[Guia] Reuniões remotas: como conduzir? 9 dicas práticas

Embora algumas empresas estejam retornando às atividades presenciais, as reuniões remotas continuarão a fazer parte da realidade da maioria delas. 

Afinal, o trabalho híbrido, que envolve dias em que o colaborador vai até o escritório e dias de trabalho em casa, se tornou parte da rotina de diversas empresas. 

Logo, é provável que parte dos colaboradores participem dos encontros estando em home office.

Segundo uma pesquisa feita pelo Google Cloud, 43% dos entrevistados disseram que as empresas em que trabalham já estabeleceram o trabalho híbrido como padrão mesmo após o fim da pandemia. 

Para aqueles que estão em companhias que ainda não decidiram qual será o modelo, 59% afirmaram desejar trabalhar nesse modelo, intercalando idas ao escritório com o trabalho virtual. 

Ou seja, as reuniões remotas ganharam força com a pandemia e o isolamento social, mas é fato que elas continuarão a ser importantes daqui em diante. 

Contudo, existem alguns desafios que ainda precisam ser superados quando se trata de  como conduzir reuniões remotas. 

Inclusive, uma dessas adversidades é evitar o chamado “zoom fatigue”, termo criado para definir o esgotamento e cansaço provocados pela quantidade elevada de videochamadas.

Por isso, aqui vamos mostrar boas práticas e dicas para reuniões remotas para você implementar na sua empresa e fazer encontros mais produtivos

Também reunimos sugestões para driblar a fadiga desses encontros.

Continue lendo!

O que é uma reunião remota? 

Reunião remota ou virtual é um encontro online feito por intermédio da internet, com pessoas que trabalham em uma mesma empresa, clientes ou parceiros, que podem estar em qualquer lugar do mundo, desde que conectados por um dispositivo eletrônico como computador, tablet ou smartphone. 

Também chamadas “videoconferências” as reuniões remotas permitem que um grupo de pessoas se reúnem virtualmente para:

• tomar decisões;
• resolver problemas em conjunto;
• planejar projetos;
• fazer dinâmicas de integração, como um team building.

De maneira geral, qualquer tipo de atividade que até pouco tempo atrás era feita presencialmente, hoje pode ser realizada online. 

Algumas empresas trabalham de forma 100% remota, com colaboradores espalhados pelo mundo e que se comunicam por meio de ferramentas internas como o Slack e o Trello. 

Quando essas pessoas precisam conversar de forma simultânea, uma reunião remota é agendada e realizada com a ajuda de recursos de vídeo, som e imagem, disponíveis por diversas plataformas como

• Zoom;
• Google Hangouts;
• Skype;
• Microsoft Teams.

Desde que bem organizada, uma reunião remota ou virtual pode ser até mais produtiva e eficiente do que uma reunião presencial. 

Não tem segredo: os rituais são praticamente os mesmos de uma reunião presencial, acrescido dos benefícios de recursos online, como chat e compartilhamento de tela.

Leia também: Integração de equipes: como construir uma equipe de alta performance

Tipos de reuniões remotas

Existem diferentes tipos de encontros online e as variações dependem do propósito do evento. Confira, a seguir, as principais modalidades. 

Reunião virtual

A reunião virtual é um encontro tradicional, em que um grupo de pessoas acessam a mesma sala online e debatem ideias, projetos, fazem negócios e afins. Podem ser:

• Reunião de decisão: são definidos os próximos passos do time ou do negócio. Exemplo: definição de OKRs e KPIs;
• Debate: existe um diálogo ativo entre todos em relação a um tópico comum. Exemplo: estruturação de um novo projeto;
• Apresentação: uma pessoa faz uma apresentação sobre um tema e as demais escutam, podendo tirar dúvidas ao final. Exemplo: treinamento sobre uma nova ferramenta;

Webinar

É uma variação da apresentação, sendo caracterizado como um seminário online.

Uma ou mais pessoas falam a respeito de um assunto e as demais escutam, e pode ser aberto ao público externo.

Evento

Em um evento online, pessoas se reúnem para celebrar algum acontecimento. Durante a pandemia de Convid-19 era bastante comum eventos como aniversários e mesmo show online, transmitidos virtualmente. 

