OKR: o que é, como medir e como usar esta metodologia?

OKR é uma metodologia de gestão baseada no método “objectives and results”, que tem por objetivo definir metas mensuráveis e garantir que os resultados desejados sejam atingidos. 

Para isso, o método OKR tem uma estrutura ambiciosa, uma vez que é projetado para ajudar as companhias a conquistarem resultados de longo prazo em pouco tempo. 

A sigla significa “Objectives and Key Results” — ou Objetivos e Resultados-Chave, em português —, e foi criada pelo ex-CEO da Intel, Andrew S. Grove, ainda nos anos 80, mas se tornou conhecida apenas em 1999, quando foi adotada como modelo de gestão do Google, indicada por um de seus principais investidores, John Doerr.

O notável crescimento da empresa, a partir da implementação da metodologia de gestão OKR, fez com que o modelo ganhasse espaço entre empresas do mundo todo, sendo uma metodologia de gestão muito presente em todo o Vale do Silício. 

Além do sucesso com o Google, uma outra razão foi fundamental para colocar os OKRs no topo da lista de metodologias de gestão do mundo: a facilidade de compartilhamento dos objetivos da empresa com todo o quadro de colaboradores. 

Um estudo da Leadership IQ mostrou que apenas 15% dos colaboradores das companhias entrevistadas acreditam que suas atividades contribuem diretamente com os objetivos da empresa.

Por meio do uso das OKRs é muito simples essa compreensão. Afinal, essa relação está clara para que todos tenham acesso a ela. 

Achou interessante? Então siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre o método Objectives and Key Results. Neste conteúdo, você verá:

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Neste artigo, você aprenderá

• O que é OKR?
• Para que serve o framework OKR?
• Quais são as fases do ciclo de gestão de OKRs?
• Quais são os níveis de construção de OKR?
• Como implementar OKRs?
• Como medir o OKR?
• Como são as métricas OKR?
• Como usar os OKRs?
• OKR: exemplos dessa metodologia
• Como definir seus Objectives and Key Results?
• Qual a relação entre OKR e KPI?
• Qual a diferença entre KPI e OKR?
• Por que é importante estabelecer OKRs e KPIs?
• Como fazer um bom KPI?
• Quais são alguns exemplos de KPIs?
• Como a Zendesk ajuda sua empresa a alcançar os objetivos?

O que é OKR?

A metodologia OKR — também chamado de framework OKR — é uma estrutura de gerenciamento de metas que traz parâmetros mensuráveis, cuja dinâmica é focada em resultados. 

O método Objectives and Key Results ajuda as empresas a preencher a lacuna entre estratégia e execução, visto que sua abordagem é baseada no cumprimento dos objetivos. 

Desse modo, incentiva o alto desempenho de todos os funcionários da companhia, alinhando execuções individuais, ou de departamentos, aos objetivos gerais da organização.

No caso, a metodologia deixa claro para colaboradores o objetivo a ser alcançado e o indicativo que mostrará se ele realmente o foi. Assim, todos entendem o que deve ser feito para alcançar cada uma das metas da organização. 

Com isso, os setores ou áreas estratégicas têm seu próprio conjunto de objetivos + indicadores-chave para se respaldar. Isso, por sua vez, permite que todos entendam para onde devem direcionar os esforços e como o trabalho de cada um interfere no resultado final da companhia. 

Para que serve o framework OKR?

O framework OKR é uma forma eficaz de visualização da estratégia da empresa, facilitando que gestores e colaboradores identifiquem para onde concentrar seus empenhos no dia a dia de trabalho. 

Quanto a essa aplicação, o simples fato de compartilhar os objetivos associados aos indicadores amplia a motivação e engajamento da equipe em cumprir cada tarefa e alcançar cada resultado estabelecido. 

A partir da definição dos OKRs, os objetivos da companhia passam a ser mais palpáveis dentro de cada setor, que auxilia na compreensão dos motivos pelos quais estão perseguindo um determinado indicador, e como a atuação do departamento interfere no resultado global do negócio. 

Somado a isso, a facilidade de correlacionar os objetivos da empresa com os indicadores comumente perseguidos em cada setor, e a simplicidade ao estruturar e compartilhar esses objetivos e indicadores, auxilia no engajamento das equipes que entendem seu papel estratégico dentro da organização. 

Dica! Este artigo, certamente, ajudará você: “Engajamento dos colaboradores: o que é e como conquistar?“

Quais são as fases do ciclo de gestão de OKRs?

