Planilha de controle de vendas: 7 passos para fazer a sua

Para empresas que não estão automatizadas e começando no mercado, uma boa maneira de melhorar a gestão é criar uma planilha de controle de vendas.

Com ela você pode registrar todos os produtos vendidos, os clientes do seu negócio, as pessoas responsáveis pelas compras e até mesmo o comissionamento dos vendedores.

Há inúmeras possibilidades no momento de construir uma. No entanto, é preciso não complexá-la a ponto de dificultar a vida de quem vai preenchê-la.

Nesse sentido, deve-se pensar em algo que seja intuitivo e completo ao mesmo tempo. E para ajudar nessa empreitada, separamos neste post 7 passos para você construir uma planilha de controle de vendas no Excel.

Como fazer a gestão de vendas da sua empresa?

A gestão de vendas de uma empresa exige critério e planejamento. Nesse sentido, para gerenciar a sua carteira de clientes, você precisa ter uma boa base de dados.

É justamente para melhorar a gestão que as planilhas em Excel existem. Elas ajudam a traçar estratégias e até mesmo fidelizar os clientes. Essa organização evita que você perca dados relevantes para o seu negócio.

Só para ilustrar, ao criar uma planilha de vendas você tem uma visão melhor da previsão do faturamento, entende quais são os clientes mais relevantes para o seu negócio, assim como o produto com melhor saída.

Isso traz mais produtividade para o seu time que não perde tempo criando os próprios controles de venda, além de proporcionar uma maior visão sobre o seu público-alvo.

Como usar uma planilha de registro de vendas?

Com um modelo de planilha de vendas em mãos você melhora a forma de negociar, bem como o mix de produtos do seu negócio.

Ademais, você analisa diversos indicadores de desempenho, como por exemplo:

• vendas gerais;
• vendas por vendedores;
• representatividade do cliente;
• produtos mais vendidos;
• ticket médio.

Essas informações servem para nortear reuniões com a equipe de vendas, fazer um balanço do mês, e até servir de base para a criação de estratégias para o seu negócio.

Algumas empresas interligam a planilha de vendas com o controle de estoques para ter mais base de dados e acompanhar as informações de forma mais eficiente.

Quais as vantagens em usar uma planilha de controle de vendas?

A planilha de controle de vendas traz muitas vantagens para seu negócio. Dentre as principais, podemos citar:

• melhora o controle das vendas;
• diminui os custos e despesas;
• melhora o controle de comissões;
• possibilita a comparação de desempenho;
• permite prever o faturamento.

Melhora o controle de vendas

Com uma planilha você cadastra todas as informações do seu cliente, como nome, CNPJ, CPF, endereço em um só lugar, facilitando assim o contato com o cliente.

Além disso, dá para classificar as vendas, indo das maiores até as menores e encontrar quais possuem uma representatividade maior dentro da sua empresa.

Isso permite definir estratégias mais acertadas de fidelização de clientes, estreitar o relacionamento, e ter um parâmetro melhor do seu negócio.

Diminui custos e despesas

Com uma boa planilha, você melhora a gestão de custo do seu negócio, entendendo quais são os gastos que mais pesam no seu orçamento e as vendas que trazem menos retorno.

Essa análise possibilita tomar decisões ainda mais acertadas dentro da sua organização, priorizando produtos mais lucrativos que trazem menos custos para o seu negócio.

Melhora o controle de comissões

Outra vantagem que uma planilha de registro de vendas traz é a melhoria no controle de comissões dos vendedores.

Pois fica mais fácil saber quem é o responsável por cada setor, avaliar o desempenho individual de cada um, e a partir disso, calcular as comissões que serão destinadas.

Fora que esse controle ainda permite que o gestor de vendas crie um programa mais efetivo de bonificações para os vendedores que batem suas metas.

Possibilita comparação de desempenho

Uma outra vantagem da planilha de controle de vendas é que com ela você compreende melhor o quanto cada vendedor já vendeu dentro do mês.

