Sistema de cadastro de clientes: 10 coisas para considerar antes de escolher o seu

Melhorar a produtividade dos agentes, enxugar os processos ao máximo e proporcionar uma visão completa das etapas de vendas. Esse seria o cenário perfeito para o setor comercial da sua empresa, não é? Pois saiba que é justamente aqui que entra o sistema de cadastro de clientes.

Ao adquirir um software de atendimento que tenha essa funcionalidade na estrutura, você pode reunir, em um único lugar, todos os dados dos clientes — e, de quebra, simplificar bastante a vida da sua equipe.

Se antigamente o registro do cliente era todo feito no papel — com o telefone e o endereço com caixa postal (nem existia e-mail naquela época), e depois ainda se arquivava tudo numa pasta enorme —, hoje o processo evoluiu para um sistema automatizado.

Se você ainda está fazendo esse cadastro de forma analógica, pare! É hora de modernizar sua empresa e levar mais agilidade para a equipe de vendas (e para todos os departamentos que estiverem envolvidos com ela).

No artigo de hoje, você vai conferir 10 dicas para escolher o sistema de cadastro de clientes ideal para sua empresa — e como ele pode ajudar na sua rotina, deixando o setor comercial concentrado no que realmente importa: conquistar clientes e fechar negócios.

Por isso, seja muito bem-vindo, fique à vontade e boa leitura!

Para que serve o cadastro de clientes?

Para começar, vamos entender qual a definição de um sistema de cadastro de clientes. Nada mais é que um software de suporte ao cliente que ajuda a entender como montar um banco de dados de clientes — com as principais informações do seu consumidor, como nome, e-mail, telefone, documentos, endereços e outras informações que você julgar relevantes.

Além disso, o sistema mantém um histórico completo dos registros do cliente no processo de venda, com orçamentos, pedidos, pagamentos, entregas e muito mais.

Mas o sistema de cadastro de clientes ideal precisa ir muito além de só reunir esses dados. Ele deve dispor de tecnologias e funcionalidades que te ajudem a acompanhar o seu cliente, enquanto este passa por todas as etapas da jornada de compra — ou seja, ferramentas que te permitam fazer uma gestão da base de dados de clientes e prestar experiências ainda melhores para o consumidor.

Leia também: Entenda a jornada do consumidor e potencialize a experiência do seu cliente

Pensa com a gente: para o cliente que já comprou com você, não tem nada mais chato do que ligar para sua empresa e o vendedor perguntar todos os dados para ele de novo — ou sua equipe demorar horas e horas para retornar um chamado, pois a informação do cliente acabou se perdendo no meio do caminho.

Pois é, não é à toa que cerca de 50% dos clientes disseram que mudariam para um concorrente já na primeira experiência ruim com a empresa. E (pasme!) o número chega a 80% quando o cliente volta a ter problemas com a companhia.

Com uma base de dados completa, proporcionada pelo sistema de cadastro de clientes, você consegue traçar o perfil de cada um deles — o que contribui para a criação de estratégias e ações específicas para esses clientes.

Então, como escolher o sistema ideal para você?

Fica tranquilo, porque a gente vai te ajudar! Além de um banco de dados preparado para suportar as informações, separamos outros 10 atributos que um sistema de cadastro de clientes deve ter. 

Analisando cada um deles na hora de contratar uma plataforma, você já tem uma boa probabilidade de sucesso. Confira nossa lista!

1. Flexibilidade para fazer chamadas e enviar SMS

Antes de mais nada, um bom sistema de cadastro de clientes é aquele que te proporciona uma facilidade de conexão com o telefone. Já imaginou usar o mesmo software para fazer chamadas para o cliente, com um simples toque ou clique na tela? 

Além dessa facilidade, você pode contar com um roteiro de atendimento para as ligações telefônicas — assim a equipe de vendas diz as coisas certas no momento certo! 

No mais, essa funcionalidade também te permite fazer listas de telefones dos clientes, com chamadas automáticas programadas. Também é possível registrar chamadas (tanto feitas como recebidas) e consultá-las quando você precisar.

O sistema de cadastro com esse atributo também auxilia na gestão daqueles clientes que deixam mensagens no correio de voz e desejam receber um retorno por SMS. Hoje, 20% dos clientes preferem usar mensagens de texto incorporadas para se comunicar com as empresas — então, é possível ser ágil e continuar o chamado com uma mensagem de texto.

E outra vantagem é que esse tipo de software possibilita que você anexe todas essas informações de chamadas e mensagens no próprio cadastro do cliente — facilitando (e muito!) para os vendedores que retomarão o contato no futuro.

2. Responsividade para dispositivos móveis

Em 2021, 8 em cada 10 brasileiros já estão acessando a internet por dispositivos móveis (o que representa um aumento de incríveis 220% nos últimos 10 anos). Isso, por si só, já mostra a importância de um sistema de cadastro de clientes ser capaz de se adaptar às telas de smartphones e tablets — tanto para seus vendedores quanto para seus clientes.

Mas os números não param por aí! Cerca de 69% das pessoas que acessam a internet por smartphones disseram que não poderiam viver sem o acesso à rede em seus aparelhos.

Portanto, é mais que necessário que o software de atendimento para sua equipe de vendas receba alertas e informações nesses dispositivos, facilitando o acesso dos atendimentos.

3. Disponibilidade de métricas relevantes

Fazer uma boa gestão de vendas, bem como um bom cadastro de clientes, requer uma visão clara do que está dando certo e errado. Isso permite que você faça ajustes durante o processo, com novos treinamentos, aprimoramento de técnicas e compartilhamento dos resultados entre as equipes.

