Sistema de vendas: o que é, como funciona e quais seus benefícios

A área comercial de uma empresa lida diretamente com o cliente e é uma das principais responsáveis pelos resultados obtidos. Com tanto destaque, ela precisa de todos os recursos que puder contar para otimizar a rotina operacional das equipes envolvidas.

É aí que entra o sistema de vendas, uma ferramenta voltada para a organização e controle do fluxo comercial de uma organização, completa com funcionalidades de análise, monitoramento e impulsionamento de resultados.

De modo geral, a tecnologia e o uso de dados está cada vez maior. Empresas que investem em Big Data, por exemplo, podem atingir um crescimento de até 60% em sua operação. Para desbloquear essa inteligência comercial, contar com um bom sistema operacional de vendas é essencial.

Saiba mais sobre essa plataforma, como ela funciona e os principais benefícios garantidos por sua implementação. Veja também o que precisa levar em conta na hora de escolher o seu sistema de vendas ideal. Continue lendo!

O que é sistema de vendas?

O sistema de vendas é uma das principais inovações tecnológicas que atingiram o setor comercial das empresas. Na prática, é uma ferramenta de gestão e controle para equipes de vendas, com recursos para monitorar as suas atividades, automatizar demandas recorrentes e gerar melhores resultados.

Proveniente da transformação digital no ramo empresarial, um sistema de vendas online pode centralizar as informações gerais do setor, facilitando o acesso da sua equipe e dando suporte para decisões estratégicas, negociações e follow-ups.

De modo geral, o potencial da plataforma está em estimular o desenvolvimento da inteligência de vendas, transformando a forma como acontece a interação entre gestores, equipe comercial e os consumidores de uma empresa.

Funções mais importantes de um sistema de vendas online

Os CRM de Vendas estão entre os principais tipos de software utilizados para essa função, capazes de aumentar a organização dos processos internos, gerenciamento de contatos, registro do histórico de negociações e tornar a relação com o consumidor em um contato mais relevante.

De modo geral, a qualidade do sistema de vendas pode ser observada com base nas funcionalidades que ele disponibiliza para sua equipe. Conheça alguns dos recursos mais importantes para essa ferramenta:

Organização de dados

Já falamos sobre isso, mas essa funcionalidade é uma das mais impactantes para a cultura de vendas de uma empresa. Uma estrutura desorganizada favorece falhas, gera retrabalho, perde oportunidades e aumenta os custos de um negócio.

Desse modo, o software para controle de vendas tem recursos para solucionar esses problemas e promover a organização dos dados relevantes do processo de vendas, auxiliando no registro e consulta de informações que envolvem a negociação com o cliente.

Automação operacional

Um ponto importante que pode ser obtido com um bom sistema de vendas dando suporte é a automação de tarefas recorrentes. Isso envolve a alimentação de planilhas de controle, comunicação de movimentações, distribuição de oportunidades, cálculos de comissões e muitas outras atividades.

A questão é que essas ações, embora sejam necessárias, não agregam valor ou impulsionam os resultados da equipe. Dispensar a demanda por processos manuais e focar em recursos automatizados pode trazer mais agilidade para o setor, sem comprometer a confiabilidade do serviço.

Acompanhamento de processos

Não podemos deixar de destacar o recurso de monitoramento do sistema de vendas. Essa funcionalidade é essencial para que a gestão comercial fique de olho na operação, sem a necessidade de interromper a rotina dos colaboradores.

Assim, é possível acompanhar os processos sem aumentar a pressão interna e sem causar distrações, fatores que podem provocar perda de produtividade e reduzir as chances de sucesso nas negociações, já que tiram o foco dos vendedores.

Follow-up de vendas

A função de follow-up é essencial para o fluxo contínuo do processo de vendas. Ela serve para registrar e acompanhar cada interação com o cliente, desde a prospecção até o pós-venda. O mapeamento dessas etapas permite mensurar o valor que elas agregam à experiência do cliente.