As fases do ciclo de gestão de OKRs são três: 

• definição;
• alinhamento;
• conquista. 

A definição deve trazer metas que gerem resultados impactantes. Além disso, precisa ter uma abordagem que analise o contexto dos funcionários, e deve ser explicada a eles por meio de uma abordagem holística, ou seja, que vá além da perspectiva do departamento. 

O alinhamento se baseia na estrutura da verticalidade organizacional. Isto é, cada colaborador tem que alinhar seus objetivos com os do gestor — e esse fluxo deve ser seguido até o topo da hierarquia. 

Nesse sentido, o papel do gerente de cada área é fundamental, visto que ele precisa dar todas as orientações necessárias e provocar e desafiar o seu time a cumprir seus OKRs. 

Já a fase conquista se refere ao fim do ciclo. Essa etapa traz as avaliações dos resultados conquistados e, geralmente, se desdobra no estabelecimento de outros OKRs. 

Quais são os níveis de construção de OKR?

Os níveis de construção de OKR são baseados em algumas diretrizes, tais como:

• estabelecer metas claras;
• definir diferentes maneiras para alcançar os resultados;
• estipular métricas de avaliação;
• motivar e engajar funcionários por meio de recompensas, treinamentos e cursos para que eles conquistem certificados de OKRs;
• criar metas menores e complementares que promovam os resultados esperados;
• celebrar as conquistas e alinhar ajustes para o planejamento de OKRs futuros.

Como implementar OKRs? 

Para definir e implementar OKRs, você deve se perguntar: 

• O que eu quero alcançar (objetivo)? 
• Como posso mensurar se estou no caminho certo (resultados-chave)?

Além disso, lembre-se que é importante ser sucinto ao estabelecer essas informações.

E mais: os OKRs devem ser claros para que toda a empresa compreenda quais são os objetivos do negócio. 

É por isso também que eles são mais abrangentes, a exemplo de “como tornar a marca referência no mercado”, pois eles servem como um ponto de referência para as metas que serão traçadas.

Isso também fará com que os OKRs sejam implementados com sucesso, uma vez que eles, de fato, “ditarão” os caminhos que devem ser seguidos. 

Além disso, todos os OKRs devem ter prazos para serem cumpridos e responsáveis por eles, seja uma pessoa, um time ou um setor inteiro.

Como medir o OKR?

A metodologia OKR estabelece de três a cinco objetivos de alto nível. Cada um deles deve trazer de três a cinco resultados mensuráveis. Por isso, geralmente, esse método se baseia em um planejamento trimestral. 

Para alinhar as metas com os resultados e conseguir medi-los, é preciso determinar um formato de pontuação, que pode ser tanto de 0,00 a 1,0 quanto de 0% a 100%, por exemplo.

Assim, se a pontuação atingida for de 0.6 a 1.0, ela pode ser considerada como boa. Se for de 0.4 a 0.6, apenas satisfatória. No entanto, se apresentar um valor inferior a 0.4, é recomendável reformulá-la. 

Para calcular uma pontuação, é preciso dividir o objetivo estabelecido pelo resultado real conquistado. Por exemplo, se a meta de uma equipe de vendas for contatar 1000 leads, mas o resultado atingido foi de apenas 200, a pontuação é de 0,2. Logo, precisa ser revista.

Como são as métricas OKR? 

As métricas OKR devem trazer indicadores que meçam a evolução real em relação à meta final. 

Elas precisam atuar como um guia, não como uma imposição, visto que se os resultados atingidos forem muito aquém do esperado, elas podem surtir o efeito contrário, desanimando os colaboradores e prejudicando suas performances. 

Sendo assim, em algumas situações, é recomendável adicionar métricas complementares, ajustar as antigas com base em novos números ou, até mesmo, definir objetivos diferentes, mas que sigam o mesmo planejamento estratégico.

Por exemplo, em vez de medir a quantidade de leads, o foco pode ser no faturamento ou na quantidade de vendas gerada. 

Como usar os OKRs?

Para usar os OKRs em uma organização é fundamental definir metas e resultados esperados de maneira clara, assim como os prazos. 

Os objetivos devem ser atingidos em períodos razoavelmente curtos para manter tanto o senso de prioridade como de urgência. 

Pode haver certa flexibilidade em relação aos resultados, mas é importante não confundir dedicação com resultado. Isso porque, se um time se esforça muito, mas a performance não é condizente, é provável que esteja atuando de maneira incorreta. Logo, não são os OKRs que precisam ser revistos, mas, sim, o método de trabalho. 