Quais são as vantagens das reuniões remotas?

As reuniões remotas têm uma série de benefícios para empresas e colaboradores, e destacamos alguns deles aqui:

• reunião de pessoas presentes em qualquer parte do mundo;
• utilização de recursos multimídia, como compartilhamento de tela e interações via chat;
• fim de tempo perdido em deslocamentos. Se antes as pessoas precisavam perder horas no trânsito, agora isso não existe mais, pois os assuntos podem ser resolvidos com videoconferências;
• otimização do tempo, pois diversas reuniões podem ser feitas em um único dia; 
• redução de custos com ferramentas, deslocamento e espaços alugados apenas para encontros de times;
• maior produtividade, já que os envolvidos não perdem tempo com logística.

Ou seja, são diversas vantagens que facilitam a rotina de trabalho e todos saem ganhando. Entretanto, é essencial não passar dos limites do aceitável para que esses benefícios sejam devidamente aproveitados. 

Você vai entender melhor sobre isso no próximo tópico, onde explicaremos o conceito de “zoom fatigue”. 

Zoom fatigue: cuidados para evitá-lo 

“Zoom fatigue” é um termo que surgiu pouco tempo após o início do trabalho remoto e significa a exaustão e o cansaço mental pelo excesso de reuniões virtuais. 

É claro que não se trata apenas do aplicativo Zoom e sim de todos os outros também, mas a expressão acabou se disseminando assim. 

As videoconferências são mais cansativas do que as reuniões presenciais, pois precisamos nos concentrar por muito tempo em uma tela, assim como ficamos a todo momento nos olhando na câmera para checarmos como está a nossa imagem. 

Pesquisadores de Stanford listaram quatro causas para o “zoom fatigue” e explicamos cada uma delas a seguir.

Quantidade excessiva de contato visual

Nas reuniões remotas, vemos as pessoas de maneira desproporcional, pois apenas conseguimos visualizar a cabeça e parte do tronco. 

Para o nosso cérebro, isso é uma carga muito elevada de contato visual por um longo período, já que não estamos acostumados a lidar com rostos tão próximos a nós.

Muito tempo vendo a si mesmo

Não é natural se observar durante tanto tempo nas mais diversas situações. É como se na vida real alguém estivesse a todo momento nos seguindo com um espelho, como exemplifica Jeremy Bailenson, um dos pesquisadores de Stanford.

Por isso, o ideal é ocultar a visualização do próprio vídeo assim que a imagem estiver devidamente enquadrada. Isso vai ajudar a reduzir o cansaço nas reuniões virtuais.

E, claro, sempre que achar pertinente, desligue a câmera para ter um “respiro”. A saúde mental agradece.

Redução da mobilidade 

Em reuniões presenciais ou até mesmo ao telefone, é natural nos movimentarmos mais, andarmos de um lado para o outro e nos mexermos na cadeira. 

Porém, quando estamos diante de uma câmera, isso fica mais limitado, o que também causa cansaço. 

Videochamadas demandam maior carga cognitiva

Durante uma conversa, nosso cérebro processa inúmeros sinais de comunicação não verbal, o que facilita o entendimento de todo o contexto. 

Como nas reuniões remotas o campo de imagem é mais limitado, precisamos fazer gestos mais forçados e prestar ainda mais atenção aos movimentos do outro, como um aceno de cabeça em sinal de concordância. Esses aspectos aumentam a fadiga.

É por conta de todos esses motivos que é tão fundamental conhecer dicas sobre como conduzir reuniões remotas e como tornar os encontros mais produtivos. 

Como conduzir reuniões remotas? 9 dicas práticas

Vamos começar vendo algumas orientações relevantes para conduzir reuniões virtuais da melhor maneira possível:

1. Não se atrase para a reunião
2. Quem faz o convite deve guiar a reunião
3. Tenha cuidado com os fusos horários
4. Prepare-se para a reunião
5. Apresente todos os participantes
6. Estabeleça as regras da reunião 
7. Peça que todos deixem o microfone no modo mute
8. Seja direto e objetivo
9. Pergunte como as pessoas estão se sentindo

Entenda como aplicar cada sugestão, a seguir.

