Software de cadastro de clientes: o que é, quais as vantagens e dicas de como escolher o melhor

De acordo com o Sebrae, quando uma marca passa a adotar o software de cadastro de clientes dentro da sua estratégia de relacionamento com o consumidor, a empresa passa a compreender melhor as expectativas e necessidades do seu público.

De forma resumida , o CRM serve para gerenciar o cadastro dos clientes, conectar equipes, acompanhar leads, lembrar de entrar em contato com determinados consumidores, ter conhecimento dos hábitos e preferências dos clientes, entre outras questões. 

Neste artigo, você aprenderá com mais detalhes todas as informações da tecnologia, quais são os seus benefícios, para que serve, entre outras questões. Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é CRM e para que serve? 

CRM (Costumers Relationship Management) ou Gestão de Relacionamento com o Cliente é uma ferramenta que permite administrar toda a comunicação com o consumidor. Por meio dela, é possível ter acesso a informações importantes da base de contatos, como: telefone, nome, endereço, e-mail, entre outros. 

Essa tecnologia pode ser utilizada para várias funcionalidades.

• Fazer conexão entre a equipe;

• Monitorar os leads;

• Administrar o cadastro dos clientes;

• Lembrar de entrar em contato com os consumidores;

• Entender quais são as preferências dos clientes;

• Centralizar os atendimentos;

• Organizar o suporte técnico

A plataforma tem o poder de melhorar diversas áreas da empresa, garantindo uma gestão de clientes e vendas com mais qualidade. 

Engana-se quem pensa que o CRM é uma tecnologia exclusiva de grandes empresas. Pelo contrário, ele pode ser utilizado por startups, pequenos e médios negócios. 

Quais as vantagens do CRM na empresa?

O CRM é uma tecnologia que pode trazer diversos benefícios para uma empresa. Veja abaixo quais são os mais importantes!

Otimização de tempo

Uma das principais vantagens está relacionada  a otimização de tempo  especialmente na hora de tomar decisões e fazer campanhas específicas para prospecção de clientes. 

Isso porque, o uso do software CRM reúne em um mesmo ambiente todos os seus contatos. Por meio do uso do filtro é possível definir os consumidores que mais necessitam da sua solução reduzindo o uso de lembretes em papel ou planilhas.

Proximidade com os clientes

A ferramenta de CRM tem a capacidade de organizar e listar todos os registros da sua interação com um consumidor, desde o momento em que ele informa seus dados básicos (nome, telefone, e-mail…) até os momentos em que a sua equipe entrou em contato no próximo comercial. 

Essa proximidade melhora o discurso de venda, tornando-o mais direcionado e assertivo. Afinal, não é necessário o cliente informar novamente quais são os problemas dele e o que ele pretende com determinada empresa.

Promove a integração de equipes

O uso do software de CRM promove a integração entre setores como Marketing e Vendas. Isso ocorre porque a ferramenta pode ser utilizada ao mesmo tempo em diferentes departamentos da empresa. 

A flexibilidade garante o acompanhamento de propostas, análise da quantidade de vendas fechadas, entre outras ações.

Para alcançar os benefícios do CRM de vendas em sua empresa, ele precisa ter funcionalidades completas e que geram valor para um negócio e para o consumidor. 

Uma tecnologia que ajuda a entender com mais clareza qual é o contexto do cliente, por exemplo, auxilia na otimização do tempo e na proximidade dos clientes. 

De acordo com Adrian McDermott, diretor de tecnologia da Zendesk, saber o histórico do cliente é fundamental para potencializar os resultados do negócio. 

“A fim de ter o contexto necessário para criar uma experiência de alta qualidade, os agentes precisam saber quem é o cliente, de onde vem e qual pode ser seu problema”, afirma McDermott. “Ter essas informações ao alcance possibilita tudo isso.”, completa. 

O Sell, por exemplo, a tecnologia da Zendesk, permite acompanhar toda a jornada do cliente, facilitando o processo de tomada de decisão. 

