Gerenciar um negócio é uma tarefa complexa, repleta de detalhes e informações que não podem passar despercebidas. Neste sentido, contar com ferramentas de apoio, como uma projeção de vendas no Excel e sistemas digitais de gestão de relacionamento com o cliente, podem tornar o processo mais fluido e alinhado.
Neste artigo, vamos te mostrar como superar os desafios do forecast (outro nome dado ao ato de antever o volume de negócios fechados nas empresas) e dar dicas práticas para te ajudar a estruturar uma planilha de projeção de vendas funcional e intuitiva.
Boa leitura!
Projeção de vendas: por que é fundamental fazer a sua?
Já imaginou trabalhar como motorista de veículos e não saber ao certo de quanta gasolina dispõe para fazer os percursos? Essa metáfora te ajuda a entender o quão importante é provisionar os recursos para garantir a sustentabilidade de um negócio. E, quando falamos em empresas B2B ou B2C, o forecast de vendas é um dos recursos-chave.
Podemos dizer que, com uma boa planilha de projeção de vendas, no Excel ou em outra plataforma, você gerencia o negócio com mais segurança e realismo. Como consequência, prepara a equipe e o time de estratégia para enfrentar crises ou desafios.
Além disso, a projeção de vendas é essencial para medir a saúde do negócio e, por conseguinte, administrar os recursos direcionados aos diferentes setores da empresa, incluindo aqueles dedicados à contratação de pessoal, aquisição de equipamentos e até ao marketing e à publicidade.
Obstáculos na hora da projeção de vendas: prepare-se para superá-los
Nós sabemos o quão difícil é administrar processos internos em uma empresa. Quando se trata de projeção de vendas, alguns desafios são comuns, e fazem parte da rotina de gestores de diversos segmentos. Faça o exercício: com quantos desses obstáculos você já se deparou?
1- Definição do pipeline de vendas
É muito difícil projetar vendas se o seu time não conhece o percurso traçado pela força de vendas até fazer a conversão de um lead em um cliente. A jornada de compra do consumidor, vista do ponto de vista interno, é chamada de pipeline, e é um aspecto essencial para o sucesso de uma planilha de projeção de vendas.
2- Documentação do processo
Tanto quanto definir o pipeline, documentar o processo e transformá-lo em parte da base de conhecimento da empresa é fundamental. Dessa maneira, todo o time comercial conseguirá trabalhar de maneira padronizada e alinhada, e fazer projeções de vendas realistas será muito mais natural.
3- Dados precisos
Muitos gestores cometem o erro de associar as ideias de “projeção” e “suposição”.
Em vendas, os conceitos não são sinônimos! Uma boa projeção deve ser feita com base em informações reais, coletadas em softwares de CRM e outros sistemas utilizados para gerenciar o funil de vendas. Nada de inventar números e “criar” resultados com base naquilo que você considera perfeito: o ideal deve sempre estar próximo do real!
4- Acesso às informações
Por fim, de nada adianta criar um forecast realista, padronizado e bem documentado se o time não tem acesso às informações. O alinhamento da força de vendas é fundamental para o sucesso de uma estratégia.
Nesse sentido, criar planilhas de projeção de vendas no Excel pode ser uma boa ideia, desde que o documento esteja disponível em formato de relatório ou na nuvem, de modo a ser facilmente acessado e consultado frequentemente pelos membros do time.
Como fazer uma planilha de projeção de vendas no Excel? Passo a passo para criar a sua
E aí? Tudo pronto para superar os obstáculos acima e entender, na prática, como fazer uma planilha de projeção de vendas no Excel? Aqui está o passo a passo.
1- Configure o período de análise da projeção realizada
O primeiro passo para fazer a sua planilha de projeção de vendas no Excel é a configuração do período de análise. Você deve estabelecer a data de início da documentação e o período ao qual a projeção é destinada.
É possível trabalhar com períodos mensais, bimestrais, semestrais e até anuais — lembrando que, quanto maior for o prazo da projeção, mais dados para embasamento esta análise deve ter.
2- Liste todos os produtos ou serviços disponíveis na empresa
Uma boa projeção de vendas deve ser detalhada. Por isso, faça uma listagem minuciosa com todos os produtos e serviços oferecidos pela empresa. Pode parecer uma tarefa trabalhosa, mas, acredite: o preenchimento posterior será muito mais preciso e os dados obtidos, muito mais ricos.
3- Atribua custos à listagem anterior
Em uma tabela, atribua todos os custos agregados aos itens descritos anteriormente:
- preço de venda;
- custos;
- comissões;
- taxas;
- frete.
O preço de vendas menos a soma dos demais custos deve gerar a margem de contribuição de cada produto ou serviço.
4- Faça a projeção de vendas por produto ou serviço
Em uma outra aba da planilha, estruture sua tabela de projeção de vendas. Nela, você deve listar os serviços e produtos disponíveis e atribuir a quantidade em estoque e atribuir, a cada um deles, a taxa de crescimento esperada no período avaliado.
Para facilitar a visualização da tabela, inclua também uma coluna com o número de vendas projetadas e o montante ideal de faturamento mensal.
5- Combine a tabela de projeção com as vendas realizadas
Utilize uma nova aba do Excel para detalhar as vendas realizadas no período de análise. Para tornar sua planilha interativa, combine as abas para que operem em modo comparativo, gerando relatórios com dados do volume de vendas projetado x realizado.
Torne a gestão de vendas ainda mais efetiva com o Zendesk Service
E aí? Tudo certo para começar a usar sua planilha de projeção de vendas no Excel? Saiba que é possível combinar este recurso com outros softwares e ferramentas tecnológicas que tornam o processo de vendas mais rastreável e, consequentemente, mais otimizável.
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