Comunicação síncrona e assíncrona: como incorporar na rotina?

O conceito de comunicação síncrona e assíncrona, enquanto aquela que ocorre simultaneamente e fora do tempo real, respectivamente, é comumente associado ao ensino remoto. 

Durante a prática da EAD (educação a distância), professores, tutores e alunos precisam encontrar caminhos para garantir a efetividade da comunicação, mesmo quando os atores envolvidos no processo estão geograficamente distantes. 

Se espelhamos a realidade da EAD para a ideia de trabalho remoto, amplamente adotado ao longo do período pandêmico, entendemos que utilizar ferramentas síncronas e assíncronas na comunicação das equipes internas e no atendimento aos clientes pode ser efetivo e estratégico. 

Ao longo do artigo de hoje, você entende: 

1. O que é síncrono

2. O que é assíncrono

3. Resumindo: síncrono e assíncrono, qual a diferença?

4. Vantagens de utilizar atividades síncronas na rotina

5. Vantagens de incorporar atividades assíncronas em vendas

6. Como potencializar o uso de ferramentas síncronas e assíncronas no trabalho? 

Boa leitura! 

O que é síncrono?

Para explicar de forma direta o que é síncrono, recorremos à definição do dicionário Priberam. Segundo a publicação, síncrono é aquilo “que se realiza ao mesmo tempo que outro (exemplo: a plataforma permite acesso síncrono aos dados)”, ou seja, algo simultâneo.

Além disso, o síncrono, conforme o dicionário, corresponde àquilo que ocorre em tempo real e no mesmo período (exemplo: aulas síncronas). . 

O que é assíncrono?

O dicionário Priberam, consultado anteriormente, também nos ajuda a entender o que é assíncrono. Trata-se de algo “que não se realiza ao mesmo tempo que outro (exemplo: eventos assíncronos), que não ocorre em tempo real (exemplo: aulas assíncronas)”.

Resumindo: síncrono e assíncrono, qual a diferença?

Aqui está um resumo prático do que você precisa manter em mente para entender a diferença entre uma atividade síncrona e assíncrona: 

Comunicação síncrona e assíncrona: entenda a escalada desta estratégia nas empresas

Com a imposição do distanciamento social, sobretudo nos meses iniciais de 2020, a maioria dos escritórios de trabalho presencial precisou se adequar ao modelo home office — ou trabalho remoto. 

A nova dinâmica demandou uma reestruturação completa da rotina de trabalho, sobretudo no que diz respeito à comunicação entre líderes e equipes, membros de um mesmo time, e, por que não, clientes e a empresa. 

Apesar do grande desafio de adaptação, o modelo home office, enfim, tornou-se intrínseco às rotinas de trabalho. 

Não à toa, de acordo com a PwC Brasil, uma porcentagem extremamente baixa de pessoas que descobrem poder trabalhar remotamente deseja voltar ao escritório em tempo integral. 

Pensando neste diagnóstico, “a maioria das empresas está planejando manter pelo menos algum trabalho virtual ou horário flexível. Mais da metade (72% dos entrevistados) espera que o trabalho remoto seja uma parte permanente de sua estratégia para a força de trabalho.”

Como assegurar o sucesso de processos internos e da comunicação entre equipes em um regime híbrido ou home office? Há que se pensar na gestão de ferramentas, na realização de reuniões remotas produtivas, na resolução de questões cotidianas e no entendimento daquilo que precisa ser solucionado de maneira simultânea ou não. 

É exatamente neste cenário que o domínio do conceito de comunicação síncrona e assíncrona faz sentido e ganha especial importância. 

De forma prática, podemos dizer que, na rotina corporativa, a comunicação síncrona diz respeito a todos os processos cujas interações são imediatas. 

Entre os membros do time, há comunicação síncrona em uma conversa pelo Slack, um encontro presencial, uma reunião online ou até mesmo uma chamada telefônica. Entre o time comercial e os consumidores, a comunicação síncrona existe via chat online, via WhatsApp e via venda física, por exemplo. 

Já a comunicação assíncrona acontece quando as respostas ocorrem de forma intermitente. O próprio WhatsApp ou Slack, mencionados anteriormente, podem funcionar como ferramentas assíncronas no caso de trocas de mensagens automáticas. Além destas, fazem parte do rol de possibilidades a troca de e-mails, o uso de fóruns (como o conhecido site ReclameAqui) etc. 

