O que é validação de dados? Para que serve e benefícios

De acordo com o Social Good Brasil – SGB, o volume de dados criado nos últimos anos  supera a quantidade produzida em toda a história da humanidade. Nesse sentido, não é exagero afirmar que a validação de dados é um processo essencial para todas as empresas, responsáveis pelo armazenamento de grande parte desse montante — incluindo informações de clientes e parceiros comerciais. 

O fato é que ser o detentor de um grande volume de informações é altamente estratégico para os negócios. Inclusive, você já deve ter ouvido alguém dizer que “os dados são o novo petróleo”, certo? 

Tal afirmação partiu do CEO da Mastercard, Ajay Banga, em entrevista à Época Negócios. Contudo, ele não é o único que tem feito essa comparação para destacar o valor da informação atualmente. 

A questão é: de que adianta ter acesso a um insumo de alto valor agregado sem usá-lo plenamente? Se as informações cadastrais estiverem desatualizadas, por exemplo, a empresa não consegue entrar em contato ou efetivar a entrega para o cliente. 

Sendo assim, continue conosco para compreender o que é validação de dados, seus benefícios para as organizações e como incluir o processo na rotina de forma efetiva. Por sinal, aqui vai um spoiler: tem tudo a ver com a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD. 

Confira!

O que é validação de dados?

A validação de dados é o processo que visa assegurar a integridade das informações inseridas em um sistema on-line. Em outras palavras, significa garantir que os dados necessários para a prestação de serviços estejam devidamente completos, seguros, assertivos e consistentes. 

Para ficar mais claro, sabe aquelas ligações que costumam perturbar a rotina quando tentam falar com alguém que não é o dono da linha? Não importa se é para fazer cobranças ou ofertar produtos e serviços, isso tende a se tornar um incômodo, não é mesmo? 

Certamente, as empresas que estão ligando precisam descobrir o que é validação de dados. Se elas o fizessem, muitos consumidores deixariam de ser incomodados — algo que reduz a chance de torná-los detratores da marca — já que, com o processo, os agentes saberiam que estão ligando para o número errado. 

Pensando nisso, além de explicar o que é validação de dados, falamos tudo o que você precisa saber sobre a prática. 

Dessa maneira, será mais fácil compreender a sua importância para as companhias que querem aprimorar os processos e a gestão de relacionamento com clientes. Vamos lá?

>>>> Leia mais: como o Big Data processa e analisa grandes volumes de dados?

Como funciona a validação de dados on-line?

Agora que você já sabe o que é validação de dados, é preciso ter em mente como o processo funciona. No geral, a validação de dados conta com a ajuda do big data — basicamente a coleta e interpretação de um grande volume de informações para identificar padrões. 

>>>> Aprenda mais sobre o assunto neste artigo: o que é big data e para que serve? Use para tomar boas decisões 

Para ficar mais claro, assim que um cliente informa seus dados para uma loja, a tecnologia faz uma varredura completa para identificar se as informações correspondem à realidade e realmente pertencem àquela pessoa ou empresa. 

Sabe quando você digita um CEP para a entrega de uma encomenda e o sistema já preenche seu endereço, deixando de fora apenas o número da sua casa? Pois é, a validação de dados funciona de maneira semelhante. 

Na verdade, o que acontece é que a tecnologia identifica os padrões que correspondem a cada tipo de dados. Logo, consegue perceber se há algum erro, como um número faltando ou um CPF que pertence a outra pessoa. 

Vale destacar ainda que não existe apenas uma maneira de checar a integridade das informações. Os tipos mais comuns de validação de dados são:

• por tipo; 
• por código; 
• por formato. 

Veja como cada um deles funciona a seguir!

1. Por tipo

Essa é a maneira mais simples de compreender. Aqui, a validação é feita com base no tipo do dado. Por exemplo, se os números informados realmente correspondem a um CNPJ ou CPF, código postal, número de telefone etc. 

Esse modelo serve para garantir que as informações estejam no formato correto para o sistema, reduzindo os erros. 

