O que é sistema de automação de vendas? Confira 10 funções

Atualmente, como é feita a gestão de força de vendas na sua empresa? E, por acaso, já pensou em investir em um sistema de automação de vendas?

De fato, gerenciar uma equipe comercial não é nada fácil. São vários desafios com os quais os gestores precisam lidar, como:

• definição de metas;
• acompanhamento do desempenho individual e coletivo;
• monitoramento das oportunidades de vendas;
• prospecção de novos negócios;
• nutrição de leads;
• condução de follow-ups
• entre outros.

Com os avanços tecnológicos, novas ferramentas surgem com a promessa de otimizar a rotina de gestão comercial. Um exemplo disso é o sistema de automação de vendas, que automatiza tarefas antes feitas manualmente e, ainda, realiza análises precisas com base em dados concretos.

Neste artigo, vamos explicar o que é e para que serve o software para automação da força de vendas. Continue a leitura para descobrir as funcionalidades desse tipo de solução e as vantagens do sistema de automação de vendas:

1. otimização do tempo;
2. aumento da produtividade;
3. redução dos custos de aquisição de novos clientes;
4. ampliação da visão estratégica de negócio;
5. mais agilidade para gerar propostas comerciais;
6. automação no envio e recebimento de e-mails;
7. sólida e confiável base de dados;
8. facilidade para a equipe acessar informações importantes sobre os clientes. 

O que é e para que serve um sistema de automação de vendas?

A transformação digital é uma realidade cada vez mais comum nos processos empresariais, inclusive na gestão e planejamento de força de vendas. Um exemplo disso é o uso de sistema de automação de vendas.

Trata-se de um software focado em automatizar diferentes tarefas que antes eram executadas manualmente e tomavam muito tempo da equipe comercial.

O sistema de automação de vendas serve para otimizar o trabalho dos profissionais de vendas e da gestão como um todo. Aqui, a tecnologia se torna uma aliada da rotina da força de vendas, assumindo tarefas que dispensam a ação humana.

Em vez de, por exemplo, redigir e enviar manualmente cada e-mail de prospecção, o sistema de automação de vendas possibilita configurar sequências de mensagens para engajar seus potenciais clientes.

Além disso, o software de gestão de força de vendas permite que o gestor visualize com clareza e acompanhe o desenvolvimento do pipeline. Aliás, ele confere todas as oportunidades em andamento em cada estágio do processo comercial.

Quais são os benefícios de um software para automação da força de vendas?

Investir em tecnologia é uma das melhores decisões organizacionais. No caso do investimento em uma solução de força de vendas, os benefícios que isso pode trazer para o negócio são diversificados.

Separamos aqui algumas das principais vantagens de aderir ao sistema de automação de vendas. Confira!

1 – Otimização do tempo

A principal vantagem de adotar um sistema de automação de vendas consiste na otimização do tempo. 

Como muitas tarefas manuais passam a ser executadas automaticamente, sobra mais tempo para os vendedores se dedicarem aos clientes e às vendas em si.

Veja mais: tempo de resposta ao cliente – o que é e como calcular a média

2 – Aumento da produtividade

Os times de vendas tendem a se tornar mais produtivos quando têm à disposição uma ferramenta robusta de automação. Por sinal, os vendedores conseguem fazer mais tarefas, levando menos tempo, com a ajuda de um sistema especializado.

3 – Redução dos custos de aquisição de novos clientes

Ao implementar um sistema de automação de vendas, a empresa reduz significativamente o custo de aquisição de novos clientes, a médio e longo prazo.

Isso acontece porque as etapas de prospecção e qualificação de leads passam a ser conduzidas com mais precisão. Assim, as estratégias de marketing são feitas sob medida e mais bem direcionadas. 

Leia mais: o que é custo de aquisição de cliente? Como calcular e reduzir?

4 – Ampliação da visão estratégica de negócio

Outro benefício do software para automação da força de vendas é a possibilidade de obter uma ampla visão estratégica do modelo de negócio.

Essa ferramenta oferece recursos que permitem visualizar os clientes mais rentáveis, o desempenho das estratégias adotadas, o progresso das equipes em direção às metas estabelecidas e afins.

5 – Mais agilidade para gerar propostas comerciais

O sistema de automação de vendas agiliza a geração de propostas e aumenta as chances de que sejam aceitas pelo cliente em potencial.

Isso porque essa solução de força de vendas favorece a implementação de estratégias assertivas e alinhadas às expectativas e necessidades dos potenciais clientes.

Leia também: modelo de proposta comercial – guia completo para encantar no primeiro contato

Por que é importante criar boas propostas comerciais? Entenda:

6 – Automação no envio e recebimento de e-mails

O e-mail ainda é uma ferramenta relevante no processo comercial, pois é a partir dele que a empresa estreita o relacionamento com seus leads. Por exemplo, pode-se educá-los sobre o problema que enfrentam a partir de conteúdos relevantes e, também, formalizar propostas de vendas.

Com a ajuda do sistema de automação de vendas, essa comunicação via e-mail pode ocorrer de maneira automática. Dessa forma, o gestor têm maior controle sobre os e-mails enviados e recebidos.

7 – Sólida e confiável base de dados

Um sistema de gestão de força de vendas permite que você construa uma base de dados sólida sobre os clientes. A partir disso, é possível personalizar as interações cada vez mais e oferecer soluções compatíveis com suas necessidades.

