O que é sales forecast e como fazer a projeção de vendas? Guia

A incerteza financeira é um problema originado da falta de acompanhamento do fluxo de caixa. Dentro de uma empresa, assim como na vida pessoal, esse descontrole pode gerar problemas graves, como endividamento e incapacidade de fazer bons planos a médio e longo prazo. Entretanto, existe uma maneira de eliminar essa insegurança: aplicando  o sales forecast. 

Mas, afinal, o que é o forecast de vendas, porque ele é importante e como calcular?

Essas são perguntas que iremos responder ao longo deste artigo, por isso, continue lendo e tire todas as suas dúvidas.

O que é sales forecast?

Sales forecast é o termo em inglês para projeção de vendas, que na prática significa a capacidade de prever o volume de transações comerciais que uma empresa irá realizar durante um período. Geralmente, as companhias fazem o forecast mensal, semestral e anual. 

A partir dessa definição, podemos dizer a projeção de vendas se concentra na definição de duas informações principais: quanto capital será faturado e quando isso acontecerá (no próximo mês, semestre, quinzena, ano?).

Mas, como fazer essa previsão? Bola de cristal? Não! É matemática mesmo.

Como calcular forecast?

Para começar o cálculo do forecast de vendas é indispensável estimar quanto cada prospect, que está se relacionando com os vendedores, pode gerar de receita para a organização. 

Ao mesmo tempo, é vital estabelecer o prazo em que esse rendimento será efetivado.

Em suma, para calcular a previsão de vendas você vai precisar ter em mãos, as seguintes informações:

• o valor que será investido por cada prospect presente em seu pipeline de vendas, 
• o tempo que vai levar para isso acontecer;
• quantos leads estão no funil de vendas

Logo, estabeleça o período que deseja analisar, por exemplo fazendo a previsão de vendas para o próximo mês e aplique a fórmula: 

previsão de vendas = quantidade estimada de clientes x valor médio das compras dos clientes.

Essa quantidade estimada de clientes é o volume de compradores que são esperados para o período analisado, por exemplo, os próximos 30 dias.

Por exemplo, se você acredita que no próximo mês um total de 20 compradores irão concluir um negócio, e seu propósito é calcular o forecast mensal, é esse o número de consumidores que precisam constar em sua fórmula. 

Na área de valor médio das compras, você pode incluir, por exemplo, o ticket médio do negócio. Considerando que esse valor é R$300, o cálculo do forecast ficaria:

previsão de vendas = quantidade estimada de clientes x valor médio das compras dos clientes.

previsão de vendas = 20 x 300

previsão de vendas = 6.000

Isso significa que a projeção de venda é de R$6.000 para os próximos 30 dias.

Mas, como saber quantos prospects vão se tornar clientes da empresa?

E como prever quando isso vai acontecer?

Essas são as perguntas mais importantes deste artigo, então vamos pensar sobre elas. 

Como fazer forecast de vendas?

Para fazer um forecast de vendas você vai precisar dominar seu processo comercial. 

Esse conhecimento precisa ser profundo e embasado em dados e métricas. 

Logo, se a sua empresa ainda não tem um processo comercial muito bem definido, com etapas claras, que mostram o avanço dos prospects no funil de vendas, fase a fase, esse é o momento de criá-lo. 

Para isso, indicamos que leia o artigo, “Processo comercial: guia prático apresentando etapa por etapa de como criar o seu fluxo”. 

Nele você vai perceber que um processo de vendas é formado por etapas que podem – e devem – ser representadas dentro do CRM, um software de vendas vital para uma boa gestão de clientes. 

Sugerimos uma divisão que considere as seguinte etapas::

1. pesquisa;
2. prospecção;
3. apresentação e discurso de vendas;
4. negociação;
5. fechamento.

Começando na etapa de pesquisa, o lead segue avançando pelas próximas fases até o fechamento.

Com o tempo é importante que a equipe de venda tenha acesso a informações como o volume de oportunidades que passaram de uma fase para a seguinte. 

Por exemplo, quantos leads chegaram na empresa e avançaram da fase de pesquisa para a prospecção? 

Quantos contatos estavam no estágio de prospecção e avançaram para apresentação e discurso de vendas? 

Será necessário ter os dados referentes a cada avanço, em cada estágio do pipeline.

O próprio software de CRM oferece essas informações na área de relatórios, facilitando a sua gestão. 

Contudo, uma vez que o processo comercial é dividido em etapas, para tornar a projeção mais fiel à realidade, você vai precisar de um volume histórico significativo do percentual de contatos que avançam de uma fase para a seguinte.

Com esse histórico consolidado, é possível avaliar o percentual de oportunidades que geralmente avançam de um estágio para o outro. 

Assim, a partir do número de leads na primeira fase, será possível prever quantos irão para a segunda, desta para a terceira, para a quarta e assim até a conclusão do negócio. 

É claro que o percentual de avanço das etapas será diferente, geralmente, há um percentual menor de avanço nas etapas iniciais do processo de venda, porque existem mais leads que estão menos interessados ou preparados para comprar. 

Entretanto, na prática, basta aplicar o percentual de avanço correspondente aquela fase para identificar quantos contatos passaram para a etapa seguinte. 

Ficou confuso? Não se preocupe! Criamos um exemplo prático para te ajudar a compreender essa lógica.

