A secretaria online é um sistema voltado para a otimização do gerenciamento das diversas rotinas e processos escolares e acadêmicos.
Em consonância à transformação digital, a adoção da secretaria online é uma forma de modernizar o setor, de modo a obter uma gestão muito mais integrada.
Além disso, esta ferramenta também contribui para ampliar a qualidade dos serviços oferecidos a professores, alunos e demais agentes do sistema educacional.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, vem com a gente!
Neste post, explicamos o que é secretaria online, como funciona, quais funções ela possibilita oferecer aos alunos e corpo docente e quais as vantagens de oferecer um atendimento automatizado. Boa leitura!
O que é uma secretaria online?
Também chamada de secretaria digital, uma secretaria online é um sistema voltado para a otimização do gerenciamento dos mais variados processos acadêmicos.
Trata-se de uma forma de digitalizar e modernizar o sistema administrativo das instituições de ensino, integrando todos os setores em uma gestão unificada.
Dessa forma, é possível centralizar, em um único ambiente, todas as rotinas necessárias para o funcionamento pleno da instituição.
Como a secretaria online funciona?
A ideia da secretaria escolar online é direcionar o setor educacional rumo à transformação digital. Como é de se esperar, esse movimento envolve a adoção de tecnologias e sistemas informatizados para substituir modelos de gestão analógicos.
Um efeito prático é a eliminação do uso de papel, o que representa economia para o setor, ao mesmo tempo em que reforça um compromisso com o meio ambiente.
Além disso, com todo o acervo acadêmico digitalizado e disponível para acesso online, é de se imaginar que os processos fiquem muito mais simples e rápidos.
Inclusive, boa parte das solicitações de professores e estudantes, passam a ser resolvidas online. Por exemplo, ao invés de ter que se dirigir até o prédio físico da secretaria para solicitar um comprovante de matrícula, os alunos podem fazê-lo via secretaria digital, por meio de um atendimento automatizado.
Assuntos mais complexos continuam sendo tratados presencialmente, enquanto solicitações pontuais podem ser resolvidas rapidamente, via secretaria online.
Dessa forma, é possível otimizar o fluxo de atendimento, facilitando o dia a dia dos estudantes e docentes, que passam a contar com um suporte mais ágil e eficiente, ao mesmo tempo que desafoga o setor.
Quais funções podem ser oferecidas por meio de um secretaria online?
A implementação da secretaria escolar online permite otimizar a gestão da instituição de ensino, automatizando operações e eliminando o uso de papel, conforme vimos anteriormente.
Além disso, possibilita uma série de novas funcionalidades, capazes de elevar a qualidade do serviço de atendimento e suporte ao aluno.
Entre as funções comumente disponíveis em uma secretaria online, estão:
solicitação de serviços;
envio e solicitação de documentos;
alteração de dados cadastrais;
consulta a pendências;
matrícula online;
histórico de notas;
histórico de faltas;
emissão de boleto para pagamento online.
3 vantagens do atendimento automatizado
Um dos grandes diferenciais da secretaria online está na possibilidade de oferecer aos alunos e ao corpo docente um atendimento automatizado. Na prática, isso tende a gerar uma série de vantagens, que você confere a seguir.
1. Sempre disponível
O modelo tradicional de atendimento depende de um atendente disponível em tempo real para responder às solicitações dos usuários. Contudo, esta prática costuma ser limitada, uma vez que tem horário de funcionamento e, diante de um grande volume de chamados, gera uma fila de espera.
Já com um atendimento automatizado ou da opção de autoatendimento escolar, os alunos podem resolver questões pontuais rapidamente e por conta própria a qualquer momento.
Ou seja, o sistema está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, e confere mais autonomia e agilidade aos usuários.
2. Mais agilidade na resolução dos problemas
Uma das maiores vantagens do atendimento automatizado está na agilidade na resolução das necessidades dos usuários.
Como todo o acervo acadêmico está disponível na plataforma, diversos serviços que antes demandavam o deslocamento do aluno até a sede da secretaria, agora podem ser solicitados ou consultados online.
Do histórico de notas à declaração de matrícula, estes e outros documentos podem ser requisitados em poucos cliques.
3. Aumento na satisfação dos usuários
Quando a burocracia sai de campo, dando lugar a um serviço muito mais ágil e eficiente, uma das vantagens que se destaca é o aumento no nível de satisfação dos usuários, sejam eles professores ou alunos.
Ninguém suporta mais ficar esperando em filas para resolver situações simples. É por isso que um atendimento automatizado e online tende ser bem recebido, pois agiliza e melhora a qualidade do serviço, facilitando a vida de todo mundo.
O próximo passo na transformação digital
A modernização dos sistemas de gestão é um movimento natural do mercado. Com a transformação digital batendo à porta, as organizações que não aderirem aos novos modelos de negócios, estarão fadadas ao ostracismo, e isso vale também para as instituições de ensino.
É preciso evoluir, substituindo processos burocráticos e antiquados por práticas mais ágeis, capazes de tornar o dia a dia das instituições de ensino mais produtivo e eficiente.
Assim, a secretaria escolar online é o próximo passo dessa evolução. Juntamente com outras tecnologias, o que teremos pela frente é uma renovação da gestão.
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