Onboarding de funcionários: o que é, como fazer e o que não pode ficar de fora

Bater metas, alcançar resultados e aumentar o retorno financeiro são desejos comuns à toda empresa. Sabemos que vários fatores são importantes para realizar estes objetivos, sendo que recrutar um time de excelência está entre os principais. E quando um funcionário chega à equipe, ter um onboarding bem estruturado é essencial para que ele consiga se adaptar. Mas, afinal, o que é isso e como aplicar? É sobre isso que falaremos, a seguir.

O que é onboarding? 

O onboarding é o processo de integração e adaptação de novos membros à organização. O intuito é fazer com que um novo colaborador compreenda a cultura e os valores da organização, saiba como funciona a rotina, entenda os processos, o fluxo de trabalho e sinta-se confiante para executar suas atividades.

Cada empresa opta por estruturar o onboarding de funcionários de formas diferentes. É possível aplicar recursos como vídeos, documentos e até mesmo testes interativos, que checam se o colaborador está assimilando, de fato, o conteúdo sobre a dinâmica da nova empresa. 

O onboarding é essencial em qualquer segmento, mas, quando falamos de gestão de equipes de vendas, ele deve ser elaborado com o máximo de cuidado. 

Importante ressaltar que a rotatividade entre as equipes de vendas, infelizmente, costuma ser alta. E, a cada vez que um novo vendedor chega ao time, ele precisará de um certo período de adaptação até começar a atingir suas metas.

Mas, é possível reduzir este ciclo de aprendizado se ele receber um onboarding de qualidade, que funciona como o primeiro treinamento para o vendedor, dentro da companhia.

Na prática, o onboarding de funcionários é, de fato, uma das formas de fazer o que chamamos de ramp up de vendas, que nada mais é do que acelerar a entrega de resultados dos recém-chegados do seu time de vendas.

Para saber mais sobre este assunto, recomendamos a leitura do artigo: “Saiba tudo sobre o ramp up de vendas e conheça os 5 passos para colocá-lo em prática”.

Nos próximos parágrafos, traremos exemplos de onboarding de funcionários e como as metodologias ágeis podem te ajudar no processo de capacitação de novos vendedores. 

Como fazer o onboarding dos funcionários?  

Se você quer montar uma equipe de vendas com alto desempenho, precisa ter consciência de que o processo começa no recrutamento e treinamento das pessoas.

Muitas empresas erram desde o início, ao deixar esta etapa de treinamento exclusivamente nas mãos da equipe de Recursos Humanos. 

Para ter certeza de que você está no caminho certo para construção de um bom onboarding para seus novos vendedores, certifique-se de que está contemplando alguns passos básicos, listados abaixo. 

Tenha transparência nas informações 

É importante que o novo funcionário tenha em mãos, já no momento de sua admissão, todas as informações referentes à contratação. 

Além de dados básicos como remuneração, política de horas extras, benefícios, funcionamento do período de experiência e outras questões contratuais.

Não deixe de entregar senhas de acesso e procedimentos particulares da rotina do setor de vendas (por exemplo: horário de fechamento, balanço ou eventuais reuniões fixas).

Esse é o primeiro passo para que o colaborador se sinta acolhido e confiante com relação à nova empresa. 

Envolva sua equipe 

A transparência com o novo funcionário também deve pautar o relacionamento com o time que aguarda este novo colega. 

Envolver os atuais vendedores no processo e mantê-los informados sobre o colaborador que está chegando é essencial para que todos se preparem para tornar a adaptação do novo integrante mais simples e rápida. 

Além disso, reúna seus funcionários para que, juntos, possam revisar eventuais documentos de onboarding e identificar como cada um poderá contribuir para o aprendizado do novo vendedor. 

Prepare o ambiente para a chegada do funcionário

Todo mundo gosta de se sentir bem-vindo por onde passa. E nada como começar uma experiência em uma nova empresa sentindo que as pessoas tiveram cuidado para que sua chegada fosse confortável. 

Prepare o ambiente para a chegada do novo funcionário. Além de marcar na agenda da equipe este momento, faça uma pequena pausa para que ele se sinta acolhido.

Crie um pequeno evento de recepção e providencie equipamentos que ele possa precisar para executar o trabalho com qualidade. 

Agenda, computador, mochila e outros itens podem compor um pequeno kit de onboarding, acompanhado de uma mensagem simples de boas-vindas.

