Rotina de vendas: como fazer uma e elevar a performance da sua equipe? 10 dicas!

Você sabia que 65% dos vendedores passam a maior parte do tempo em tarefas que não se relacionam com vendas? Planejamento é a base de qualquer projeto de sucesso. Não adianta fugir dele achando que vai economizar tempo. A falta de organização na rotina de vendas pode trazer muitos prejuízos.

Alguns deles são a falta de metas objetivas, acompanhamento de métricas e indicadores, guia para procedimentos de vendas, dicas de ações para cada etapa do funil, estabelecimento de processos internos, performance da equipe, entre muitos outros.

Nenhuma tecnologia pode resolver sozinha os gargalos internos e o desempenho de um colaborador. Para que ela funcione, é essencial que o time comercial tenha disciplina e organização. E isso é resolvido com a definição de uma rotina comercial eficiente e minuciosa.

Quer aprender como montar uma rotina de vendas completa e que mostre resultados? Leia este guia até o final e confira os benefícios de estruturar processos comerciais, com passo a passo completo. Boa leitura!

Por que você deve criar uma rotina de vendas?

O principal motivo é: porque a criação de uma rotina comercial organiza todo o setor de vendas.

Processos bem-estabelecidos ajudam a elevar a produtividade de todos os colaboradores, além de gerar mais motivação e engajamento para atingir as metas definidas. E mais: com menos tensão e falhas durante o trabalho, há menos rotatividade na equipe e os talentos conseguem ser retidos.

O clima também se torna mais colaborativo, já que todos entendem o que precisa ser feito, como, quando e por quem. Logo, é mais fácil identificar melhorias nos processos comerciais e oportunidades de potencializar as vendas.

Outros benefícios da estruturação dos processos comerciais são:

• determinação de metas mais realistas, objetivas e mensuráveis;
• tomada de decisões mais assertiva e orientada por dados;
• aumento do resultado alcançado;
• destaca pontos primordiais que devem ser abordados durante a negociação;
• maior precisão na previsão de vendas;
• integração com outros times, como o de marketing e de suporte ao cliente;
• alinhamento de processos, metas e objetivos estratégicos;
• maior assertividade durante a negociação;
• melhor qualificação dos leads;
• maior faturamento.

Primeiros passos para criar uma rotina comercial

Uma equipe de alta performance é caracterizada por fazer o melhor trabalho, em menos tempo. Mas, isso não acontece da noite para o dia. É preciso analisar os processos internos, entender pontos fracos e fortes, propor melhorias, ajustar gargalos, treinar a equipe, acompanhar métricas e resultados, entre outras ações.

Por isso, o primeiro passo é mudar a cultura organizacional da empresa. Todas as equipes precisam entender a importância de usar a tecnologia a seu favor. Ela fornece dados em tempo real, precisos, que economizam tempo e brainstorming para montar as estratégias de vendas.

A partir da implementação da tecnologia, pode-se entender como os processos são realizados, quem são os responsáveis por eles, quais resultados alcançam, quais gargalos existem e o que está faltando implementar.

E mais: ferramentas tecnológicas possibilitam a automação de vendas. Sabe aquelas tarefas repetitivas, que levam tempo para serem concluídas e precisam ser feitas com frequência? Pois é, softwares conseguem realizar sozinhos a partir dos dados inseridos pela equipe.

Leia também: Automação e inteligência artificial a favor dos negócios: como usá-las?

Dicas práticas para os primeiros passos

• analise o processo atual da equipe comercial e veja o que está ou não funcionando;
• verifique resultados anteriores para definir as metas. Elas podem ser desafiadoras, mas devem ser realistas;
• estude o seu funil de vendas e a jornada de compra do cliente do seu negócio. A partir disso, é possível entender a meta de quantos leads precisam se cadastrar para atingir a meta de clientes que fecharam negócio. Veja sua taxa de conversão;
• identifique as particularidades de cada time para oferecer autonomia a cada colaborador, proporcionando também mais espaço para criatividade e características individuais;
• converse com a equipe e mostre as vantagens de implementar uma rotina de vendas bem-estruturada. É válido também conversar com cada vendedor individualmente para entender o trabalho de cada um, como ele vê o processo atual e perguntar quais melhorias devem ser feitas. 

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Como montar uma rotina de vendas?

A elaboração de uma rotina de vendas deve ser feita mediante muita pesquisa e análise do setor comercial. É preciso conhecer cada detalhe do dia a dia dos vendedores para criar métodos que elevem a qualidade da força de vendas.

Para isso, é necessário seguir algumas etapas fundamentais. Confira abaixo como montar uma rotina de vendas eficiente, funcional e completa.

Em qualquer jogo coletivo, como futebol, vôlei e basquete é necessário ter uma organização e um planejamento de defesa e ataque para buscar a vitória, certo?