2. Por código

A validação de dados por códigos assegura que as informações estão em um formato válido. Ou seja, se têm a quantidade de números ideal para aquele tipo de dado, novamente, como um CNPJ, que deve ter 14 dígitos, bem como se certificar de que ele seja válido e não apenas um número aleatório. 

3. Por formato

Já a validação por formato, como o nome já indica, assegura que as entradas estejam na configuração certa. Por exemplo, entrada de datas, nomes e sobrenomes, endereços de e-mail etc. 

Para que serve a validação de dados?

O processo de validação de dados serve para aprimorar boa parte dos processos empresariais. Isso porque ao higienizar o cadastro de clientes, por exemplo, pode-se melhorar a produtividade das equipes. Adicionalmente, a validação garante a qualidade dos dados, garantindo que eles sejam completos, precisos, consistentes e íntegros. 

Para melhorar a compreensão, imagine que sua empresa pretenda fazer disparos de e-mails marketing para a sua base de contatos para apresentar um novo produto/serviço. No entanto, não validou nenhum dos dados repassados pelos clientes ou potenciais clientes. 

Nesse caso, há chances de ter endereços de e-mail que simplesmente não existem, estão inativos, pertencem a outro usuário ou não fazem parte do público-alvo interessado na solução. Em todo caso, perde-se tempo e a estratégia acaba não sendo tão produtiva. 

Aqui, a validação garante que as ofertas serão destinadas a quem está disposto a comprar ou contratar e está apto para recebê-las.

Ao mesmo tempo, não validar os dados de contatos de um cliente pode resultar em atrasos na comunicação, já que fica difícil entrar em contato com ele caso o telefone ou e-mail enviado esteja incorreto, ou até na entrega dos produtos, pelo mesmo motivo.

Por isso, é importante que os dados estejam disponíveis de maneira clara, limpa e precisa. No fim das contas, a proposta é eliminar as divergências e garantir os parâmetros de qualidade na triagem das informações-chave, o que prepara o terreno para os negócios.

Quais os benefícios da validação de dados para as empresas?

A seguir, listamos cinco benefícios práticos para consolidar as informações sobre o que é validação de dados. E isso vai muito além da produtividade que já citamos, uma vez que a estratégia tem o potencial de aumentar a competitividade e a perenidade no mercado. 

Consequentemente, a companhia tem a chance de aumentar o market share de forma significativa. Então, chegou a hora de colocar a mão na massa e buscar soluções para otimizar os processos e os resultados.  

1. Oportunidade para fazer novos negócios

Validar os dados garante que os contatos sejam feitos com o público-alvo de cada  campanha. Em uma oferta de empréstimo, por exemplo, a segmentação de e-mail marketing poderia ser feita para as pessoas que já têm um crédito pré-aprovado.  

Entretanto, imagine o outro lado da moeda: digamos que o e-mail seja enviado a alguém que está inadimplente. Isso não apenas impossibilita a venda, pois é um cliente que não pode tomar outro empréstimo, como também causa um desconforto no relacionamento. 

2. Assegurar a conformidade com a nova LGPD

O termo compliance diz respeito à conformidade com a legislação e as demais normas reguladoras. Nesse caso, podemos citar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que fiscaliza a coleta e o tratamento de dados, principalmente se forem informações sensíveis.

A propósito, o eventual vazamento de dados traz consequências graves, incluindo:

• prejuízos à imagem e à reputação organizacional;
• multas de 2% do faturamento (até R$ 50 milhões);
• proibição de atividades ligadas ao tratamento de dados.

3. Aumento da eficiência 

Ao mesmo tempo, a validação de dados ajuda a aumentar a eficiência da sua equipe. Por exemplo, o processo permite que o time de atendimento ao cliente tenha as informações certas para melhor atender cada consumidor. 

Fora isso, permite que a equipe de vendas tenha os dados corretos para contatar os clientes com as melhores ofertas. Como resultado, os colaboradores são mais eficientes no seu trabalho e a empresa sai ganhando. 

