Tenha mais clareza da visibilidade de produtividade da sua equipe

A visibilidade de produtividade é um componente crucial para qualquer empresa que busca excelência operacional, especialmente para os tomadores de decisão.

Compreender como sua equipe está performando não é apenas uma questão de medir resultados, mas também de entender como otimizar processos e promover um ambiente de trabalho mais harmonioso e eficiente.

No cenário atual, onde a competitividade é acirrada, ter uma equipe altamente produtiva é o diferencial que coloca uma empresa à frente das demais. Por isso, é vital ter clareza sobre os indicadores de produtividade e saber como interpretá-los corretamente.

Segundo a pesquisa Zendesk CX Trends 2023, 70% dos consumidores tendem a gastar mais com empresas que oferecem experiências fluidas, personalizadas e integradas, evidenciando a importância de equipes bem geridas e produtivas na entrega de valor.

Neste artigo, vamos explorar os principais indicadores de produtividade, como calculá-los e como utilizá-los para equilibrar e otimizar sua equipe, garantindo não só a satisfação dos colaboradores, mas também a dos clientes. Boa leitura!

O que são indicadores de produtividade?

Indicadores de produtividade são métricas quantificáveis utilizadas para avaliar o desempenho e a eficiência de uma equipe ou empresa na realização de suas atividades e na consecução de seus objetivos. Eles são essenciais para identificar áreas de melhoria e implementar estratégias mais eficazes.

Ao analisar esses indicadores, líderes podem obter insights valiosos sobre como os recursos estão sendo utilizados e quão bem os processos estão funcionando.

Essa análise permite a identificação de gargalos, desperdícios e oportunidades de otimização, fundamentais para a melhoria contínua e alcance de resultados mais precisos.

Além disso, esses indicadores proporcionam uma base sólida para a tomada de decisões, auxiliando gestores a definir prioridades, alocar recursos de maneira mais inteligente e estabelecer metas mais alinhadas com a realidade e os objetivos da organização.

Dessa forma, eles contribuem significativamente para o aumento da competitividade e sucesso no mercado. Vamos abaixo ver quais são os principais deles.

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Quais são os principais indicadores de produtividade?

Os principais indicadores de produtividade são:

• taxa de conversão;

• rendimento por colaborador;

• satisfação do cliente;

• taxa de erros;

• cumprimento de prazos;

• nível de engajamento da equipe;

• índice de retenção de colaboradores.

1. Taxa de conversão

A taxa de conversão é um indicador crucial, principalmente em setores de vendas e marketing. Ele mede a proporção de potenciais clientes que realizam uma ação desejada, como uma compra ou inscrição.

Uma alta taxa de conversão geralmente indica que os processos de vendas e marketing estão alinhados com as necessidades e desejos dos clientes, refletindo positivamente na produtividade da equipe.

2. Rendimento por colaborador

Este indicador mede a quantidade de trabalho ou valor produzido por cada membro do time em um determinado período.

É fundamental para avaliar a eficiência individual e identificar áreas onde a formação ou realocação de recursos pode ser necessária para melhorar a produtividade geral.

3. Satisfação do cliente

A satisfação do cliente é um termômetro para a qualidade do produto ou serviço oferecido. Clientes satisfeitos são mais propensos a serem leais e a recomendarem a empresa, impactando diretamente na reputação e nos resultados da organização.

Medir e entender este indicador é vital para ajustar estratégias e processos com foco na produtividade do time, visando sempre a excelência no atendimento.

4. Taxa de erros

A taxa de erros reflete a quantidade de falhas ocorridas durante um processo de trabalho. Um índice elevado pode indicar problemas na execução das tarefas, necessidade de treinamento ou ajustes nos processos.

Reduzir a taxa de erros é crucial para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho produzido. Em outras palavras, esse índice serve como parâmetro para saber se uma equipe está sendo altamente produtiva ou não.

5. Cumprimento de prazos

O cumprimento de prazos avalia a frequência com que as tarefas e projetos são concluídos dentro do tempo estipulado.

Este indicador é essencial para manter a confiabilidade e a reputação da organização, além de evitar atrasos que podem impactar outros setores ou projetos.

6. Nível de engajamento da equipe

O nível de engajamento da equipe mede o comprometimento, a motivação e a satisfação dos colaboradores com seu trabalho e com a companhia.

Equipes engajadas tendem a ser mais produtivas, criativas e propensas a ir além do esperado, contribuindo significativamente para o sucesso da organização.

7. Índice de retenção de colaboradores

Por fim, este indicador mede a capacidade da empresa de reter seus talentos, refletindo o nível de satisfação e bem-estar dos trabalhadores.

Uma alta taxa de retenção indica um ambiente de trabalho saudável e produtivo, enquanto uma taxa elevada de turnover pode sinalizar problemas internos.

Leia também:

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• Como automatizar tarefas repetitivas e ter mais ganho de produtividade?

Como calcular esses indicadores?

