Organização e planejamento de vendas: como criar um modelo eficaz?

Não basta ter um bom plano em mente, é preciso fazer a organização e o planejamento de vendas de forma eficiente. A junção desses pontos é o que vai ajudar o seu time a trazer os melhores resultados para a empresa.

Porém, é comum os gestores terem dúvidas de quais são as ações mais indicadas para ajudar no seu trabalho, no engajamento da equipe de vendas e na obtenção de um bom retorno para a empresa.

Pensando em todos esses pontos, separamos os cinco passos necessários no processo de como fazer um planejamento de vendas, e também as 7 melhores dicas de organização de vendas para manter o foco e o plano de vendas ativos. 

O que é um plano de vendas?

O plano de vendas é uma documentação completa do processo comercial adotado pela empresa. Ele traz informações claras e objetivas a respeito das metas, estratégias e ações da companhia, além de incluir uma análise comparativa entre ela e o mercado no qual atua.

É similar ao business plan tradicional, que descreve os produtos e serviços, avalia concorrentes e aponta os gestores responsáveis pela operação. Porém, o planejamento de vendas é adaptado para a realidade desse setor, focando no que é relevante do ponto de vista comercial.

Diferença entre plano de vendas e modelo de vendas?

O plano de vendas é um documento mais completo e descritivo, que serve para definir e oficializar a organização do setor comercial. Já o modelo de vendas é uma versão simplificada e flexível, capaz de trazer oportunidades e tendências para serem consideradas pela gestão e seus colaboradores.

A maioria das empresas conta com um plano de vendas para guiar o time de vendedores. 

Por outro lado, o modelo de vendas não é obrigatório, servindo como ferramenta complementar, indicada para etapas iniciais de expansão, quando é necessário fazer uma análise macro e criar projeções sobre novas estratégias em desenvolvimento.

Importância da organização e planejamento de vendas

Ao organizar o departamento de vendas com um plano de ações bem estruturado, o gestor tem a chance de diminuir riscos e melhorar o aproveitamento das oportunidades geradas, priorizando a jornada do cliente. 

Inicialmente, elaborar o planejamento comercial pode identificar pontos que favorecem as falhas processuais, permitindo ajustes mais assertivos no fluxo de qualificação de leads e compartilhamento dos contatos com a equipe de vendedores.

Ao mesmo tempo, o estudo facilita o alinhamento interno, torna a operação mais previsível, estimula o desempenho individual e impulsiona o faturamento. 

Como fazer um planejamento de vendas: comece por aqui!

O primeiro passo para fazer a organização e o planejamento de vendas é ter um bom projeto de desenvolvimento comercial. Nesse ponto, o planejamento de vendas é uma ferramenta que ajuda o gerente comercial e demais gestores a:

• planejarem, 
• definirem estratégias, 
• gerirem as ações de vendas de um negócio.

Para atender esses requisitos, o documento deve conter informações que vão desde como realizar um bom atendimento ao cliente, quais as responsabilidades da equipe, metas de vendas, entre outras questões.

Uma maneira eficiente e prática de  aprender como fazer um planejamento de vendas é dividindo-o em 7 passos:

1. Formação da equipe de vendas
2. Gerenciamento da equipe de vendas
3. Definição das etapas de venda
4. Definição de cenários e previsão de vendas
5. Definição do modelo de atendimento ao cliente
6. Desenvolvimento de um relacionamento com os clientes
7. Monitoramento e melhoria

A seguir, apresentamos cada uma das etapas acima compartilhando mais detalhes sobre o que fazer. Confira!

1. Formação da equipe de vendas

Essa parte do processo de construção de um planejamento de vendas consiste não apenas na estruturação do time, mas também na definição do que a empresa espera desses profissionais.

Ou seja, esse é o momento ideal para escolher quais estratégias e técnicas de vendas podem ser utilizadas pela equipe e até os canais de atendimento oficiais da empresa, sempre considerando o produto e/ou serviço que está sendo comercializado, assim como o perfil do cliente.

A seleção de talentos deve estar alinhada com as exigências e objetivos comerciais da empresa. O ideal é ter uma visão clara dos requisitos e valores que se espera dos colaboradores.

Além de ser uma maneira eficiente de montar uma equipe de vendas, essa etapa também estimula a retenção e satisfação dos funcionários, fazendo valer o investimento da organização com treinamentos e especializações.

