Como aumentar a produtividade pessoal? 7 dicas de ouro

Em períodos de home office, gestão de tempo e produtividade pessoal são assuntos discutidos com muito mais frequência. Todos estão na constante busca por formas de produzir mais com menos recursos e aproveitar melhor o tempo, tanto no trabalho quanto na vida pessoal.

Com a pandemia da covid-19, a produtividade no trabalho teve um salto de 12,1% no Brasil em 2020. Por outro lado, houve uma queda de 8,3% em 2021, de acordo com cálculos e análises de um estudo para o Observatório de Produtividade Regis Bonelli do Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getulio Vargas (FGV IBRE).

Enquanto o mundo luta para voltar ao “normal”, os pesquisadores indicam que o desempenho da produtividade tende a retornar ao que era antes da pandemia. Ou seja, com quedas anuais de 0,3% nos níveis de produtividade.

Então, como reverter esse cenário e não cair nas armadilhas que nos fazem ser improdutivos no trabalho? Quais as melhores técnicas de produtividade para botar em prática? 

Continue a leitura e saiba mais sobre:

• o que é produtividade pessoal;

• como aumentar a produtividade pessoal;

• gestão de tempo e produtividade no home office.

O que é produtividade pessoal?

Produtividade pessoal é a realização de tarefas e atividades da forma mais eficiente possível, com menos recursos e com o objetivo de alcançar certos objetivos. Em outras palavras, ela busca priorizar pessoas, negócios ou tarefas para atingir um propósito.

Ser mais produtivo pode ter diferentes sentidos de acordo com cada indivíduo: o rendimento pessoal pode ser visto no ato de obter mais tempo para cuidar da família, na busca por mais saúde (inclusive mental), além, é claro, na procura de formas para aumentar a renda.

Trabalhar na própria gestão de tempo e produtividade pessoal é um desafio, pois precisa demanda prática e planejamento para não causar esgotamento físico e/ou mental. 

A síndrome de burnout, por exemplo, é bastante comum na vida de pessoas que acreditam estarem sendo produtivas quando, na verdade, estão apenas trabalhando em condições desgastantes.

Por isso, quando falamos em gestão de tempo e produtividade pessoal, é muito importante entender o conceito como parte do seu próprio desenvolvimento (profissional ou pessoal mesmo), sem abrir mão da saúde mental no trabalho.

Se deseja saber como aumentar a produtividade pessoal, o primeiro passo é prestar atenção em seus hábitos que colaboram justamente para o oposto. A partir de então, é possível buscar soluções adequadas para mudar e transformar o seu rendimento dia a dia.

Como aumentar a produtividade pessoal?

Afinal, como melhorar a produtividade pessoal? Separamos algumas das principais dicas que vão ajudar você a organizar seu tempo e suas tarefas eficientemente na busca pelos melhores resultados. 

1. Estabeleça metas de produtividade

O primeiro passo para aumentar a produtividade pessoal é definir as metas a curto, médio e, às vezes, a longo prazo. Você deve saber pelo que espera todos os dias, seja aquela tarefa de amanhã ou a visão de um projeto que precisa estar pronto até o final do mês.

Muito além da organização e controle, finalizar tarefas e marcar uma meta como “completa”, também ajuda no bem-estar geral com a sensação de dever cumprido que auxilia no rendimento pessoal ao longo do tempo.

As suas metas de produtividade devem ser realistas e estarem de acordo com o seu potencial de produção. Metas inalcançáveis colaboram para a desmotivação, o que leva a uma rotina cada vez mais improdutiva.

Uma excelente metodologia para criar suas metas de produtividade é por meio do objetivo SMART, termo em inglês formado pelas iniciais das palavras:

• S: specific (específica);
• M: measurable (mensurável);
• A: attainable (alcançável);
• R: relevant (relevante);
• T: time based (tempo para ser executada).

2. Aprenda a organizar tarefas e demandas

Organização é uma das palavras-chave de quem busca ser produtivo. Estruturar suas metas, como citamos no item anterior, é um ótimo modo de aumentar a produtividade pessoal. 

Porém, é possível ir mais longe e priorizar tarefas com técnicas, como a Matriz de Eisenhower.

Mais abaixo falamos sobre alguns dos principais métodos de produtividade, mas a Matriz de Eisenhower merece destaque neste item. Ela funciona com uma representação visual em quadrantes, nos quais as tarefas são divididas em: 

• importante e urgente;

• importante, mas não urgente;

• urgente, mas não importante;

• não urgente, não importante.

