Relatórios em tempo real: como acessá-los e quais as vantagens?

Como você toma as decisões necessárias para a evolução do seu negócio? Se o uso de relatórios em tempo real não faz parte desse processo, saiba que está perdendo dinheiro. 

É isso o que diz a pesquisa Insights-Driven Business Set The Pace For Global Growth, da Forrester. Segundo ela, empresas orientadas por dados crescem, em média, mais de 30% anualmente. 

Já a Better Buys mostra que a análise de indicadores aumenta a agilidade na tomada de decisões em cinco vezes. 

E, se você visa criar um negócio de alta performance, a necessidade de levantamentos é muito evidente. Um estudo da BI-Survey descobriu que 60% das empresas de grande desempenho baseiam suas decisões em informações.

Nesse cenário, os dados preciosos são aqueles que oferecem informações sobre:

• mercado;
• concorrência;
• clientes.

De fato, essas áreas são estratégicas para qualquer organização que busca crescer de maneira sustentável, não é mesmo?

Logo, realizar essa análise é uma demanda urgente, com foco na manutenção da competitividade e atração de compradores. 

Qual a importância de se fazer um relatório?

O uso de relatórios em tempo real oferece às empresas informações importantes para a tomada de decisões assertivas sobre estratégias, clientes e oportunidades de mercado, além de indicar problemas na gestão e alertar sobre ameaças do setor. O resultado é uma gestão mais inteligente e com menos riscos.

Em suma, as vantagens dos relatórios em tempo real incluem:

• agilidade nos processos;
• diminuição de riscos e falhas; 
• tomada de decisão rápida e estratégica;
• identificação das oportunidades de negócio;
• previsão das tendências e comportamentos futuros de clientes e do mercado;
• redução de custos;
• aumento da receita.

Sobre os dois últimos tópicos da lista, reduzir custos e aumentar a receita, vale a pena dizer que eles estão relacionados aos demais resultados que são alcançados com o uso de dados.

Por exemplo, ao identificar oportunidades de negócio no mercado, a empresa investe em ações que ampliam o faturamento a partir da atração de novos compradores.

E, por outro lado, quando um gestor identifica que existe um investimento que não está oferecendo retorno, é possível cortar ou adaptar a aplicação, em busca de melhores números.

Isso significa que você reduz gastos com estratégias que não estão funcionando. 

É fácil de perceber na prática a aplicação disso quando olhamos para setores como o marketing, por exemplo. 

Ao acompanhar relatórios em tempo real sobre suas ações, o departamento identifica com certa facilidade as campanhas que estão atingindo seus objetivos e as que não têm bons indicadores. 

Quando isso acontece, pode-se mudar a estratégia, pausar a campanha, coletar dados e reduzir os gastos com táticas que não estão funcionando. 

Pense em um anúncio feito no Facebook Ads. Quando ele não performa como o esperado,  é possível interromper a campanha e, consequentemente, o custo que ela traz para a empresa.

Essa prática reduz gastos que podem ser alocados em outras estratégias que estão performando melhor, ampliando os resultados positivos. 

Pequenas médias empresas precisam de dados para decisões estratégicas

A partir da lista de vantagens dos relatórios em tempo real que apresentamos acima, é preciso destacar a necessidade de pequenas e médias empresas usarem esse recurso a seu favor. 

Vamos analisar o seguinte: PMEs, geralmente, têm uma capacidade de investimento reduzida. Isso significa que cada centavo gasto em uma ferramenta, tática ou estratégia é valioso e precisa voltar ao caixa, não é mesmo?

Ao fazer um investimento em marketing, espera-se que mais clientes sejam atraídos e façam compras. Dessa forma, você obtém resultados positivos da aplicação.

Contudo, quando uma estratégia não traz resultados e você perde dinheiro, o valor desperdiçado fará muita falta no caixa da PME do que faria para empresas de grande porte, com movimentações financeiras maiores. 

Resumindo, ao contrário do que alguns empreendedores acreditam, o uso de relatórios em tempo real e a aplicação do business intelligence não é uma exclusividade de grandes companhias. Ao contrário, pode ser ainda mais relevante em pequenas e médias organizações. 

Leia mais em: O que é business intelligence, para que serve + exemplos

Onde acessar relatórios em tempo real?

A primeira etapa de um processo de uso de dados na geração de inteligência de negócio é a coleta desses números. Em seguida, outras três fases devem ser consideradas:

• organização e análise do que foi coletado;
• utilização de indicadores na geração de insights;
• acompanhamento de performance.

Mas onde buscar esses dados? Quais são as ferramentas necessárias para ter acesso aos relatórios em tempo real? 

A seguir, organizamos uma lista com as melhores plataformas de captação de dados e geração de relatórios. Confira!

• Google Data Studio: é gratuita e você só precisa ter uma conta do Gmail. Pode-se conectá-la a outras fontes, como o Ads, o Trends e o Google Sheets.
• Adobe Analytics: faz o levantamento de índices de marketing, auxiliando a identificar, por exemplo, o público-alvo relevante, além de fazer diversas outras análises em tempo real.
• IBM Watson Analytics: entende perguntas feitas em linguagem natural, o que permite que o gestor faça questionamento utilizando as próprias palavras, agilizando a obtenção de respostas.
• Microsoft Power BI: promove o controle de dados em diversos níveis estruturais, melhorando a análise dos serviços por meio da extração de números sólidos e ações automatizadas.
• Zendesk: propicia informações aos setores de vendas e atendimento ao cliente, contribuindo diretamente com a elaboração de estratégias, previsão de vendas e faturamento, retenção de clientes e criação de experiências de alta qualidade. 

Com a Zendesk, você tem acesso a um sistema de atendimento ao cliente e um CRM de vendas que acompanham e facilitam o cumprimento das atividades de todas as etapas dessas áreas tão importantes. 

Junto a isso, é possível acessar relatórios em tempo real que mostram os resultados obtidos em todas as fases de cada processo, seja o comercial ou o de suporte aos clientes.

Os índices coletados por esses documentos propiciam não apenas uma visão de passado, do que funcionou ou não, mas também apontam um direcionamento com foco no futuro por meio de números que ajudam a prever resultados de vendas, faturamento, taxa de retenção, perfil de cliente ideal e muito mais. 

Tudo isso é muito importante para as empresas buscarem melhores resultados de forma contínua e alcançarem a alta performance. 

Pensando nisso, conheça a Zendesk e entenda o que podemos fazer para te ajudar a alcançar o desempenho que você sempre sonhou.