Uma equipe comercial funciona assim. E o que orienta o time é justamente a estruturação dos processos internos para que todos façam um bom trabalho, com tranquilidade e maior assertividade.

Com a organização dos processos comerciais, todos estarão alinhados quanto ao que se deve fazer e como.

Para isso:

• mapeie as atividades e tarefas executadas em cada etapa do processo de vendas;
• verifique o que está dando certo;
• analise os gargalos e proponha soluções.
  

  2. Divida funções e responsabilidades

Para garantir mais produtividade, motivação e engajamento do time, a principal dica ao montar sua rotina de processos é: não sobrecarregue os vendedores e segmente a carteira de clientes.

Ao visualizar o processo como um todo, você pode analisar a função de cada um e a forma que essa pessoa a executa. Dessa maneira, fica mais fácil definir papéis de acordo com as habilidades técnicas e comportamentais e características pessoais.

Afinal, cada cliente tem suas particularidades, certo? Pense em como encaixá-las com as do vendedor. Por exemplo, se você tem um cliente mais exigente e direto, pense em um colaborador mais calmo, experiente e detalhista para atendê-lo.

Essa atitude de segmentar tarefas por tipos de perfis diferentes é benéfica porque aumenta a qualidade do trabalho. Pois há a potencialização dos pontos fortes individuais, e evita insatisfação e desmotivação com a má divisão de tarefas.

3. Defina a prospecção de clientes

Aqui está a primeira etapa do funil de vendas: a atração de clientes. Muitos a consideram difícil, porém, é vital para o sucesso do negócio. Acredite, as suas vendas dependem dela.

Ela pode ser feita de duas maneiras: prospecção ativa e passiva. Internamente a prospecção é passiva e utiliza o inbound marketing para atrair leads qualificados por meio do compartilhamento de conteúdo relevante e de alta qualidade. Os assuntos são pensados para atender as expectativas de clientes em cada etapa do funil.

Já a ativa é quando o vendedor aborda potenciais clientes que não mostraram interesse nos produtos ou serviços da empresa, mas possuem características da persona do negócio.

Há ainda a opção de utilizar as duas formas de prospecção e alavancar os resultados, ganhando volume no cadastro de leads qualificados.

A prospecção pode ser feita de diversas formas:

• cadastro de assinatura de newsletter;
• cadastro em blog ou landing page;
• cadastro por anúncios nas redes sociais;
• contato pelas redes sociais, como Linkedin;
• ligações frias (cold calls);
• envio de e-mails marketing.
• e muito mais.

Nessa etapa da rotina de vendas, é preciso também inserir algumas dicas e orientações para os vendedores realizarem uma prospecção eficaz. Como argumentos e técnicas de vendas, gatilhos mentais indicados, dados e estatísticas relevantes do mercado, características das personas do negócio e suas necessidades, entre outros pontos.

Aprenda mais: [Tudo sobre] Cold call 2.0: o que é e como aplicar na prospecção ativa?

4. Determine a qualificação de leads

Depois de atrair leads, é hora de qualificá-los e entender se os métodos de atração de clientes estão sendo eficazes, trazendo as personas certas para o negócio.

A ideia é focar ações e estratégias que atraiam leads qualificados, ou seja, que tenham determinados atributos que os tornem potenciais clientes.

Após essa etapa, é preciso desenvolver critérios e requisitos para segmentá-los, qualificando-os de acordo com as etapas do funil e da jornada de compra.

A qualificação pode ser feita pelos métodos:

• BANT (Budget, Authority, Need, Timeline): o lead pode pagar pelos seus produtos ou serviços? Ele tem autoridade para negociar e fechar negócio? Ele tem necessidade das minhas soluções? Ele tem urgência em resolver seu problema?
• CHAMP (Challenge, Authority, Money, Urgency): o desafio é apenas mais um obstáculo a ser vencido. O foco está em pessoas que possuem autoridade e dinheiro para comprar. Por fim, qual a urgência que o lead precisa adquirir suas soluções?
• ANUM (Authority, Necessity, Urgency, Money): mesma técnica e perguntas aplicadas na metodologia BANT. Se o lead tem autoridade e dinheiro para fazer negócios, qual a urgência dele em comprar e se o produto ou o serviço atende às suas necessidades.

Ou seja, há várias metodologias para você segmentar os leads para iniciar o processo de nutrição deles. Enviando conteúdo que faça sentido para o momento atual dele de compra e interesse pelas soluções da empresa. 

No final, deve-se restar apenas as melhores oportunidades de vendas para que a equipe comercial entre em campo para iniciar, de fato, a negociação.