Como escolher um software de cadastro de clientes?

Agora que você já sabe quais são os benefícios de um software de cadastro de clientes, vamos entender melhor como escolher a melhor tecnologia para a sua empresa? 

Veja abaixo algumas dicas que ajudam a tomar uma decisão mais assertiva!

Analise as necessidades da sua empresa 

Inicialmente, é fundamental compreender qual é a complexidade da demanda. De forma resumida: quais são as ferramentas essenciais que a sua empresa precisa para atuar com agilidade e eficiência? 

O mais indicado é colocar as suas metas em ordem crescente e tentar definir prioridades para descobrir quais são as funcionalidades que estão dentro da sua realidade. Assim, o processo de tomada de decisão ocorrerá com mais confiança. 

Com essa análise, você pode descobrir que um CRM completo é o mais indicado para o seu negócio ou uma alternativa mais básica é a melhor opção. 

Uma boa escolha é aquela que ajuda a solucionar todos os seus problemas. É esse o pensamento que precisa guiá-lo durante toda a análise. 

Imagine, por exemplo, que, ao analisar os indicadores de produtividade da sua equipe comercial, você identificou que os números estão abaixo da expectativa. 

Diante desse cenário, um sistema com funcionalidades essenciais para a rotina dos colaboradores pode ser uma ótima saída para potencializar os resultados da sua empresa.

Investigue mais detalhes sobre o suporte da empresa 

Em alguns momentos da jornada, os colaboradores podem ter dúvidas sobre como funciona o software de cadastro de clientes. Nesses casos, como eles podem solucionar os problemas? Quais são os canais de comunicação indicados para os profissionais? 

Por isso, é essencial descobrir quais são as alternativas de atendimento ao cliente que a ferramenta tem disponível. A lentidão para resolver um problema demorar pode trazer ociosidade para a equipe e prejudicar os resultados. 

Avalie a mobilidade 

A pandemia causada pelo novo coronavírus potencializou o trabalho remoto e as empresas devem continuar nesse tipo de metodologia, mesmo após o fim da crise sanitária. 

Com uma equipe de trabalho cada vez mais flexível, as empresas precisam investir em soluções que podem ser acessadas em qualquer lugar do mundo, seja por meio de um computador, tablet ou aparelho móvel. 

Para não ser surpreendido negativamente, faça o teste e descubra se a tecnologia de sua preferência tem uma interface e usabilidade de qualidade para qualquer dispositivo.

Dê preferência para tecnologias inteligentes

Um sistema inteligente ajuda a sua empresa a tomar decisões mais assertivas, melhora a qualidade do trabalho e poupa o tempo dos colaboradores com atividades que são consideradas manuais e repetitivas. 

Para escolher o melhor sistema da sua empresa, é importante conhecer ainda quais são as funcionalidades daquela alternativa.

Veja o que analisar em um CRM no próximo tópico. 

Quais são as funcionalidades importantes em um software de cadastro de clientes? 

O mercado contém diversas alternativas de software de cadastro de clientes. No entanto, nem todas estão preparadas para atender as necessidades da sua empresa. 

Por isso, selecionamos quatro características que você deve procurar dentro de um software ou aplicativo de cadastro de cliente na hora de escolher a tecnologia mais indicada para a sua empresa. Acompanhe! 

1. Ferramenta centralizada

Tenha em mente que uma ferramenta de cadastro de clientes precisa ter a capacidade de organizar e centralizar todos os dados dos consumidores em uma única plataforma. 

Afinal, essa centralização promove a agilidade dos processos de atendimento e venda, impulsionando assim a produtividade da organização.

2. Base de conhecimento inteligente

Outra característica importante que precisa ser levada em consideração durante a escolha do seu programa de cadastro de clientes é a presença de uma base de conhecimento inteligente, uma vez que ele é fundamental para a qualidade do chamada customer experience (experiência do cliente).