Assim, resumindo os principais conceitos dessa metodologia temos: 

• objetivos (qualitativo): uma definição concisa e clara do que a empresa deseja alcançar. Para isso, busque inspirar as pessoas envolvidas, para que compreendam o impacto que pode ser gerado ao atingirem o objetivo para a organização.
• resultados-chave (quantitativo): metas práticas, bem definidas, com um número que pode ser medido. 

OKR: exemplos dessa metodologia

Para entender melhor como usar os OKRs, nada como visualizar alguns exemplos, concorda? Antes, entretanto, é válido listarmos algumas das características que são importantes para a definição dos objetivos e dos indicadores dessa metodologia. 

Entre elas estão:

• todos os objetivos devem estar alinhados ao planejamento estratégico da empresa;
• os indicadores precisam ser representados por números que medirão se o índice foi ou não alcançado;
• é possível definir OKRs por setor, porém, é fundamental que haja um profissional que realmente responda por ele;
• deve-se definir, no máximo, quatro indicadores para cada objetivo; 
• considere os indicadores de Top Down e Bottom Up, ou seja, indicadores que vêm da diretoria para a equipe e da equipe para a diretoria;
• evite colocar os OKRs em um documento na gaveta, isto é, o espalhe em murais de cada setor e acompanhe os resultados periodicamente. 

Ao contrário dos métodos tradicionais de gestão, nesta metodologia, os objetivos e indicadores precisam estar alinhados, ter uma relação clara e  foco estabelecido. 

Com isso em mente, confira alguns exemplos de OKR. 

Objetivo: encantar clientes

• KR 1: conquistar a zona de excelência da pesquisa NPS;
• KR 2: aumentar a retenção em 5%;
• KR 3: desenvolver um software que traga mais personalização no atendimento.

Objetivo: criar uma experiência perfeita para o cliente 

• KR 1: treinar o time de atendimento a usar um novo software de CRM que traga todo o histórico dos clientes e que, assim, ofereça um atendimento mais ágil e personalizado;
• KR 2: integrar os canais para oferecer uma experiência omnichannel;
• KR 3: analisar e programar condições especiais para clientes fiéis.

Objetivo: ampliar o faturamento da companhia 

• KR 1: aumentar em 50% a geração de leads qualificados todos os meses,
• KR 2: aumentar em 15% o ticket médio dos produtos,
• KR 3: aumentar em 30% a taxa de recompra,
• KR 4: conseguir um aumento de 15% nas vendas com upsell e cross selling.

Objetivo: reduzir a taxa de turnover

• KR 1: ampliar as horas de treinamento para líderes para 4 horas mensais;
• KR 2: aumentar o nível de satisfação com a empresa em 50%;
• KR 3: realizar, pelo menos, 3 feedbacks por mês;
• KR 4: fazer com que 95% dos novos contratados estejam alinhados com a cultura da organização.

Objetivo: ampliar o capital financeiro da empresa

• KR 1: aumentar a receita em 25%;
• KR 2: diminuir a taxa de churn em 30%;
• KR 3: aumentar o ticket médio em 10%.

Objetivo: ampliar a autoridade da marca no mercado

• KR 1: ranquear em 1º lugar no Google para a lista de keywords prioritárias definida pelo marketing;
• KR 2: se tornar o número 1 na pesquisa TOP OF MIND;
• KR 3: até o fim do ciclo ter 30% do market share.

Objetivo: aumentar a retenção de clientes

• KR 1: diminuir em 70% o tempo médio de espera para atendimento de suporte;
• KR 2: aumentar o índice de NPS para 9;
• KR 3: aumentar a atuação do setor de Customer Success para 98% dos clientes.

Como definir seus Objectives and Key Results?

Com exemplos de OKR em mente, é hora de pensar em como definir os objetivos e indicadores que sua empresa usará para um determinado período. 

Para isso, nossas dicas são:

• defina os objetivos principais
• envolva toda a equipe na definição de objetivos e indicadores;
• escolha indicadores coerentes;
• atenção aos prazos;
• acompanhe os resultados periodicamente;
• deixe os OKRs à vista de todos.

Defina os objetivos principais

Você deve buscar inspiração para os objetivos dentro do planejamento estratégico da empresa. Caso não haja um planejamento definido, coloque no papel alguns dos objetivos que tem para a empresa.

