Organização de vendas: 10 dicas para melhorar seus processos

Saber administrar bem o tempo é um dos pontos-chave quando se fala em organização de vendas, mas não é só isso. Porque o trabalho de um vendedor não se limita apenas a vender, mas engloba uma série de atividades relacionadas, é preciso que ele saiba como organizar suas vendas para conseguir alcançar melhores resultados.

Para se ter uma ideia, segundo o estudo liderado pelo InsideSales.com Labs, os representantes de vendas realizam uma média de 94,4 atividades diárias. Essas atividades incluem cerca de 36,2 e-mails (38,4%), 35,9 chamadas telefônicas (38,0%), 15,3 mensagens de correio de voz (16,2%), dentre outras.

Nesse sentido, é preciso saber priorizar, delegar, eliminar distrações e manter um sistema de gerenciamento de tempo organizado, o que contribuirá para se obter sucesso em vendas. 

Para ajudar você e sua equipe no planejamento e organização de vendas, elaboramos as 10 dicas a seguir. Boa leitura!

Continue aprendendo. Leia também:

• Organização e planejamento de vendas: 7 passos para criar um plano eficaz + 7 boas práticas para obter resultados melhores!
• Administração da força de vendas: como otimizar a sua em 7 passos

Dicas de organização de vendas

Com essas dicas de organização de vendas, você conseguirá realizar o planejamento e organização das suas rotinas e aprenderá como obter sucesso em vendas. 

Dica 1: Quebre o objetivo geral em metas atingíveis

A primeira dica de organização de vendas diz respeito à definição de objetivos e metas. A partir disso, é possível otimizar diversos aspectos do processos de vendas, uma vez que estes se relacionam com o que se quer atingir. 

Assim, para conseguir alcançar um objetivo geral, é preciso quebrá-lo em metas a curto, médio e longo prazo, com etapas a serem percorridas dentro de um certo período de tempo. 

Por exemplo, se o objetivo geral for vender dez mil no mês, divida essa quantidade em quatro para você saber quanto você precisa vender por semana. Em seguida, você vai precisar traçar uma estratégia, que preveja as atividades que precisam ser realizadas diariamente para alcançar essas metas semanais. 

Crie um cronograma das tarefas e inclua todos os seus compromissos, dividindo seu tempo em blocos de 30 minutos. 

Se alguma atividade levar mais do que o tempo estipulado, seja autodisciplinado para seguir o cronograma que você estabeleceu, ao mesmo tempo em que é flexível para adaptar seu cronograma caso surjam imprevistos, ajustando conforme necessário sem deixar sua agenda sair do controle.

Dica 2: Estabeleça metas que sejam SMART

As metas que você irá estabelecer para ajudá-lo a organizar suas vendas devem ser SMART, ou seja:

1. Specific (específicas)
2. Measurable (mensuráveis)
3. Achievable (alcançáveis)
4. Relevant (relevantes)
5. Time-bound (com prazo) 

1. Específicas

As metas precisam ser específicas porque assim é mais provável de serem alcançadas do que seria um objetivo vago. Para especificar uma meta, você pode se guiar pelas perguntas dos 6W:

1. What | O que eu quero realizar?
2. Who | Quem está envolvido?
3. Where | Onde será realizado? (local)
4. When | Quando será realizado? (prazo).
5. Which | Quais os requisitos e restrições?
6. Why | Por que devo realizar isso? (razões específicas, propósito ou benefícios que se obterá ao atingir a meta).

Por exemplo, enquanto um objetivo geral seria: “ficar em forma”, a meta específica seria: “matricular-se em uma academia e treinar 3 dias por semana”.

2. Mensuráveis

As metas precisam ser mensuráveis, ou seja, com critérios concretos estabelecidos, para que você consiga medir ou acompanhar o seu progresso. 

Medir o progresso é importante porque faz com que você se mantenha no caminho certo, cumprindo prazos, ao mesmo tempo em que essas pequenas etapas que são percorridas de forma bem-sucedida servem como um estímulo para continuar com o esforço necessário no atingimento da meta.

3. Alcançáveis

A meta precisa ser possível de ser alcançada dentro da realidade dos meios disponíveis e do prazo estipulado. Estabelecer metas alcançáveis, ao mesmo tempo que não frustra a equipe, contribui para manter a moral dos vendedores alta, fazendo com que estejam motivados na realização das atividades orientadas aos objetivos. 

4. Relevantes 

A meta precisa valer a pena ser alcançada, ou seja, ela deve trazer um impacto positivo para a organização, ao mesmo tempo que deve estar alinhada com o planejamento estratégico da empresa.