A base de conhecimento inteligente funciona como um registro sobre os detalhes do seu produto ou serviço, as dúvidas mais frequentes e demais tópicos relevantes.

3. Integração entre diferentes canais de comunicação

O sistema de cadastro de clientes precisa adotar uma abordagem de atendimento omnichannel, ou seja, capaz de promover a integração entre diferentes canais de comunicação, incluindo até mesmo as ligações telefônicas. 

Nesse contexto, é fundamental que as informações dos consumidores coletadas por meio de aplicativos de mensagem, e-mail, redes sociais e ligações telefônicas estejam registradas e organizadas num mesmo ambiente.

4. Relatórios de performance e indicadores de desempenho

Os relatórios de performance e os indicadores de desempenho são ferramentas fundamentais para garantir o crescimento e sucesso de um negócio. Isso porque, é a partir deles que a organização identifica quais são os aspectos que precisam ser melhorados e quais são os pontos fortes que precisam ser destacados.

5. Funcionalidades disponíveis com poucos cliques 

A implementação de um novo sistema em uma empresa é aplicada para solucionar problemas, e não trazer mais gargalos para a companhia. Por isso, procure por ferramentas que facilitem a performance dos colaboradores. 

O Sell (Zendesk) é uma solução completa de CRM de Vendas. Com poucos cliques, você tem acesso a diversas funcionalidades.

• Fazer chamadas;

• Enviar e-mails;

• Programar reuniões;

• Visualizar o histórico de oportunidades. 

O mais interessante é que tudo isso está disponível em um único lugar. E mais: o processo é feito de forma digital, diminuindo o trabalho manual e com baixa performance dos colaboradores. 

Com o rastreamento automático de todas as atividades, o Sell traz menos burocracia para a sua rotina. 

Os recursos, como listas inteligentes, auxiliam na segmentação e filtro dos leads e oportunidades em tempo real. Assim, você pode manter o foco naquelas opções que podem gerar mais resultados para a sua empresa.  

Uma das principais vantagens do Sell é que ele é uma ferramenta responsiva. Isso quer dizer que a tecnologia é adaptável para vários dispositivos tanto para computador quanto para celular. 

Agora, você terá à disposição uma ferramenta de vendas em qualquer lugar do mundo. Basta ter um computador ou aparelho móvel com acesso à internet. 

Conheça o Sell 

O Sell é uma solução que ajuda a sua equipe a ter mais foco no pipeline de vendas. Agora, ela concentrará esforços nos leads e ofertas de maior valor, sem se preocupar com atividades burocráticas. 

Você pode construir e administrar um pipeline que corresponda às necessidades do seu negócio para que os colaboradores priorizem os consumidores atuais e com grandes potenciais. 

Outro ponto positivo é a possibilidade de fazer previsões corretas. A tecnologia garante uma visibilidade completa do pipeline para planejar, monitorar, gerenciar e analisar todas as etapas de vendas de um jeito descomplicado. 

Existem duas opções disponíveis de dados de vendas. Você pode trabalhar com painéis pré-criados ou criar seus próprios relatórios. 

Quer mais? 

O Seel oferece aos representantes ferramentas com integração. Isso permite mostrar o cenário completo da conta do cliente em um único sistema, garantindo a manutenção em look e o aproveitamento de boas oportunidades. 

Funciona assim: quando um ticket de suporte se transforma em questionamentos relacionados aos novos produtos, é possível fazer a transmissão do lead para a equipe de vendas. 

Ter um controle é simples porque a captura de dados ocorre de forma automática. Assim, representantes e agentes podem ficar cada vez mais alinhados. 

Agora que você já sabe sobre a relevância de adotar um software de cadastro de clientes na sua empresa, nosso convite é para que você conheça e experimente uma avaliação grátis do nosso CRM vendas, o Zendesk Sell. Uma ferramenta simples e integrada que certamente irá alavancar as suas vendas!