Qual a importância do bom atendimento a fornecedores? 4 dicas

Quer saber qual é a pergunta fundamental para medir a reputação de uma companhia no mercado e se ela realmente se preocupa em dar eficiência aos seus processos? A questão é a seguinte: “a empresa oferece excelência no atendimento a fornecedores”?

Atualmente, o customer success (sucesso do cliente) é prioridade nas grandes organizações. Porém, alguns pontos-chaves da cadeia de comando, que liga o setor produtivo até as equipes de vendas, podem passar despercebidos. E o bom relacionamento com os fornecedores é um deles.

Afinal, ser negligente quanto a isso pode trazer impactos extremamente negativos na entrega para os consumidores e na receita financeira. Mas como isso acontece? Por que o atendimento a fornecedores é tão importante para o bom funcionamento empresarial?

Leia nosso conteúdo até o fim para entender melhor e descobrir como aprimorar essa prática.

A importância de um bom atendimento a fornecedores

Uma estrutura organizacional precisa de um funcionamento harmônico e coordenado de todos os setores. Assim, pode-se entregar o serviço esperado pelo cliente e obter o retorno financeiro esperado para continuar crescendo e se aprimorando.

Quando falamos de gestão empresarial, geralmente se dá uma ênfase maior às áreas estrategicamente expostas. Por exemplo, os departamentos de Marketing, Vendas e Comunicação Institucional travam um contato maior com o mercado consumidor.

Entretanto, além dessas “estrelas” que aparecem de forma mais clara para o público, há setores estratégicos extremamente relevantes. Por sinal, suas qualidades impactam diretamente na imagem comercial da marca.

Nesse conteúdo, escolhemos o atendimento a fornecedores como um exemplo desse caso. Tal prática é vital para o bom funcionamento da empresa, porque dela depende o fluxo da cadeia de suprimento e a capacidade de responder às demandas do mercado.

Afinal, quando o fornecedor atrasa a entrega dos materiais, por exemplo, ocorre um verdadeiro efeito dominó em toda a cadeia produtiva. E isso pode ocasionar:

• falhas no controle de vendas e falta recorrente de produtos no estoque;
• não cumprimento de promessas feitas ao clientes, como atraso em entregas;
• menor retorno financeiro para a companhia;
• reputação arranhada no mercado e perda de credibilidade.

Portanto, há uma relação direta entre clientes e fornecedores no quesito atendimento. Se há um bom relacionamento e cumprimento de prazos de quem fornece o material dos seus produtos, isso repercutirá na entrega mais qualificada para o consumidor na outra ponta.

4 dicas para ter excelência no atendimento a fornecedores

Ter um bom atendimento a fornecedores é fundamental para o andamento dos processos organizacionais. Nesse sentido, separamos 4 dicas essenciais que todo gestor deve levar em consideração. Dessa forma, sua sua cadeia de suprimentos estará sempre organizada e cumprindo os prazos. Vamos a eles!

1. Obtenha feedbacks e um diálogo contínuo e transparente

Primeiramente, abra espaço para transparência e críticas construtivas no relacionamento com seus fornecedores. Muitos problemas recorrentes ou ruídos de comunicação podem ser resolvidos facilmente com uma abertura para diálogos e feedbacks de ambas as partes.

Afinal, um atendimento B2B com fornecedores prevê mais do que uma mera relação superficial de cobranças e pagamentos. Pelo contrário, como mencionamos no tópico anterior, um supplier de insumos da produção é um parceiro estratégico fundamental para seu sucesso.

Então, nada mais justo do que cultivar uma relação transparente e clara, em que se procurem métodos e acordos para que todos saiam ganhando.

2. Organize as interações por meio do canal ideal

Para evitar maiores ruídos de comunicação, defina o canal ideal para entrar em contato e trocar informações com seus fornecedores. Isso independe de qual suporte seja escolhido, como: Whatsapp Business, e-mail ou chamada telefônica.

O importante é que essa comunicação seja centralizada em um profissional e, de preferência, em um canal específico. Com isso, evita-se o “disse-me-disse” de um diálogo mais informal e diluído em várias pessoas.

A troca de informações, portanto, deve ser profissional e organizada o suficiente para que prazos, quantidades e detalhes contratuais sejam sempre claros e previsíveis.

3. Organize e documente informações

Falando em organização, clareza e previsibilidade, o registro contínuo das interações e acordos é fundamental. Para exemplificar, isso contribui para que eventuais cobranças sejam feitas e o controle de qualidade garantido.

Esse detalhe, inclusive, é importantíssimo para que não haja ruídos de comunicação mencionados na dica anterior. Isto é, deixar tudo documentado garante que a empresa tenha acesso direto à previsão de suprimento, o que garante estabilidade e segurança para o planejamento estratégico.

4. Conheça seu fornecedor em detalhes! 

Por último, mas não menos importante: conheça bem o seu fornecedor! Saber como funciona a rotina de trabalho, as especificidades contratuais e a capacidade de responder às demandas é essencial para uma parceria de sucesso.

Por falar nisso, a análise de todos esses fatores representam nada mais, nada menos, do que a confiança em uma relação sólida que entrega resultados.

Invista em ferramentas de atendimento com automação de dados

Gostou das nossas dicas para aprimorar o atendimento a fornecedores e trazer segurança e previsibilidade à sua cadeia de suprimentos? Esperamos que sim! 

Sendo assim, a melhor maneira de implementar uma gestão qualificada é investindo em boas ferramentas de atendimento com suporte de automação de dados. Aliás, isso serve não só nessa frente estratégica, mas em outros setores relevantes da organização.

Por exemplo, o Zendesk Sell é uma plataforma CRM que armazena informações estratégicas de forma automática e em tempo real. Com ela, pode-se integrar dados da área Comercial com o setor produtivo. Assim, a companhia obtém insights para orientar as ações relativas ao atendimento a fornecedores e às respostas para as necessidades e feedbacks do cliente.

Portanto, a tecnologia é uma ótima aliada para otimizar processos estratégicos e operacionais do negócio. E isso impacta positivamente tanto na relação com público-alvo, quanto com seus principais parceiros!