20 respostas instantâneas para melhorar seu atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer negócio, e uma maneira de aprimorar essa área é através do uso de respostas instantâneas que podem ser dadas por chatbots.

De acordo com a pesquisa Zendesk CX Trends 2023, 75% das pessoas consideram a experiência do cliente um fator importante na sua decisão de compra, o que mostra como um atendimento de qualidade fideliza e atrai novos consumidores. 

Para ajudar nessa empreitada, neste artigo apresentaremos 20 exemplos de respostas rápidas que podem melhorar significativamente a comunicação com seus clientes, tornando sua experiência mais satisfatória e positiva.

Continue lendo e descubra como transformar seu atendimento ao cliente com essas dicas práticas e eficientes!

Como melhorar o atendimento ao cliente?

Melhorar o atendimento ao cliente envolve treinar sua equipe, criar uma experiência personalizada e estar sempre atento às necessidades e feedbacks dos clientes, investindo em treinamento de toda a equipe para potencializar ainda mais a satisfação dos consumidores.

É crucial, portanto, capacitar o time com habilidades de comunicação eficazes, empatia e resolução de problemas. Quando sua equipe está bem preparada, ela será capaz de lidar com uma variedade de situações, resultando em clientes mais satisfeitos e leais.

Além disso, criar uma experiência personalizada é essencial para estabelecer uma conexão mais profunda com seus clientes. Isso pode ser feito com o uso de tecnologias como sistemas de CRM, que facilitam o monitoramento do histórico e preferências de cada consumidor.

Leia também:

• O que é o serviço de atendimento ao cliente e como implementá-lo?
• Experiências de IA: Inteligência Artificial no customer experience.

Quais são as melhores práticas de atendimento ao cliente?

Para garantir um bom atendimento ao cliente é preciso adotar algumas boas práticas que são necessárias. Dentre elas, podemos destacar:

• treinar e capacitar a equipe: invista no desenvolvimento de habilidades de comunicação, empatia e resolução de problemas da equipe de atendimento;
• oferecer suporte multicanal: disponibilize atendimento através de diferentes canais, como telefone, e-mail, chat online e redes sociais;
• responder rapidamente: assegure-se de que as dúvidas e problemas dos clientes sejam resolvidos de maneira rápida e eficiente;
• personalizar a experiência: utilize sistemas de CRM para acompanhar o histórico e preferências dos clientes, oferecendo um atendimento individualizado;
• ouvir e agir com base no feedback: preste atenção às opiniões e sugestões dos clientes, utilizando essas informações para melhorar continuamente seu atendimento;
• estabelecer métricas e monitorar o desempenho: implemente indicadores de desempenho, como tempo de resposta e satisfação do cliente, para avaliar e melhorar o atendimento;
• resolver problemas na primeira tentativa: a equipe de atendimento deve estar preparada para resolver os problemas dos clientes de imediato, evitando a necessidade de contatos adicionais;
• empoderar os atendentes: permita que a equipe de atendimento tome decisões, dentro de limites estabelecidos, para resolver problemas e satisfazer os clientes.

Além das boas práticas citadas acima, é possível também adotar algumas respostas rápidas e simples em cada uma das situações do atendimento ao cliente.

20 exemplos de respostas rápidas para clientes

Agora que mostramos como você pode garantir um bom atendimento ao cliente e quais são as melhores práticas para isso, vamos dar 20 exemplos de respostas rápidas para clientes. Confira!

Para se apresentar ao cliente

Para se apresentar ao cliente, você pode usar as seguintes frases:

• Olá, em que posso ajudá-lo hoje?
• Boa tarde, sou [nome] do suporte ao cliente. Como posso auxiliá-lo?
• Oi, sou [nome] e estou aqui para resolver suas dúvidas. O que você precisa?
• Olá! Eu sou [nome] e estou à disposição para atendê-lo. Como posso ser útil?

Note que em cada uma delas é possível ver solicitude e simpatia para com o cliente, além do atendente já deixar o seu nome a disposição do usuário. Vale dizer que se você tem um sistema CRM poderá começar o atendimento chamando o cliente pelo nome.