Como consequência é possível criar estratégias para ajudar os vendedores com mais dificuldades, bem como incentivar ainda mais aqueles que estão apresentando bons resultados.

Permite prever o faturamento

Conforme dissemos, com uma planilha de controle de vendas em Excel você tem uma visão mais apurada do seu negócio, o que facilita projetar as vendas para o próximo mês.

Por exemplo, você pode pegar a média dos últimos seis meses e avaliar quais são os produtos mais vendidos, os que saíram menos, e criar uma projeção de produção para deixar as entregas mais rápidas.

Leia também:

• Marketing digital e vendas: a união que aprimora os resultados;
• Qualificação de leads: o que é e quais são seus critérios?

Como fazer planilha para controle de vendas?

Agora que já mostramos as vantagens, vamos dar um exemplo de planilha de controle de vendas para você ter uma base para construir a sua. Basta, portanto, seguir o passo a passo que separamos logo abaixo.

Passo 1 – Criação do cabeçalho

O primeiro passo na criação da planilha é fazer o cabeçalho. Ele é muito importante para a estruturação dela. É aqui, afinal, que serão inseridas em cada coluna os títulos.

Nesse momento você pode criar uma linha acima de tudo com o nome “Planilha de controle de vendas” e mesclar as células das colunas que serão usadas abaixo.

Agora chegou o momento de criar as colunas da sua planilha. Basta colocar os dados que julgar mais pertinentes para o seu negócio, mas de modo geral, uma boa planilha deve ter as seguintes colunas:

1. data;
2. número da nota;
3. produto vendido;
4. valor do pedido;
5. condição de pagamento;
6. desconto;
7. valor líquido da venda;
8. nome do vendedor;
9. percentual da comissão;
10. valor da comissão.

Nesse exemplo de planilha existirá 10 colunas. Ou seja, cada um dos enunciados acima será colocado em uma coluna e não em uma linha.

Passo 2 – Formate as colunas

Aqui é uma parte simples. Ela é necessária para não ter que mudar constantemente sempre que um dado é inserido. Por exemplo, na coluna data, coloque o formato como data.

Na coluna valor, coloque toda a coluna como moeda, na coluna percentual de comissão coloque-a como percentual. 

Para fazer essa formatação é só clicar sobre a coluna inteira com o botão direito do mouse e depois selecionar a opção “Formatar Células”.

Lá estarão todas as colunas, e você só tem que clicar em cima de cada uma, e depois ir em “Tipo” e selecionar qual será o tipo de cada coluna.

Feito isso, quando alguém colocar a data, o percentual e até mesmo o valor, ele já aparecerá da forma correta, facilitando a visualização.

Passo 3 – Coloque cores para melhorar a visualização

O Excel tem uma paleta de cores bem extensa. E quando você a usa fica melhor a visualização dos campos. Portanto, o que você precisa fazer é colorir as colunas, cada uma com uma cor diferente.

Primeiramente, crie uma cor para o título, bem como para a somatória. Depois, coloque uma cor em cada uma das colunas. Isso facilita bastante a identificação de possíveis erros de preenchimento.

Por exemplo, evita que você coloque a data no lugar do número do documento, ou o valor do pedido no lugar do percentual de vendas. 

Lembre-se de deixar a última linha da planilha para os cálculos gerais, até porque isso ajuda no momento de conferir se as comissões estão corretas ou não.

Passo 4 – Insira as somatórias na planilha

Alguns campos que citamos na composição da sua planilha precisam ter uma somatória ao final, como o total de vendas, total do valor líquido e o total das comissões.

Existe uma fórmula dentro do Excel conhecido como SOMASE. Ela permite somar todos os dados de uma coluna. Isso facilita para saber o total líquido do pedido, o valor das comissões de alguns vendedores e outros dados pertinentes.

Em caso de aplicação de descontos há uma fórmula chamada SE. Vamos exemplificar para facilitar o entendimento sobre a sua aplicação.

Imagine que você faça vendas à vista e a prazo. Vamos considerar que nas vendas à vista há um desconto de 5%. Portanto, você condiciona a fórmula SE da seguinte forma: se a venda for à vista, aplica-se o desconto, se for a prazo, não se aplica.