5. Com prazos determinados

Deve-se determinar um prazo para que a meta seja alcançada. Sem a vinculação a um prazo, não há senso de urgência. Este aspecto está diretamente ligado à realização ou não das metas. Nesse sentido, determinar prazos realistas fazem com que a meta seja atingível. 

Dica 3: Defina funções e responsabilidades da equipe de vendas

O objetivo e metas ajudarão na organização da força de vendas, mas independente de quantas pessoas estejam na sua equipe, é preciso definir as responsabilidades e funções de cada um.

Uma equipe de vendas é geralmente composta por, pelo menos, três funções:

Representantes de desenvolvimento de vendas (ou SDRs) e representantes de desenvolvimento de negócios (ou BDRs), responsáveis por:

• prospectar novos leads;

• iniciar a conversa com novos leads que chegam por meio de canais como formulários e mídias sociais;

• identificar problemas de novos leads que eles possam resolver;

• qualificar novos leads, movendo-os pelo pipeline de vendas; e

• entregar leads qualificados aos executivos de contas para fechar o negócio.

2. Executivos de contas, que:

• continuam a orientar um lead qualificado pelo pipeline; e

• realizam a venda de produtos ou serviços, convertendo leads em clientes pagantes.

3. Gerentes de vendas, que supervisionam a equipe de vendas e mantém tudo funcionando sem problemas, a medida que:

• ajudam a definir as metas da equipe;

• acompanham as principais métricas de vendas; e

• motivam e treinam sua equipe. 

Organizando quem é responsável pelo quê e linkando essas funções às metas de vendas estabelecidas, evita-se que as pessoas realizem a mesma tarefa duas vezes ou deixem de fazer alguma que seja importante. 

Dica 4: Faça uma lista diária de tarefas

Como organizar suas vendas? Bem, uma boa maneira de gerenciar sua rotina produtiva é por meio de uma lista diária de tarefas. Com estas 5 dicas abaixo, você e sua equipe elaboram suas to do lists de forma eficiente e se mantêm focados todos os dias:

Priorize tarefas usando o método SUG (Seriedade. Urgência. Crescimento): organize cada item da sua lista com base na resposta a estas três perguntas: a) Qual é a importância dessa tarefa; b) quanto tempo levará; e c) qual é o impacto disso?

2. Agrupe tarefas semelhantes: encontre uma maneira de categorizar as tarefas, por exemplo, a partir da abordagem necessária a cada potencial cliente, de acordo com o seu estágio no funil de vendas. Você pode agrupar as tarefas relacionadas a prospects versus as relacionadas aos leads quentes e frios.

3. Não preencha completamente sua lista: a vida acontece e as coisas podem surgir inesperadamente. Por isso, deixe espaço (e tempo) disponível para ser usado para um telefonema extra que possa surgir em seu caminho.

4. Compartilhe sua lista com outras pessoas: você pode enviar para o seu chefe ou um colega, dessa forma, assumindo uma responsabilidade maior sobre o que precisa ser feito, uma vez que precisará prestar contas a alguém.

5. Crie uma lista de realizações: ao criar uma lista de tarefas você também está criando uma lista de realizações, à medida que vai riscando os itens concluídos. Isso dará um gás para você fazer a próxima lista de tarefas/realizações do dia seguinte.

Dica 5: Administre melhor seu tempo

Para estruturar melhor o seu dia e ajudar na organização de vendas, experimente estes truques de gerenciamento de tempo:

• Reserve alguns minutos para um check-in diário da equipe de vendas;

• Dedique um tempo diariamente para entrar em contato com seus diferentes clientes potenciais por telefone e e-mail, bem como para trabalhar na preparação e no pitch de vendas;

• Não se esqueça de incluir um tempo de pausa para descanso, permitindo que você refresque sua mente antes de lidar com tarefas que precisam de sua total atenção;

• Reserve um curto período de tempo para responder e-mails internos, tirando isso do caminho.

Dica 6: Gerencie o e-mail de forma eficiente e ágil

Por falar em e-mail, você inevitavelmente precisa responder a estas mensagens eletrônicas e correios de voz. Crie um sistema para realizar essa tarefa de forma ágil e eficiente, contribuindo, assim, na organização da força de venda. Você pode fazer isso, por meio de labels (etiquetas) para categorizar os e-mails, funcionalidade disponível nas contas do gmail. 

Um exemplo de sistema que você pode adotar é toda vez que clicar em um e-mail, realizar uma das seguintes ações: 

• Deletar a mensagem depois de ler, se não for algo que precise ser guardado.

