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Como evitar a formação de silos de dados e manter a produtividade?
Por Zendesk
Última atualização em 27 outubro 2023
Sua empresa tem problemas na hora de acessar dados de diferentes departamentos e equipes? Pode ser que ela esteja formando silos de dados. Isso pode causar falta de centralização, desperdício de recursos e dificuldade em manter a eficiência e produtividade.
Segundo um levantamento da Forrester Consulting, 79% dos trabalhadores relataram que as equipes em suas organizações estão isoladas, enquanto 68% disseram que o trabalho é impactado negativamente porque não têm visibilidade em projetos multifuncionais.
A propósito, essa prática faz com que os funcionários percam 12 horas por semana buscando dados.
É por isso que, neste artigo, você vai descobrir o que são silos de dados, como eles se formam, porque isso é negativo para uma companhia e o que fazer para evitá-los.
Para descobrir tudo isso, basta continuar a leitura!
O que são silos de dados?
Os silos de dados representam o armazenamento de dados em sistemas ou bancos separados e isolados. Essa prática dificulta o acesso e o compartilhamento das informações entre diferentes equipes e departamentos dentro de uma mesma organização. Logo, tal fragmentação pode ser bastante negativa para a eficiência da empresa.
O nome vem de uma comparação com os silos agrícolas, em que cada silo (estrutura de conservação de grãos) contém um tipo específico de grão e está isolado dos outros.
Quanto maior é uma empresa, mais fácil é criar os silos, afinal, existem mais departamentos e equipes, além de maior fragmentação do trabalho.
A questão é que cada silo pode ter o próprio formato, assim como estrutura e padrão dentro da companhia, o que dificulta a utilização desses dados de forma eficaz e coerente.
E como eles surgem? Descubra, a seguir, como se formam silos de dados dentro de uma empresa.
Como se formam silos de dados?
Existem diversos fatores que podem contribuir para a formação dos silos de dados, incluindo: as estruturas organizacionais fragmentadas, o histórico de aquisições e fusões, as questões de segurança e até mesmo o uso de tecnologias e plataformas diferentes entre os departamentos.
Estruturas organizacionais fragmentadas
Não é incomum ver empresas em que departamentos, equipes ou unidades de negócios são fragmentados, cada um com as próprias metas, ferramentas e operações.
Esse ambiente fragmenta, inclusive, os dados de cada departamento, uma vez que cada um armazena e gerencia seus dados de forma independente para atender às necessidades específicas.
Isso ocorre quando não há, por parte da gestão, o estabelecimento de padrões e políticas organizacionais de unificação das informações.
Histórico de aquisições e fusões
Outro fator que contribui para o aparecimento dos silos de dados é quando a empresa passa por alguma aquisição ou fusão. Isso porque diferentes companhias, quando passam por esses processos, podem herdar ferramentas independentes, em que há a coexistência de vários sistemas de dados que não conseguem ser integrados facilmente.
As diferenças nas culturas organizacionais e nas práticas de gerenciamento entre essas empresas também podem agravar a fragmentação e segregação dos dados. Por conseguinte, a falta de integração resulta em disparidades nos formatos, estruturas e padrões das informações disponíveis.
Questões de segurança
Alguns dados, por questões de segurança e conformidade da própria empresa, precisam ser isolados ou ter o acesso restringido. Isso pode ocorrer nos casos em que há regulamentações governamentais, como dados financeiros ou informações pessoais dos clientes.
É importante garantir a privacidade e segurança dos dados de acordo com a legislação, sendo que a gestão eficaz dessas restrições de acesso é a peça-chave para evitar a fragmentação excessiva dos dados.
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Uso de tecnologias e ferramentas diferentes
Um dos motivos mais comuns para o aparecimento de silos de dados em uma companhia é a adesão de tecnologias ou ferramentas diferentes para cada departamento, principalmente aqueles que são especializados no gerenciamento de dados de apenas uma área.