Agora que já sabemos quais são os indicadores, vamos então aprender a calculá-los.

1. Taxa de conversão

Para calcular a taxa de conversão, é preciso dividir o número de conversões pelo número de visitantes ou leads e multiplicar por 100 para obter a porcentagem.

Por exemplo, se você teve 10 conversões e 100 visitantes, a taxa de conversão seria de 10%. A fórmula usada para esse cálculo é:

• Taxa de conversão = (Número de conversões / Número de visitantes ou leads) x 100

Esse indicador revela a eficácia das estratégias de vendas e marketing, sendo vitall para a elaboração de planos de aumento de produtividade.

2. Rendimento por colaborador

O rendimento por colaborador pode ser calculado dividindo o valor total produzido (receita ou unidades produzidas) pelo número total de colaboradores.

Vamos usar um exemplo: se uma empresa gera R$100.000 com 10 colaboradores, o rendimento por colaborador é de R$10.000. A fórmula usada é:

• Rendimento por colaborador = Valor total produzido / número total de colaboradores

Este indicador é crucial para avaliar a eficiência individual e otimizar a alocação de recursos, impactando diretamente na elaboração de estratégias para ampliar a produtividade da equipe.

3. Satisfação do cliente

A satisfação do cliente geralmente é medida por meio de pesquisas de satisfação, onde os consumidores avaliam diversos aspectos do produto ou serviço. A média das respostas fornece um indicativo do quão satisfeitos eles estão. Para isso, usa-se a fórmula:

• Satisfação do cliente = soma das respostas / quantidade de pesquisas

Por exemplo, imagine que foi feita uma pesquisa com 10 pessoas que teriam que indicar o nível de satisfação de 1 a 10. Ao somar as respostas obtivemos o valor de 80. Agora basta dividir 80 por 10 e ter o nível de satisfação de 8.

Quanto maior o valor, maior é o nível de satisfação, sendo esse indicador crucial para ajustar estratégias e processos, visando sempre a excelência no atendimento.

4. Taxa de erros

Para calcular a taxa de erros é preciso dividir o número de falhas pelo número total de tarefas realizadas e multiplicar por 100 para obter a porcentagem.

Por exemplo, se foram cometidos 5 erros em 100 tarefas, a taxa de erros é de 5%. Para achar esse valor usamos a seguinte fórmula:

• Taxa de erros = (número de erros / número total de tarefas realizadas) x 100

Reduzir a taxa de erros é crucial para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho produzido, sendo um componente chave na elaboração de um plano de melhoria.

5. Cumprimento de prazos

O cumprimento de prazos pode ser calculado dividindo o número de tarefas concluídas no prazo pelo número total de tarefas e multiplicando por 100. Se 90 de 100 tarefas foram concluídas no prazo, o cumprimento é de 90%. A fórmula é:

• Cumprimento de prazos = (número de tarefas concluídas / número total de tarefas) x 100

Este indicador é essencial para manter a confiabilidade e a reputação da organização, além de ser fundamental para a elaboração de estratégias eficazes de aumento de produtividade.

6. Nível de engajamento da equipe

O nível de engajamento da equipe é frequentemente avaliado por meio de pesquisas, onde os colaboradores expressam seu nível de comprometimento e satisfação. A média das respostas indica o nível de engajamento.

Ele é dado pela seguinte fórmula:

• Nível de engajamento = soma das respostas / quantidade de pesquisas

Portanto, se forem feitas 20 perguntas cujas respostas variam de 0 a 10, e a soma total foi de 140, isso indica um nível de engajamento de 70%.

Equipes engajadas são mais produtivas e criativas, sendo este indicador fundamental para a implementação de estratégias que visam ampliar a satisfação no ambiente de trabalho.

7. Índice de retenção de colaboradores

Por fim, o índice de retenção de colaboradores é calculado dividindo o número de colaboradores retidos pelo número de funcionários no início do período, multiplicado por 100. Se 100 pessoas começaram e ao final 95 continuaram, o índice de retenção é de 95%.

A fórmula usada é a seguinte:

• Índice de retenção de colaboradores = (Número de colaboradores retidos / número de colaboradores no início do período) x 100

Este indicador reflete o bem-estar e a satisfação dos funcionários, sendo essencial para a criação de um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Agora que mostramos os principais indicadores e seus cálculos, vamos então ver como melhorar uma equipe aumentando sua produtividade.

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O que fazer para aumentar a produtividade de uma equipe?

Para aumentar a produtividade de uma equipe é preciso:

• estabelecer metas claras e atingíveis;

• fomentar um ambiente de trabalho positivo;

• investir em treinamento e desenvolvimento;

• implementar ferramentas de gestão de tarefas.

1. Estabelecer metas claras e atingíveis

Definir metas claras, realistas e mensuráveis é fundamental para orientar os esforços da equipe e manter todos alinhados em direção aos objetivos da empresa.

