Como automatizar tickets de help desk?

Você sabia que ao aderir a um sistema de tickets help desk para sua empresa você poderá aumentar a satisfação do seu cliente e ainda desafogar o seu suporte?

Os tickets help desk funcionam como uma ferramenta capaz de transformar solicitações de suporte em tickets de atendimento. Uma maneira de facilitar o atendimento ao cliente gerando uma grande vantagem tanto para o consumidor quanto para a empresa.

Melhorias no suporte da empresa geram sempre bons resultados, porém só isso não é suficiente. Os tickets são uma inovação necessária que tem como objetivo implementar as medidas corretas para alcançar a satisfação dos clientes de maneira ágil e simples.

O que são os tickets help desk?

Help desk significa balcão de ajuda, com isso já podemos entender que se trata de um serviço de atendimento ao cliente, que é por sinal muito utilizado nas empresas. 

A principal função dos tickets help desk é juntar todas as solicitações de atendimento dos clientes e centralizar em uma única plataforma, classificando inclusive por nível de prioridade.

Com esse tipo de sistema, o cliente não precisa repetir seus dados ou demandas todas as vezes que entrar em contato, pois logo no primeiro contato com a empresa um ticket é gerado e todas as informações pertinentes àquele atendimento ficam guardadas. 

Com o ticket help desk as empresas resolvem problemas dos clientes de forma eficiente, organizada e eficaz através da automação de processos criada pelos tickets.

Porque você deve ter um sistema de tickets em seu negócio?

Se o número de clientes que interagem com sua empresa cresce continuamente, maior será o número de chamadas, certo? 

E para controlar todas as informações geradas nos atendimentos realizados é preciso um bom sistema de tickets disponível a fim de garantir uma experiência satisfatória para seus clientes.

A importância de utilizar um sistema de abertura de chamados em sua empresa

Existem inúmeras vantagens de se utilizar um sistema de abertura de chamado, abaixo listamos algumas que irão mostrar como essa inovação é eficaz e precisa estar em sua empresa.

1. Satisfação dos clientes: 

os clientes estão sempre atentos ao atendimento que lhes é dado em todas as empresas às quais são consumidores. O sistema de ticket help desk permite que as demandas sejam resolvidas mais rapidamente, gerando satisfação. Além disso, os clientes recebem atualizações regulares sobre suas solicitações. Um diferencial e tanto.

2. Produtividade maior para o suporte: 

com o sistema de ticket help desk os agentes têm um ticket criado automaticamente ao invés de criá-lo manualmente todas as vezes que o cliente entra em contato. Isso faz com que o agente foque exclusivamente na demanda sem perder tempo. 

3. Benefícios para a empresa: 

com o sistema help desk, o supervisor pode acompanhar em tempo real os relatórios detalhados, o que ajuda na tomada de decisões com o intuito de garantir a satisfação e eficiência operacional.

4. Permite a criação de estratégias: 

os tickets de suporte são uma excelente forma de auxílio na criação de estratégias para sua empresa, pois ele traz todas as informações do público e histórico dos clientes.

5. Fornece métricas de rastreamento: 

através dessa opção você consegue saber quem está trabalhando de maneira eficiente. Pode gerar um relatório sobre todos os tickets em que uma pessoa x trabalhou e analisar detalhadamente como estão seus resultados. 

Até aqui já conseguimos uma explicação eficaz quanto ao sistema de tickets e a importância deles no seu negócio, certo? Agora falaremos sobre como escolher o sistema de ticket ideal para sua empresa.

Leia também:

• [GUIA COMPLETO] Suporte help desk: funções, vantagens e +

4 Dicas para escolher um bom sistema de tickets

1. Analise o orçamento

Você pode começar analisando seu orçamento pois essa é uma parte fundamental na escolha do melhor sistema para sua empresa, e caso perceba que está fora do valor que você pretende investir, opte em um primeiro momento por um sistema de ticket grátis. 

Vale lembrar que existem opções com excelente custo-benefício no mercado, é importante fazer uma pesquisa detalhada para não se submeter a ter um sistema que não atende bem suas necessidades diárias.

2. Escolha um sistema com boa integração

Busque uma solução que venha a oferecer integração e agilize seus atendimentos. É importante que o sistema de ticket seja capaz de abrir solicitações automaticamente, do chat ao e-mail. 

Assim sendo, não haverá necessidade de intervenção humana durante o processo. Formulários personalizados devem fazer parte dessa automação.

3. Construa uma base de conhecimento

Use um sistema de tickets em que uma base de conhecimento possa ser construída, pois sua relevância é indiscutível. Ela consiste na união de informações sobre soluções, procedimentos, scripts e até mesmo checklist sobre seu produto. 

Dessa forma seus clientes podem encontrar respostas relevantes sobre seus mais variados problemas sem que exista a necessidade de abertura de um chamado.

4. Escolha ter uma equipe produtiva

Procure por uma ferramenta de tickets com automação, pois elas podem aumentar a produtividade da equipe além da qualidade dos serviços. Esse tipo de automação pode alertar a abertura de novos tickets, gerar avisos de insatisfação e ainda tem regras.

Automatizando tickets help desk

Para automatizar seu sistema de ticket help desk basta configurar as tags corretamente. Nas próprias configurações do seu ticket existe uma opção para adicionar tags automaticamente.

Esse tipo de ferramenta faz com que o ticket que chega ao suporte técnico tenha seu texto escaneado, procurando por palavras com mais de dois caracteres e fazendo a comparação com as tags que já foram utilizadas em sua conta.

Esse sistema é muito poderoso pois através do filtro realizado nas tags, as solicitações são enviadas diretamente para o setor responsável, o que otimiza o fluxo de trabalho tornando tudo mais prático e eficiente.

Fatos essenciais sobre automações

• Automatizações são baseadas em tempo: agem apenas quando um evento cronológico ocorre.
• Automações são executadas a cada hora: isso não significa que serão realizadas em hora cheia, mas sim em algum momento daquela hora.
• Automações máximas permitidas: cada software tem um máximo de automações ativas.
• Automações ativas devem ser exclusivas: nenhuma automação existente deve ser idêntica a alguma outra.

As automações ajudam no gerenciamento do fluxo de trabalho assim como na satisfação do cliente, que terá sua demanda resolvida em menor tempo.

Agora você entendeu como automatizar tickets de help desk e pode contar com a Zendesk caso esteja procurando proporcionar a melhor experiência de atendimento para o seu cliente. Conheça o Zendesk Service!