Isso acontece, por exemplo, quando a equipe de vendas tem dificuldade em trocar dados com a de marketing e vice-versa, pois cada uma tem o próprio repositório de informações, além de parâmetros, metodologias e sistemas que não são os mesmos.
Para entender mais detalhes sobre os problemas e prejuízos dos silos de dados, continue a leitura!
Por que silos de dados são um problema para a empresa?
Os silos criam obstáculos para a colaboração e eficácia global da organização, já que eles interferem no acesso aos dados, podem causar redundâncias e inconsistências, dificultam análises gerais, impedem a integração e geram ineficiência operacional.
Veja mais detalhes a seguir!
Interferência no acesso aos dados
Os silos de dados geram interferência no acesso aos dados e, quando isso ocorre, torna-se difícil ter uma visão unificada das informações da organização. Isso tudo impede a compreensão completa do cenário operacional e estratégico, podendo gerar uma série de problemas na hora das tomadas de decisão.
Redundância e inconsistência
Outro problema é a redundância e inconsistência dos dados, visto que a mesma informação pode estar em diferentes locais. Por não haver um sistema unificado, muitas equipes geram gastos para organizar seus dados e utilizar as próprias ferramentas, além de correr o risco de duplicação de dados, quando poderiam centralizar tudo num local só.
Dificuldade de análises gerais
Tanto a dificuldade no acesso aos dados quanto a redundância e inconsistência deles comprometem a capacidade da companhia de realizar análises gerais, tornando suas análises uma colcha de retalhos, na qual cada equipe transmite seus dados (que nem sempre podem estar corretos).
Impedimento da integração
Quanto maior a empresa e o isolamento das equipes, torna-se mais complicado realizar uma integração de canais, sistemas, ferramentas e tecnologias, dificultando, inclusive, a implementação do CRM (Customer Relationship Management).
Ineficiência operacional
Todos esses problemas geram ineficiência operacional, pois uma simples tarefa de coleta de dados pode se tornar um desafio que demanda tempo e, consequentemente, gastos de todos os funcionários envolvidos.
Ao saber desses pontos, fica mais fácil de compreender quais os prejuízos dos silos de dados para sua empresa, tópico que veremos melhor a seguir.
Quais os prejuízos dos silos de dados?
Os silos podem causar uma série de prejuízos para a empresa, já que comprometem as tomadas de decisões, aumentam os custos operacionais, dificultam a escalabilidade e o crescimento da empresa, geram uma má experiência para os clientes e podem causar a perda da competitividade no mercado.
Tomada de decisões inadequadas
A falta de uma visão integrada dos dados pode fazer com que a gestão tome decisões inadequadas, baseadas em informações fragmentadas, desatualizadas ou até duplicadas. Isso afeta diretamente as estratégias da companhia, assim como o crescimento e a eficiência.
Custos operacionais elevados
Manter e gerenciar diversos sistemas e ferramentas para armazenamento de dados aumenta os custos operacionais, já que é mais caro do que implementar um serviço único.
Além disso, a dificuldade de encontrar as informações necessárias quando elas estão fragmentadas por toda a companhia também gasta um tempo precioso dos funcionários, que poderiam direcionar esses esforços para atividades de maior valor.
Dificuldade na escalabilidade
Conforme a empresa cresce, é normal expandir as operações. No entanto, a presença dos silos pode complicar todo o processo se houver a necessidade de integração de informações, o que pode tornar a tarefa complexa e demorada.
Má experiência do cliente
A ineficiência na compilação e utilização dos dados de maneira estratégica tende a impactar a experiência do cliente, porque a companhia pode encontrar dificuldade para oferecer personalização e serviços relevantes de acordo com cada perfil de cliente.
Perda de competitividade
Os prejuízos citados acima prejudicam a capacidade de usar os dados da empresa de forma estratégica. Além disso, um ambiente muito fragmentado pode desestimular o trabalho colaborativo, o que impacta diretamente a produtividade dos colaboradores.