Ao mesmo tempo que ajuda na construção de um relacionamento mais significativo, o follow-up permite identificar o peso das ações e antecipar as expectativas do consumidor, automatizando o envio de lembretes e notificações que podem manter o contato ativo.

Visualização de pipeline

Ter uma visão panorâmica do funil de vendas é essencial para a boa gestão, pois ajuda a identificar oportunidades, mitigar riscos e agir na hora certa para aumentar as chances de sucesso em cada negociação.

Um recurso importante para isso é a visualização centralizada do pipeline de vendas, que permite analisar e gerenciar todo o processo, desde a captação e nutrição do lead até a sua entrada no radar do time de vendas.

Isso ajuda a colocar em prática e avaliar o desempenho das estratégias planejadas para a equipe, servindo como base para ajustes, melhorias e atualizações no processo.

Acompanhamento e análise de performance

Um bom sistema de vendas deve contar com funções voltadas para a análise da performance da equipe de vendas, tanto no contexto geral, com os números do setor, quanto os resultados individuais dos vendedores.

Ao permitir a definição dos KPIs de vendas e manter os indicadores sempre atualizados, essa ferramenta pode otimizar a gestão, aumentar a transparência nas ações internas e tem a chance de motivar os colaboradores a buscarem números cada vez melhores.

Com a liderança certa, além de identificar momentos de baixa e oferecer dados confiáveis para desenvolver uma solução adequada, o acompanhamento de performance pode ser usado como ferramenta para aumentar a identificação e produtividade dos funcionários.

10 benefícios de utilizar um sistema de vendas

Se a lista de principais recursos dos sistemas de vendas não foi o bastante para te convencer a implementar essa ferramenta na sua empresa, temos as maiores vantagens de contar com um CRM de vendas para auxiliar a gestão das suas atividades comerciais. Confira:

1. Mais eficiência e produtividade

A primeira vantagem é o ganho de tempo e o aumento do foco proporcionado pelo uso de sistemas de vendas. Ao automatizar tarefas recorrentes e dar mais recursos para conduzir as negociações, essa ferramenta pode trazer mais eficiência e produtividade para o setor.

2. Monitoramento facilitado

Gerenciar uma equipe de vendas envolve planejar a estratégia, tomar decisões e acompanhar os resultados, o que coloca uma grande responsabilidade nos líderes do setor. 

Para tirar um pouco desse peso e tornar a gestão mais assertiva, o sistema de vendas facilita o monitoramento dos processos e interações realizadas com os clientes. Desse modo, é mais prático visualizar e analisar a qualidade desses contatos, assim como promover melhorias quando necessário.

3. Manutenção do histórico de contato

Cada etapa do funil de vendas importa e influencia o resultado da negociação, além de ser capaz de gerar insights valiosos para persuadir o cliente e convencê-lo a fazer uma compra. Para ajudar nessa tarefa, o sistema de vendas mantém um registro completo e detalhado do histórico dos clientes.

Isso serve para manter o controle sobre as interações, criar segmentações e obter informações que agilizam o atendimento do consumidor, tudo que contribui para a qualidade da experiência de compra.

4. Relatórios e análises mais confiáveis e embasadas

Os dados obtidos pela plataforma de controle de vendas são coletados, armazenados e analisados automaticamente e com muita rapidez. Dessa forma, o conjunto de informações é mais confiável e relevante para o processo, facilitando a otimização da estratégia.

5. Controle do fluxo de nutrição de leads

A implementação do CRM de vendas garante maior controle para o fluxo de nutrição e qualificação de leads, facilitando a movimentação dos clientes através desse processo e dando mais confiança para a atribuição de lead scoring.

6. Fortalecimento da relação com os clientes

Essa ferramenta ajuda a fortalecer as relações com os clientes, obtendo dados relevantes sobre seus interesses, expectativas e exigências. Ao conhecer melhor o perfil do consumidor, é possível gerar estratégias mais assertivas e personalizadas.