2. Gerenciamento da equipe de vendas

A etapa seguinte da criação do seu plano, que vai impactar diretamente no processo de organização e planejamento de vendas, visa realizar a gestão da equipe de vendas. 

Assim, para uma boa gestão, que traga resultados positivos a todos os envolvidos, é interessante o acompanhamento pontual da evolução de cada vendedor e do time como um todo.

Nesse ponto é que entram as metas que precisam ser alcançadas, sempre lembrando de estabelecer números possíveis de serem atingidos e mensurados.

Uma boa maneira de conseguir isso é oferecendo aos vendedores treinamentos. Por isso, inclua nas etapas do plano de vendas ações voltadas para entregar mais e novos conhecimentos ao seu time.

Além disso, o uso de ferramentas adequadas, como um CRM de vendas, contribui bastante para bons resultados e um gerenciamento melhor da equipe.

Por fim, é uma boa ideia discutir os requisitos, responsabilidades e boas práticas relevantes para a liderança do setor, selecionando pessoas com o perfil ideal para auxiliar a gestão na condução dos funcionários.

Se você está em busca de estratégias para tornar o seu time de vendas mais eficiente, aproveitando cada oportunidade e gerando alavancagem nas vendas, sem o aumento dos custos, indicamos que leia o artigo, “Alta performance em vendas: 7 dicas de como aprimorar seu time e alcançar melhores resultados”. 

3. Definição das etapas de venda

Para uma organização e planejamento de vendas ainda mais eficientes, é bem importante que o gestor “dê um norte” para o time.

A maneira mais indicada de fazer isso é orientando sobre as etapas que compõem o processo comercial do seu negócio.

Ou seja, desde o primeiro contato com o lead, até o pós-venda, tudo o que os vendedores podem e devem fazer para obter bons resultados.

Nesse ponto, o pipeline de vendas contribui bastante para a organização e planejamento de vendas, pois funciona como um “mapa” a ser seguido pelo profissional a fim de direcionar o potencial cliente a concluir a compra.

As etapas presentes dentro do pipeline de vendas, os discursos, o fluxo de cadência de prospecção, tudo isso deve estar bem mastigado para que os vendedores não tenham dúvida sobre o que fazer e quando fazer. 

O ideal é desenhar o fluxograma completo do caminho percorrido pelo consumidor, para que todos consigam enxergar as etapas do projeto, ficando mais preparados para conduzir a negociação.

Um processo de vendas precisa ser testado e replicável. Ou seja, não adianta ter um processo que só funciona quando quem está fazendo a venda é o dono da empresa. 

Na medida do possível, deve ser executado por todos os vendedores com o mesmo padrão de qualidade.

Lembre-se de acompanhar os resultados de cada etapa do processo comercial para garantir a melhoria contínua dos processos. 

Leia também: Como melhorar processos internos da sua empresa? 7 dicas que vão turbinar o fluxo de trabalho das suas equipes!

4. Definição de cenários e previsão de vendas

Uma das etapas mais delicadas do processo de como fazer um planejamento de vendas é o estabelecimento das metas que a sua empresa deseja alcançar.

A partir da definição das metas da empresa e do setor, é possível distribuir as metas de vendas dos profissionais envolvidos 

Se você tem dúvidas sobre como definir metas que tenham essas características, ou seja, sejam desafiadoras e atingíveis, acesse o artigo “Como estabelecer metas de vendas possíveis de serem alcançadas? Veja em 5 passos!” e aprenda o que fazer para melhorar seus resultados de forma eficiente. 

Em conjunto com as metas a empresa deve se preocupar em realizar previsões de vendas. Não é bola de cristal, é método. Para fazer isso comece seguindo os seguintes passos:

• considere primeiro suas vendas, 
• observe o mercado,
• avalie a realidade da sua empresa, 
• crie cenários otimistas, prováveis e pessimistas
• acompanhe a execução. 

Sobre esse assunto ainda tão complexo para as empresas, indicamos que ouça o podcast abaixo, com especialistas da área compartilhando dicas que vão contribuir para a definição e alcance das metas.

Mesmo que a previsão não seja tão precisa, ela serve para avaliar se as práticas adotadas fazem sentido e são capazes de gerar o resultado que se espera.