O ideal, portanto, é saber por meio do formulário de cadastro on-line ou conversa com o vendedor:

• cargo e função do lead;
• porte da empresa;
• tamanho da equipe;
• necessidades e desejos do lead;
• quais são suas dúvidas.

Não se esqueça de organizar todas as informações na sua rotina comercial. É necessário que todos saibam como funciona o processo de qualificação e quais informações eles precisam colher durante seus contatos.

Se quiser se aprofundar mais e aprender a fazer uma qualificação de leads matadora, leia MQL e SQL: o que são e como essa qualificação ajuda nas vendas?

5. Padronize a apresentação de propostas

Como deve ser a apresentação das propostas comerciais? Quais informações são importantes e precisam ser destacadas? Como apresentar as soluções e enviar um orçamento? Quais argumentos usar contra determinadas objeções? Quais gatilhos mentais devem ser explorados nessa etapa?

Pense em tudo que pode ajudar os vendedores no momento da elaboração de proposta, mostrando apenas um guia. Afinal, é preciso mostrar que há espaço para a criatividade e as habilidades comunicacionais do representante de vendas.

O importante é garantir que nenhuma informação importante seja esquecida. O cliente precisa identificar suas dores e os benefícios que a sua solução trará para ele.

O ideal é estruturar esses dados essenciais em um template, incluindo, por exemplo:

• gancho com o último assunto ou solicitação do cliente;
• necessidades que serão atendidas;
• condições de pagamento;
• prazo para entrega, conclusão do serviço ou contrato;
• valores e funcionalidades/serviços incluídos;
• validade da proposta comercial;
• contatos do vendedor;
• site e blog da empresa.

Assim, fica mais rápido e fácil o trabalho de preenchimento do template e o evita que o vendedor esqueça algo. Isto é, aumenta a produtividade da equipe e a qualidade das propostas enviadas!

6. Inclua dicas e métodos de follow up

De acordo com um estudo, as maiores conversões possuem entre 7 e 8 tentativas de follow up com o cliente. Por isso, essa deve ser uma prática pré-estabelecida como cultura da empresa e, claro, presente na rotina de vendas.

Ela precisa feita durante alguns momentos específicos:

• para responder dúvidas ou dar retorno de solicitações feitas pelo cliente;
• após o envio da proposta: não se esqueça de dar alguns dias de intervalo para que o cliente reflita e chegue a uma resposta;
• depois do fechamento do negócio para pedir feedback sobre o produto ou o serviço e esclarecer possíveis dúvidas de uso;
• periodicamente para saber se o cliente está precisando de algo ou oferecer algum produto ou serviço novo ou mais completo do que o anterior.

O contato feito no pós-venda estreita o relacionamento e contribui para garantir a fidelização do cliente.

Você sabe o quanto o sistema de CRM pode facilitar a prática de follow up? Entenda:

• visualização completa do pipeline do negócio;
• segmentação de clientes por etapas do funil;
• aviso da necessidade de realizar follow up;
• envio de notificação para lembrar de pedir um retorno ao cliente.
  

  7. Defina metas objetivas, realizáveis e mensuráveis

Outro ponto importante da rotina de vendas é a determinação de metas individuais e coletivas. Elas precisam se basear em resultados anteriores e os desejados atualmente, é claro.

As metas apontam uma direção. A partir delas, os vendedores podem criar suas próprias estratégias e técnicas de vendas. Isso também proporciona mais motivação para executar as atividades necessárias e focar 100% em resultados.

Para criar metas de cada etapa do funil de vendas, pense na realidade do negócio, no tamanho do time comercial, nas particularidades de cada colaborador e suas métricas de performance.

As metas podem ser definidas pelo método SMART ou pela matriz 5W2H.

Metas SMART

• S (específica): definir um objetivo específico. Exemplo: aumentar 10% a carteira de clientes em 6 meses.
• M (mensurável): é preciso que os resultados possam ser acompanhados a partir da análise de métricas e indicadores.
• A (atingível): a meta precisa ser realista e realizável. 
• R (relevante): entenda os motivos por trás da meta. Quais serão os ganhos para a empresa? Ela é importante para todos os envolvidos?
• T (temporal): defina um prazo para o cumprimento da meta e ainda um plano de ação que divida a meta em pequenas tarefas, com seus respectivos limites de data de entrega.

Metas 5W2H

• What: o que será feito?
• Why: por que será feito?
• Where: onde será feito?
• When: quando será feito?
• Who:  quem são os responsáveis pela tarefa?
• How: como será feito, com quais métodos e técnicas?
• How much: quanto custará fazer? Quais serão os investimentos?
  

  8. Integre os times de vendas e marketing

Ao analisar os processos comerciais, vai perceber que o momento da pré-venda e de prospecção de clientes é feita pelo time de marketing. Por isso, é de suma importância que as equipes trabalhem juntas em prol de um objetivo em comum.