Vantagens de utilizar atividades síncronas na rotina

Até este ponto da leitura, você já percebeu que o grande pulo do gato é saber associar ferramentas síncronas e assíncronas à rotina de forma estratégica, certo? 

Para te ajudar a absorver o melhor de cada conceito, separamos as principais vantagens da adoção de uma rotina síncrona e assíncrona, a começar pela primeira.

1- Atendimento às urgências do dia a dia

O uso de ferramentas síncronas de comunicação ajuda a sanar demandas emergenciais da rotina. Isso porque possibilitam que todos os atores envolvidos no processo estejam em contato simultaneamente, com foco na temática proposta. 

O grande desafio do uso da ferramenta síncrona para solucionar demandas urgentes é, justamente, o entendimento daquilo que, de fato, é urgente. O uso indiscriminado de reuniões online e ferramentas de chat pode ser contraproducente para o time, que trabalhará sob pressão e sem um correto senso de prioridade. 

2- Dissolução da ideia de distância física

A proposta da comunicação síncrona é esta: promover a troca de informações em tempo real entre os atores de um processo (líder-liderado, membros de um time, cliente-vendedor), fazendo com que a distância física existente entre eles seja apenas um detalhe. 

Neste caso, o desafio da comunicação síncrona no home office é manter o engajamento de uma conversa presencial nos canais digitais de comunicação, sobretudo no aspecto da gestão interna. 

Quem assume um papel estratégico nesta dinâmica é o líder, que deve conduzir com objetividade os encontros e demandar o time de forma prática.  

3- Feedback imediato

Utilizar ferramentas síncronas na rotina também possibilita a obtenção de feedbacks imediatos, o que torna o trabalho interno mais ágil e otimizado. Se um vendedor tem dúvida em uma etapa do funil de vendas e precisa consultar um parceiro de time, basta acioná-lo no comunicador interno e sanar sua dúvida prontamente. 

Se, por outro lado, um consumidor precisa de ajuda em sua jornada de compra, ele acena no chat online e obtém ajuda personalizada em questão de minutos. 

4- Experiência do cliente otimizada

É claro que todas as vantagens citadas acima têm forte impacto na experiência do cliente. Afinal, um time de vendas alinhado, presente e integrado tende a performar melhor e, sobretudo, a entregar com agilidade ao cliente aquilo que ele precisa. 

E agilidade no atendimento, como você já deve saber, segue sendo uma das prioridades dos consumidores, conforme aponta o Relatório Zendesk de Tendências em Experiência do Cliente 2021. 

Vantagens de incorporar atividades assíncronas

Assim como as síncronas, mostradas no tópico anterior, as ferramentas de comunicação assíncronas trazem benefícios às empresas que as adotam. A seguir, você confere alguns deles. 

1- Confere autonomia ao time

Gestão de tempo e de prioridade são algumas das habilidades que os colaboradores devem ter de maneira autônoma. Com as ferramentas de comunicação assíncrona, cabe a cada profissional endereçar as demandas conforme a sua disponibilidade e o entendimento de urgências. 

2- Estimula o trabalho proativo, e não reativo

O desenvolvimento da autonomia do time por meio das ferramentas assíncronas é, também, um caminho efetivo para o estímulo à proatividade.

Sem a liderança presente e disponível em tempo real, o colaborador tende a se organizar e a pautar demandas por si próprio, não dependendo apenas de estímulos por parte da coordenação. 

3- Possibilita a gestão de equipes remotas em diferentes partes do mundo

Uma só equipe, vários países diferentes. Já pensou nisso? Com o uso da comunicação assíncrona somada ao trabalho remoto, esta realidade é perfeitamente possível. 

Por meio do e-mail, por exemplo, tarefas são distribuídas e cada agente recebe e endereça as demandas em seu próprio fuso-horário. 

4- Garante o atendimento a clientes em diferentes fuso-horários

Da mesma forma que funciona para a gestão interna, as ferramentas assíncronas são excelentes alternativas para empresas que desejam experimentar a internacionalização. 