1. Não se atrase para a reunião

Essa é uma dica básica, mas muito importante ser respeitada por aquele que conduz e pelos convidados também. 

Ao marcar uma videoconferência, é essencial que todos estejam empenhados em fazê-la acontecer no horário. 

Do contrário, além de a reunião atrasar para começar, aqueles que chegaram no horário precisam ficar esperando os demais, sendo que eles se programaram para o encontro. Não é o mais adequado, não é mesmo? 

2. Quem faz o convite deve guiar a reunião

Se você fez o convite para o encontro, então é sua responsabilidade conduzir a reunião remota. 

Não jogue a responsabilidade para o outro, pois cabe a você explicar o motivo de ter convocado aquela videochamada. 

Então, prepare-se para a reunião e conduza-a do início ao fim. Inclusive, isso nos leva à próxima dica.

3. Tenha cuidado com os fusos horários

Já que estamos falando de reuniões com pessoas que podem estar em qualquer parte do mundo, é fundamental que você tenha ciência sobre o melhor fuso horário para atender a todos os envolvidos. 

Dessa forma, você evita que alguém que está no horário de lazer precise parar suas atividades para ingressar na conversa.

Sem dúvida, isso pode gerar desconforto e insatisfação da equipe. 

Se possível tenha a localização da equipe sempre atualizada, assim fica mais fácil acompanhar o fuso de cada um e escolher bons horários para os encontros.

4. Prepare-se para a reunião

Faz toda a diferença estar preparado para a reunião online, para isso:

• anote tudo o que deseja falar;
• deixe a apresentação pronta;
• abra todos os documentos que serão mostrados;
• entre nas ferramentas que serão utilizadas. 

Além de ajudar a tornar a reunião mais produtiva, esses passos te darão mais segurança e você poderá focar no que precisa ser falado. 

5. Apresente todos os participantes

Essa dica é especialmente relevante se o encontro tem pessoas de diferentes áreas e elas não se conhecem. 

Além de explicar qual o propósito do encontro, também é preciso apresentar quem são as pessoas que estão ali. 

Caso você não se sinta confortável em fazer as apresentações, convide os participantes a se apresentarem. 

6. Estabeleça as regras da reunião 

Como responsável por conduzir a reunião remota, você deve definir e mostrar quais são as regras da reunião. Por exemplo: 

• horário de início e de fim;
• possíveis pausas;
• em quais momentos as perguntas podem ser feitas;
• qual o motivo do encontro;
• quais serão os tópicos abordados.

7. Peça que todos deixem o microfone no modo mute

Geralmente, as reuniões possuem um momento de apresentação do tema, feita porque em convocou o encontro. 

Nesse momento, e também enquanto outras pessoas falam, o ideal é que os demais participantes mantenham seu microfone no mudo. Dessa forma, são evitados ruídos que podem distrair os participantes. 

Sempre que alguém quiser falar, basta abrir o microfone e compartilhar seus pensamentos.

8. Seja direto e objetivo

As reuniões remotas são mais cansativas do que as reuniões presenciais, como explicamos anteriormente, então é ainda mais indispensável falar brevemente, ser claro, direto e objetivo. 

Isso vai ajudar os participantes a continuarem focados no assunto e você não irá se cansar por falar demais para uma tela. 

9. Pergunte como as pessoas estão se sentindo

Ao longo da reunião, vale perguntar como as pessoas ali presentes estão se sentindo e se elas estão entendendo tudo o que está sendo falado. 

Dessa forma, elas se manterão atentas ao encontro e verão que também fazem parte dele.

Em reuniões muito longas, prepare pausar para que todos possam ir ao banheiro e tomar uma água, relaxando a mente da reunião. 

Isso contribui para que voltem mais focadas e participativas, ao que está sendo apresentado. 

Com estas 9 práticas você tem um bom guia de como conduzir uma reunião remota. Contudo, as dicas para que esses encontros sejam produtivos, vão além do momento em que estão todos juntos dialogando. 

É preciso estar atento ao que acontece antes e 

8 dicas para reuniões remotas mais eficientes

Algumas boas práticas são essenciais para garantir o maior aproveitamento possível das reuniões remotas. Veja quais são elas.

