que ele gera para qualquer tipo de reunião ou planejamento estratégico de empresas. 

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