São pequenos detalhes que farão a diferença na adaptação deste novo integrante, o que interfere diretamente na performance que ele terá nos próximos meses.

Leia também: Como engajar equipe de vendas: 5 + 4 dicas práticas e efetivas para times presenciais e remotos

Faça as apresentações iniciais 

Dedique o primeiro dia da chegada do vendedor ao time para que ele seja apresentado e conheça as equipes e estrutura da empresa.

Fazer um tour completo, mostrar as dependências do local e dar as informações que possam ser úteis para a rotina do colaborador é essencial.

São coisas básicas, como apontar a localização do banheiro, apresentá-lo para a Diretoria e para as áreas de maior interface.

Vai levar tempo para que ele entenda a estrutura completamente e decore nomes e responsabilidades das pessoas, mas é essencial que todos saibam que um novo integrante chegou e que ele se sinta recepcionado. 

Escolha um mentor inicial 

Nem sempre a liderança vai conseguir dar o suporte imediato que um funcionário recém-chegado precisa.

E, mesmo que o treinamento esteja atualizado e contemple as principais informações técnicas das quais seu vendedor precisa, há questões que são aprendidas na prática.

Escolher um membro do time para ser o mentor desta pessoa durante seu processo de adaptação ajuda a acelerar o aprendizado.

Defina um vendedor experiente, mas principalmente que tenha facilidade para transmitir conhecimento.

É ele que poderá trazer aspectos práticos do dia a dia e será o ponto de apoio do recém-chegado para esclarecer dúvidas que irão surgir ao longo dos dias. 

Modelo de onboarding de vendedores: checklist de 7 itens que devem estar presentes

Já vimos que um onboarding bem planejado é uma ferramenta eficiente para a experiência do colaborador. E, dentro da área comercial, este recurso é ainda mais importante, tendo em vista que visa alavancar os resultados da equipe de vendas, com a chegada de um novo membro. 

Por isso, o onboarding de vendedores possui particularidades e, se você busca construir um modelo ideal para o seu time, deve estar atento ao checklist abaixo.

Na lista, você encontra itens obrigatórios que devem estar contemplados neste onboarding e que irão facilitar a compreensão do colaborador sobre o funcionamento de todo o processo de vendas da empresa.

Portanto, para um onboarding efetivo de novos vendedores, avalie se o treinamento oferecido explica os 7 itens abaixo.

1. Tipo de venda 
2. Análise da concorrência
3. Personas 
4. Argumentos de venda 
5. Metas 
6. Gestão e responsabilidades 
7. Cenário 

1.Tipo de venda 

Provavelmente, seu novo vendedor já sabe qual é o tipo de venda praticado pela empresa. Entre os modelos mais comuns estão:

• Inside sales;
• Vendas consultivas;
• Venda consignada;
• Venda direta;
• Field sales e mais.

Mesmo que ele já conheça o tipo de venda da empresa, é importante ressaltar essa informação inicial no onboarding.

Além disso, caso a companhia pratique mais de um tipo de venda, será necessário detalhar o processo comercial de cada uma delas. 

Leia mais: Conheça os principais tipos de vendas online e seus benefícios 

2. Análise da concorrência 

A análise de concorrência é um ponto essencial para que o novo colaborador tenha uma boa noção do mercado no qual está se inserindo.

Cite os principais concorrentes e faça uma breve análise das empresas, pontuando as principais diferenças entre elas e a empresa de vocês.

Este tipo de dado ajuda a dar clareza ao vendedor sobre os diferenciais competitivos que vocês possuem na hora de negociar com potenciais clientes. 

3. Personas 

Para quem você vai vender? Esta pergunta é essencial e as empresas buscam responder este questionamento ao mapear as personas que visam atrair com um produto e serviço. 

Saber quem são essas personas é fundamental para ter consciência das dores que elas possuem e ser capaz de identificar em qual momento estão no funil de vendas.

Assim, fica mais fácil definir qual é a melhor entre as técnicas de abordagem para não ser invasivo nem perder o timming. 

4. Argumentos de venda 

Um novo vendedor precisa receber insumos em seu onboarding que o ajudem a realizar as primeiras operações.

Com o tempo e a prática, ele certamente conseguirá desdobrar estes argumentos e adaptar os discursos propostos pela empresa, mas, esse direcionamento dado ao chegar na empresa facilitará esta evolução. 

5. Metas 

Deixe claro no onboarding quais são as metas do setor, como elas são calculadas e, principalmente, porque são tão importantes.