Ao contar com uma base de dados robusta, as decisões estratégicas passam a ser tomadas com fundamento e não apenas se apoiando no “feeling” e em “achismos”.

8 – Facilidade para a equipe acessar informações importantes sobre os clientes

Quando a empresa conta com um sistema de automação de vendas, os dados relevantes sobre os clientes ficam armazenados em uma única plataforma.

Assim, os vendedores recorrem à mesma fonte quando precisam acessar o status de uma negociação em andamento, o histórico de compras ou o que foi conversado em e-mails e ligações anteriores, por exemplo.

Dessa forma, evitam-se informações desencontradas, duplicidade e imprecisão nas informações que circulam entre os times.

Confira: software de base de conhecimento – entenda o que é esse recurso tecnológico e como ele pode ajudar sua empresa

O sistema de automação de vendas é apenas uma das muitas ferramentas que podem ajudar as empresas. Para conhecer outras, este vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=1SXFuU54bAg 

Quais funcionalidades um bom sistema de automação de vendas precisa ter?

Após conferir os benefícios que um software para automação da força de vendas tem a oferecer, você deve estar cogitando a possibilidade de investir nessa solução, certo?

Para que você possa escolher a ferramenta ideal para seu modelo de negócio, elaboramos uma lista com as principais funcionalidades que um bom sistema de automação de vendas precisa conter. São elas:

1 – Integração com outras ferramentas

Um sistema de automação de vendas efetivo possibilita que você faça as integrações com outras ferramentas que já utiliza na operação comercial.

2 – Notificações e lembretes

É comum que os vendedores fiquem atarefados com suas rotinas e se esqueçam de fazer o follow-up com o prospect ou de qualquer outro compromisso relacionado ao processo de vendas. Logo, opte por um sistema que configure notificações e lembretes.

3 – Relatórios de atividades

Um bom sistema de automação de vendas deve oferecer relatórios completos e automáticos sobre o desempenho das atividades e com análises das principais métricas de performance.

Escolha um software que permita criar dashboards personalizados. Com isso, cada usuário da plataforma poderá visualizar o painel da forma que achar mais conveniente.

Veja mais: relatório de CRM – tornando a análise de dados de atendimento mais estratégica

4 – Plataforma centralizada

Toda a gestão dos leads precisa ocorrer de forma centralizada no software de automação, evitando que as informações importantes fiquem espalhadas e imprecisas.

Assim, todos os canais de contato com o cliente devem estar integrados, o chamado omnichannel.

Veja mais detalhes neste vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=X1NBqVkNazE 

Leia também: omnichannel: o que é, benefícios, como adotar e muito mais

5 – Acesso à plataforma em dispositivos móveis

Esse é um recurso que pode ajudar bastante seus vendedores, principalmente aqueles que trabalham com vendas externas. Se o sistema de automação estiver disponível na versão mobile, eles poderão acessá-lo de qualquer lugar. 

Sendo assim, caso o vendedor precise consultar alguma informação enquanto estiver em uma visita presencial, por exemplo, ele pode fazer isso em questão de segundos, não precisando contatar o escritório.

Veja um resumo das vantagens de contar com esse tipo de acesso remoto em seu software de automação de vendas:

6 – Lista para discagem rápida

O tempo é um ativo muito precioso para quem trabalha com vendas. Por isso, escolha um sistema de automação de vendas que possibilite criar listas de chamadas para discagem rápida. Ou seja, basta clicar em um número e realizar a ligação para um contato da lista.

7 – Gravação de todas as ligações

É interessante que o software escolhido esteja habilitado para gravar as chamadas que os vendedores fazem para os prospects e clientes.

A partir desse recurso, é possível escutar novamente essas ligações para lembrar o que foi dito e aprimorar a abordagem dos vendedores, corrigindo o que for necessário.

8 – Análise do pipeline

Um bom sistema de automação de vendas precisa ter como funcionalidade a análise do pipeline de vendas.

Com esse recurso, vendedores e gestores poderão ter acesso, em tempo real, à progressão dos leads durante a jornada de compra. No caso, fica mais fácil identificar e corrigir gargalos que possam comprometer o desempenho das vendas.

Entenda: pipeline de vendas – o que é, por que vale a pena e como fazer em 6 passos

9 – Criação de listas segmentadas

Prefira investir no software de automação de vendas que possibilita a criação de listas segmentadas, organizando as oportunidades conforme critérios específicos. Com a segmentação, o time poderá otimizar a prospecção e aumentar as conversões.

10 – Interface simples e intuitiva

Por fim, um sistema de automação de vendas precisa ser robusto, completo e, ao mesmo tempo, fácil de usar e de ser implementado.

Nesse sentido, dê preferência para uma plataforma que apresenta uma interface simples e intuitiva. Dessa maneira, os vendedores se mostrarão menos resistentes à novidade, tendendo a aderir mais facilmente a essa solução de força de vendas.

Saiba mais: automação empresarial – como automatizar uma empresa? Confira 5 passos

E então, agora que você já sabe mais sobre sistema de automação de vendas, que tal investir na implementação dessa solução na sua empresa? A propósito, não deixe de observar se o escolhido apresenta as funcionalidades que citamos.

Para exemplificar, o Zendesk Sell é uma solução robusta e que tem todos os recursos necessários para potencializar o desempenho nas vendas. Omnichannel, visão completa da relação com o cliente, dados confiáveis e muito mais.