Por isso, na hora de escolher o seu sistema de cadastro de clientes, veja se ele te dá relatórios prontos para uso, com métricas importantes dos atendimentos — como a contagem de e-mails e a duração das chamadas telefônicas.

Ah, é importante você analisar esses relatórios periodicamente. Afinal, eles são uma importante fonte de insights para você inovar cada vez mais!

4. Controle total dos e-mails

Nesse mundo eletrônico e conectado em que vivemos, é essencial saber o contexto da comunicação por e-mail — com históricos das conversas e dados importantes para venda e relacionamento com os clientes.

Logo, um bom sistema de cadastro de clientes deve registrar instantaneamente as mensagens relacionadas a leads e outros contatos, além de proporcionar notificações em tempo real quando um prospect ler ou clicar em um e-mail. 

Essa conectividade viabiliza respostas rápidas e no tempo certo; ou seja, traz um melhor aproveitamento das oportunidades — que podem surgir a qualquer momento.

Outro atributo importante do software de CRM é possibilitar a automação do envio de e-mail. Assim, sua equipe pode criar e salvar modelos de mensagem, com tags de mesclagem personalizadas, e programar o envio para os clientes já cadastrados na base.

5. Integrações prontas e acessíveis

Com certeza, você trabalha com outras ferramentas no dia a dia — seja de suporte ao cliente, marketing ou mesmo de pagamentos. Para organizar o cadastro dos clientes sem prejudicar o tempo dos seus agentes, é bom que o sistema se conecte perfeitamente aos outros aplicativos que você já utiliza.

É necessário, portanto, que o software proporcione uma estrutura de APIs e SDKs, com uma base que sustente a sua integração. Assim você pode, por exemplo, sincronizar sua biblioteca de código ao mesmo sistema.

Ah, e outra dica bem importante em relação às integrações é que alguns sistemas de cadastro de clientes permitem que você crie sua própria API — de acordo com as necessidades do seu time de vendas.

Por conta disso, é importante optar por um sistema que ofereça um bom suporte em caso de problemas. Assim, você garante que especialistas estarão à sua disposição, inclusive para ajudar na criação das suas aplicações. São resultados imediatos, mais rápidos e que otimizam a experiência dos seus clientes e dos seus colaboradores.

6. Segurança de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, que entrou em vigor em setembro de 2020, evidenciou ainda mais a importância da segurança da informação. Afinal de contas, quando um cliente fornece informações pessoais para sua empresa, ele confia na total privacidade dos dados dali em diante.

E investir nisso é uma tendência mais do que atual! Em 2021, mais de 60% das empresas estão investindo para melhorar métodos de proteção de dados — e o sistema de cadastro de clientes que você escolher deve oferecer essa segurança.

Por isso, procure saber se o software:

• está preparado para responder a alertas e a eventos de segurança;

• conta com proteção de rede por AWS e está integrado com redes de segurança ponta a ponta;

• possui certificados de proteção e está em conformidade com as estruturas gerais de privacidade;

• garante que o tráfego de informações esteja protegido por meio de criptografia.

Leia também: Segurança de dados na internet: por que se preocupar?

7. Conversas que viram conversões

Um bom sistema de cadastro de clientes também precisa conseguir conectar o cliente com o profissional certo para atendê-lo. Isso traz uma possibilidade muito maior de conversões — isto é, quando a conversa inicial realmente vira uma venda.

Com um software que oferece essa segmentação (ainda mais se for de forma automatizada e inteligente), os vendedores poderão prospectar com mais facilidade e qualidade. 

Afinal, com mais informações e com perfis que dão “match”, é possível fazer uma venda mais personalizada e próxima do que o cliente deseja.

8. Identificação de novas oportunidades

Já que falamos em prospecção, quando você realmente conhece o perfil do cliente pode criar estratégias únicas para ele.

E alguns sistemas de cadastro de clientes oferecem essa vantagem: você pode criar listas segmentadas, de acordo com:

• o setor em que o cliente atua;

• o tamanho e a expressividade da empresa;

• o cargo e o tempo de experiência;

• outras informações relevantes para a definição de um perfil.

Assim, desde o primeiro contato com o prospect, a venda se torna mais consultiva e menos burocrática. Isso contribui muito para um bom relacionamento e, consequentemente, para o sucesso do negócio. 

9. Captura mais fácil de leads

A prospecção de novos clientes pode se tornar ainda mais simples se o sistema automatizar todo o processo de geração e engajamento de leads.

Dessa forma, a ferramenta cria um pipeline com informações mais precisas e atualizadas. Além das listas segmentadas, que já mencionamos aqui, é possível prospectar os clientes por diferentes canais. 

Tudo o que acontecer com seus pontos de contato deve ir para os relatórios automáticos — o que te ajuda, mais uma vez, a ter um melhor controle de todo o processo de vendas.

Leia também: O que são leads e prospects? Por que e como gerar?

10. Possibilidade de teste gratuito

Com tudo o que falamos até aqui, você já pode ter uma boa ideia do que o seu sistema de cadastro de clientes precisa ter. Mas, e naquele último passo, que é a hora de decidir pelo software… Como dá para saber se a escolha foi a correta? 

Ora, se você optou pela empresa certa, ela com certeza te oferece um período gratuito de testes para o software. Assim, você consegue se certificar de que todas as suas expectativas serão atingidas, além de poder se ambientar com o sistema antes de contratá-lo de vez.

Gostou das dicas deste artigo? Que tal fazer uma demonstração com o software de suporte ao cliente da Zendesk? Esse já pode ser o início de um melhor relacionamento com sua base de consumidores!