1. Verifique se o assunto de fato pede uma reunião

“Essa reunião poderia ter sido um e-mail” virou uma das frases mais faladas do trabalho remoto e não foi à toa. 

Com a facilidade de marcar reuniões remotas, alguns encontros que poderiam ser resolvidos com um e-mail ou telefonema acabaram virando reuniões desnecessárias. 

Por isso, tenha certeza de que a videoconferência realmente é necessária e, se sim, então marque a reunião.

2. Marque reuniões mais curtas

Apesar de os convites terem pré-configurações de horários cheios, como 30 minutos ou uma hora, tais limites não precisam ser seguidos. 

Pense a respeito do tema da reunião e veja em quanto tempo o assunto pode ser resolvido. 

Quanto mais rápida a reunião, mais produtiva ela tende a ser, pois não há tempo para “enrolação”.

Além disso, teste fazer os encontros em horários quebrados, como 15h05 ao invés de 15h. Isso ajudará todos a terem pelo menos uma pausa de cinco minutos entre uma reunião e outra.

Leia também: Ferramentas de produtividade: você está usando as 11 melhores?

3. Evite encontros fora do horário comercial e tente não remarcar

Essa dica nem precisaria estar aqui, mas é preciso reforçar: respeite os horários de entrada, saída e almoço de todos. 

Marcar reuniões antes ou após o expediente, assim como comprometer o horário de almoço, pode gerar frustração e acabar com qualquer possibilidade de uma reunião realmente eficiente. 

Por isso, na hora de marcar a reunião virtual, veja a agenda de todos e defina o horário de modo a contemplar todos os envolvidos, sem atrapalhar a rotina de ninguém. 

E mais: evite ao máximo reagendar ou cancelar em cima da hora. Lembre-se de que as pessoas se programam para participar de uma reunião, então acaba sendo muito incômodo quando o evento muda de última hora. 

4. Envie o convite já com um contexto do que será abordado

Convites de reunião sem nenhum contexto deixam os participantes em dúvida e sem saber o que precisam fazer para o dia do encontro. 

Então, ao enviar o convite, já escreva um breve contexto do que se trata o encontro, mesmo que seja uma frase. 

Todos ficarão cientes do tema e estarão mais preparados para o dia da videochamada.

5. Convide apenas as pessoas realmente necessárias para o encontro 

Quanto maior o fórum da reunião, mais desafiador é manter todos em sincronia sobre o assunto e arranjar um espaço em comum na agenda de todos. 

Assim, pondere quais são as pessoas de fato necessárias para a realização da videoconferência e quais podem apenas receber uma ata da reunião por e-mail. 

6. Esteja presente e evite distrações 

Nada mais desagradável do que estar em uma reunião e perceber que os demais participantes não estão mais prestando atenção. 

De fato, um dos grandes desafios das reuniões remotas é manter o foco, pois são mensagens chegando, inúmeras abas abertas no navegador, enfim. 

Contudo, faça o possível para estar presente durante os minutos da reunião. Isso contribuirá para a produtividade e o engajamento de todos. 

7. Tenha sempre cuidado com a câmera e o microfone

Nunca é demais verificar se a câmera está bem posicionada durante a videochamada e se o microfone está aberto quando você está falando. 

Da mesma forma, cheque se a câmera foi desligada caso você precise se levantar e se espreguiçar um pouco (o que é normal), e desligue o microfone quando terminar de falar. 

8. Faça uma ata da reunião remota

A ata de reunião remota é um registro escrito das decisões, acordos, discussões e tarefas realizadas durante a reunião. 

Ela serve como referência futura para os membros da equipe, garantindo a clareza e a transparência das decisões tomadas.

Criar e compartilhar a ata de reunião também é importante para garantir que todos os participantes estejam alinhados sobre o que foi discutido e o que precisa ser feito a seguir. 

Ela pode ser compartilhada não só com aqueles que estavam presentes, mas também com demais pessoas que precisam ficar a par do assunto, como líderes. 

Um exemplo de ata de reunião deve incluir:

• tema da reunião;
• data e horário da realização da reunião;
• participantes;
• tópicos discutidos; 
• próximos passos.

Agora que você já sabe mais a respeito das boas práticas para as reuniões remotas, aproveite para ler também o artigo “Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho e aumentar o engajamento”.