5. Definição do modelo de atendimento ao cliente

Para conseguir fechar um negócio, o atendimento ao cliente oferecido também tem importante peso.

Aqui, não basta apenas conhecer tudo sobre o produto ou serviço que está sendo vendido, é preciso também saber como passar essas informações ao comprador, de modo a encantá-lo.

O Relatório Zendesk de Tendências da Experiência do Cliente mostrou que os clientes esperam uma experiência mais fluida, personalizada e integrada, o que motiva 70% dos consumidores a gastarem mais em suas compras.

Ou seja, no mercado atual, os preços mais baixos não garantem bons negócios, perdendo em relevância para a qualidade do atendimento e da customer experience.

Por isso, seu plano de vendas deve incluir quais pontos espera que seus profissionais cumpram na hora de lidar com os clientes, por exemplo:

• tom de voz adequado;
• evitar o uso de gírias;
• adotar uma linguagem clara e objetiva;
• atender com empatia;
• agir com transparência e sinceridade;
• focar na satisfação do cliente.

É importante lembrar que o atendimento não tem impacto apenas no processo de conversão de leads, mas no pós-venda e na capacidade da sua empresa em reter clientes.

Um bom atendimento nesse sentido vai garantir que a sua empresa aproveite os benefícios da fidelização de clientes, entre eles:

• queda no custo de aquisição de clientes, 
• ampliação do LTV da empresa, 
• ampliação do faturamento e mais. 

Entre os dados que nos ajudam a compreender como esse impacto ocorre estão: 

• é de 5 a 25 vezes mais caro adquirir um novo cliente do que manter um cliente atual,
• 7 em cada 10 consumidores dizem que pagariam mais caro para fazer negócios com uma empresa que oferece um ótimo serviço de atendimento.

Leia também: Sistema de atendimento ao cliente: guia completo + passo a passo de como implantar e escolher o seu

6. Desenvolvimento do relacionamento com os clientes

Como falamos acima, o relacionamento com os clientes não se encerra com a conclusão da venda. Assim, buscar a fidelização de clientes é essencial por diversos motivos, alguns deles já mostramos, mas existem mais.

Estudos apontam que clientes fiéis ajudam a aumentar em até 95% o faturamento de um negócio. Além disso, conseguir fidelizar os clientes contribui para:

• conseguir que sua empresa seja indicada naturalmente a outras pessoas: 83% dos clientes fiéis afirmam indicar suas marcas preferidas. 
• aumentar o volume de vendas: clientes fiéis compram 67% mais do que os novos.

Três bons caminhos para conseguir resultados como esses é:

1. trabalhando o conceito de pós-venda, incluindo ações voltadas para cross selling e up selling, por exemplo;
2. a criação de programas de relacionamento com o cliente, com a oferta de benefícios personalizados e diferenciados.
3. Implementação de um customer success team, um time focado em ajudar o cliente a conquistar os melhores resultados possíveis com seu produto ou serviço. 

Para entender melhor sobre como funciona o processo de CS indicamos que acesse nosso material completo no “O que é Customer Success? Entenda o conceito, a importância e como aplicar na sua empresa”. 

Por meio desse conteúdo você vai poder dar os passos iniciais para adotar essa prática que pode trazer muitos benefícios para a sua empresa, entre eles: 

• aumento na retenção de clientes,  
• melhora a reputação da empresa, 
• ampliação do faturamento, 
• crescimento escalável e sustentável e mais. 

7. Monitoramento e melhoria

Ainda neste artigo sobre organização e planejamento de vendas falaremos mais sobre o monitoramento dos resultados e metas do setor de vendas. 

Entretanto, é fundamental citar essa etapa quando falamos sobre como fazer um planejamento de vendas, afinal, todas as áreas da empresa devem ser monitoradas e ter seus indicadores acompanhados, em especial o setor de vendas. 

Na prática, a análise de desempenho é um processo constante, que leva em conta os números individuais e coletivos. 

É uma das melhores maneiras de identificar falhas com agilidade, possibilitando reduzir riscos e prevenir gastos desnecessários, além de dar a oportunidade do vendedor se recuperar, com apoio da gestão.