Ao viabilizar o atendimento omnichannel aliada a ferramentas assíncronas, a empresa:

• amplia seu leque de canais de atendimento (incluindo, por exemplo. fóruns online, chatbots inteligentes com possível encaminhamento ao atendimento humano conforme a necessidade do cliente, e e-mail);

• torna possível a comunicação com potenciais consumidores em qualquer lugar do mundo, a qualquer momento. 

Como potencializar o uso de ferramentas síncronas e assíncronas no trabalho? 

Separamos algumas dicas importantes para você, que deseja testar o casamento entre ferramentas síncronas e assíncronas no trabalho. Saiba como explorar as melhores características de cada ferramenta e otimizar a sua gestão de equipes. 

Como gerenciar ferramentas síncronas no trabalho? 

1. Elabore pautas objetivas e priorize assuntos urgentes 

Priorize o uso das ferramentas síncronas para solucionar demandas urgentes, que dependam de tomadas de decisão coletivas e emergenciais. 

Caso o diálogo seja essencial, bem como a exposição de ideias, o fornecimento de feedbacks e a reflexão coletiva, uma reunião presencial ou online, via videochamada, pode ser uma boa pedida. 

Evite acionar a equipe inteira para assuntos irrelevantes ou caso não tenha uma pauta bem definida de assuntos a abordar. Do contrário, o encontro tende à improdutividade e àquela sensação clássica de “tempo perdido”. 

2. Explore ferramentas diversas 

Se a comunicação síncrona for indispensável, considere a possibilidade de utilizar ferramentas diferentes para se comunicar com o time. 

Em muitos casos, não é necessário fazer uma ligação ou agendar uma reunião presencial ou online. O chat interno pode sanar a demanda e fornecer a resposta de maneira ágil e efetiva. 

Neste caso, é importante manter o time alinhado sobre a importância da disponibilidade nestes canais de contato no horário comercial. 

3. Utilize ferramentas assíncronas de forma complementar

Marcou uma reunião online? Que tal adiantar as pautas por e-mail ou criar um documento colaborativo para o preenchimento de insights do time? Ferramentas como o Fellow ajudam a organizar estes insights e tornar os encontros produtivos e otimizados..

Otimizando sua comunicação assíncrona

1. Crie um fluxo para a comunicação assíncrona 

Comunicar com eficiência de forma assíncrona tem tudo a ver com a ideia de organização. Para garantir que todo o time esteja atento às mensagens e que contribua com a construção de uma comunicação não-sincronizada, é importante determinar fluxos que incluam: 

• objetivo da troca de informações (relatório de performance? follow up? definição de demandas?);

• frequência desejada para as respostas (uma vez por dia? semanalmente, no caso de um follow up?);

• canais de compartilhamento de informações (fórum? e-mail? canal na ferramenta interna de comunicação? Grupo de WhatsApp? Ferramentas de gestão, como o Trello? Plataforma de CRM?).

2. Fortaleça sua base de conhecimento de forma assíncrona

Sabemos o quão importante é dispor de uma base de conhecimento completa e frequentemente atualizada. No trabalho remoto, esta ferramenta ganha ainda mais importância, uma vez que funciona como um guia para a condução de processos internos e para a padronização do atendimento. 

O gerenciamento desta base pode ser feito de forma inteiramente assíncrona, bem como a comunicação sobre os updates com o time. Há um novo artigo disponível para leitura? Comunique por e-mail. Um relatório foi revisado e atualizado? Deixe uma mensagem no canal interno de comunicação junto com o link para acesso. 

Estabelecer um equilíbrio entre a comunicação síncrona e assíncrona é o segredo para manter os times produtivos, autônomos e alinhados. 

Aqui na Zendesk, temos a solução perfeita para equipes comerciais que buscam este equilíbrio também na promoção de uma experiência do cliente indefectível. Conheça o Zendesk Service, nossa solução de atendimento completa e fácil de usar. 

Entre os recursos disponíveis, o Zendesk Service permite que você forneça suporte ao cliente em qualquer canal. Assim, os consumidores sempre podem entrar em contato com você. A conversa permanece ativa, seja qual for o canal de interação (mensagens, chat em tempo real, redes sociais, e-mail ou voz).Gostou? Que tal testar gratuitamente a ferramenta?