A metodologia OKR prevê objetivos que devem ser alcançados em médio e curto prazo. 

O estabelecimento desses propósitos e dos indicadores é um processo contínuo. Por isso, lembre-se que, no próximo ciclo, outros podem entrar “na roda”.

Para facilitar a construção dos objetivos, olhe para cada área estratégica da empresa, tais como marketing, vendas, RH e financeiro, e tente avaliar o que seria mais importante a alcançar, neste primeiro momento, em cada uma delas. 

Atenção! Não encha o quadro de objetivos — ou encha, mas selecione três ou quatro para colocar em prática no primeiro ciclo.

Se definiu que o ciclo é de três meses, por exemplo, faça um acompanhamento semanalmente para saber quanto desse objetivo está sendo conquistado e o que precisa ser ajustado em caso de problemas. 

Envolva toda a equipe na definição de objetivos e indicadores

Não concentre nas mãos dos gestores e líderes a definição de todos os indicadores de cada objetivo.

Os colaboradores devem participar da escolha das metas do departamento do qual fazem parte. Essa é uma das formas de engajar ainda mais os profissionais na busca dos resultados, indicadores e objetivos.

Uma boa divisão é: 

• 40% dos indicadores definidos pela diretoria e gerência;
• 60% dos OKRs ficam a cargo da equipe.

Escolha indicadores coerentes

Quando o assunto é gestão, ou melhor, metodologia de gestão e definição de indicadores, é indispensável estabelecer resultados possíveis de serem alcançados. Isto é, nada de passar dos limites e estabelecer uma meta totalmente fora da realidade. 

Metas ousadas devem estimular e desafiar os funcionários. Metas erradas acabam com qualquer vontade de tentar alcançá-las.

Por isso, dose a quantidade de desafio e veja a equipe com “sangue nos olhos” para chegar lá!

Atenção aos prazos

Indicadores com metas de curto prazo são muito mais estimulantes. Por isso, divida o objetivo geral de um ano, por exemplo, em vários ciclos de três meses, ou dois de seis meses. 

É claro que alguns objetivos exigem mais tempo. Entretanto, priorize a manutenção do senso de urgência dos propósitos que permitirem que isso seja feito. 

Acompanhe os resultados periodicamente

“Um olho no peixe e outro no gato”. Quando o assunto é entender o que são OKRs, é fundamental focar no prazo e no indicador final, entre outros limites e avaliações durante o período, bem como nos números que são alcançados conforme as semanas avançam.

Isso é importante para que pequenos reparos nas estratégias possam ser feitos durante a busca pelo objetivo macro.

Além disso, essa é uma forma de tornar mais eficiente o trabalho da equipe que conseguirá identificar se está ou não no caminho certo, obtendo a chance de corrigir erros e aproveitar oportunidades. 

Deixe os OKRs à vista de todos

A metodologia de OKRs é bastante transparente e prática. Por isso, colocá-la em uma gaveta ou em uma pasta do computador diminui o foco que toda a equipe deve ter para alcançá-la.

Para evitar isso, faça um quadro de gestão a vista e compartilhe todos objetivos e indicadores-chave que devem ser perseguidos. 

Aproveite e leia também: “8 principais indicadores de vendas: como medir e otimizar“

Qual a relação entre OKR e KPI? 

Quando se pesquisa sobre metodologia OKR, é comum se deparar com outra sigla — que também é essencial para esse método — que é KPI.

KPI significa Key Performance Indicators, que em português quer dizer “indicador-chave de desempenho”. Assim, KPIs são métricas usadas para acompanhar os resultados de determinadas ações e/ou projetos em uma empresa. 

Explicando de outro modo, os KPIs são números mensuráveis que permitem obter insights a respeito da performance do negócio. 

Para isso, eles devem ser analisados constantemente para que seja possível entender o que está funcionando e o que precisa ser melhorado para que os resultados sejam alavancados.

E apenas para relembrarmos e já iniciar a explicação sobre a diferença entre OKR e KPI, OKR significa Objectives and Key Results, ou seja, objetivos e resultados-chave. Como o próprio nome diz, são os objetivos e resultados esperados que servem como base dos resultados mensuráveis.

Ou seja, os OKRs de uma empresa permitem que todos estejam alinhados em relação a quais são os objetivos e resultados esperados para o negócio em um determinado período de tempo.

Não deixe de ler este artigo: “Qual a importância de KPIs nas empresas? Quais os principais?“

Qual a diferença entre KPI e OKR? 