Exemplo de cálculo de sales forecast  

Para facilitar a sua compreensão sobre como fazer forecast de vendas, vamos a um exemplo. 

Considere que acompanhando as taxas de avanço dos leads de janeiro, você descobriu que começaram o período, 1.000 prospects na etapa um, ou seja, na fase de pesquisa,  

A partir disso, observou o seguinte comportamento, apresentado na tabela abaixo. 

Ao saber o número de contatos em uma etapa e o volume de leads que avançaram para a seguinte, você pode calcular o percentual de prospects seguiram no processo, correto? Foi exatamente isso o que fizemos acima. 

Esses números são de janeiro, entretanto, considere que ao acompanhar esses índices nos próximos meses você perceba que o padrão se repete em relação ao percentual de avanço entre as etapas. 

Nesses casos, é possível usar esse percentual para calcular o volume de clientes que serão gerados no final do período. 

Vamos considerar que você já encontrou o percentual médio de conversões da sua empresa e que esse período está começando com 800 oportunidades na primeira etapa do processo comercial. Observe a tabela a seguir para entender o resultado que pode ser esperado.

Isso significa que você chegará no final do período com aproximadamente 153 clientes convertidos.

É esse valor que você deve usar ao calcular forecast com a fórmula que apresentamos no início deste artigo. 

A partir dele, e com o valor do ticket médio, você encontrará a projeção de vendas em valores monetários. 

Avaliação da estratégia etapa a etapa

Esses dados também ajudam os gestores a direcionar sua equipe na melhor estratégia para alcançar suas metas. Afinal, o cálculo pode ser realizado ao contrário também. 

Se o objetivo da empresa é fechar o mês com 200 vendas, é possível verificar quantos leads precisam estar na etapa de negociação, quantos na fase de apresentação e discurso de vendas, quantos são necessários para os estágios anteriores. 

A verificação dessa projeção também auxilia na avaliação do quanto a equipe está próxima de alcançar as metas, afinal, se você chega ao meio do mês com menos leads do que deveriam em cada uma das etapas, é provável que haja uma redução no número de vendas também. 

Se a tendência é que a porcentagem se mantenha a mesma, logo, se existem 100 leads na etapa de negociação, é provável que apenas 89,8% se transformem em clientes, isso significa um total de 89 compradores. 

Se no mês passado você fez 153 vendas, como no exemplo acima, houve uma queda de vendas, logo o forecast de vendas é negativo. 

Em suma, acompanhar esses índices ao longo do processo comercial vai te ajudar a identificar falhas, gargalos ou quedas de produtividade, com antecedência, permitindo que crie ações para mudar esse cenário e voltar a crescer.

Indicadores que vão facilitar projeção de vendas

Agora que você já sabe como calcular forecast, é importante que conheça outros indicadores que podem ser usados para tornar esse valor ainda mais estratégico, considerando diferentes aspectos de uma análise. Entre eles:

• taxas de avanços por estágio: foi exatamente o que apresentamos acima. Calcule a porcentagem de compradores em cada estágio que avançaram para a fase seguinte e tenha uma média para realizar as projeções;
• ciclo de vendas: é o tempo que um prospect geralmente fica dentro do seu funil de vendas, desde a primeira interação até o fechamento. O valor permite que você faça uma referência cruzada com a porcentagem de “ganhos” previstos em cada estágio e determine em quanto tempo vai esperar para ver essas vendas acontecerem;
• meta de vendas anual: o forecast é a previsão, mas quanto você quer vender? Qual é o seu objetivo para o ano vigente?  Compare a previsão com a meta e veja se está no caminho certo para alcançá-la;
• valor médio do contrato: calcule o valor médio do contrato por negócio. Isso permite determinar quanta receita a organização pode esperar do total de vendas.

Leia também: Ciclo de vendas: o que é e quais são as etapas?

Use o CRM para calcular o sales forecast 

Todos os indicadores e dados que apresentamos ao longo deste texto podem ser acessados, em tempo real, por meio de um CRM de vendas.

Entretanto, ele faz muito mais do que isso, calculando o forecast de vendas automaticamente, considerando os percentuais de conversão e histórico da empresa, conforme apresentamos acima. 

Dessa forma, você tem acesso muito rápido à projeção de vendas da organização para o período que deseja analisar. 

Estamos falando de um software criado para auxiliar a equipe comercial em todas as etapas que levam à a conversão, facilitando o acompanhamento de metas e a criação de planejamentos estratégicos. 

Uma plataforma de Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, ou CRM permite:

• cadastrar prospects, leads e oportunidades;
• gerenciar o pipeline de vendas, etapa a etapa, com uma visualização simples e eficaz;
• acompanhar avanços os prospects a cada estágio;
• identificar as oportunidades que precisam ser priorizadas;
• centralizar todos os dados, interações e o histórico dos clientes;
• realizar a automação de vendas, 
• otimizar o fluxo de informações fornecidas;
• registrar instantaneamente todas as chamadas feitas ou recebidas
• integrar diferentes departamentos, por exemplo, vendas, marketing e atendimento;
• acessar relatórios prontos para o uso que analisam métricas importantes.

A Zendesk oferece um sistema de CRM para equipe de vendas completo, que pode ser usado antes, durante e após a conclusão de um negócio.

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