7. Antecipação de conflitos, tendências e oportunidades

O acompanhamento imediato das interações com o cliente permite antecipar conflitos e gerar soluções mais eficientes com bastante rapidez. Também é possível agilizar a identificação de oportunidades e tendências que surgem pontualmente no processo de vendas.

8. Redução de custos

Ao impulsionar melhores resultados e reduzir o tempo gasto para atingir as metas, o sistema de vendas pode efetivamente derrubar os custos de aquisição de clientes e melhorar o aproveitamento dos recursos investidos.

9. Maiores chances de fidelização

Com a otimização da customer experience, temos um cenário mais promissor para fidelizar os clientes, aumentando a taxa de retenção, o faturamento e a receptividade do consumidor para os produtos e serviços que a marca tem à oferecer.

10. Aumento de ticket médio

Um ponto importante para o sistema de vendas é que ele permite criar propostas personalizadas e assertivas, o que inclui o uso de técnicas de upsell e cross sell. Na prática, isso significa que é possível identificar oportunidades para aumentar o ticket médio da empresa.

Como escolher o sistema de vendas ideal?

Com tantas vantagens, você deve estar animado para procurar um sistema de vendas que proporcione o acesso a todas elas. Para ajudá-lo nessa etapa, selecionamos algumas perguntas que precisam ser respondidas pela ferramenta ideal para atender sua demanda, veja quais são elas:

Ele atende suas necessidades?

Faça um levantamento das suas demandas e verifique se o CRM de Vendas que está avaliando atende todas elas.

O modelo de serviço é bom para minha operação?

Aqui é preciso comparar as vantagens de modelos SaaS (Software as a Service), com pacotes de funcionalidades e custo mensal, ou outras opções, como software open source.

Possui interface e usabilidade otimizadas?

É importante garantir que a ferramenta é fácil de usar, para não complicar a rotina da sua equipe, por isso, verifique a qualidade da interface e usabilidade.

Facilita o acompanhamento de performance da equipe?

Um bom sistema de controle facilita o trabalho de monitoramento e gestão da equipe de vendas, então confira se a plataforma permite acompanhar os indicadores de performance que fazem sentido para você.

Pode ser integrado com outras ferramentas?

É essencial que o sistema de vendas seja integrável com canais de atendimento, ferramentas de marketing e ERPs, entre outros recursos utilizados pela empresa.

Oferece opções de automação?

A automação de tarefas operacionais é muito importante para dar mais agilidade e eficiência para a equipe de vendas, então busque uma alternativa com essa tecnologia.

Oferece acesso remoto e seguro?

O acesso às informações e recursos do sistema de vendas precisa ser facilitado, feito de forma remota por meio de computadores e dispositivos móveis por todos os membros da equipe. Também é importante contar com um sistema de segurança para proteger os dados armazenados.

É capaz de melhorar a comunicação com o cliente?

Veja como essa ferramenta pode otimizar a comunicação com o cliente, mantendo o histórico de contato, enviando lembretes e notificações, entre outros recursos que facilitam a interação.

O controle é centralizado no sistema de vendas?

Faça questão de contar com um sistema que centralize todos os dados em um único ambiente, isso é essencial para tornar a gestão e operação do setor de vendas em uma atividade mais eficiente e agilizada.

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O Zendesk Sell é o nosso CRM de vendas, desenvolvido para ser integrado facilmente com a operação de empresas de qualquer porte, elevando o nível da conversa entre vendedores e clientes. Com ele, é possível enxergar todo o pipeline de vendas, reunir dados relevantes e tomar decisões mais assertivas.

Focado em gerar vendas mais inteligentes e com menos esforço, é uma ótima alternativa para alavancar o faturamento, reduzir os custos e aproveitar ao máximo sua estratégia de captação de leads.

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