A principal diferença entre KPI e OKR, é que o primeiro sempre será um valor mensurável, uma métrica, enquanto o segundo será um objetivo e um resultado-chave. 

Por exemplo, “taxa de abandono” pode ser um KPI e “aumentar a retenção de clientes” (objetivo) “em 15%” (resultado-chave) pode ser o OKR.

Porém, apesar das diferenças entre OKR e KPI, ambas as metodologias são complementares: enquanto os KPIs mostram como está a performance do negócio, os OKRs determinam quais são os objetivos e resultados a serem alcançados. 

Para entender melhor as distinções entre as duas siglas, é importante saber qual a diferença entre métrica e indicador. 

Enquanto uma métrica é um número absoluto, um indicador é uma informação mais estratégica que permite avaliar o desempenho de um negócio. É justamente por isso que OKR e KPI caminham juntos!

Por que é importante estabelecer OKRs e KPIs?

Ao definir KPIs e OKRs, será possível fazer análises mais precisas sobre a performance de toda a empresa e suas respectivas áreas em um determinado período de tempo. 

Além disso, o acompanhamento dessas informações também permite realizar comparações para entender o que evoluiu e o que ainda precisa ser melhorado.

Aqui, vale uma observação importante: embora seja ideal que os OKRs sejam os mesmos para toda a empresa, os KPIs devem ser específicos para cada time. Afinal, todos os colaboradores devem estar empenhados para alcançar os objetivos da empresa, mas cada área terá sua própria estratégia para atingir isso. 

Por isso, é natural que os KPIs do marketing, por exemplo, sejam diferentes dos KPIs de atendimento ao cliente que, por sua vez, serão distintos dos KPIs de vendas. 

Em resumo, é essencial que esses indicadores estejam alinhados com os OKRs do negócio.

Como fazer um bom KPI?

O primeiro passo para definir KPIs assertivos é estabelecer um planejamento estratégico, pois será a partir dele que você conseguirá escolher o que deve ser monitorado e o que de fato está alinhado aos OKRs da empresa.

Após, você deverá criar suas metas e objetivos com base na metodologia SMART, ou seja, eles devem ser específicos (“specific”), mensuráveis (“measurable”), alcançáveis (“attainable”), relevantes (“relevant”) e temporais (“time based”). 

Por fim, é preciso definir qual será o período de monitoramento dessas informações e quais equipes serão responsáveis por cada KPI.

Quais são alguns exemplos de KPIs?

“Taxa de abandono” é um bom exemplo de KPI, pois esse deve ser um ponto importante de atenção das empresas, seja um abandono de carrinho ou de atendimento. 

Quando um cliente desiste de dar andamento a sua jornada junto à empresa, isso mostra que há alguma falha no processo. Por isso, o aprimoramento desse KPI deve estar constantemente no radar.

O “CAC”, sigla para “Custo de Aquisição por Cliente”, é outro exemplo de KPI. Esse indicador serve para medir quanto custa adquirir um cliente. Então, quanto menor for esse número, melhor para a empresa.

Leia também: “KPI de customer experience: 9 métricas para acompanhar suas estratégias“

Como a Zendesk ajuda sua empresa a alcançar os objetivos?

Usar a tecnologia para coletar os resultados que estão sendo alcançados dentro de cada área, e de cada OKR definida, é a forma mais ágil de identificar falhas e oportunidades, tudo em tempo real, para melhorar a gestão da sua empresa. 

Quando o assunto são indicadores de vendas ou de gestão de relacionamento com cliente, seu negócio precisa contar com o apoio de um CRM robusto, que concentre todas as movimentações, contatos e histórico de ação entre a equipe e os clientes.

Por esse motivo, é interessante considerar o uso de sistemas de gestão de relacionamento com o cliente, como a solução de atendimento ao cliente oferecida pela Zendesk. Estamos falando do Zendesk Service.

Com o sistema da Zendesk seu time realiza um atendimento muito mais próximo e pessoal, melhorando a experiência dos clientes, aumentando a taxa de fidelidade e, consequentemente, elevando a receita do negócio.

Entre os recursos disponíveis nesse sistema estão:

• envio de mensagens personalizadas;
• automação via Inteligência Artificial;
• central de ajuda;
• geração, organização e acompanhamento de tickets;
• atendimento por voz;
• geração e análise de relatórios;
• integração com outras ferramentas;
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