Dito isto, vale chamar atenção também para quem costuma se considerar “multitarefas”, um dos inimigos da produtividade. Esse hábito impede que você se concentre totalmente em uma tarefa individual e mais importante, podendo causar ansiedade e estresse.

Leia mais: como priorizar tarefas? 5 ferramentas + 7 dicas infalíveis para uma melhor gestão

3. Teste as melhores técnicas de produtividade

Existem opções de sobra quando falamos em técnicas de produtividade para otimizar a rotina. Não são todas que funcionam com todo mundo, afinal, cada pessoa tem uma forma de trabalhar e se adapta mais fácil a determinadas estratégias.

A técnica “Eat the Frog”, por exemplo, é uma das mais simples e incentiva as pessoas a começarem o dia pela tarefa mais difícil que possuem em sua lista. Sua principal finalidade é evitar a procrastinação ao mesmo tempo que oferece aquela sensação de realização logo no começo do dia.

Entre outras das técnicas de produtividade mais comuns, estão:

• Técnica Pomodoro;

• Getting Things Done (GTD);

• Zen To Done (ZTD);

• Matriz de Eisenhower;

• Princípio de Pareto;

• Método Konmari.

Entre essas, a técnica Pomodoro talvez seja a mais famosa. Criada por Francesco Cirillo, ela consiste em separar o tempo em blocos de 25 minutos com foco completo em uma única atividade e sem interrupções.

Quando acabar o tempo, pode-se descansar por 5 minutos. Como recompensa, depois de finalizar 4 pomodoros, o intervalo é maior e pode variar de 15 a 30 minutos. Este método ajuda principalmente a evitar a procrastinação, além de manter a concentração contínua em uma mesma atividade.

Já o método Zen to Done (ZTD) é uma variação do Getting Things Done, mas em ambos os casos, o objetivo é mudar hábitos para aumentar a produtividade pessoal.

No caso do ZTD, a técnica é aplicada por meio da adoção de 10 hábitos produtivos. O criador recomenda que só se passe para a próxima etapa após completar o anterior. Os hábitos do método ZTD incluem:

1. coletar informações;

2. processar informações;

3. planejar;

4. executar;

5. utilizar uma ferramenta para controlar as tarefas;

6. organizar;

7. revisar;

8. simplificar;

9. definir rotinas;

10.  encontrar sua paixão.

4. Defina rotinas e horários

Algumas pessoas trabalham melhor de manhã, enquanto outras preferem a madrugada para se tornar uma máquina de produtividade, apesar do risco para o relógio biológico. Porém, contanto que funcione para você, o importante é ter uma rotina e horários bem definidos.

Inclusive, estudos indicam que ser uma pessoa diurna ou noturna tem muito a ver com os genes de cada pessoa. 

Seja para colocar ordem na casa ou no trabalho, programar a sua rotina diária funciona tanto como um “alívio” para a mente quanto para obter controle sobre todas as tarefas que possui. 

Ter uma vida organizada a ponto de estabelecer horários certos para cada atividade traz outros benefícios além de aumentar a produtividade pessoal. Também é possível aproveitar melhor o dia, ganha-se maior flexibilidade e tranquilidade, diminui o estresse e oferece o equilíbrio ideal entre trabalho e descanso.

Vale lembrar que, no caso da produtividade profissional, mesmo que a jornada de trabalho seja de 8 horas por dia em média, nada impede que você distribua as tarefas conforme o melhor tempo para você produzi-las.

5. Mude o ambiente de trabalho

Entre as vantagens e desvantagens do home office, não é sempre que trabalhar em casa será a escolha mais produtiva. Mesmo com o trabalho híbrido, a gestão de tempo e produtividade no home office depende muito do espaço pessoal de cada um. 

Por isso, um dos recursos para melhorar a produtividade é, literalmente, mudar o cenário. Se trabalhar em casa não está funcionando, vale a pena testar novos locais com boa conexão com a internet, como cafés e os próprios coworkings (espaços de trabalho compartilhados).

6. Utilize ferramentas de produtividade

Todas as dicas de produtividade pessoal mencionadas até aqui podem ser adotadas com facilidade por meio de ferramentas específicas. Apesar dos celulares, da internet e suas infinitas notificações serem grandes obstáculos na vida de quem está tentando ser produtivo, é possível sim utilizar a tecnologia como aliada.

Com aplicativos como o AppBlock e o Stay Focused, por exemplo, é possível bloquear outros apps do celular em determinados horários para evitar distrações e ajudar na concentração.

Já para aplicar algumas das técnicas de produtividade citadas, como o método Pomodoro, existem ferramentas que auxiliam na gestão do tempo, como o Pomodoro Timer e o Focus To-Do.