Nesse caso, por exemplo, ao invés de usar “Olá, em que posso ajudá-lo hoje?”, você pode falar “Olá Jair, em que posso ajudá-lo hoje?”. Repare que isso dá uma humanização ainda maior.

Para confirmar a solicitação do cliente

A confirmação da solicitação do cliente geralmente acontece depois, e aqui você já tem alguns dados do consumidor, então as frases já se tornam mais sofisticadas, como:

• Entendi [nome do cliente], apenas confirmando então, você gostaria de rever os dados do seu cadastro que estão incorretos, certo?
• Só para confirmar [nome do cliente], você precisa de ajuda com o valor da sua conta de telefone que aparentemente está errada, correto?
• Então [nome do cliente], você gostaria que eu cancelasse a sua assinatura para os próximos meses, é isso?
• Se entendi corretamente [nome do cliente], você deseja uma visita do suporte técnico na sua residência para avaliar o seu aparelho, confirma?

Para solucionar o problema do cliente

Depois de confirmar a solicitação do cliente é preciso, portanto, solucionar o seu problema, e nesse momento, os exemplos de respostas instantâneas podem ser:

• Jair, vou fazer o seguinte para resolver seu problema: [ações a serem tomadas].
• Obrigado por aguardar, Jair. Consegui resolver [problema/dúvida], e você já pode [ação/resultados].
• Jair, já identifiquei o problema e realizei as correções necessárias. Por favor, verifique se a sua internet já está funcionando.
• Encontrei a solução para seu problema Jair, e aqui estão os passos que você deve seguir: [passos a serem seguidos].

Para acalmar clientes insatisfeitos

Lidar com clientes insatisfeitos é uma das maiores dificuldades que podem ser enfrentadas pelos atendentes. Para isso, algumas frases podem ser usadas, como:

• Entendo sua frustração Jair, e peço desculpas pelo inconveniente. Estou trabalhando para resolver isso o mais rápido possível para você.
• Sinto muito por essa experiência negativa. Vamos analisar a situação e encontrar uma solução adequada para você.
• Lamento que você tenha passado por isso. Por favor, me dê mais detalhes para que eu possa entender melhor e ajudar você a resolver o problema.
• Peço desculpas pelo transtorno Jair. Quero garantir que sua preocupação seja abordada e resolvida da melhor forma possível.

Para encerrar o contato com o cliente

Por fim, o encerramento do atendimento ao cliente pode ser marcado com um pedido para que ele avalie como foi atendido. Dentre as frases que podem ser usadas estão:

• Fico feliz em poder ajudar! Se precisar de mais assistência no futuro, por favor, não hesite em nos contatar. Agora encerrarei o atendimento, se puder dê uma nota para ele para garantirmos sempre sua máxima satisfação. Tenha um ótimo dia!
• Obrigado por entrar em contato conosco. Ficamos felizes em ter resolvido o seu problema. Se tiver mais dúvidas, estamos à disposição. Agora, em uma escala de 1 a 10, que nota você dá para o atendimento?
• Agradeço por sua paciência e cooperação. Se surgir algo mais, estamos aqui para ajudar. E antes de encerrar, qual foi a sua satisfação em relação ao atendimento? Boa, ruim, regular ou péssima?
• Espero ter sido útil Jair! Caso necessite de mais ajuda, sinta-se à vontade para nos procurar. Aproveite e dê uma nota para esse atendimento.

A importância da tecnologia para garantir agilidade no atendimento ao cliente

Conforme vimos no decorrer deste artigo há algumas respostas instantâneas que podem ser usadas em um atendimento, até mesmo para treinar um chatbot para garantir mais agilidade para o consumidor.

Afinal, o cliente pode querer resolver um problema fora do horário comercial, e por isso é tão importante disponibilizar esse suporte. Além disso, contar com um sistema CRM também é crucial para que os atendentes compreendam os hábitos do consumidor.

Isso garante um atendimento mais humanizado e personalizado. E se você está em busca de um sistema CRM para o seu negócio, conheça o Zendesk Service. Com ele você terá uma visão bem mais abrangente dos seus clientes. Solicite uma demonstração grátis.