Todos esses fatores em conjunto prejudicam a capacidade da organização de inovar e competir no mercado.
Se a sua companhia enfrenta o problema dos silos de dados, chegou a hora de conhecer alguns processos de gestão que evitam essa prática e promovem o compartilhamento fácil das informações.
5 processos de gestão para evitar silos de dados
Pensando em como essa prática pode impactar seu negócio, separamos 5 processos de gestão que ajudam a evitar silos de dados na sua companhia. Confira!
Adotar uma cultura de compartilhamento
Adotar uma cultura de compartilhamento dentro da empresa é o primeiro passo para estabelecer estratégias de acesso e compartilhamento de dados. Sendo assim, é vital promover a transparência, confiança e colaboração entre os membros dos departamentos.
Para isso, a cultura precisa estar alinhada com políticas bem definidas que determinem quem terá acesso a quais dados, como eles podem ser utilizados e compartilhados e, ainda, quais são as medidas de segurança e conformidade que devem ser seguidas.
Apostar em sistemas centralizados
As soluções tecnológicas de centralização de dados, como as plataformas de integração, são ótimas aliadas para garantir que as informações da companhia estejam acessíveis e que seja fácil e rápido realizar uma análise eficaz dos dados de toda a organização.
Essas plataformas propiciam a integração de dados vindos de diferentes fontes, setores e equipes, consolidando-os em um local centralizado e coeso. Ao fazer isso, o problema da redundância e inconsistência das informações pode ser rapidamente mitigado.
Investir em segurança da informação
Muitos gestores temem que, ao evitar a formação de silos de dados, a companhia possa encontrar problemas relacionados ao vazamento de informações estratégicas.
Contudo, com uma boa estratégia de segurança da informação e usando as ferramentas certas, a manipulação e o compartilhamento de informações podem ser realizados de maneira segura e controlada, desde que haja controle de acesso adequado, proteção contra ameaças internas e externas e, claro, conformidade com as regulamentações.
Aproveite para ler!
Implementar padronização de dados
Implementar a padronização de dados para toda a companhia possibilita que o acesso e o compartilhamento das informações seja mais rápido e eficaz.
Para tal, é válido realizar um bom mapeamento dos dados existentes, compreendendo a estrutura, o formato, a qualidade e a relevância, além de definir padrões e diretrizes para a coleta, o armazenamento, a nomenclatura e o formato desses dados.
Promover educação e conscientização
É crucial promover a educação e conscientização das equipes por meio de treinamentos e palestras para destacar a relevância da gestão integrada de dados, os impactos negativos dos silos e a importância do trabalho colaborativo entre equipes e departamentos.
Para ter resultados efetivos, o ideal é implementar esses processos de forma contínua e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
Evite a formação de silos de dados com a Zendesk!
Se você chegou até aqui, notou que é comum haver a formação de silos de dados dentro das companhias, principalmente quando há estruturas fragmentadas, histórico de aquisições e fusões ou até a diferença de uso de tecnologias por departamento.
Ressaltamos que essa prática é prejudicial para a empresa, tendo em vista que pode causar redundâncias e inconsistências, dificuldades de análises gerais e, ainda, além de problemas de integração e ineficiência operacional.
Para evitar tudo isso, a chave é contar com uma gestão de dados mais holística e centralizada, usando sistemas que sejam capazes de atender toda a companhia e não apenas alguns departamentos estratégicos.
Com o suporte da Zendesk, você pode conectar facilmente as comunicações, as ferramentas e os dados de todos os departamentos para otimizar as interações com os clientes e economizar tempo.
A propósito, é fundamental garantir que sua equipe tenha as informações de que precisa para manter os clientes e funcionários satisfeitos. Além de melhorar a produtividade dos seus agentes, as perguntas dos clientes são respondidas mais rapidamente.
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