Todos precisam se envolver na atração e na qualificação de leads. Afinal, o marketing precisa pensar em estratégias que tragam leads qualificados para que o time comercial consiga iniciar a negociação. Só que o vendedor precisa contribuir com dados sobre características dos clientes para tornar as campanhas mais assertivas.

Isto é, na rotina de vendas é necessário que os papéis de ambas as equipes estejam bem definidos, com o momento certo onde termina e se inicia o trabalho de cada uma. A ideia é manter o funil de vendas aquecido para que todos ajam no timing correto.

Caso o marketing envie o lead para o time de vendas antes da hora, a taxa de conversão irá reduzir e as vendas também.

9. Organize o funil de vendas

Já que falamos sobre o papel de cada equipe dentro do funil de vendas, precisamos destacar a necessidade de manter o funil organizado para não esquecer nenhuma oportunidade.

O ideal é criar um funil de vendas para cada time: de marketing, de pré-venda, de venda e de customer success, com foco na melhor experiência do cliente sempre. Isso pode ser feito de maneira mais simples e fácil com o uso do software de CRM.

Ele organiza os leads dentro de cada etapa do funil e avisa o momento certo de entrar em contato com o potencial cliente por e-mail, telefone ou envio de conteúdo atrativo por e-mail.

Aqui entra também a vantagem da automação de vendas feita pelo CRM: os e-mails podem ser enviados para todos, sem perder novos negócios por falta de contato.

10. Escolha as metodologias e técnicas de vendas

Uma equipe de alta performance conhece seu público-alvo e determina quais ferramentas de vendas são mais úteis para fazer um ótimo trabalho.

Por isso, é vital que a rotina comercial englobe quais técnicas são as mais indicadas em cada fase do funil e da jornada de compra. Elas podem ser:

• Spin Selling;
• Lean Selling;
• AIDA;
• BANT;
• Social Selling;
• entre muitas outras.

BÔNUS: treine a sua equipe constantemente

Para que todas as dicas acima sejam implementadas com sucesso e você consiga montar uma rotina comercial completa e eficiente, é essencial que as equipes envolvidas sejam treinadas de forma periódica.

Além de ensinar como mexer e alimentar os dados dos sistemas utilizados, como o CRM de vendas, é fundamental alinhar o discurso de venda para que o lead enxergue o valor da empresa desde o primeiro contato.

Logo, a gestão precisa acompanhar as métricas de desempenho individuais e coletivas para entender gargalos e problemas que podem ser solucionados com a capacitação do time.

O acompanhamento pode (e deve!) ser feito pelo CRM que armazena todas as informações, como ligações feitas, e-mails enviados, feedbacks respondidos etc.

Para facilitar a gestão de vendas, leia estes artigos sobre metodologia ágil e veja como ela potencializa os negócios: 

• Marketing Ágil: como implementar a gestão ágil na sua equipe?
• O que é scrum, qual seu objetivo e principais vantagens?
• Gestão ágil de projetos: como aplicar?

Como melhorar a rotina de vendas? 

Depois de elaborar a sua rotina de vendas completa, tenha em mente que ela não é um documento pronto e definitivo. Ela precisa ser dinâmica para acompanhar mudanças do comportamento do cliente, tendências do mercado, alterações em processos internos etc.

Ou seja, a sua rotina de vendas precisa ser bem-estruturada, mas flexível!

Outro aspecto importante é investir na tecnologia para aumentar a produtividade dos vendedores. Só que para que o sistema implementado apresente resultados eficazes, os colaboradores precisam preencher os dados com disciplina e envolvimento.

Logo, o treinamento aqui também se mostra eficaz, já que eles aprendem a mexer na ferramenta e entendem a importância de inserir esse método no trabalho diário.

Mas, quais são as maiores vantagens de contar com o suporte de um CRM de vendas. Entenda:

• organização da rotina comercial;
• estruturação dos processos internos;
• visualização completa do pipeline;
• maior facilidade em bater em metas;
• acompanhamento da agenda dos vendedores e seus respectivos indicadores de desempenho;
• agenda com aviso sobre reuniões, follow ups e outras atividades;
• acesso a informações relevantes, como o histórico do contato entre cliente e empresa, produtos mais comprados por ele, dúvidas, reclamações e elogios;
• automação de vendas;
• planejamento e tomada de decisão mais assertivos;
• integração com outros sistemas e ferramentas para unificar todos os dados em um só lugar.

Percebeu que o uso do CRM traz diversos benefícios à empresa e à rotina de vendas, não é mesmo? Por isso, temos uma demonstração do CRM de vendas da Zendesk! Se quiser fazer o teste gratuito agora mesmo, faça seu cadastro e dê o primeiro passo rumo ao sucesso comercial!