Principalmente para Android, o que não falta são aplicativos de produtividade que facilitam a gestão de tempo e mudança de hábitos. A questão aqui está mais para o lado de conseguir se manter à rotina na hora de utilizá-los, ao invés de acumular aplicativos no celular.

Continue a leitura: conheça as 11 melhores ferramentas de produtividade 

7. Saiba o momento de descansar

Ser produtivo significa trabalhar com inteligência, e não trabalhar “mais”. Saber a hora de descansar também faz parte da produtividade pessoal, pois momentos de relaxamento aumentam o foco e a concentração para novas atividades. 

Inclusive, até uma boa noite de sono reflete na produtividade, energia e disposição para desempenhar as tarefas do dia a dia. 

Logo, quem não descansa ou tem hábitos de sono irregulares, pode cometer erros bobos por desatenção e que levam ao retrabalho. Nesses casos, a produtividade vai por água abaixo.

Aliás, o próprio sono junto de exercícios físicos e alimentação equilibrada são essenciais para lidar com a pressão no trabalho.

8. Acompanhe os indicadores de produtividade

Nas empresas, os indicadores de produtividade podem ser usados para o desempenho de seus colaboradores, sendo uma ótima maneira de observar em quais pontos são necessários reajustes.

No setor de vendas da organização, por exemplo, a produtividade pode ser medida com o número de contatos realizados para efetuar uma venda. Ou seja, os resultados.

Ao reunir esses números de todos os vendedores, pode-se estabelecer uma média do ciclo de vendas, seguida de uma análise para saber quem está acima ou abaixo dos resultados.

Segundo o “guru da produtividade” do Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT, na sigla em inglês), devemos “medir os resultados, não as horas trabalhadas”.

A capacidade de produção também é uma excelente métrica para ficar de olho e analisar o desempenho da empresa como um todo. Comece a acompanhar o tempo de cada etapa de produção e compare com períodos anteriores para descobrir se há uma melhoria de desempenho.

Como estamos falando de produtividade pessoal, esse indicador também pode ser aplicado a suas próprias tarefas a fim de acompanhar o seu desenvolvimento e os seus comportamentos.

Na prática, os indicadores de produtividade trazem benefícios, como:

• visão ampla das tarefas e atividades;

• organização e otimização dos processos;

• acesso a informações mais precisas;

• tomadas de decisões mais assertivas;

• maior qualidade das entregas nos prazos.

Leia também: 6 dicas de como melhorar a produtividade e a competitividade

Gestão de tempo e produtividade no home office

A mudança global para o trabalho remoto foi um processo difícil para as empresas que não estavam acostumadas a este modelo. Em pouco tempo, surgiram tanto empresas que relatam maior produtividade dos funcionários quanto outras que insistem no retorno ao escritório.

Um estudo do Centro de Inovação da Escola de Economia de São Paulo da Fundação Getulio Vargas (FGV EAESP) revelou que 56% dos brasileiros tiveram dificuldade em equilibrar as atividades profissionais e pessoais no home office.

As pessoas que mais tiveram sucesso são as que conseguem se adaptar facilmente a mudanças e resistir a distrações do ambiente a sua volta, como responsabilidades domésticas, assuntos familiares, entre outros.

Em casa ou não, a produtividade pessoal vai muito além do ambiente em que se trabalha. O próprio celular e suas dezenas de notificações contribuem para a procrastinação, por exemplo.

Além disso, vivemos uma cultura repleta de informações e de tarefas das mais variadas esferas da vida. Logo, melhorar o gerenciamento do tempo vai muito além do trabalho e se apresenta como um desafio em outros setores que precisam de equilíbrio.

No entanto, com as estratégias e ferramentas certas, é possível equilibrar as demandas da vida profissional e pessoal. Não é necessário se prender a um determinado sistema rigorosamente, mas sim encontrar a melhor forma de acomodar suas tarefas com suas necessidades e estilo de vida. 

O importante é dar o primeiro passo e tomar medidas reais para trabalhar de forma mais eficiente, ao mesmo tempo em que reserva tempo para tudo que importa em sua vida.

Para gestores que precisam liderar equipes remotas, é fundamental se atentar à produtividade dos agentes em prol da experiência dos clientes de sua empresa. Afinal, é comum que equipes virtuais tenham dificuldades em produzir se não houver boa comunicação, acompanhamento e incentivos.

Uma forma de implementar melhorias na produtividade pessoal de sua equipe é buscar soluções que melhorem o desempenho e facilitem a execução das tarefas diárias.

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