• Encaminhar a mensagem ou marcar como um label “Solicitação de Tarefa”, se for o caso.

• Responder a questionamentos do e-mail ou fornecer as informações solicitadas, se isso puder ser feito em menos de três minutos.

• Se houver uma ação no e-mail com a qual você não possa lidar no momento e ainda tenha prazo para ser realizada, você pode criar uma label “tarefa” e marcar a mensagem com ela. Importante, lembrar se separar um momento na sua rotina para voltar nessas mensagens e dar o devido endereçamento. 

• Se o e-mail for um pedido de reunião, você pode já agendá-lo utilizando a ferramenta calendário do e-mail, por meio da qual é possível, inclusive, mandar a notificação do encontro. 

• Cancelar a inscrição em listas indesejadas ou adicionar quem enviou à sua lista de remetentes indesejados, evitando o recebimento de emails como os de spam e propaganda. 

Dica 7: Utilize templates de e-mail e crie scripts de vendas

Os modelos (ou templates) de e-mail e scripts de vendas irão poupar tempo da sua rotina e tornar o processo de organização de vendas mais eficiente.

Para não ter que criar um e-mail exclusivo a cada envio, pode-se utilizar modelos prontos, como os templates do Mailchimp. Inclusive, esses modelos podem ser usados na criação de mensagens prontas em suas automações (falaremos sobre automação na dica 10).

Além disso, você pode usar scripts de vendas como uma espécie de roteiro para ligações telefônicas.

Crie uma lista de perguntas para seus representantes de vendas que tornarão o processo de qualificação de leads mais consistente (e mais preciso). Por exemplo, eles podem fazer perguntas para qualificar os leads a partir de:

• Tipo de projeto: “Em que você precisa de ajuda?”
• Orçamento: “Quanto você está disposto a gastar?”
• Prazo: “Quão urgentes são suas necessidades?”
• Pontos de dor: “Quais problemas você precisa resolver?”
• Concorrência: “Quais produtos ou serviços você já está usando?”

Dica 8: Revise o seu progresso

Como obter sucesso em vendas? Uma das formas é realizando, no final de um período (pode ser do dia ou da semana), a revisão de tudo o que foi concluído, se perguntando:

1. O que foi bem?

2. O que não deu certo?

3. Como posso melhorar?

Também é o momento de refletir sobre o surgimento de empecilhos que atrapalham a realização do trabalho da forma planejada. 

Digamos que você tivesse um lead que deveria receber um telefonema de acompanhamento, mas a falta de tempo e/ou outras coisas que entraram no caminho impossibilitaram que você realizasse essa ligação. Reservando tempo para revisar todos os eventos daquele dia é possível descobrir o que exatamente atrapalhou você na concretização dessa tarefa.

Além disso, você pode dedicar alguns minutos, toda semana, para avaliar quanto tempo foi gasto em prospecção, conversão de vendas, acompanhamento de leads e tarefas administrativas, usando essa revisão para melhor programar as tarefas da semana seguinte.

Dica 9: Coordene reuniões diárias com a equipe de vendas

Outro aspecto primordial na organização de vendas é a coordenação de reuniões diárias. Elas não precisam ser longas e devem ser realizadas no começo do dia para dar um direcionamento para a equipe. 

Com base na revisão dos resultados do dia anterior, você pode fazer um apanhado do que funcionou bem e do que precisa melhorar. 

Também é um momento para alinhar as expectativas da equipe, apontando para os resultados que devem ser alcançados naquele dia e especificando os indicadores de produtividade e de performance que precisam ser atingidos, mantendo os vendedores cientes do que se espera deles. 

Dica 10: Automatize o máximo de tarefas que puder

Embora ainda seja necessário algum toque humano, a automação e o CRM são extremamente úteis para manter a organização de vendas. Isso porque a utilização dessas ferramentas libera a equipe de atividades repetitivas, podendo direcionar os esforços dos vendedores para aspectos mais significativos do relacionamento com clientes e prospects.    

Assim, por meio de softwares de automação de vendas e de CRM é possível, dentre outras tarefas:

• Enviar e-mails automaticamente para clientes em potencial;

• Manter o progresso do funil de cada lead facilmente visível em um pipeline (e organizado por status de negociação);

• Acompanhar todo o histórico de um lead em potencial em um só lugar.

Um exemplo de software de CRM de vendas é o da Zendesk, que ajuda você e a sua equipe de vendas a maximizar a produtividade e impulsionar a receita. Agora que você está por dentro das práticas de contribuem para a organização de vendas, experimente a nossa solução em CRM e transforme conversas em conversões!