4. Ajuda na tomada de decisões 

Outro benefício da validação de dados é na tomada de decisões. Imagine ter que desenvolver um novo produto ou serviço sem ter a certeza de que os dados sobre o comportamento de compra do seu público são precisos? Fica complicado, concorda?

Nesse sentido, o processo de validar as informações garante a acurácia dos dados, gerando decisões assertivas e condizentes com a realidade. 

5. Investimento na customer experience (CX)

Por fim, vale a pena contextualizar o que é validação de dados em relação à customer experience. Quando o cadastro tem informações confiáveis, seu time pode ofertar produtos e serviços sob medida para cada cliente, atendendo às suas necessidades.

Nessa linha, veja um dos insights no relatório de Tendências para a experiência do cliente, da Zendesk:

“75% dos clientes investirão mais para comprar de uma empresa que ofereça uma boa experiência do cliente.”

Por falar nisso, a dica de ouro é contar com o apoio da tecnologia para investir na customer experience. Com a solução Zendesk Sell, por exemplo, suas conversas são facilmente transformadas em conversões. 

Qual o papel da inteligência artificial na validação de dados?

A inteligência artificial — IA — é uma área da computação que projeta sistemas capazes de simular a capacidade de pensamento humana. Contudo, ao contrário do que acontece com as pessoas, elas conseguem analisar uma quantidade imensa de dados simultaneamente.

Portanto, usar a IA na validação de dados permite conferir as informações com mais agilidade e precisão, já que as ferramentas identificam padrões, alertando para divergências que reduzem a qualidade dos dados.

>>>> Aproveite para ler: inteligência artificial para negócios — o que é e como ela impacta uma empresa?

Como fazer a validação de dados? Boas práticas para adotar

Em alguns casos, é possível fazer a validação de dados personalizada direto no Microsoft Excel. Porém, será que isso é realmente viável para a sua empresa? 

Vale lembrar que as tarefas manuais abrem espaço para erros que podem comprometer os negócios e a imagem empresarial. Afinal, dependendo do tamanho da companhia, será uma quantidade gigantesca de dados para validar. 

Por outro lado, a automação de processos simplifica tudo isso, além de otimizar o fluxo de trabalho. Se for um processo de vendas, por exemplo, a automação agiliza os contatos e propicia ganhos em escala, à medida que aumenta a produtividade do time. 

De qualquer forma, é necessário aderir às boas práticas e ainda à validação em duas etapas, para garantir a integridade das informações. Ou seja, usar dois métodos de checagem, como os que citamos no início deste artigo (por tipo, formato ou código).

Posto isso, para validar os dados corretamente é preciso:

• definir as regras para validação (tipos de dados, quantidade mínima de caracteres para cada formato, espaços separados para cada informação); 
• automatizar o processo de validação para evitar erros de digitação e até mesmo que algum elemento seja ignorado por falha humana; 
• usar inteligência artificial para conferir a qualidade dos dados;
• monitorar com frequência para garantir que seu banco de dados permaneça sempre atualizado. 

O que é necessário para validar os dados com segurança?

Além de saber o que é validação de dados, é essencial adotar boas práticas para garantir a segurança de dados na internet. Isso porque os crimes cibernéticos estão ficando cada vez mais comuns no mundo inteiro. 

Para você ter uma pequena noção, dados divulgados pela Getastra indicam que ocorre um ataque à segurança da informação a cada 39 segundos. São 2.200 por dia e 47% dos incidentes que aconteceram em 2022 foram contra pequenas empresas. 

Sendo assim, é fundamental levar a segurança muito a sério, assim como nós fazemos na Zendesk. Não por acaso, as empresas da Fortune 100 e Fortune 500 confiam no nosso time para cuidar das informações corporativas, inclusive para lidar com dados sensíveis.

E você, vai ficar de fora? Caso não queira que sua empresa fique para trás, comece hoje mesmo a usar as soluções da Zendesk. Faça uma avaliação gratuita e aproveite!