Passo 5 – Crie fórmulas para encontrar o valor líquido

Na coluna valor líquido que colocamos na nossa planilha você pode criar uma fórmula para aplicar o desconto. Por exemplo, vamos imaginar que o valor de uma venda seja de R$ 1 mil, e ela tenha um desconto de 5%. Como seria essa fórmula?

Vamos entender didaticamente ela. Primeiro teríamos que achar o valor do desconto da seguinte maneira:

• Desconto = Valor da venda * percentual de desconto
• Desconto = R$ 1.000 * 5% = R$ 50

Agora para achar o valor líquido basta subtrair o valor do desconto do valor da venda:

• Valor líquido = Valor da venda – Desconto
• Valor líquido = R$ 1.000 – R$ 50 = R$ 950

Entendida a lógica vamos pensar em como colocar isso no Excel. A fórmula do desconto não é: valor da venda multiplicado pelo percentual do desconto? E depois não temos que pegar o valor da venda e subtrair esse desconto? Então fica assim:

• Valor líquido = Coluna Venda – (Coluna Venda * Coluna Desconto)

Vamos considerar que a coluna venda seja a D e a coluna desconto seja a F. Logo você colocará a fórmula da seguinte maneira: você clica na coluna do valor líquido e insere:

• = D3 – (D3*F3)

Pronto, a fórmula está criada, aí é só arrastá-la para que todas as linhas da mesma coluna calcular o valor líquido automaticamente.

Passo 6 – Insira a fórmula na coluna comissão

Depois de calcular o valor líquido é necessário calcular a comissão dos vendedores. Nesse caso, ela é mais simples do que a fórmula anterior.

Basta multiplicar o valor líquido pelo percentual de comissão. Por exemplo, se o valor líquido está na coluna G e o percentual de comissão está na coluna I é só multiplicar uma coluna pela outra, da seguinte forma:

• = G3*I3

Se você paga comissões mais altas de acordo com o volume de vendas, dá para usar a fórmula SE para estipular isso. Ou seja, SE a venda for até R$ 10 mil aplica-se 10%, se for superior a R$ 10 mil, aplica-se 15%.

Passo 7 – Teste todas as linhas e colunas

Uma vez que você criou as fórmulas é preciso testá-las. Até porque se algum parâmetro estiver errado você terá que corrigi-lo, caso contrário, poderá ter problemas com os valores no final.

Então teste todos os parâmetros. Inclusive, se você usou a fórmula SE, veja todas as possibilidades para avaliar se ela está funcionando corretamente.

Com tudo feito, você só precisa inserir a quantidade de linhas que vai usar aproximadamente, deixar a somatória certinha no final, e começar a utilizar esse controle no seu dia a dia.

Conforme dissemos, a planilha de controle de vendas pode ter diversas colunas e parâmetros diferentes, mas isso depende muito do quanto de informação você pretende extrair dela.

O uso da tecnologia no controle de vendas

Ainda que a planilha de vendas colabore para melhorar o seu controle, ela não tem a mesma entrega que um software CRM.

Afinal, com ele você não tem que inserir fórmula nenhuma, e ainda por cima tem relatórios muito mais personalizados, com dados mais precisos para a tomada de decisão.

Mesmo que você comece a sua empresa com um controle feito em planilha, é essencial considerar a migração para uma plataforma CRM posteriormente. Até porque, ele ajudará você a ter uma visão mais abrangente do negócio.

E um dos softwares que mais se destaca no mercado é o Zendesk Sell. Com ele você tem uma visão muito mais ampla do seu time, com relatórios muito mais efetivos.

Essa é uma forma de deixar a sua equipe de vendas totalmente focada em dados, acompanhando as expectativas do cliente e com mais visão do seu pipeline.

O resultado é que você maximiza a produtividade de todo o seu time, e consequentemente aumenta a receita e o lucro do seu negócio. Gostou? Então solicite uma avaliação grátis.