Metas bem definidas servem como um guia, ajudando todos a entenderem suas responsabilidades e prioridades, contribuindo significativamente para o aumento da produtividade.

Em paralelo, metas atingíveis motivam e engajam os membros do time, promovendo um senso de realização e propósito.

2. Fomentar um ambiente de trabalho positivo

Um ambiente de trabalho saudável e positivo é crucial para a produtividade. Isso inclui não apenas um espaço físico adequado, mas também um clima organizacional harmonioso, com relações interpessoais respeitosas e colaborativas.

Promover a comunicação aberta, o reconhecimento e a valorização dos colaboradores são práticas que contribuem para a construção de um ambiente propício ao desenvolvimento do trabalho e à realização das tarefas com excelência.

3. Investir em treinamento e desenvolvimento

O investimento em capacitação e desenvolvimento profissional é uma estratégia eficaz para aumentar a produtividade.

Treinamentos proporcionam aos colaboradores o aprimoramento de habilidades e a aquisição de novos conhecimentos, permitindo que executem suas funções de maneira mais eficiente e inovadora.

Isso sem dizer que o desenvolvimento contínuo eleva a motivação e o engajamento dos funcionários, refletindo em melhores resultados para a organização.

4. Implementar ferramentas de gestão de tarefas

A adoção de ferramentas de gestão de tarefas e projetos facilita a organização do trabalho, o acompanhamento do progresso e a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria.

Essas ferramentas facilitam a delegação eficiente de tarefas, a visualização clara de prazos e a colaboração em tempo real entre os membros do time, otimizando o tempo e os recursos disponíveis e, consequentemente, elevando a produtividade de todos.

Dicas para uma equipe improdutiva

Caso sua equipe esteja com problemas de produtividade é essencial:

• reavaliar e reajustar processos de trabalho;

• promover pausas estratégicas durante o expediente;

• estimular a autonomia e a responsabilidade.

1. Reavaliar e reajustar processos de trabalho

Para equipes que estão enfrentando desafios de produtividade, é crucial reavaliar os processos de trabalho existentes. Muitas vezes, procedimentos obsoletos ou ineficientes podem estar consumindo tempo e energia desnecessários.

Uma revisão cuidadosa dos processos pode revelar áreas onde simplificações e melhorias podem ser implementadas, eliminando desperdícios e otimizando o fluxo de trabalho, o que, por sua vez, pode levar a um aumento significativo na produtividade.

2. Promover pausas estratégicas durante o expediente

Equipes improdutivas podem se beneficiar significativamente de pausas curtas e estratégicas durante o dia de trabalho.

Essas pausas podem ajudar a reduzir o estresse, renovar a energia e melhorar a concentração, resultando em maior eficiência e qualidade no trabalho realizado.

A técnica Pomodoro, por exemplo, sugere períodos de trabalho focado intercalados com breves intervalos, promovendo um equilíbrio entre dedicação às tarefas e momentos de descanso e recuperação mental.

3. Estimular a autonomia e a responsabilidade

Fomentar um ambiente onde os colaboradores têm a liberdade e a responsabilidade para tomar decisões relacionadas ao seu trabalho pode ser um grande motivador.

Quando os membros da equipe sentem que têm controle sobre suas tarefas e que suas opiniões e ideias são valorizadas, eles tendem a se comprometer mais com seus objetivos e a buscar soluções inovadoras para os desafios enfrentados.

• Leia também – O que é service desk e qual é sua importância em uma organização?

Como administrar uma equipe para alta produtividade?

Administrar uma equipe para alta produtividade requer uma liderança inspiradora, que saiba motivar, orientar e proporcionar um ambiente de trabalho propício ao desenvolvimento e à inovação. Dessa forma, os líderes devem ser capazes de criar um local onde cada funcionário sinta-se valorizado e compreendido.

Paralelamente, é crucial promover um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal, respeitando os limites de cada um e incentivando pausas e momentos de relaxamento.

Esses fatores contribuem para a manutenção da saúde mental e física de todos, refletindo em maior satisfação e, consequentemente, mais produtividade. Vale dizer que a implementação de indicadores facilita o monitoramento contínuo.

Afinal, o gestor identifica áreas de melhoria e toma decisões baseadas em dados, visando sempre a otimização dos processos e o alcance de resultados melhores.

Qual ferramenta pode auxiliar no aumento de produtividade de uma equipe?

No mercado existem várias ferramentas que podem auxiliar no aumento de produtividade de uma equipe, sendo que uma das principais delas é o software CRM da Zendesk.

Com ele você torna sua empresa mais ágil e adaptável, implementando soluções de maneira rápida e simples, enquanto otimiza o fluxo de trabalhos com processos automatizados e inteligência artificial.

Isso permite que cada agente dê atenção ao ticket certo, o que consequentemente vai resultar em maior satisfação dos seus clientes.

Como a solução é multichannel, é possível resolver tudo em um único lugar, o que garante mais agilidade nos atendimentos, elevando assim o engajamento do time.

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