Leia também: 8 principais indicadores de vendas: como medir e otimizar para melhores resultados

7 dicas para organização e o planejamento de vendas 

Tudo definido no seu plano de vendas? Perfeito! No entanto, é preciso deixar claro que cada passo do planejamento estratégico é composto por várias ações. 

Por isso, manter a organização e o planejamento de vendas funcionando é essencial para chegar aos resultados esperados.

Para lhe ajudar nisso, separamos 7 dicas de organização de vendas são elas:

1. Faça reuniões frequentes com seu time
2. Evite o microgerenciamento
3. Estude as mudanças do mercado
4. Revise periodicamente as metas
5. Registre e mensure todos os resultados
6. Tenha um cronograma de ações
7. Ofereça boas ferramentas de trabalho

1. Faça reuniões frequentes com seu time

Reuniões frequentes ajudam a identificar questões que estão impedindo os vendedores de entregarem mais. Além disso, são ótimas oportunidades para ajustar abordagens, bem como dar e receber feedbacks que contribuam para a evolução do time.

Esses encontros servem para alinhar as expectativas e colocar todos na mesma página. Tome cuidado apenas para não exagerar e causar muitas interrupções na rotina da equipe, o que impede que eles cumpram suas metas.

2. Evite o microgerenciamento

Tentar controlar cada ação dos vendedores demanda tempo que pode ser utilizado em outras tarefas, além de afetar diretamente o desempenho dos profissionais. 

A ideia é que o gestor esteja disponível sempre que for necessário, mas que confie no trabalho do seu time. 

A liderança deve capacitar e despertar a autonomia dos seus comandados, monitorando as ações e decisões para garantir que as diretrizes da organização estão sendo respeitadas.

3. Estude as mudanças do mercado

Ficar por dentro das ações dos concorrentes, bem como no crescimento, ou não, do seu ramo de atuação é essencial para ajustar seu processo de vendas e, dessa forma, obter resultados mais expressivos.

O plano de negócios pode requerer atualizações periódicas para manter a relevância e assegurar que a empresa continue em um bom nível de competitividade com a concorrência.

4. Revise periodicamente as metas

Também considerando o ponto anterior é fundamental, de tempos em tempos, revisar as metas estabelecidas, de modo que se mantenham desafiadoras e atingíveis, mas compatíveis com a realidade do momento.

Em geral, é importante avaliar o real impacto que essas conquistam podem provocar na organização, priorizando objetivos relevantes para aumentar o faturamento e melhorar a experiência de consumo.

5. Registre e mensure todos os resultados

Outra prática essencial para manter a organização e o planejamento de vendas funcionando é registrar todos os resultados. 

A mensuração dos números obtidos é um importante ponto de partida para criação de novas estratégias de vendas e abordagens.

O acompanhamento de performance deve considerar cada vendedor individualmente, além dos números gerais e a média da equipe, para auxiliar a gestão na identificação de falhas, para que tomem atitudes reparadoras.

6. Tenha um cronograma de ações

Para atender a todos os pontos anteriores, não deixe de ter um cronograma de ações, tanto as suas, quanto do seu time e da empresa, registrando tudo o que pretende realizar para vender mais.

É uma previsão flexível para organização e planejamento de vendas, definindo uma ordem de prioridade básica para o lançamento das estratégias comerciais.

7. Ofereça boas ferramentas de trabalho

Para extrair o melhor do seu time de vendas também é bem importante oferecer a eles ferramentas de trabalho que maximizem os resultados de suas ações. Contar com tecnologias e equipamentos que facilitam a integração e o aproveitamento das oportunidades de negócio é essencial.

Isso inclui softwares de gestão de atendimento, que servem para otimizar as interações entre vendedores, agentes de suporte e o público, criando uma experiência completa e personalizada.

Além disso, sempre que adquirir um novo recurso para o arsenal dos vendedores, é importante oferecer treinamentos, a fim de capacitar os colaboradores para que possam aproveitar ao máximo a ferramenta, fazendo seu investimento valer a pena.

Conte com a Zendesk 

A Zendesk é uma empresa que oferece soluções voltadas para suporte, vendas e engajamento, com destaque para o nosso software de gestão de atendimento, ideal para uma abordagem personalizada e integrável.

É uma ótima ferramenta para elevar o nível da conversa entre sua marca e o cliente, incluindo uma série de recursos para facilitar a operação e o monitoramento do time de suporte.

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