Correlacionar os resultados da área comercial aos objetivos estratégicos da empresa contribui para a motivação da equipe, que se sente parte de algo maior e pronta para reunir esforços a fim de alcançar estas metas. 

6. Gestão e responsabilidades 

Neste ponto do onboarding, explique o papel de cada um no time e quais são as principais responsabilidades. É nesta etapa que você deve também informar os rituais corporativos específicos da área comercial.

Reuniões para acompanhamento de resultados, feedbacks e como funciona o fluxo de aprovações, todas essas são informações pertinentes a serem informados para o novo vendedor. 

7. Cenário 

O cenário atual nada mais é do que a situação atual da empresa e do setor. Ou seja: traga informações sobre:

• a posição da empresa no mercado, 
• riscos, 
• desafios,
• oportunidades mapeadas,
• percentual de metas atingidas. 

Este contexto é importante para que o novo vendedor consiga ter um overview da organização, bem como dos próximos passos da área comercial. Assim, fica mais fácil definir prioridades para o trabalho a ser executado. 

Qual é o melhor modelo de onboarding?

Não há uma resposta pronta para esta pergunta, mas, certamente, o melhor modelo de onboarding é aquele que traz informações mais completas, independentemente do meio pelo qual isso será feito. 

Há empresas que reúnem todos os dados em arquivos separados por categorias, outras optam por produzir vídeos explicativos e também há a opção de realizar todo o processo de onboarding mesclando formatos. Ou seja: o funcionário pode passar por treinamentos online, presenciais, dinâmicas com outras áreas, etc. 

Lembre-se que existem já muitas opções de ferramentas de onboarding disponíveis no mercado e que oferecem interatividade e recursos como testes, por exemplo, para auxiliar na fixação do conteúdo. 

Agile Onboarding 

Entre as boas práticas de onboarding, é possível aplicar metodologias ágeis para tornar este processo mais produtivo e interessante ao novo vendedor. 

As metodologias ágeis têm como princípio utilizar ciclos curtos de trabalho (os chamados sprints) e fazer pequenas revisões ao longo do percurso de um projeto, com o objetivo de implementar ajustes e mudanças em tempo. Este conceito nasceu tendo como foco melhorar a entrega de um produto ou serviço ao cliente final. 

Com relação ao onboarding, funcionaria da seguinte forma: que tal dividir o treinamento deste novo colaborador em sprints? 

Organize em etapas todas as informações que ele precisa dominar e distribua estes estudos em sprints semanais e quinzenais. Por exemplo: o primeiro sprint será dedicado  a conhecer o organograma da empresa; o segundo trará histórico do produto ou serviço; o terceiro será para passar pelo treinamento de sistemas e assim por diante. 

Ao final de cada sprint, revise o planejamento e avalie se o vendedor conseguiu concluir todas as tarefas, bem como absorver o conhecimento. 

Leia também: Metodologia ágil: por que pode ajudar sua empresa a crescer?

Em seguida, que tal dividir o treinamento deste novo colaborador em sprints? Divida em etapas todas as informações que ele precisa dominar e distribua estes estudos em sprints semanais e quinzenais.

Por exemplo: o primeiro sprint será dedicado  a conhecer o organograma da empresa; o segundo trará histórico do produto ou serviço; o terceiro será para passar pelo treinamento de sistemas e assim por diante. 

Ao final de cada sprint, revise o planejamento e avalie se o vendedor conseguiu concluir as atividades do período e se o conhecimento foi plenamente absorvido. 

Uso da tecnologia na área comercial

A essa altura, o papel de um bom onboarding para novos vendedores já está bem claro, não é mesmo? Ter cuidado com este momento de acolhimento de um novo colaborador é o primeiro passo para fazer uma boa administração da sua força de vendas.

Afinal, um time vencedor começa no recrutamento e treinamento. Invista no desenvolvimento da sua área comercial desde o início da trajetória dos colaboradores na empresa.

Outros pontos também podem contribuir para melhorar a produtividade da sua equipe e otimizar os resultados. Entre eles, está utilizar a tecnologia a favor do seu time ter um sistema de CRM de vendas.

Por meio dessa ferramenta é possível reunir, em um mesmo ambiente, todos os dados e informações sobre os leads e clientes da sua empresa. E a Zendesk pode te ajudar nesta missão. 

Dessa forma, o trabalho dos seus vendedores se torna muito mais dinâmico e eficiente, além de contribuir para que não percam nenhuma oportunidade de venda.